CAPITULO II
FUNDAMENTACION
Información Contable
La información contable tiene como base un
conjunto de datos a los que se les proporciona
una interpretación con un sentido particular, por
lo que debe cumplir con normatividad y
reglamentos para que sea útil, confiable y
oportuna.
Organizar débitos y créditos, cuentas de activo,
pasivo y resultados.
Objetivos de la Información
Contable
Conocer los recursos, obligaciones y resultados de las
operaciones de la empresa.
Apoyar a los usuarios de esta en la planeación,
organización y administración de la actividad empresarial.
Evaluar la gestión de los administradores.
Tomar decisiones de corto y largo plazo.
Establecer las obligaciones con el estado.
Fijar operaciones de control.
Evaluar el impacto social de la empresa
Clases de Sistemas Contables
La clasificación de los sistemas contables se lleva a
cabo con base en la manera en que se efectúan la
mayor parte de las operaciones. Es por ello, que se
clasifican en tres clases:
Manuales.
Mecánicos.
Electromecánico.
Electrónicos.
. El ciclo contable,
Concepto
Se denomina ciclo ó proceso contable al conjunto
de las operaciones que repetitivamente realiza una
empresa durante un determinado ejercicio
económico, con la finalidad de preparar
información acerca de los resultados obtenidos en
dicho ejercicio y su situación económico-financiera
al término del mismo.
Etapas de un ciclo contable.
Al comienzo del ejercicio contable, la empresa
cuenta con un determinado patrimonio. Durante el
ejercicio, conforme vaya realizando operaciones,
éste se verá alterado, al tiempo que se irán
generando unos resultados al desarrollar su
actividad productiva. Al cierre del ejercicio, dada la
incidencia del resultado en el patrimonio
empresarial, deberá proceder a calcularlo.
Posteriormente, podrá presentar las cuentas anuales.
CAPÍTULO III
EXPERIENCIA Y PLAN DE TRABAJO
PASANTÌA
DIARIO REFLEXIVO:
En el primer mes investigamos más profundamente
sobre la institución. Asimismo, estuvimos observando
y participando en los procesos que realizan.
Observamos el proceso completo de formación del
Colegio y aunque nuestro propósito era el
Departamento de contabilidad, lo primero que
comprobamos fue la dependencia de los demás
departamentos y todo el personal que interviene en las
funciones contables.
Se nos ofreció la oportunidad de participar en las
funciones que se realizan en el departamento de
contabilidad e involucrarnos directamente con las
diferentes etapas que se llevan a cabo en el área.
LAS FUNCIONES SON:
Mantener la actividad económica al día y en el
momento en que se realice una transacción, por
pequeña que sea. La información financiera debe ser
confiable y oportuna de acuerdo a las actividades
económicas del centro educativo.
Experiencia y plan de trabajo
OTRAS FUNCIONES:
Desarrollar un presupuesto anual con base en a los años
anteriores y a las necesidades estimadas en ese momento.
Elaborar informes de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
Cumplir oportunamente con las obligaciones tributarias que
establezcan las leyes.
Para alcanzar sus objetivos, el Departamento de Contabilidad
toma en cuenta algunos principios y lleva los registros que
exige la ley, que además, le conviene al centro para
incrementar su productividad y mantenerse activo en este
mercado tan competitivo, como son los colegios privados.
OBJETIVO GENERAL DEL
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD:
Establecer y mantener programas de
control y ejecución profesional y técnico,
que garanticen la legalidad y eficiencia
del manejo presupuestario, financiero y
contable.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Ejecutar y supervisar el ciclo presupuestario de
conformidad a las normas y directrices propias del
sector.
Aplicar las normas y criterios técnicos y profesionales
propios del área contable que garanticen la efectividad
y eficiencia de los procesos institucionales.
Utilizar criterios y procedimientos razonables y
jurídicamente aceptables y utilizados en contabilidad.
PLAN DE TRABAJO
Realizamos parte del proceso de contabilidad, revisamos y
cooperamos con la organización de una serie de facturas,
recibos y cotizaciones. Una vez después de haber iniciado la
revisión y organización de documentos, continuamos
observando el proceso contable que se lleva a cabo en la
empresa.
Separaban los activos de los pasivos y trabajaban en los
resultados. Sus libros de diario, estado de ganancias y
pérdidas, en fin, sus estados financieros .
SISTEMA UTILIZADO EN EL CONSA
En el CONSA se utiliza el manual, mecánico y
electrónico, siendo este último el método al que han
tenido que adaptarse con mayor frecuencia, ya que una
esta forma automática facilita el acceso a los datos y
permite una actualización y registro con menor
probabilidad de errores que el sistema manual.
Dpto. contabilidad ´´Consa´´
En el Departamento de Contabilidad del CONSA, se aplican las
normas exigidas por el Ministerio de Educación de la República
Dominicana.
En algunas de las actividades o procesos contables en los que
participamos y trabajamos de forma activa están:
Registros de Entrada Original, manual o computarizada: Aquí se
asientan las operaciones susceptibles de expresarse contablemente,
sustentándose en los documentos fuente. Este asiento es realizado
tan pronto se recibe la documentación o al momento de emitirse la
misma.
Cuentas de Mayor General:
Las cuentas de Mayor General se abren para resumir
las transacciones financieras asentadas en los registros
de entrada original y presentar los saldos resultantes. Se
registran manual, pero, si lo transforman a un sistema
automatizado, éstas cuentas se resumen en débitos y
créditos y un cálculo del saldo respectivo, los datos que
podrán obtenerse por agregación de los movimientos
individuales que consten en sus Mayores Auxiliares y
sería mucho más sencillo.
MAYORES AUXILIARES:
Se manejan de acuerdo a las características y necesidades
manteniendo subcuentas y mayores auxiliares para las
cuentas del mayor general que contienen varios
componentes. Están conformados por un detalle
individualizado de los conceptos que lo integran.
Las diferencias que se establecen al cierre del ejercicio, entre
el mayor general, las subcuentas y los mayores auxiliares,
especialmente en inventarios y en activos fijos, se ajustan de
manera que los estados financieros presenten saldos
razonables.
CIERRE DEL EJERCICIO:
Las diferencias que se establecen al cierre del ejercicio, entre el
mayor general, las subcuentas y los mayores auxiliares,
especialmente en inventarios y en activos fijos, se ajustan de
manera que los estados financieros presenten saldos razonables.
Las cuentas corrientes bancarias y de ahorro cuyo uso o
disposición esté restringido, se registran en forma separada de
las cuentas de libre disposición.
Las informaciones que se asientan sirven de fuente para efectuar
los pases al mayor general, subcuentas y mayores auxiliares.
CONSA: PRINCIPIOS CONTABLES
1ro. Respetar los Períodos Contables del 1º de enero al 31 de diciembre de cada año.
2do. El Costo Histórico. Las transacciones se registran al costo de adquisición.
3ro- La Partida Doble: registro simultáneo en el debe y el haber por valores iguales: Activo
= Pasivo + Patrimonio.
4to.- Reconocimiento de las Transacciones. Las transacciones y hechos económicos, de
origen interno o externo.
5to.- Revelación Suficiente. Los estados financieros y sus notas contendrán y revelarán
todas las transacciones, hechos o situaciones.
6.- Cumplimiento de Disposiciones Legales. El cumplimiento de las disposiciones legales
es ineludible.
7.- Contabilización de la Ejecución Presupuestaria. La contabilidad registrará la
ejecución de los ingresos y gastos previstos
8.- Estimaciones. Es imprescindible el uso de estimaciones, debido a la
complejidad e inexactitud de algunas operaciones y la necesidad de registrarlas
razonablemente.
9.- Información útil, Confiable y Oportuna. Propósito primordial
10.- Consolidación. Los estados financieros consolidados presentan agregados los
activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos de los entes contables objeto de
este proceso.
11.- Principios Contables Supletorios: En situaciones no previstas, se tomará
como marco de referencia los Principios de Contabilidad Su organización y
clasificación facilitará la preparación de los estados financieros a base de los
saldos.
CAPITULO IV
ANÁLISIS E
INTERPRETACIÓN DE
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS
La experiencia en el Consa,, nos permitió la
oportunidad de aplicar todo lo que aprendimos
durante los cuatro años de nuestra carrera en
contabilidad, detectaron la necesidad de revisar su
sistema contable, para el mejor funcionamiento de la
organización y nos dieron la oportunidad
Si analizamos las teorías y conceptos investigados,
vemos la importancia de que éstos procedimientos se
apliquen sistemáticamente y con la mayor objetividad
posible. De acuerdo a lo investigado, es difícil que una
empresa se mantenga en el mercado, si no maneja su
contabilidad de manera efectiva.
PROCESO CONTABLE
Para éste proceso debemos revisar y aplicar todos los
detalles desde el principio:
DÉBITOS Y CRÉDITOS: separarlos y aclarar las
cuentas que pertenecen a uno y otro renglón.
CUENTAS DEL ACTIVO: caja y banco, cuentas por
cobrar, inventarios, inversiones, inmuebles, maquinarias
y equipos, muebles, vehículos, depreciación, gastos
pagados por anticipado, valorizaciones, intangibles
( desgaste y gastos que no se pueden ver a simple vista)
Análisis:
Pese a la organización detectada en los procesos que se
llevan a cabo en el Departamento de Contabilidad del
Colegio Nuestra Señora de la Altagracia, se verificaron
algunas fallas, que se pudieran resolver si se modifican
varios de los procesos e incorporan otros que actualmente no
se llevan a cabo.
Fallas del centro educativo: retraso en el trabajo, por las
operaciones que se realizan de forma manual. Actualmente
existen un incremento excesivo de cuentas incobrables por el
mal proceso de cobro de las mismas, personal inconforme y
gastos excesivos.
COMPROBAMOS :
LOS REGISTROS Y LIBROS EN EL PROCESO
CONTABLE
Planilla de actividades.
Planilla de personal fijo, móvil, ocasional y para
eventos específicos
Cartel de horario
Reporte de horas extraordinarias
Cartel de vacaciones
Libro de visitas de inspectores
Inscripción al Infotep, seguridad social e impuesto
sobre la renta.
PARA ACLARAR MEJOR NUESTRO
ANÁLISIS DECIDIMOS REALIZAR UN
FODA
El análisis foda es una herramienta que aplicamos para
conocer la situación real en que se encuentra El Consa y
nos ayudó a planificar estrategias de futuro.
Durante la etapa de planificación estratégica del FODA
pudimos contestar cada una de las siguientes preguntas:
¿Cuáles son las fortalezas ?
¿Qúe oportunidades se aprovechan con las fortalezas?
¿Cómo podemos superar las debilidades?
¿Cómo evitamos las amenazas?
APLICACIÓN DEL ANÁLISIS FODA AL
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Todo centro educativo, tiene que estar sumergido en
una evaluación constante de sus actividades para
buscar la estrategia más conveniente y hacerle frente a
la competencia.
La estrategia de una empresa consiste en los esfuerzos
competitivos y los enfoques de negocio que los
administradores utilizan para satisfacer a los clientes,
competir exitosamente y alcanzar los objetivos de la
organización
ANALISIS FODA
FORTALEZAS:
Control de cheques y vales, mediante la firma autorizada
del encargado del área en donde se expiden.
Control en el proceso de cobros.
Control en el proceso de servicios a estudiantes.
Oportunidad de créditos.
Comunicación
OPORTUNIDADES:
Al momento de realizar este análisis, encontramos que el departamento tiene
grandes oportunidades de desarrollo, tales como:
Mejorar el sistema contable computarizado, con el uso de un sistema que sea
creado para satisfacer las necesidades contables del departamento.
Condición física, las instalaciones pueden ser re estructuradas de manera que el
personal del departamento pueda realizar sus laborales de una manera
confortable.
El proceso contable puede ser modernizado y computarizada, para de esa
manera acortar el tiempo de trabajo y el uso de materiales gastables.
Inventario, se debe de realizar un inventario que permita al departamento
trabajar con informaciones reales.
DEBILIDADES
Las debilidades que presenta el departamento como
desventajas en comparación con el departamento de otros
centros educativos son:
Proceso de inventario deficiente
Proceso contable se realiza en su mayor parte de forma
manual.
Emisión de cheques manuales
Falta de histórico en la información contable.
AMENAZAS
Este departamento encuentra dificultad para alcanzar altos niveles
de desempeño con las siguientes amenazas:
No disposición de invertir en un sistema contable computarizado
personalizado que le permita al departamento alcanzar los objetivos
contables del departamento en un periodo de tiempo menor al actual.
El departamento no tendrá voz financiera al momento de solicitar
préstamos personales y/o desembolsos, lo que pudiera provocar
problemas en el Centro.
Dificultad para implementar un sistema de cobros compulsivos,
lo que incrementa el número de cuentas incobrables.
RESULTADOS DEL
ANÁLISIS
Luego de aplicar el análisis FODA nos permitimos
mencionar que el departamento de contabilidad del
Consa, realiza esfuerzos día a día de mejorar los
procedimientos y procesos dentro del departamento con
el fin de cumplir con aquellas metas trazadas en el caso
de haberlas.
Muchas veces, por llevar una parte del proceso en
forma manual, el ritmo de trabajo no les permite en la
mayoría de los casos trazarla ni mucho menos
cumplirlas.
EN LA TEORÍA Y LA PRÁCTICA APRENDIDA
DURANTE LOS AÑOS DE ESTUDIOS APRENDIMOS
PROCESOS CONTABLES MANUALES
Con el paso de los años, el modernismo la contabilidad ha
transformado el sistema y ahora forma parte del presente
cibernético.
El departamento lleva a cabo más o menos el 50% del registro
de sus operaciones y/o procesos de manera manual, lo que
afecta la eficacia y eficiencia de la informaciones brindadas en
un tiempo prudente.. Entre las áreas que podemos mencionar
que notamos deficiencias en el manejo están:
ÁREA TÉCNICA:
El sistema contable utilizado por la empresa se lleva de
manera semi-manual, cuando ciertas operaciones pueden
llevarse acabo computarizado, mientras que otras se auxilian
con el uso de archivos de Excel y documentos manuales.
La mayoría de los Centros Educativos, utilizan sistemas
contables asignados por el ministerio de educación, que
ayudan a que el proceso contable se lleve a cabo de manera
diaria y todos puedan tener disponibilidad a la información
financiera de una manera más rápida y actualizada.
CONCLUSIONES
La falta de información oportuna y adecuada, impide al Consa
tener un control de cambios tecnológicos y la adaptación de
los individuos a las oportunidades. Las capacidades
particulares deben ser transformadas en capacidades de la
organización.
Le dejamos al Consa los conceptos y pasos para que apliquen
un sistema contable completo y en forma sistemática o sea,
que “El sistema contable es el conjunto de operaciones que
realiza una empresa durante un determinado ejercicio
económico, con la finalidad de preparar información oportuna
acerca de los resultados obtenidos en dicho ejercicio y
detectar a tiempo cualquier error en los procesos de su
situación económico-financiera al término del mismo”.
RECOMENDACIONES
1. Implementar un sistema de contabilidad automatizado,
para llevar a cabo Un sistema Contable completo,
sistemático y en el menor tiempo posible.
2. Asignar un personal diferente para hacer el registro de
mercancías, con la finalidad de evitar errores y obtener una
información real sin necesidad de llegar a la fecha de
inventario.
3.Dedicar más atención a la generación de su información
financiera-para-
reconocer y aprovechar las oportunidades que se les
presenten .
RECOMENDACIONES
4. La implantación correcta del proceso contable producto del dise
ño de la sistematización del proceso contable como lo dejamos en
este trabajo ya que ello permitirá un
desarrollo eficiente de las actividades del mismo, así como la gene
ración adecuada y oportuna de información financiera.
5. Utilizar una tarjeta electrónica de control de inventario, para
tener un mayor control interno en las cantidades reales que posee
la empresa en el momento que ser requeridas.
6. Ofrecer cursos de capacitación a los empleados del área de
contabilidad para que puedan especializarse y actualizarse en las
nuevas tendencias que están surgiendo.
GRACIAS POR SU
ATENCION
