1
HERRAMIENTAS DE
LA PLANIFICACIÓN
ADMINISTRACIÓN I - UART UNPA
Herramientas de planificación estratégica
2
Definir la misión
y visión de la
organización
Elegir las
estrategia
Planeación
Analizar la para
estratégica de
situación alcanzar
la empresa
estos
objetivos
Plantear los
objetivos de la
organización
CLASIFICACIÒN DE LAS HERRAMIENTAS DE PLANEACIÓN
Esta división de realiza en función a lo que cada una de ellas evalúa.
Análisis del entorno.- Análisis de grandes cantidades de información para detectar tendencias
emergentes y crear escenarios
El competidor.- Identifica quienes son los competidores, que hacen y como sus acciones
afectaran el enfoque de la organización.
Escenario.- Punto de vista consistente de lo que probablemente sucede en el futuro.
Pronóstico.- Predicciones de resultados futuros, dos de las predicciones más comunes son los
ingresos futuros y los nuevos adelantos tecnológicos, sin embargo cualquier componente del
entorno general y específico de la organización puede ser sujeto a pronósticos
Pronósticos de ingresos.- Es la predicción general de los ingresos futuros, involucra la
proyección de ventas generada a partir de los datos históricos, ajustadas con las tendencias
encontradas en el análisis del entorno como los cambios de factores sociales, económicos,
legales, políticos, etc.
Pronósticos tecnológicos.- busca anticipar los cambios en la tecnología y el marco temporal en
el cual las nuevas tecnologías pueden convertirse en realidades económicas.
Pronósticos cuantitativos.- aplican un conjunto de reglas matemáticas a una serie de datos
anteriores para predecir datos futuros.
Pronósticos cualitativos.- utilizan el juicio y las opiniones de conocedores.
MATRIZ FODA – SWOT
4
(Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas)
La sigla FODA, es un acróstico de Fortalezas (factores críticos positivos con
los que se cuenta), Oportunidades, (aspectos positivos que podemos
aprovechar utilizando nuestras fortalezas), Debilidades, (factores críticos
negativos que se deben eliminar o reducir) y Amenazas, (aspectos negativos
externos que podrían obstaculizar el logro de nuestros objetivos).
FODA
PERSONAL
El FODA se representa a En la lectura vertical se
5 través de una matriz de analizan los factores internos
y por tanto controlables del
doble entrada, programa o proyecto y los
llamada matriz FODA, factores externos,
en la que el nivel considerados no controlables.
horizontal se analizan los
factores positivos y los
negativos.
FACTORES INTERNOS FACTORES EXTERNOS
Controlables No Controlables
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
(+)
(+)
AMENAZAS
DEBILIDADES
(-)
(-)
6
En síntesis:
•las fortalezas deben utilizarse
•las oportunidades deben aprovecharse
•las debilidades deben eliminarse y
•las amenazas deben sortearse
7
Matriz BCG (Boston
Consulting Group)
8
9 Teoría de probabilidad
La teoría de probabilidades se ocupa de asignar un cierto número a cada
posible resultado que pueda ocurrir en un experimento aleatorio, con el fin
de cuantificar dichos resultados y saber su suceso más probable. Es el uso
de estadística para analizar patrones previsibles anteriores y reducir el riesgo
en planes futuros, que se puede aplicar dentro de la organización de las
empresas.
Benchmarking
Herramienta para encontrar las mejores características, procesos, y servicios
10
del producto que sea posible, a efecto de usarlos como parámetro para mejorar
los productos, procesos y servicios de la propia empresa. Normalmente se
compara la empresa contra el líder de la industria para darle valor a la
comparación.
Diagrama de Flujo
11 Es una herramienta que representa gráficamente un proceso, ofrece una
descripción visual de actividades involucradas en un proceso mostrando la
secuencia y facilitando la comprensión de cada actividad con las demás.
Cada paso del proceso es representado por un símbolo. Los símbolos gráficos
del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indicar la dirección
del flujo del proceso.
Diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt es un gráfico de barras horizontales que muestra la duración que
12 dedicamos a cada una de las tareas en un proyecto concreto, siendo especialmente útil
para mostrar la relación que existe entre el tiempo dedicado a una tarea y la carga de
trabajo que supone. Estos diagramas se utilizan para organizar metas en el tiempo. Los
gráficos están diseñados para mostrar los puntos de referencia que se deben cumplir
para alcanzar el objetivo general en un período específico. Además de proveer una
visualización las tareas que son requeridas los diagramas de Gantt son utilizados para
mostrar dónde recae la responsabilidad de alcanzar los diversos puntos de referencia.
Manuales
13 Los manuales son documentos que permiten la coordinación y comunicación y
permite registrar y documentar en forma ordenada y sistémica la información
de una organización.
Existen diversos tipos de manuales, de entre los cuales los más usuales son:
Manual de operaciones.
Manuales departamentales.
Manuales de calidad.
Manuales de organización.
Programación lineal
14 Es un enfoque de solución de problemas elaborado para ayudar a tomar decisiones. Es un
modelo matemático que resuelve un problema indeterminado, formulado a través de
ecuaciones lineales, optimizando una función lineal denominada función objetivo.
En el ambiente de negocios actual, pueden encontrarse gran cantidad de aplicaciones La
función objetivo define la cantidad que se va a maximizar o minimizar en un modelo de
programación lineal. Las restricciones limitan o reducen el grado en que puede
perseguirse el objetivo.
Las variables son las entradas controlables en el problema.
Líneas de espera
15
Es una técnica en estadística inferencial y conoce el tiempo de
permanencia en líneas de espera así como con el tiempo de servicio y
compara el costo de una cola que espera recibir atención contra el costo de
atender esa cola. En cada situación lo que se pretende es minimizar costos
como por ejemplo los bancos, supermercados, autolavados, etc.
Simulación
16 La simulación de procesos es una de las herramientas cual se utiliza para representar
un proceso mediante otro que lo hace mucho más simple e entendible y que por
medio de un software de computadora permite la construcción de un modelo de un
sistema en base a uno de la vida real.
Esta simulación es en algunos casos casi indispensable, se utiliza en la etapa de
diseño para auxiliar en el logro o mejoramiento de un proceso o diseño o bien a un
sistema ya existente para explorar algunas modificaciones
Método de Pecera
En esta técnica el grupo que debe tomar la decisión se sienta en forma de
17
círculo y en el centro de este se coloca una silla. Cuando alguien se sienta
en el centro, solo esa persona puede hablar. Ella puede presentar sin
oposiciones sus puntos de vista y proponer soluciones al problema dado.
Técnica de Grupo Nominal (TGN)
Es una técnica creativa empleada para facilitar la generación de ideas y el análisis de
problemas. Éste análisis se lleva a cabo de un modo altamente estructurado, permitiendo que
18 al final de la reunión se alcancen un buen número de conclusiones sobre cuestiones
planteadas. Hace posible alcanzar un consenso rápido con relación a cuestiones, problemas,
soluciones o proyectos, haciendo posible generar y priorizar un amplio número de
elementos.
Ésta técnica se desarrolla en 6 etapas:
Definir la tarea
Generar ideas
Registrar ideas
Clarificar ideas
Hacer la selección
Determinar la prioridad
Lluvia de ideas
19 También llamada Tormenta de ideas o en su traducción al inglés
Brainstorming, es probablemente la técnica más antigua y más conocida. Sus
objetivos principales son: llevarnos a romper las limitaciones habituales del
pensamiento y producir un conjunto de ideas entre las que poder escoger. Es
útil para atacar problemas específicos. Alex Osborn recomendaba un grupo
con 12 miembros, actualmente está aprobado que el número ideal es de 4 a 7
personas, siendo prácticos los grupos entre 2 y 10 miembros.
Las reglas son:
Suspender juicios
Pensar libremente
La cantidad es importante
El efecto multiplicador
Aspectos prácticos:
Escoger secretario
Un moderador
Ambiente relajado y alegre
Sesión limitada
Realizar copias
Añadir y evaluar.
Inteligencia competitiva
Es una actividad en la que las organizaciones recaban información sobre la
20 competencia y responden a varias preguntas.
¿Quiénes son?
¿Qué hacen?
¿Qué efecto tendrá en nosotros?
Está definida como un programa legal y ético para recolectar, analizar y
distribuir información externa que pueda afectar los planes de la compañía,
sus decisiones, operaciones y performance. La información se refiere a todos
los actores que puedan afectar el desempeño de la empresa, como:
Proveedores
Competidores
Clientes
Productos sustitutos
Potenciales entrantes
Tendencias regulatorias
Tendencias de mercado.
Herramientas del análisis interno
Es el análisis de forma interna a la entidad organizacional, y nos ayuda a
21 definir las capacidades del mismo, y la disposición para poder llevar a cabo
el plan deseado, es necesario recolectar información acerca de los
siguientes rubros.
Contabilidad y finanzas Producción
Liquidez Disposición de planta.
Rentabilidad Investigación y desarrollo
Financiamiento Tecnología
Capital de trabajo Adquisición de insumos
Activos Control de existencias
Pasivos Subcontratación
Patrimonio Eficiencia de la producción
Flujo de efectivo
Capital.
Recursos Humanos
Inversiones
Contratación
Ratios financieros
Capacitación
Remuneración
Incentivos
Relaciones laborales
Motivación
Medición del desempeño
Análisis de madurez
22 El objetivo de éste análisis es identificar la etapa del ciclo de vida de la
empresa, para definir el tipo de administración requerida; determinar
expectativas del negocio como: el potencial de crecimiento, inversiones
requeridas, costo de incrementar participación de mercado, comportamiento
de flujos.
La duración del ciclo de vida es diferente para cada empresa, la duración de
cada etapa del ciclo es diferente, la curva puede romperse de dos maneras
por: revitalización (generalmente por innovación) y muerte súbita
(generalmente causada por sustitución).
Análisis de las 5 fuerzas de Porter
Según Michael Porter es un modelo holístico , para analizar cualquier industria en
23 términos de rentabilidad, la rivalidad con los competidores viene dada por cuatro
elementos o fuerzas que combinadas crean una quinta fuerza: la rivalidad entre los
competidores.
Cada industria tiene unos análisis fundamentales diferentes pero las 5 fuerzas ayudan
a determinar qué elementos impactan en la rentabilidad de cada industria, cuales son
las tendencias y las reglas del juego en la industria, y cuales son las restricciones de
acceso.
Análisis PEST / PESTEL
Es una herramienta que suele ser usada para comprender el crecimiento del mercado,
24 mirar la competencia y para el análisis del entorno externo. PEST es el acrónimo de
los factores a analizar que son Políticos, Económicos, Sociales y Tecnológicos. Este
análisis se lleva cabo antes del FODA, en el marco de planificación estratégica.
También se usa las variantes PESTEL o PESTLE, incluyendo los aspectos “Legales”
y “Ecológicos”. Se trata de una herramienta estratégica útil para comprender los
ciclos de un mercado, la posición de una empresa, o la dirección operativa.
Administración por objetivos
25 Es una técnica participativa de la planeación y evaluación, a través de la cual
superiores y subordinados, conjuntamente, definen aspectos prioritarios.
Establecen objetivos (resultados) a ser alcanzados en un determinado periodo de
tiempo y en términos cuantitativos, dimensionando las respectivas contribuciones
(metas). Hacen seguimientos sistemáticamente del desempeño (control)
procedimientos a las correcciones necesarias.
Pronósticos
El reconocimiento del entorno establece las bases para los pronósticos, que son
26 predicciones de los resultados. Prácticamente todo los elementos del entorno pueden
pronosticarse. Los métodos de pronósticos utilizados para predecir la naturaleza
incierta de las tendencias en los negocios, en un esfuerzo por ayudar a los
administradores a tomar decisiones y a mejorar sus planes
Las técnicas de pronósticos pertenecen a dos categorías cuantitativas y cualitativas. En
los pronósticos cuantitativos se aplica reglas matemáticas a conjunto de datos para
predecir resultados. Se prefieren estas técnicas cuando los gerentes tienen suficientes
datos concretos. Por el contrario, los pronósticos cualitativos se basan en el buen juicio y
las opiniones de conocedores o es difícil conseguirlos
Jurado de Opinión
En éste método se consideran las opiniones de un pequeño grupo de directivos, a
27 menudo en combinación con modelos estadísticos, y se logra como resultado una
estimación grupal de la demanda. Los pronósticos están generados por un grupo de
ejecutivos corporativos, quienes pueden estar sentados alrededor de una mesa
discutiendo la materia en particular a ser pronosticada. El principal inconveniente
de éste enfoque es que un miembro del panel con una personalidad fuerte pero no
necesariamente con mayor conocimiento y juicio puede ejercer una influencia
desproporcionada.
Método Delphi
Es un proceso iterativo de un grupo que permite realizar pronósticos a los expertos,
quienes podrían estar ubicados en diferentes lugares. Hay tres tipos diferentes de
participación en el proceso Delphi; quienes toman las decisiones, el personal y
quienes responden. El grupo que toma las decisiones generalmente consta de 5 a 10
expertos que llevarán a cabo el pronóstico. El personal ayuda a quienes toman
decisiones mediante la preparación, distribución, recolección y resumen de una serie
de cuestiones y resultados de encuestas. Quienes responden son un grupo de
personas cuyo juicio se valora y se solicita. Este grupo proporciona aportaciones a
quienes toman las decisiones antes que se lleve a cabo el pronóstico.
28 Composición de la Fuerza de ventas
Cada vendedor estima cuáles serán las ventas en su región. Tras revisar
las estimaciones para asegurar que sean realista, se combinan a nivel
distrito y nacional para llegar a un propósito global.
Evaluación de clientes
Solicita a los clientes o posibles clientes sobre sus planes de compra
futuros. Ayuda no sólo a preparar el pronóstico, sino también a mejorar
el diseño del producto y la planeación de nuevos productos. En
ocasiones, tanto la encuesta en el mercado de consumo como la
composición de la fuerza de ventas son técnicas que adolecen de un
optimismo exagerado que surge de la información de los clientes.
Presupuestos
29
Presupuesto de ingreso.
Es un presupuesto que proyecta las ventas futuras.
Presupuesto de Gastos.
Lista las actividades primarias emprendidas por una unidad y asigna
un valor monetario a cada una de ellas.
Presupuesto de Utilidades. Combinan los presupuestos de gastos e
ingresos en uno solo para verificar las contribuciones de utilidad.
Presupuesto de Efectivo. Anticipa cuanto efectivo tendrá la
organización a la mano y cuanto necesitará para sus gastos.
Presupuesto de Gastos de Capital. Pronostica inversiones en
propiedades, edificios, y equipo principal.
Presupuestos variables. Presupuesto que toma en consideración
aquellos costos que cambian con el volumen, como mano de obra,
materiales y algunos costos administrativos.
Planeación de Redes CPM y PERT
30 La planeación de red es una técnica útil en la planeación, la programación y el control
de proyecto que constan de muchas actividades. Dos técnicas de planeación de red, la
técnica de evaluación y revisión de programas (PERT) y el método de la ruta crítica
(CPM), hacen uso de un diagrama de red para mostrar el flujo secuencial y las
interrelaciones de las actividades.
PERT. Consiste en formar una gráfica horizontal
de izquierda a derecha, construida con flechas que
se suceden unas a otras o se sitúan en paralelo, y
que se unen entre sí con un círculo llamado evento,
al que llegan flechas por su lado izquierdo y salen
por su derecha. Tiene un único evento de inicio y
de fin, las flechas representan a las actividades o
variables del modelo, es necesario recurrir a
diagramar actividades ficticias con flechas con
línea discontinua. Se pretende calcular la duración
total del tiempo de proyecto.
CPM. La ruta crítica, compuesta por el
conjunto de actividades que no tienen
holgura de atraso, es la clave para el control
y sus cálculos de tiempo y costo total.
Circulo de calidad y equipos de mejora
Los círculos de calidad son pequeños grupos de personas que se reúnen
31 voluntariamente y en forma periódica, para detectar, analizar y buscar soluciones a los
problemas que se suscitan en su área de trabajo.
Los equipos de mejora son equipos de profesionales afectados por un mismo
problema y que buscan mejorar o solventar esa situación. Se forman de forma
voluntaria para trabajar juntos durante un período de tiempo determinado. Ambos
tipos de grupos de trabajo comparten una misma metodología, ambos tienen objetivos
concretos, definidos, conocidos y compartidos.
Las 7 herramientas de Ishikawa
Su objetivo es comprender analizar la importancia de los indicadores de
32 Productividad y Gestión que se convierten en los signos vitales de la
organización y su continuo monitoreo que permite establecer las condiciones e
identificar los diversos síntomas que se derivan del desarrollo normal de las
actividades. Son los indicadores necesarios que nos garanticen contar con la
información constante, real y precisa sobre aspectos tales como: efectividad,
eficiencia, productividad, calidad, la ejecución presupuestal, la incidencia de la
gestión, etc.
Gráfica de Pareto
Diagrama Causa-efecto o Diagrama de Ishikawa.
La estratificación.
La hora de verificación
El Histograma.
El diagrama de dispersión.
Gráficos de control.
Planeación de escenarios
33 Un escenario es un cuadro coherente de lo que puede ocurrir en el futuro. La
elaboración de escenarios se llama también planeación para casos de
contingencias, es decir, si esto pasa, entonces aquellas serán las acciones que
emprenderemos. La intención de elaborar escenarios no es pronosticar el futuro,
sino reducir la incertidumbre representando situaciones potenciales en diferentes
condiciones específicas. El mero acto de concebir escenario hace a que los
ejecutivos reflexionen y aclaren la esencia del ambiente de la empresa en formas
tales que sin duda alguna nunca habían hecho antes.
34
CONCLUSIÓN
La planificación puede parecer una etapa engorrosa, sin embargo,
detrás de un gran plan exitoso existe una buena planificación.
También debe tomarse en cuenta que, para la creación de un buen
plan de trabajo en las organizaciones, la planificación y la
implementación no es tarea de una sola persona, por lo tanto, se debe
considerar los diversos puntos de vista y trabajar en equipo.
