UNIDAD VI
“CONTROL”
CONCEPTO
Es una de las etapas del proceso
administrativo el cual consiste en
cerciorarse de o verificar que todo esté
ocurriendo o se esté haciendo conforme
al plan desarrollado en las etapas
tempranas del proceso de
administración de acuerdo con las
instrucciones emitidas y los principios
establecidos.
IMPORTANCIA
El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las
actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y
planes de la organización se están llevando a cabo.
De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control,
pues es solo a través de esta función que lograremos precisar si lo
realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones,
identificar los responsables y corregir dichos errores.
EL CONTROL ES DE VITAL
IMPORTANCIA DADO QUE:
Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que
se alcancen planes exitosamente.
Se aplica a todo: a las cosas, alas personas, y a los actos.
Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar
desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
Localiza a los lectores responsables de la administración, desde
el momento en que se establecen medidas correctivas.
Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los
planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de
planeación.
Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
Su aplicación incide directamente en la racionalización de la
administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de
todos los recursos de la empresa.
Principios
EQUILIBRIO
A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el
grado de control correspondiente. De la misma manera que la
autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar
autoridad es necesario establecer mecanismos suficientes para
verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad
conferida.
DE LOS OBJETIVOS
Se refiere a que el control existe en función de los
objetivos.
Ningún control será válido si no se fundamenta en los
objetivos y si, a través de él, no se evalúa el logro de
los mismos.
La efectividad del control está en relación directa de
los estándares.
DE LA OPORTUNIDAD
El control, para que sea eficaz, necesita ser
oportuno, debe aplicarse antes de que se efectúe el
error, de tal manera que sea posible tomar medidas
correctivas, con anticipación.
DE LAS DESVIACIONES
Todas las variaciones o desviaciones que se
presenten deben ser analizadas
detalladamente, de tal manera que sea
posible conocer las causas que lo originan,
a fin de tomar las medidas necesarias para
evitarlas en el futuro.
COSTEABILIDAD
El establecimiento de un sistema de control debe
justificar el costo que éste presente en tiempo y
dinero, en relación con las ventajas reales que éste
reporte. Un control solo deberá implantarse si su
costo se justifica ante los resultados que se esperan
de él.
DE EXCEPCIÓN
Debe aplicarse preferentemente, a las actividades
excepcionales o representativas, a fin de reducir
costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuáles
funciones estratégicas requieren control.
DE LA
FUNCIÓN
CONTROLADA
Señala que la persona o
la función que realiza el
control no debe estar
involucrada con la
actividad a controlar.
Establecimi
ento de
Técnicas estándares
de control
ETAPAS Medición
de
DEL resultados
Retroalim
entación
CONTROL
Comparaci
ón y
corrección
ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES
Son unidades de medida que sirven como modelo, guía o
patrón. Se trata de puntos seleccionados en todo un programa
de planeación en los que se realizan mediciones del
desempeño para que los administradores puedan conocer
como van las cosas en una organización.
Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de
hecho no son mas que los objetivos definidos de la
organización.
HAY TRES TIPOS DE ESTÁNDARES EN CUANTO AL MÉTODO:
Estándares estadísticos: Se elaboran con base en el análisis de datos de
experiencias pasadas, ya sea de la misma empresa o de empresas
competidoras.
Estándares fijados por apreciación: Se refiere a ciertas actividades
cuyo carácter es intangible o cualitativo, tales como la moral de la
empresa, actitud del personal otras, pero cuya importancia es vita; su
fijación, como ya se dijo, es subjetiva o a juicio de los ejecutivos.
Estándares técnicamente elaborados. Son aquellos que se fundamentan
en un estudio objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo
específica. Se desarrollan en relación con la productividad de la
maquinaria, del equipo, y de los trabajadores.
TIPOS DE ESTÁNDARES
1. Estándares de cantidad: Tienen que ver con el volumen de producción, cantidad
de existencias, cantidad de materias primas. Por ejemplo: Que en una panadería se
preparen 150 panes cada hora de producción.
2. Estándares de calidad: Tienen que ver con verificar las buenas condiciones de la
materia prima que recibe un negocio y controlar la buena calidad de la producción. Por
ejemplo: Que del total de panes horneados, al menos el 90% está calificado como de
buena calidad.
3. Estándares de tiempo: Tienen que ver con el tiempo que toma hacer un producto.
Por ejemplo: Que el tiempo que toma preparar 150 panes sea 50 minutos en promedio.
4. Estándares de costos: Tienen que ver con los costos de producción, costos de
administración. Por ejemplo: La producción de un pan francés deberá ser 10% menos
que la de un bizcocho.
MEDICIÓN DE RESULTADOS
Todo lo que se puede medir, se puede mejorar. Este antiguo
principio se utiliza de forma muy frecuente para hablar de las
métricas como elemento indispensable de mejora, sobre todo
para mejorar la productividad en una organización. Igual que
medimos nuestra salud, o el esfuerzo que realizamos durante
una actividad física, es necesario que las organizaciones tengan
conciencia del nivel de productividad de sus empleados y saber
qué está pasando realmente en su compañía.
MEDICIÓN
Es una entidad bien definida. Sin la
medición, el funcionario se ve
obligado a imaginar o emplear
métodos empíricos.
La medición requiere una unidad
de medida y en la administración
los más comunes son la unidad de
trabajo, de costo de energía
disipado.
COMPARACIÓN
La comparación se efectúa con las normas o bases que se
estableció y el funcionamiento aplicado. Luego, se debe
distinguir un criterio para valorar que tan relevantes son las
diferencias encontradas y tomar las acciones necesarias. Este
proceso se debe llevar a cabo lo mas cerca posible de la zona
de trabajo. Mediante esta inspección logramos saber en donde
y que hay que corregir, contribuyendo que las pérdidas sean
menores.
Cuando se comparan los resultados
con las normas establecidas y no
tienen diferencia alguna, o su
diferencia es mínima, no se
requieren inmediato las acciones
del control; en caso contrario, es
necesario aplicar una acción
controladora y/o una valoración de
os resultados que se están
obteniendo para tomar decisiones
en la aplicación de medidas de
control.
CORRECCIÓN
Es la fase del control, donde se observaran los alcances
obtenidos para determinar que tipo de acción se aplicara.
Acción remediadora: Implica encontrar la variación para
eliminarla de la mejor forma posible, evitando cambios de
procesos, métodos y procedimientos.
Acción correctiva: Debe aplicarla quien tiene autoridad
sobre los procedimientos.
Los controles tienden a conducir a la acción correctiva, cuando detectamos
fallas, debemos verificar donde está el mal, cómo sucedió, quien es el
responsable y así tomar las medidas de corrección pertinentes.
Cuando en la medición de resultados encontramos desviaciones en relación
con los estándares, es conveniente hacer el ajuste o corrección
correspondiente. Normalmente las tendencias correctivas a los controles las
asume el ejecutivo de la empresa, sin embargo, antes de llevar a cabo el
proceso conviene conocer si la desviación es un síntoma o una causa.
Cuando se lleva el establecimiento de medidas correctivas, se origina la
retroalimentación, de acuerdo a lo anterior, es en éste proceso donde se
entrelaza la planeación y el control.
RETROALIMENTACIÓN
La retroalimentación o realimentación supone, por lo tanto, que
una proporción de aquello que sale es re-direccionado a la
entrada. Esto permite regular el comportamiento y controlar el
sistema en cuestión.
La retroalimentación también aparece en el proceso de
comunicación. En este caso, esta formada por las reacciones
inmediatas del receptor frente a un mensaje: estas reacciones
llegan al emisor a través de distintos medios y posibilitan un
ajuste en la comunicación.
PUNTOS
ESENCIALES
PARA UNA
RETROALIMENTA
CIÓN EFECTIVA
ESTABLECE METAS Y EXPECTATIVAS
Tu como jefe debes de dejar las metas claras, para que tus
empleados las conozcan y puedan comprometerse a cumplirlas, eso
mantendrá su desempeño y al finalizarlas será mas sencillo realizar
una retroalimentación mas objetiva y realista.
Asegúrate que cada meta sea realista, especifica, medible y sobre
todo alcanzable en un periodo estimado de tiempo.
SE ESPECIFICO, DA EJEMPLOS
Para que el proceso de retroalimentación sea efectivo es muy
importante que sea objetivo, cuando se realicen las reuniones de
evaluación busca que todo lo que se revise en esta esté acompañado
de ejemplos y de información validada para que no quede espacio
para la duda o los malos entendidos.
Es esencial el manejo de una comunicación asertiva y directa para
que el mensaje sea claro y se cumpla el objetivo de fomentar una
mejora continua en el desempeño de tu colaborador.
LLEVA UN PROCESO PRESENCIAL Y
PERSONAL
Esta sesión es recomendable que se realicen de
manera presencial, ya que es mejor compartir
información de frente con las demás personas, de esa
manera se podrán ver sus reacciones, lo cual será
mas confiable y efectivo.
REALIZA PERIÓDICAMENTE LA
RETROALIMENTACIÓN
Recordemos que el objetivo principal de la retroalimentación es
fomentar la mejor del aprendizaje continuo, es recomendable
programar fechas para realizar retroalimentaciones adecuadas, ya
sea semestralmente o anualmente. En caso de ser así procura
mantener una comunicación abierta con tu personal para mantener
un proceso continuo y efectivo.
SISTEMATIZA LA RETROALIMENTACIÓN
Es importante que este proceso forme parte de la gestión
del talento humano, ejecutándolo de manera sistematizada
se puede contar con herramientas que nos permitan tener la
información clara para realizar un proceso de
retroalimentación exitoso.
TÉCNICAS DE CONTROL
Al igual que el elemento de la planeación el
control cuenta con herramientas necesarias para
supervisar que los planes y metas de la
compañía se cumplan.
Veremos los tipos de control financieros y los
de tipo informativo, todos enfocados a
beneficio de la organización.
Las técnicas de control, son las herramientas de
las que se auxilia el administrador para llevar a
cabo el proceso de control.
Técnicas Y Herramientas De Control
Son las herramientas que auxilia al
administrador para llevar acabo el
proceso de control. Las técnicas de
planeación son, a su vez, de control y,
en esencia, los controles no son más
que sistemas de información.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Contabilidad Modelos Reportes e informes, existen
matemáticos
Presupuesto múltiples tipos de reportaje e
Estudio de informes; básicamente pueden
métodos Investigacione clasificarse en:
Estudio de s de Informes de control que se
métodos operaciones utiliza para el control directo de
Métodos Estadística las operaciones.
cuantitativos Cálculos Reportes de información que
probabilísticos presentan datos mas extensos a
Redes
Programación fin de que la gerencia pueda
dinámica formular planes.
El sistema de control
deberá ajustarse a las
Reflejar la naturaleza de la
necesidades de la empresa
estructura organizacional.
y tipo de actividad que se
desee controlar.
Un buen sistema de
control debe manifestar
Oportunidad
inmediatamente las
desviaciones.
Características
Todo control debe
establecer medidas
Accesibilidad sencillas y fáciles de
interpretar para facilitar su
aplicación.
Establecer controles en
ciertas áreas de acuerdo
Ubicación estratégica
con criterios de valor
estratégico.
Cantidad
Calidad Factores Tiempo
Costo
CANTIDAD TIEMPO COSTO CALIDAD
Estudios de
Presupuesto Presupuestos Evaluación de la actuación
tiempo
Costo por metro
Estimaciones Fechas límite Pruebas psicológicas
cuadrado
Productos
Programas Costos estándar Inspecciones visuales
terminados
Unidades vendidas Tiempo-máquina Pronósticos Coeficientes
Unidades Medición del
Contabilidad Rendimiento
rechazadas trabajo
Inventarios de
Procedimientos Productividad Informes
personal
Rendimiento
Medición del trabajo Estándares Procedimientos
sobre la inversión
Pronósticos Estándares
Control de
Calificación de méritos
inventarios
CONTROL PRELIMINAR
EL CONTROL
Y LA CONTROL
CONCURRENTE
PERIODICIDAD
CONTROL SUPERIOR
CONTROL POR ÁREAS
FUNCIONALES
Una de las grandes ventajas de
los sistemas de control es que
permiten, en los diferentes
niveles y áreas administrativas,
evaluar las ejecuciones, tanto a
nivel genérico como específico.
Detectar y eliminar causas que
Control de calidad
originen defectos
Determinar el nivel más
Control de inventarios
económico de inventarios
Control de producción
Programar, coordinar e implantar
Control de la producción
medidas
Selección de proveedores,
evaluación de calidad y cantidad,
Control de compras
control de pedidos, comprobar
precios
Control de
Mercadotecnia
Control de ventas
Medir la
actuación de la
fuerza de ventas
en relación con
las ventas
pronosticadas
Control de
finanzas
Control
Control contable Costos Auditoría
presupuestal
Incluir principales Dictaminar si la
áreas, Coordinar Identificar las Determinar el
causas de lo costo real de un información
las partes, Detectar financiera presenta
causas que ocurrido en las producto en base
operaciones en el cálculo y fidedignamente la
originen situación de la
variaciones financieras análisis detallado
empresa.
Auditoría
Higiene y Evaluación
seguridad, y de la
servicios y actuación
prestaciones
Control de
recursos
De
De sueldos y
salarios
humanos reclutamient
o y selección
De
De la
capacitación
motivación
y desarrollo
AUDITORÍA DE
RECURSOS HUMANOS
Evaluación sistemática y
EVALUACIÓN DE LA
analítica de todas las
ACTUACIÓN
funciones operativas del
Mide la efectividad de los
personal, con el fin de
miembros, con base a
corregir eficiencias
estándares de actuación que
evalúan resultados
Evaluación de Productividad
reclutamiento
y selección
Evaluación
Efectividad en de
el capacitación
procedimiento y desarrollo
Retiros y Desarrollo del
personal
despidos
EVALUACIÓN DE LA MOTIVACIÓN
Encuestas de actitud
Estudios de ausentismo, retardos y rotación
Frecuencia de conflictos
Buzón de quejas y sugerencias
Productividad
EVALUACIÓN DE LOS SALARIOS Y
SUELDOS
Estudios de salarios de la empresa en relación con encuestas
Estudios de incentivos promedio en relación con la
productividad
Conflictos salariales
Presupuestos de salarios
Evaluación de puestos
EVALUACIÓN SOBRE HIGIENE Y
SEGURIDAD, Y SERVICIOS Y PRESTACIONES
Índice de accidentes
Participación del personal en los programas de servicios
y prestaciones
Análisis de ausentismo
Sugerencias y quejas
Estudios de fatiga
