MULTITRACE
¿Qué es Multitrace?
• MultiTrace es una aplicación donde los organismos certificadores (los CB, en
inglés), los miembros certificados y Rainforest Alliance/UTZ se comunican,
comparten información y comercializan bienes certificados por RA/UTZ.
• MultiTrace es tanto una plataforma de comercio como un sistema
administrativo donde se registran todas las ventas entre los miembros
certificados. La aplicación también se usa para mantener el seguimiento de
los documentos, la retroalimentación del rendimiento, la información de los
miembros y del CB, las fechas de auditoría y licencias, y más.
• El propósito de MultiTrace es salvaguardar la rastreabilidad de los productos
certificados a lo largo de la cadena logística y facilitar la certificación y
emisión de la licencia.
1. Preparación de la auditoría
MultiTrace ofrece a los miembros, los CB y UTZ la posibilidad de ver en
todo momento, cuándo tendrán lugar las auditorías.
Una vez que ha decidido auditar a un miembro, necesita planificar la
auditoría en MultiTrace.
Una vez que la auditoría haya tenido lugar, tendrá que cargar los
resultados en un plazo de una semana luego del último día de la
auditoría
1.1 Planificación de la auditoría
Miembro de contrato – Id o código de licencia – planifique auditoría.
Completar: No. De miembros de grupo, seleccionar los días de la
auditoría, si la duración de la auditoría es menor que el número mínimo
de días solicitados en el Protocolo, se considera No Válida.
El miembro debe confirmar la auditoría.
1.2 Autoevaluación del miembro
Una vez que el CB inicia la planificación de la auditoria y el miembro la
acepta en MultiTrace, el miembro debe prepararse para la auditoria
presentando información como sus sitios, subcontratistas, intermediarios,
el registro de miembro del grupo, un plan de administración y una
autoevaluación.
Prepárese para la auditoria revisando la documentación presentada por el
miembro, y confirme que la documentación está completa.
1.3 Registro de miembros de grupo
Si se trata de una auditoría para miembros (potenciales) del Código de
Conducta, el miembro debe cargar un formulario de registro de
miembro de grupo, usando la plantilla brindada por MultiTrace.
1.3 Registro de miembros de grupo
GMR
• No modifique ni añada (nombres de) filas, columnas o pestañas. No podrá
cargar el archivo Excel. En la parte superior de la sección, puede ver qué
sección es obligatoria. Las columnas con un * son obligatorias.
• Preste atención al texto guía en las celdas.
• Si falta información, el sistema mostrará un mensaje de error mientras carga,
indicando lo que debe cambiarse en la plantilla.
• MultiTrace está usando la configuración del idioma inglés y, por consiguiente,
acepta puntos "." en lugar de comas "," para los decimales. ¡Asegúrese de usar
puntos y no comas!
1.3 Registro de miembros de grupo
• Asegúrese de que se completen todas las filas (si se indica un nombre,
entonces todas las celdas deben completarse para esa fila).
• Verifique que se completen correctamente los volúmenes y áreas (sin comas,
máx. 2 decimales).
• Asegúrese de que el área total de la finca y el área certificada por UTZ estén
correctamente completadas. Ninguno de los valores individuales en el área
certificada por UTZ debería ser superior al valor correspondiente en la misma
fila al área total de la finca.
1.4 Confirmación de la preparación
de la auditoría
• Tiene hasta el último día antes de la auditoria para confirmar la
información. El sistema grabará automáticamente la información
brindada el primer día de la auditoría.
• Es posible que el miembro presente información nueva después de
que usted confirmó. Si elige incluir esta información en la preparación
de la auditoria, usted puede volver a confirmar la información al
hacer clic en "confirmación de la preparación de la auditoría"
nuevamente. Esta acción puede realizarse múltiples veces hasta un
día antes de la fecha de inicio de la planificación de la auditoría.
2. Resultados de la Auditoría
¿Qué hacer en caso de que se encuentren no conformidades durante la
auditoría?
En caso de no conformidades, el CB y el miembro tienen un máximo de 12
semanas para cerrar todos las NC encontradas durante la auditoría. Una vez
que las NC están cerradas, el CB debe presentar la solicitud de licencia en un
plazo de 5 semanas.
Si hay NC: complete las columnas requeridas en la plantilla de resultados de
auditoría (causa raíz, acción correctiva, fecha real de cierre) si las NC están
cerradas, y cargue esta versión de la plantilla al efectuar la solicitud de
licencia
