María Cristina Vargas
Espinosa Juan Manuel Rojas
Saldarriaga
Los documentos comerciales son todos los
comprobantes extendidos por escrito en los que
se deja constancia de las operaciones que se
realizan en la actividad mercantil, de acuerdo
con los usos y costumbres generalizados y las
disposiciones de la ley. Estos son de vital
importancia para mantener un apropiado control
de todas las acciones que se realizan en una
compañía o empresas.
Su misión es importante ya que en ellos queda
precisada la relación jurídica entre las partes que
intervienen en una determinada operación. También
ayudan a demostrar la realización de alguna acción
comercial y por ende son el elemento fundamental
para la contabilización de tales acciones.
Finalmente estos documentos permiten controlar
las operaciones practicadas por la empresa o el
comerciante y la comprobación de los asientos de
contabilidad.
La misión que cumplen los documentos comerciales
es de suma importancia, conforme surge de lo
siguiente:
· En ellos queda precisada la relación jurídica entre
las partes que intervienen en una determinada operación,
o sea sus derechos y obligaciones.
· Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para
demostrar
la realización de los actos de comercio
· Constituyen también el elemento fundamental
para la contabilización de dichas operaciones.
· Permiten el control de las operaciones practicadas
por la empresa o el comerciante y la comprobación
Utilidad:
• Son una constancia de las operaciones realizadas.
• Constituyen la base del registro contable de las
operaciones realizadas.
Externos
Internos De uso interno
De uso externo
Los comprobantes externos son aquellos emitidos
fuera de la empresa y luego recibidos y conservados
en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de
pagos efectuados, etc.
Los comprobantes internos son los documentos
emitidos en la empresa que pueden entregarse a
terceros o circular en la misma empresa. Ej.:
facturas de ventas, recibos por cobranzas,
presupuestos, vales.
Por otra parte, no solamente se registran los
documentos comerciales: los instrumentos
públicos (escrituras, hipotecas) y privados
(contratos de arrendamiento, depósito) y cualquier
comprobante que sea respaldo de una registración
contable, es fuente de información (planillas de
sueldos, informes).
Obligados a emitir documentos comerciales.
Quienes comercializan cosas muebles.
Quienes comercializan o prestan servicios.
Quienes se dedican a la locación de bienes.
Es un documento mediante el cual una persona o
empresa formula un pedido de compra a un
comerciante. Este documento comercial no obliga
a realizar la operación.
Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares:
uno que queda en poder del que lo suscribió
(comprador) y otro, que es el que se entrega o
envía al vendedor.
Se llama nota de venta al documento comercial en
el que el vendedor detalla las mercaderías que ha
vendido al comprador, indicando, cantidad, precio,
fecha de entrega, forma de pago y demás
condiciones de la operación.
Aceptado el pedido por parte del vendedor, este
formula la Nota de Venta, por la que toma a su
cargo el compromiso de entregarle la mercadería
que se detallan en la misma, y el comprador se
obliga a recibirlas. Este documento comercial
obliga a ambas partes a realizar la operación en los
términos establecidos.
Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega
o remisión de los bienes vendidos. En él, la persona
que recibe esos bienes deja constancia de su
conformidad, y con ello queda concretado el derecho
del vendedor a cobrar y la obligación del comprador
a pagar. Sirve de base para la preparación de la
factura.
El remito se extiende por triplicado: el original
firmado por el vendedor se entrega al adquirente; el
duplicado, con la conformidad del comprador por los
efectos que los ha recibido, queda en poder del
vendedor y se destina ala sección facturación para
que proceda ala emisión de la factura. Por último el
triplicado permanece en la sección depósito para
constancia de las mercaderías salidas.
Es la relación escrita que el vendedor entrega al
comprador detallando las mercancías que le ha
vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio
y demás condiciones de la venta.
Con este documento se hace el cargo al cliente y se
contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el
comprador es el documento que justifica la copra y
con su contabilización queda registrado su
compromiso de pago.
Como mínimo la factura debe extenderse por
duplicado. El original queda en poder del
comprador y el duplicado queda para el vendedor y
con el se contabiliza la venta y el cargo al
comprador.
La factura es el documento principal de la
operación de
compraventa con ella queda concretada y concluida
la operación y
es un documento de contabilidad y medio de
prueba legal.
Llámase así a la comunicación que envía un
comerciante a su cliente, en la que le notifica haber
cargado o debitado en su cuenta una determinada
suma o valor, por el concepto que la misma indica.
Este documento incrementa la deuda, ya sea por
un error en la facturación, interés por pago fuera
de término, etc.
Varios son los casos en que se utiliza este
documento, siendo algunos los siguientes:
En los bancos: cuando se carga al cliente de una
comisión o sellado que se aplicó a un cheque
depositado y girado sobre una plaza del interior.
En los comercios: cuando se pagó el flete por
envío de una mercadería; cuando se debitan
intereses, sellados y comisiones sobre
documentos, etc.
Es el documento en el cual el comerciante envía a su
cliente, con el objeto de comunicar la acreditación
en su cuenta una determinada cantidad, por el
motivo expresado en la misma.
Algunos casos en que se emplea: roturas de
mercaderías vendidas, rebajas de precios,
devoluciones o descuentos especiales, o corregir
errores por exceso de facturación.
CHEQUE
Llámase cheque a una orden de pago pura y
simple librada contra un banco en el cual el
librador tiene fondos depositados a su orden en
cuenta corriente bancaria o autorización para girar
en descubierto.
Como queda dicho el cheque es una orden de
pago, no una promesa de pago como el caso
del pagaré; entonces se deduce que debe
ejecutarse por el banco a la presentación del
documentos con las modalidades particulares
establecidas para cada tipo de cheque.
CHEQUE
Modos de extender un cheque:
a) al portador;
b) a favor de una persona determinada, con clásula “a
la orden o sin ella”.
c) a favor de una persona determinada, con la
cláusula "no a la orden u otra equivalente".
CHEQUE
El recibo es una constancia de pago o de haber
recibido dinero. Lo otorga siempre el que recibe y su
firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial
o total de la deuda.
Llamase pagaré al documento por el cual una
persona se compromete a para a otra, o a quien
ésta indique, una suma de dinero determinada, en
una fecha establecida y en un domicilio estipulado.
Es usual remitir a los clientes a fin de cada mes un
resumen de su cuenta, con la finalidad de:
Comprador: le permite cotejar el saldo pendiente de
pago que figura en el resumen de Cuenta con el que
surge de sus propios registros.
Vendedor: es una forma de recordarle al cliente
el saldo pendiente.
Cheque al portador: el Banco pagará el
importe del mismo a cualquier persona que lo
presente al cobro.
Cheque a favor de determinada persona o "a
la orden": El librador consigna el nombre del
beneficiario seguido o no de "a su orden", son
transmisibles de una persona a otra, por medio del
endoso. El Banco lo pagará debiendo verificar la
autenticidad de la firma del librador y la del último
endosante.
Cheque a favor de determinada persona, "no a
la orden": el Banco paga a la persona cuyo
nombre figure en el documento, puede ser
depositado en la cuenta bancaria del beneficiario,
éste deberá cruzarlo "en especial" a favor del
Banco. No son transmisibles de persona a
persona
Cheque cruzado en general: son los cheques
que llevan trazadas dos líneas paralelas
transversales a su texto, entre las líneas puede
consignarse "no negociable".
Puede ser transferido de una persona a otra
por vía del endoso, pero no puede cobrarse en la
ventanilla de un Banco, sino que tiene que ser
depositado en cuenta; si desea cobrarlo deberá
endosarlo y depositarlo en su cuenta bancaria,
luego librar un cheque de su propia firma
pudiendo cobrar el efectivo transcurridas 24, 48
o 72 horas.
Cheque cruzado en especial: tiene las
mismas características del anterior, pero
entrelíneas transversales el nombre de un
determinado Banco, sólo puede ser cobrado en
ese Banco.
Cheque conformado: el Banco contra el cual se
ha girado deja una constancia en el mismo
cheque, asegurando que el librador posee fondos
en su cuenta. Se emplean cuando se hacen
determinadas transacciones, tienen por objeto
garantizar la existencia de fondos ante quien ha
de recibirlos.
