INFOGRAFIA DE DOCUMENTOS CONTABLES Y NO
Expert Financial CONTABLES
Group
SERGIO DANIEL CORREA
FICHA: 1905208
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
TECNOLOGO GESTIÓN EMPRESARIAL
BOGOTA 2020
SOPORTES DE
CONTABILIDAD
CONCEPTO
SON LOS DOCUMENTOS QUE SIRVEN DE BASE PARA REGISTRAR LAS
OPERACIONES COMERCIALES DE UNA EMPRESA, ES POR ELLO QUE SE
DEBE TENER UN ESPECIAL CUIDADO EN EL MOMENTO DE
ELABORARLOS.
TODAS LAS OPERACIONES ECONÓMICAS QUE REALIZAN LAS
EMPRESAS DEBEN SER REGISTRADAS EN LOS LIBROS DE
CONTABILIDAD, PERO A SU VEZ PARA QUE CADA UNO DE ESTOS
REGISTROS SEAN JUSTIFICABLES DEBEN SOPORTARSE CON LOS
DOCUMENTOS PERTINENTES PARA CADA UNA DE ELLAS, ES POR ELLO
QUE A CONTINUACIÓN SE PRESENTAN LOS PRINCIPALES PAPELES
COMERCIALES Y TÍTULOS VALORES QUE PUEDEN SER UTILIZADOS EN
EL CICLO CONTABLE, SU DEFINICIÓN Y SUS PRINCIPALES
CARACTERÍSTICAS.
TIPOS DE SOPORTES
CONTABLES
Comprobantes Comprobantes
internos: son los externos: son
documentos emitidos aquellos emitidos
en la empresa que fuera de la empresa y
pueden entregarse a luego recibidos y
terceros o circular en conservados en la
la misma empresa. empresa. Ej.: facturas
Ej.: facturas de de compras, recibos
ventas, recibos por de pagos efectuados,
cobranzas, etc.
presupuestos, vales.
Todos los soportes contables deben contener
la siguiente información general:
Nombre o razón social de la empresa que lo
emite.
Nombre, número y fecha del comprobante.
Descripción del contenido del documento.
Firmas de los responsables de elaborar,
revisar, aprobar y contabilizar los
comprobantes.
DOCUMENTOS
NO CONTABLES
COTIZACION
La cotización es un documento no negociable que me permite
conocer información referente al objeto que se decía comprar o que se ofrece
en venta y las condiciones bajo los cuales se acepta la negociación
El objetivo fundamental de una cotización es la de facilitar al cliente la toma de
decisiones acerca de la mejor por esta razón antes de realizar
una negociación el interesado debe solicitar varias cotizaciones
PEDIDO
El pedido es un documento comercial no negociable el cual una vez determinada
la mejor opción el cliente procede a elaborar el pedido el cual
contiene información sobre el objeto que desea comprar y las condiciones
bajo las cuales acepta la negociación
el objetivo fundamental del pedido es dejar constancia del compromiso del cliente
de comprar un objeto o servicio especifico.
REMISION
La remisión es un documento comercial no negociable que me permite proceder al
despacho de la mercancía o a prestar el servicio solicitado la mercancía se
despacha con una remisión en la cual se relacionan los objetos enviados
RECIBO DE CAJA
Es un soporte de contabilidad
en el cual constan los
ingresos en efectivo o en
cheque recaudados por la
empresa. El recibo de caja se
contabiliza con un débito a la
cuenta de caja y el crédito de
acuerdo con su contenido o
concepto del pago recibido.
COMPROBANTE DE
EGRESO
es un documento contable que sirve
para poder registrar el pago de
los distintos compromisos que
una entidad económica adquiere,
tales como: obligaciones
laborales, cuentas por pagar a
proveedores, transacciones
comerciales, diferentes gastos
operativos (papelería, servicios,
etc.), anticipos, etc. Este
documento se puede utilizar como
prueba de que se ha realizado una
transacción monetaria entre dos
partes. Para llevar un control y
evitar fraudes se recomienda que
el comprobante de egreso se
encuentre recibido y sellado
debidamente por el beneficiario
del pago, aunque esto no es una
obligación legal.
FACTURA
es un documento de índole
comercial que indica la
compraventa de un bien o
servicio. Tiene validez legal
y fiscal.
Una factura es un
documento de carácter
mercantil que indica una
compraventa de un bien o
servicio y que, entre otras
cosas, debe incluir toda la
información de la operación.
Podemos decir que es una
acreditación de una
transferencia de un
producto o servicio tras la
compra del mismo.
NOTA DE CONTABILIDAD
La nota de contabilidad es un
documento interno de la
empresa, que es utilizado para
hacer registros contables,
cuando se trata de operaciones
que no tienen soportes
externos, u operaciones para
las cuales no existen
documentos internos
específicos.
En primer lugar, se debe hacer
claridad que las operaciones
que la empresa realice con
terceros, necesariamente
deben tener soportes válidos
como son las facturas. Una
factura no puede ser
reemplazada por una nota de
contabilidad o cualquier otro
documento diferente.
HACEN PARTE DE LOS COMPROBANTES INTERNOS
QUE LAS EMPRESAS UTILIZAN PARA HACER AJUSTES
CONTABITACIONALES
Nota débito
Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la
que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una
determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la
misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o
saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación,
interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que
signifique el incremento del saldo de una cuenta.
Nota crédito
Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su
cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta
un valor determinado, por el concepto que se indica en la
misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito
pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o
disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales,
o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito
disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.
NOTAS BANCARIAS
El Cheques girados por la empresa y
proceso de verificación
que no han sido cobrados por el
y confrontación, es el que beneficiario del cheque.
conocemos Consignaciones registradas en los
como conciliación libros auxiliares pero que el banco
bancaria, proceso que aun no las ha abonado a la cuenta
de la empresa.
consiste en revisar y
Notas debito que el banco ha
confrontar cada uno de los
cargado a la cuenta bancaria y
movimientos registrados que la empresa no ha registrado
en los auxiliares, con los en su auxiliar.
valores contenidos en Notas crédito que el banco ha
el extracto bancario para abonado a la cuenta de la
empresa y que ésta aun no las ha
determinar cual es la
registrado en sus auxiliares.
causa de la diferencia. Erroresde la empresa al memento
Entre las causas más de registrar los conceptos y
comunes que conllevan a valores en el libro auxiliar.
Errores
del banco al liquidar
que los valores de los
determinados conceptos.
libros auxiliares y el
extracto bancario no
coincidan, tenemos:
CONSERVACION DE
DOCUMENTOS
Para efectos mercantiles, el Para efectos fiscales el
período de conservación de tiempo de conservación de
los soportes contables es de los soportes puede ser menor
diez años, mientras que para al indicado anteriormente. Al
fines fiscales es el mismo que respecto, el
se necesita para que la artículo 632 del ET establece
respectiva declaración quede que el tiempo de
en firme, así lo contempla el conservación mínimo es de
artículo 46 de la Ley 962 de cinco años, los cuales se
2005 modificado por la cuentan a partir del primero
reforma tributaria. de enero del año siguiente al
de su elaboración, expedición
o recibo.
TITULOS DE VALORES
CLASIFICACION
1.- Títulos valores a la orden:
Son aquellos que se extienden a favor de una persona determinada, pudiendo ésta
transmitirlos a otra persona por medio de la fórmula del endoso.
No es necesario notificar a la persona obligada al pago (deudor) la transmisión
efectuada. Debiendo responder el endosante (acreedor original o posteriores)
frente al endosatario (acreedor actual) de la solvencia económica de la persona
obligada al pago. A este tipo de título valor pertenece la letra de cambio.
2.- Títulos valores al portador:
Son aquellos que reconocen un derecho a favor de la persona indeterminada que
posea el documento. Se pueden transmitir estos títulos valores por la mera
entrega del documento a otra persona. Debiendo abonar el crédito el emitente
(deudor) en la fecha del vencimiento a cualquier poseedor legítimo. A este tipo
de título valor pertenece el cheque al portador.
3.- Títulos valores nominativos:
Son aquellos que reconocen un derecho a favor de una persona determinada.
Para la transmisión de estos títulos valores, además de la entrega del
documento, es necesaria notificación al emitente (deudor) para la inscripción de
la misma en su libro registro de títulos. A este tipo de título valor pertenece el
pagaré y el cheque nominativo.
CHEQUE
es un documento mercantil, aceptado como
medio de pago, que emite y firma una
persona (librador), para que una entidad
financiera (librador) pague la cantidad
consignada en el mismo a otra persona
(tenedor o beneficiario), siempre y cuando
disponga de fondos en la cuenta contra la
que se libra el cheque.
LETRA DE CAMBIO Y SUS
ELEMNETOS
La letra de cambio es Girador librador: persona que
emite la letra de cambio dando
un título valor que la orden de pago (acreedor,
presta mérito prestamista)
ejecutivo, en el que Girado o librado: Persona a
quien se da la orden de pagar
se extiende la orden (deudor)
de pagar al aceptante Endosante: acreedor original
o girado de la letra que transmite o endosa su
(deudor), un derecho a otro.
determinado valor en Endosatario: persona a quien se
le ha transmitido el derecho
plazo determinado en incorporado en la letra de
favor del beneficiario cambio.
o girador. Tenedor: persona poseedora del
título en cada momento.
Avalista: persona que garantiza,
en todo o parte, el pago.
PAGA El pagaré es un título de
crédito en el que el emisor se
RE compromete a pagar una
suma económica a un
beneficiario antes de una
fecha determinada. Este
documento privado puede ser
utilizado como instrumento
público y se denomina título
de crédito porque el tenedor
podrá exigir el cumplimiento
del pago del mismo dentro de
los términos acordados
LIBRANZA
Es un instrumento financiero que consiste
en un crédito o préstamo de dinero,
facilitado por una entidad prestadora a un
deudor, y respaldado en el flujo de caja
proveniente del sueldo de ese deudor. En la
práctica, esto significa que los pagos de
cuotas e intereses de la libranza se debitan
automáticamente del sueldo del deudor.
Esto hace que la libranza sea un préstamo,
en promedio, con menor riesgo para la
entidad prestadora, comparado a otro tipo
de préstamos.
FACTURA ELECTRONICA
Es, ante todo, una factura. Esto significa
que tiene los mismos efectos legales que
una factura en papel, se expide y recibe en
formato electrónico. En otras palabras, es
un documento que soporta transacciones
de venta bienes y/o servicios y que
operativamente tiene lugar a través de
sistemas computacionales y/o soluciones
informáticas permitiendo el cumplimiento
de las características y condiciones en
relación con la expedición, recibo, rechazo
y conservación.
LIBROS CONTABLES
La ley dispone que todo comerciante
debe llevar unos libros donde debe
registrar los hechos económicos
según las normas y principios que
gobiernan la contabilidad.
Pero en Colombia no existe una ley
que de forma expresa señale cuáles
son los libros de contabilidad que un
comerciante o empresa debe llevar.
El código de comercio a partir del
artículo 48 trata sobre los libros de
contabilidad señala algunos aspectos
sobre los libros pero sin especificarlos
ni definirlos, por lo que ha sido la
doctrina la que se ha encargado de
definir qué libros de contabilidad se
deben llevar, separando entre libros
principales y libros auxiliares.
LIBROS PRINCIPALES
*Libro mayor y balance
*Libros de inventarios y balances
*Libro diario
*Libro de accionistas
*Libro de actas
LIBROS AUXILIARES
*Libro de bancos
*Libro de clientes o cartera
*Libro de caja
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