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Optimización del Proceso de Matrícula

Este documento describe el ciclo PHVA para mejorar el proceso de matrícula en una universidad. Actualmente, existe una demora de 2 a 5 días en actualizar la base de datos después de que los estudiantes pagan, lo que causa problemas. El objetivo es reducir este tiempo a 1-2 días. El plan incluye analizar las causas, proponer soluciones, implementar cambios, monitorear los resultados y hacer ajustes si es necesario.

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Optimización del Proceso de Matrícula

Este documento describe el ciclo PHVA para mejorar el proceso de matrícula en una universidad. Actualmente, existe una demora de 2 a 5 días en actualizar la base de datos después de que los estudiantes pagan, lo que causa problemas. El objetivo es reducir este tiempo a 1-2 días. El plan incluye analizar las causas, proponer soluciones, implementar cambios, monitorear los resultados y hacer ajustes si es necesario.

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Ejemplo del ciclo PHVA

Prof. Alberto Fernández Bringas


afernan@[Link]
Proceso transversal
• Proceso:
Gestión de la matrícula: desde la calendarización
de la matrícula hasta la actualización del estatus
de alumno matriculado en la base de datos.
Problema y objetivo
• Problema:
En el proceso de matrícula, existe una demora entre
dos a cinco días en la actualización de la base de datos,
después que el alumno ha cancelado el pago de su
matrícula en el banco.

El efecto es que las listas de los cursos no están


actualizadas en el primer día de clases causando
dificultades en el registro de asistencia y asignación de
tareas.
(…) problema y objetivo
• (…) Problema:
La causa de la demora radica en los procesos
manuales que se realizan para cargar la
información proveniente de los bancos y en la
programación laboral que asigna poco personal.
(…) problema y objetivo
• Objetivo (¿Qué deseamos?):
Reducir el tiempo de demora de actualización de
base de datos de un rango de 2 a 5 días
calendario a un rango de 1 a 2 días calendario.
Plan de acciones: ¿Qué deseamos y por qué?

• Objetivo (¿Qué deseamos?):


Reducir el tiempo de demora de actualización de
base de datos de un rango de 2 a 5 días
calendario a un rango de 1 a 2 días calendario.
• Justificación (¿por qué?):
Garantizar la actualidad de la lista de
matriculados para el proceso de enseñanza.
Mejorar la satisfacción del usuario.
(…)Plan de acciones: ¿Cómo lo logramos?

• Actividades a desarrollar :
Convocar al equipo del proceso.
Discutir la situación y analizar las causas
Plantear soluciones y seleccionar la mejor.
Nombrar al comité responsable.
Preparar el programa de trabajo y los
mecanismos de medición y monitoreo.
(…)Plan de acciones: ¿Cómo lo logramos?

• (…) Actividades a desarrollar :


Gestionar los recursos.
Comunicar, convocar y entrenar al personal.
Poner las acciones en marcha.
Monitorear el avance de las acciones.
Ajustes.
Verificar y evaluar resultados.
Hacer los cambios necesarios.
(…)Plan de acciones: ¿Cuándo y dónde se
realizarán?, el cronograma.
• (…) Actividades a desarrollar :

• Lugar: campus de la universidad.


(…)Plan de acciones: ¿Cuántos recursos son
necesarios?.
• Presupuesto :
(…)Plan de acciones: ¿Quiénes son
responsables?
• Organización y
responsabilidades: Comité
– Comité de implementación.
– Coordinador del comité. Soporte Administrativo
– Miembros del comité.
– Responsables por cada Equipo 1 Equipo 2
Equipo….
n
actividad..
La metodología 5w2h para el planeamiento

• What
• Why
• How
• When
• Who
• Where
• How much
Hacer
• Adquirir los recursos.
• Entrenar al personal.
• Liderar las acciones de inicio y de ejecución.
Verificar
• Monitorear la ejecución.
• Verificar los entregables en los hitos
establecidos.
• Auditar la ejecución del proyecto.
• Verificar los entregables finales.
• Evaluar el desarrollo de la ejecución.
• Establecer las lecciones aprendidas.
Actuar
• Si la verificación es favorable, cerrar el
proyecto.
• Si se requiere correcciones, iniciar ciclo para
los ajustes del caso.
• Establecer políticas en base a las lecciones
aprendidas.

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