FUID
FORMATO UNICO DE INVENTARIO
DOCUMENTAL
QUE ES EL FUID
Según el Archivo General de la Nación (AGN), el
inventario documental constituye un instrumento
archivístico de recuperación de información que
describe de manera exacta y precisa las series o
asuntos de un fondo documental.
PAS OS PA RA LA REALIZACION D EL FUID
Entidad remitente: Debe colocarse el nombre de la entidad
responsable de la documentación que se va a transferir.
Entidad productora: Debe colocarse el nombre completo o
razón social de la entidad que produce o produjo los
documentos.
Unidad administrativa: Debe consignarse el nombre de la
dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la
cual dependa la oficina productora.
Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la Unidad
Administrativa que produce y conserva la documentación
tramitada en ejercicio de sus funciones.
Objeto: Se debe consignar la finalidad del inventario, que
puede ser: Transferencias primarias, transferencias
secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y
supresión de entidades y/o dependencias, inventarios
individuales.
Hoja de : Se numerará cada hoja del inventario
consecutivamente. De : Se registrará el total de hojas del
inventario.
Registro de entrada: Se diligencia sólo para transferencias
primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las
tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha
de la entrada de la transferencia (año, mes, día). En NT se
anotará el número de la transferencia.
Número de orden: Debe anotarse en forma consecutiva el
número correspondiente a cada uno de los asientos descritos,
que generalmente corresponde a una unidad documental.
Código: Sistema convencional establecido por la entidad que
identifica las oficinas productoras y cada una de las Series,
Subseries o asuntos relacionados.
Nombre de la Serie, Subserie o Asuntos: Debe anotarse el
nombre asignado al conjunto de unidades documentales de
estructura y contenidos homogéneos emanados de un mismo
órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de
sus funciones específicas.
Para las transferencias primarias secundarias y las ocasionadas
por fusión y/o supresión de entidades o dependencias, el
asiento corresponderá a cada una de las unidades de
conservación. En los inventarios individuales, el asiento
corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las
funciones asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un
solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la
misma función de la oficina productora.
Fechas extremas: Deben consignarse la fecha inicial y final
de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro
dígitos correspondientes al año. En el caso de una sola fecha se
anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se
anotará s.f.
Unidad de conservación: Se consignará el número asignado
a cada unidad de almacenamiento. En la columna otro se
registrarán las unidades de conservación diferentes
escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la
cantidad o el número correspondiente.
No. de folios: Se anotará el número total de folios
contenido en cada unidad de conservación descrita.
Soporte: Se utilizará esta columna para anotar los soportes
diferentes al papel, anexos a la documentación: microfilmes
(M), videos (V), casetes (C), soportes electrónicos, soportes
electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
Frecuencia de consulta: Se debe citar si la documentación
registra un alto, medio, bajo o ninguno índice de consulta;
para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y
registros de préstamo y consulta de la oficina responsable
de dicha documentación. Esta columna se diligenciará
especialmente para el inventario de fondos acumulados.
Notas: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se
hayan registrado en las columnas anteriores. Para la
documentación ordenada numéricamente como actas,
resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán
los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la
numeración y/o repetición del número consecutivo en
diferentes documentos.
Para los expedientes deberá registrarse la existencia de
anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes,
impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías o cualquier
objeto del cual se hable en el documento principal. De estos
debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas
de cada tipo, ejemplo: una hoja con 5 fotografías sueltas: luego
el número consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema
de cada anexo.
Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las
características físicas y requerimientos técnicos para la
visualización y consulta de la información. Especificar
programas de sistematización de la información.
A los impresos se le asignará un número de folio y se
registrará el número de páginas que lo componen.
Así mismo, se anotará información sobre el estado de
conservación de la documentación, especificando el tipo de
deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones,
dobleces, faltantes), químico (oxidación de tintas, soporte
débil) y/o biológico (ataque de hongos, insectos, roedores).
Elaborado por: Se escribirá el nombre y apellido, cargo,
firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así
como el lugar y la fecha en que se realiza la elaboración del
mismo.
Entregado por: Se anotará el nombre y apellido, cargo, firma
de la persona responsable de entregar la transferencia, así
como el lugar y la fecha en que se realiza dicha entrega.
Recibido por: Se registrará el nombre y apellido, cargo,
firma de la persona responsable recibir el inventario, así
como el lugar y la fecha en que se recibió.
EN QUÉ CIRCUNSTANCIAS DENTRO DE LA
GESTIÓN DOCUMENTAL SE UTILIZA EL
FUID Y CÓMO ES EL PROCESO
utilizada para diligenciar transferencias primarias
(remisiones documentales de Archivos de Gestión al
Central), transferencias secundarias (del Central al
Histórico), valoración de Fondos Acumulados, fusión y
supresión de entidades y/o dependencias para la
entrega de inventarios documentales.
CUÁL ES LA IMPORTANCIA DEL FUID EN
UN FONDO ACUMULADO
QUÉ ES UN INVENTARIO EN SU
FORMA NATURAL?
Inventario en su estado natural: descripción de las
unidades documentales que integran un archivo o un
fondo acumulado, levantados en el estado en que se
encuentran las series y documentos de cada oficina o
de toda la entidad.
