PROGRAMA LÍDERES EN LÍNEA
Entrenamiento Online Intensivo
2020
“REUNIONES EFECTIVAS”
por la Lic. Andrea Langman
HOJA DE RUTA
Reuniones efectivas
Etapas de una reunión- Roles
Principales Conclusiones
CHECK IN
Check In
CHECK IN
Compartir entre todos
• Rojo = ¿Qué quiero llevarme de este encuentro?
• Verde = ¿Cómo llego a este encuentro?
• Amarillo = Algo que te gustaría mejorar de vos
• Naranja = ¿En qué agregas valor?
• Azul = Algo que quieras compartir con el grupo
OBJETIVOS DE ESTE MÓDULO
Compartir técnicas y buenas prácticas para liderar,
participar y realizar reuniones efectivas, logrando
optimizar el tiempo de trabajo y buscando impactar
favorablemente en el logro del objetivo.
TORBELLINO DE IDEAS
DESAFÍO # 1:
De a parejas escriban en 2 minutos ideas
o palabras que estén relacionadas con
REUNIONES EFECTIVAS
¿Cuál es la diferencia entre una
reunión y una reunión efectiva?
¿Qué características tiene que
tener para que una reunión sea
efectiva?
Diferencia entre una reunión y una reunión efectiva
REUNIÓN REUNIÓN EFECTIVA
“Grupo de dos o más personas Un grupo de dos o más
que se reúnen con un mismo personas que alcanzan en
objetivo para hablar o aclarar forma efectiva los
algo de interés. Es la forma más resultados y cubren las
rápida de dar y recibir expectativas de los
información sobre asuntos que participantes en el menor
afectan a todos los tiempo posible.
participantes.”
EN LA MAYORIA DE LAS REUNIONES SUCEDE…..
Las reuniones se clasifican en dos grandes categorías:
• REUNIONES INFORMATIVAS:
• Objetivo dar un mensaje o idea.
• Énfasis centrado en contenido.
• El facilitador habla la mayor parte del tiempo con turno de
preguntas para el grupo.
• Se invita a todos los que necesitan conocer la información.
• REUNIONES PARA TOMA DE DECISIONES:
• Clasificadas según sus objetivos.
• Número de participantes limitado (12 ó menos).
• Interacción de todos los participantes.
• Énfasis centrado en establecer el ambiente adecuado y
fomentar la participación.
Otros tipos de reuniones:
• REUNIÓN DE FORMACIÓN: Su finalidad es formar a los
miembros del equipo y suministrarles la información que les
capacitará para trabajar con mayores conocimientos.
• REUNIÓN CREATIVA: Su propósito es estimular a los miembros a
descubrir nuevos métodos o soluciones.
• REUNIÓN DE CONSULTA: El sentido de esta reunión es que quien
tiene la responsabilidad de una decisión pide consejo y sugerencia.
¿Qué tipo de reunión realizas?
¿A qué tipo de reunión te convocan?
Para tener reuniones efectivas
hay dos opciones:
Eliminar las reuniones innecesarias
1 Algunas preguntas para hacerse:
• ¿Es necesaria esta reunión?
• ¿Qué estoy intentando conseguir?
• ¿Existe una razón suficiente para convocar
• una reunión?
• ¿Se puede eliminar la reunión mediante el uso de
• otros medios?
1 Aumentar la efectividad de las reuniones a partir de
un esquema:
Cierre y
Antes Durante Seguimient
o
DESAFÍO # 2:
A partir de las siguientes acciones
identifiquen a qué etapa corresponde
cada una
PLANIFICANDO LA REUNIÓN
1- Objetivo
5-
Convocatori 2- Agenda
a
4-Lugar, 3-
fecha y hora Participantes
PLANIFICANDO LA REUNIÓN
Aspectos Claves
PREGUNTAS COMENTARIO
Finalidad ¿Por qué? Conocer cuál es el
¿Para qué? objetivo de la reunión
y qué beneficios se
obtendrán
Agenda ¿Qué? Se tiene que definir
los temas a tratar en
función al objetivo.
Saber que mensaje se
va a transmitir
Participantes ¿A quién va dirigida la Definir los
reunión? participantes e
invitados según el
momento
PLANIFICANDO LA REUNIÓN
Aspectos Claves
PREGUNTAS COMENTARIO
Organización de los ¿Cómo se van a Reflexionar cómo se
contenidos de la organizar los temas? van a organizar los
agenda temas y qué tiempo
se asignará por cada
uno de ellos
Lugar, fecha y hora ¿Dónde? Definir el lugar, día y
Participantes ¿Cuándo? horario más
¿Horario? adecuado.
¿A quién va dirigida la
reunión?
PLANIFICANDO LA REUNIÓN
CONVOCATORIA
1- Fecha de la reunión
2- Hora de inicio y finalización
3- Lugar donde se realizará la reunión
4- ¿Quiénes participan?
5- Objetivo de la reunión
6- Agenda de temas a tratar, con tiempo por tema
7- Envío de la información previa
8- Sugerir llevar alguna información en particular
PLANIFICANDO LA REUNIÓN
Una reunión no es productiva cuando no se alcanzan los resultados
esperados.
Factores y situaciones que provocan improductividad:
1. No enviar agenda o cambiarla sin previo aviso: no hay un objetivo
concreto comunicado.
2. Impuntualidad de los asistentes puede derivar en que se desvíe la
concentración del resto de asistentes.
3. Colocación de los asistentes: para evitar perder su atención,
colocarlos de espaldas a la puerta o paredes de cristal.
4. Tareas que arrastran de reuniones anteriores
DESARROLLO DE UNA REUNIÓN
ESTRUCTURA DE UNA REUNIÓN
Introducción de los asistentes y resumen de la agenda y puntos a
tratar. A tener en cuenta:
1. Mantener la reunión centrada en el objetivo.
2. Eliminar toda tensión que pueda darse.
3. Tomar notas
4. Regular participación
5. Obtener compromisos
[Link] ante imprevistos: Si se deriva hacia otro asunto y no
deja avanzar, convocar otra reunión para tratar el tema y si es
necesario, suspender la actual.
[Link] Interrupciones
[Link] la reunión con una minuta de todos los puntos.
DESARROLLO DE LA REUNIÓN
EJEMPLO DE UNA MINUTA:
FECHA:
HORARIO:
LUGAR:
OBJETIVO/S:
PUNTOS PLANTEADOS POR ASISTENTE Y GENERAL:
[Link]
ACUERDOS PLANTEADOS:
PRINCIPALES CONCLUSIONES:
¿CUÁLES SON LOS ROLES QUE CONOCEN?
DESARROLLO DE LA REUNIÓN
ROLES DE LOS PARTICIPANTES
Docente: Quiere comentar todo y no tiene realmente una pregunta pero
tampoco muestra una actitud negativa.
Conducirle hacia algo concreto.
Fanático: interesado por el tema y monopoliza la atención y el tiempo.
Apoyar entusiasmo y sugerir hablar con él al término de la reunión.
Cómico: busca divertir y ser el centro de atención.
Demostrarle que no es el momento, sin reacción negativa.
Líder: no necesariamente jerárquico, hace preguntas inteligentes, a veces
para poner a prueba.
Responder claramente a las preguntas pidiendo confirmación.
DESARROLLO DE LA REUNIÓN
Anti: no escucha y habla en voz alta para distraer al grupo.
Asertivamente, preguntarle si tiene algún tema que podamos compartir.
Competidor: quiere que los demás sepan que es experto e interviene cada vez
que puede, sobre algo ya dicho.
Confirmar su opinión e intentar posicionar como aliado.
Pasivo: sigue la corriente y no participa activamente en la reunión.
Hacerle preguntas con frecuencia, pedir su opinión.
Silencioso: no participa, sólo escucha.
Hacerle preguntas dirigidas, felicitarlo por participar.
CIERRE Y SEGUIMIENTO
El coordinador de una reunión tiene que conseguir que la
REUNIÓN no acabe sin:
• Haberse fijado con toda claridad los acuerdos y decisiones.
• Ser clarificadas las tareas y actividades que harán posible la
puesta en práctica de los acuerdos y decisiones tomadas.
• Ser designadas las personas responsables del seguimiento y
ejecución de cada tarea o actividad.
• Ser asignados los recursos para cada tarea o actividad.
• Una cronograma de tareas y actividades.
CIERRE Y SEGUIMIENTO
Hay que realizar una serie de actuaciones que permitan comprobar
la consecución de los objetivos, la realización de tareas y
actividades y la introducción de posibles modificaciones:
• Enviar el acta a los asistentes.
• El acta se debe aprobar por todos los implicados.
• Seguimiento de compromisos adquiridos.
• Brindar acompañamiento a quien lo necesite.
DECÁLOGO REUNIONES EFECTIVAS
PRINCIPALES CONCLUSIONES
Las reuniones tienen 3 etapas : un antes, un durante y un después :
todas tienen su importancia
Cada etapa tiene sus objetivos a realizar, como destacados:
• En la preparación : enviar orden del día, hacer la convocatoria con la
gente necesaria, envío de documentación necesaria
• En la ejecución: que la reunión se desenvuelva para cubrir las
expectativas de sus objetivos en el menor tiempo posible.
• En el cierre y seguimiento: que las acciones a realizar una vez
ejecutada la reunión se lleven a cabo.
¿Preguntas?
