La Gestión y Administración de
Proyectos
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Proyecto: Definición
Es un trabajo que se ejecuta por una sola vez, tiene
un inicio y un final; un objetivo especificado con
claridad; un presupuesto establecido y una
organización (quizá temporal y que puede ser
desmantelada al término del proyecto)
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La administración de proyectos
“ Es un proceso dinámico que utiliza recursos
adecuados de la organización de un modo
estructurado y controlado, para lograr unos objetivos
definidos claramente; y que fueron identificados
como necesidades estratégicas. Siempre se ejecuta
bajo un conjunto de restricciones.”
3
Ciclo de vida del Proyecto
3.
Ejecución*
*Etapas del
proyecto
2.
ACTIVIDAD
Planeación*
NIVEL DE
1. 5.
Inicio* Cierre*
4.
Control*
INICIO TIEMPO TERMINO
Conceptos Básicos
Elementos relacionados con el Proyecto
• Tiempo
• Calidad
• Alcance
• Riesgo
• Costo BUSCAR LA SATISFACCIÓN DE
TODOS LOS INTERESADOS
¿Y en mi organización.........
¿Cuál es un proyecto exitoso?
¿Cómo podemos reconocer un proyecto
exitoso?
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10
0
Una ideas importantes
“Los planes son inútiles, pero planear lo es todo”
Dwight Eisenhower
“Si no tenemos un plan, el control es imposible”
James Lewis
“No sabemos a donde vamos, pero estamos yendo
muy rápido”
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Gestión Tiempo: Cronograma
Proyecto : Baseline 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8
1. Requerimientos 01-01 al 19-01
1.1 juntas de recopilación de información JuPe
1.2 Preparación de especificaciones JuPe
1.3 Revisión con usuario JuPe
2. Análisis 22-01 al 16-02
2.1 Definición de "features" LuGo
2.2 Cálculo del costo-beneficio JuPe
3. Diseño 19-02 al 9-03
3.1 Diseño de Interfases LuGo
3.2 Diseño de Programas MaGa
3.3 Diseño de Base de Datos PeTo
4. Desarrollo (program ación) 12-03 al 06-04
4.1 Programación de módulos MaGa
4.2 Programación de interfases RoGo
4.2 Programación de Bases de Datos PeTo
5. Pruebas 2-04 al 13-04
5.1 Pruebas de módulos Calidad
5.2 Pruebas de Interfases Calidad
5.3 Pruebas de Integración Operación
6. Debugging 16-04 al 27-04
6.1 Debugging de módulos MaGa
6.2 Debugging de Interfases RoGo
6.3 Debugging de Integración PeTo
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Gestión Tiempo: Cronograma
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Definición de las actividades a realizar
en el proyecto
Definir las actividades del cronograma implica identificar y documentar el trabajo que se
planifica realizar. Este proceso identificará los paquetes de trabajo, los cuales están
planificados (descompuestos) en componentes más pequeños denominados actividades
del cronograma, para proporcionar una base con el fin de estimar, establecer el
cronograma, ejecutar, supervisar y controlar el trabajo del proyecto.
“DIVIDE Y VENCERÁS” En un primer paso, consiste en aplicar esta máxima.
Normalmente, es fácil dividir el proyecto en grandes bloques de manera natural (paquetes
de trabajo). Cada uno de estos paquetes de trabajo deben ser subdivididos en
componentes más pequeños y fáciles de manejar.
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Secuenciación de las actividades
El establecimiento de la secuencia de las actividades implica identificar y
documentar las relaciones lógicas entre las actividades del cronograma. Las
actividades del cronograma pueden estar ordenadas de forma lógica con
relaciones de precedencia adecuadas, así como también adelantos y retrasos
para respaldar el desarrollo posterior de un cronograma del proyecto realista y
factible.
Las herramientas y técnicas para la secuenciación de actividades son:
3
1 2
2
2
1 2 1
2
2
3 4 5
3 4 5 1
1
4
6 7 6 7
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Diagrama de Gantt Red / Ruta crítica
Tipos de precedencias
Actividad A Actividad B Final a Inicio
Actividad A Actividad B Inicio a Inicio
Actividad A Actividad B Final a Final
Actividad A Actividad B Inicio a Final
Estimación de Recursos
La estimación de recursos de las actividades del cronograma:
cronograma Involucra
determinar cuáles son los recursos (personas, equipos, o material), qué
cantidad de cada recurso se utilizará y cuándo estará disponible cada
recurso para realizar las actividades del proyecto. El proceso
“Estimación de Recursos de las Actividades” se coordina
estrechamente con el proceso de Estimación de Costes.
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Estimación de tiempos
Métodos:
Estimación Análoga: En función de actividades similares, rápida
y económica pero imprecisa.
Técnicas grupales, expertos
Estimación paramétrica: información histórica y parámetros
Las variaciones en la estimación pueden ser debido a:
– El nivel de habilidades y conocimientos de las personas
– Disponibilidad de los recursos materiales
– Eventos inesperados
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Estrategia: Escenarios
Estimación Optimista : enfoque sobresaliente
Estimación Pesimista: enfoque al riesgo
Estimación Satisfactoria: considerando un nivel de
riesgos moderado
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Tiempo del Proyecto
Se calcula con base en tres estimaciones de la duración esperada para la
actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Mas probable (M).
(P+4M+O)
Tiempo esperado entre eventos
6
(P-O)
Desviación estándar
6
(P-O) 2
Varianza de una tarea
6
Duración esperada del proyecto Suma de duración de las tareas
Desviación esperada del proyecto Suma de varianza de las tareas
16
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Gestión de Costes del Proyecto
La gestión de costes del proyecto implica tres procesos:
Estimación de costes: Desarrollar una aproximación de costes de
los recursos necesarios para completar las actividades del
proyecto.
Preparación del presupuesto de costes: Sumar los costes
estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo a fin
de establecer una línea base de coste.
Control de costes: Influir sobre los factores que crean variaciones
del coste y controlar los cambios en el presupuesto del proyecto.
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¿Cómo estimar los costes del
proyecto?
1. Estimación de costes por analogía
– Usa el coste real de proyectos anteriores similares como base para estimar el coste del
proyecto actual.
– Se utiliza frecuentemente para la estimación de costes cuando la cantidad de información
detallada sobre el proyecto es limitada (por ejemplo, en las fases tempranas).
– Utiliza el juicio de expertos.
– En general, es menos costosa que otras técnicas, pero generalmente también es menos
exacta. Es más fiable cuando los proyectos anteriores son similares de hecho y no sólo en
apariencia, y las personas o grupos que preparan las estimaciones tienen la experiencia
necesaria.
2. Tarifas de costes de recursos
– La persona que determina las tarifas o el grupo que prepara las estimaciones debe
conocer las tarifas de costes unitarios, tales como el coste del personal por hora y del
material correspondiente a cada recurso para estimar los costes de la actividad del
cronograma. Reunir cotizaciones, es un método de obtener las tarifas.
– 3. Estimación Paramétrica:
– Utilizar información histórica para pronosticar.
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Determinación del Valor Devengado
Presupuesto
Valor Devengado Esperado
Al término del Proyecto
Valor Devengado
Esperado
Valor Devengado Real
Conclusión
Revisión Del proyecto 20
Conceptos del Modelo
CV= diferencia del costo presupuestado y el costo
del trabajo realizado
SV= diferencia entre el trabajo realizado vs el trabajo
planeado
BCWS : Costo presupuestado del trabajo planeado
BCWP : Costo presupuestado del trabajo ejecutado
ACWP : Costo real del trabajo ejecutado
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Análisis de valor devengado
450
400 400
350 350
320
300 300 290
260 BCWS
250 250 250
230 BCWP
200 200
ACWP
150
100
50
0
1ra rev 2da rev 3ra rev 4ta rev
22
23
