Documentos comerciales
Los Documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de
las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y
las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las
acciones que se realizan en una compañía o empresas.
Tipos de Documentos
Los documentos comerciales son:
1- Factura
2- Orden de compra
3- Remito
4- Recibo
5- Nota de débito
6- Nota de crédito
7- Cheque
8- Pagare
9- Nota de crédito bancaria o boleto de deposito
Factura
Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha
vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta.
Tipos de facturas:
Factura ordinaria
Factura rectificativa
Factura recapitulativas
Orden de compra
La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura.
Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se
enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.
aspectos en una orden de compra:
• Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido
• Número de orden de compra
• Nombre y dirección del proveedor
• Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
• Términos de entrega y de pago
• Cantidad de artículos solicitados
• Número de catálogo- Descripción
• Precio unitario y total
• Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden
• Firma autorizada
Remito o remisión
es el documento que el vendedor envía por duplicado al comprador, acompañando la
mercadería. Al comprador le permite controlar lo que recibe, conservando el original
firmado por el vendedor. Para el vendedor es una constancia de haber entregado la
mercadería.
Requisitos o datos de remito.
Los datos fundamentales de la nota de remisión son los siguientes:
1. Fecha de emisión.
2. Número de orden de compra y nota de venta (si se han utilizado estos comprobantes).
3. Detalle de las mercaderías entregadas (sin precio).
4. Lugar de entrega.
5. Conformidad del comprador (en el ejemplar que queda en poder del vendedor).
6. Según la Resolución General 3419 de la DGI, los remitos deben contener los mismos datos
identificatorios del comprador y vendedor que las facturas y la leyenda “DOCUMENTO NO
VÁLIDO COMO FACTURA”.
7. La letra “R” en el recuadro central del borde superior
Recibo
Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado
por un servicio o producto. Hay de diversos tipos según el formato, si queda registrado, y
otras características. Los recibos por lo general, se extienden por duplicado. El original se
entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe.
Todo recibo debe contener:
• Lugar y fecha en que se otorga.
• Nombre de la persona de quien se recibe.
• La cantidad de dinero, valores o bienes, escrita en letras y cifras.
• El concepto por el cual se ha recibido esa cantidad.
• La firma del que recibe.
Nota debito
Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o
debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma
nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta.
Las causas que generan su emisión pueden ser:
• Error en menos en la facturación.
• Intereses.
• Gastos por fletes.
• Gastos bancarios, etc
Ejemplo:
El 20 de mayo del 2018 la empresa Automotores S.A.S recibe la mitad del pago de un
vehículo en cheque, del cliente Armando Trujillo persona natural, por valor de $15.000.000,
en el que paga la factura #4820
Al realizar la consignación del cheque este rebota por fondos insuficientes, por tal motivo se
requiere realizar una nota debito para retornar el valor correspondiente a la cuenta del
cliente.
Nota crédito
Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditación
en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma.
Algunos casos en que se emplea:
• roturas de mercaderías vendidas
• rebajas de precios devoluciones o descuentos especiales
• corregir errores por exceso de facturación.
Ejemplo:
La empresa Textil Trend S.A.S, régimen común, efectuó la venta de 500 metros de Algodón 100% natural con
fecha de 20 de mayo del 2018, a su cliente Parchados S.A.S por un precio total de $5.000.000, el número de
la factura es #6052.
De la revisión de la tela recibida, Parchados S.A.S, encuentran 50 metros de la tela en mal estado, por lo cual
efectúa la devolución.
En este sentido el proveedor, Textil Trend S.A.S emite y otorga la nota crédito correspondiente por valor de
$500.000 + IVA, cantidad que puede ser cobrada con mercancía o en efectivo en la sucursal donde se realizó
la compra.
Cheque
es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero
de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar
una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento,
prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta.
Tipos de Cheques
• Cruzado
• Cruzamiento General
• Cruzamiento Especial.
Cómo llenar un cheque
• Coloca la fecha en la esquina de la parte superior derecha.
• Escribe el nombre del beneficiario.
• Luego, indica la cantidad en número o importe en el espacio indicado por el tipo de divisa.
• Escribe la misma cantidad o importe en letras.
• Firma en la esquina inferior de la parte derecha del documento.
• Opcionalmente, puedes escribir alguna nota; como por ejemplo, «primera parte del préstamo
Pagare
Documento Titulo de valor o Instrumento Financiero, documento escrito mediante el cual una
persona ( Emisor) Se compromete a pagar a otra persona (El Beneficiario) Una determinada
cantidad de dinero en una fecha acordada. Los pagares pueden ser al portador o endosables es
decir, que se pueden transmitir de un tercero los pagares pueden emitirlos los individuos
particulares de empresas o estados.
Personas que Intervienen en el Pagaré:
• Librador
• El Beneficiario o Tenedor
• El Fiador o Avalista
Requisitos del pagare
1 La mención de ser pagare, inserta en el texto del documento
2 La promesa incondicional de pagar un determinado dinero
3 El nombre de la persona a quien debe hacerse el pago
4 El lugar y la época del pago
5 La fecha y el lugar en que se suscriba el documento
6 La firma del suscritor o de la persona que firme a su ruego o en su nombre Acciones
cambiarias en el pagaré
Nota De Crédito Bancaria O Boleto
De Deposito
La nota de crédito bancario (o boleta de deposito) es un documento que extiende el banco como
constancia de haber recibido una cantidad determinada de valores en calidad de depósito, para
ser sumada a la cuenta del titular.
Las clases de depósitos bancarios más comunes son:
• Cuenta corriente.
• Plazo fijo.
• Caja de Ahorro.
También hay notas de crédito bancarias por acreditación de intereses, devolución de gastos mal
cobrados, etc. Es decir la nota de crédito bancaria es el documento que emite el banco cuando
nos acredita dinero en nuestra cuenta.
Requisitos
• Nombre del Banco.
• Lugar y fecha del depósito.
• Nombre y número del comprobante.
• Nombre y domicilio del titular de la cuenta corriente o caja de ahorro.
• Número de la cuenta.
• Importe total depositado en números y letras.
• Detalle de los valores que se depositan.
• Firma y nombre del depositante.
• Plazo en que el depósito tiene que ser acreditado a la cuenta del titular.
• Firma del cajero y sello del Banco.
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