MANUALES ADMINISTRATIVOS
MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los manuales administrativos son indispensables
debido a la complejidad de las estructuras de las
organizaciones, el volumen de sus operaciones, los
recursos de que disponen, la demanda de sus
productos, servicios o ambos, y la adopción de
tecnología de la información para atender
adecuadamente todos estos aspectos, y más.
• Estas circunstancias obligan a usar manuales
administrativos que apoyen la atención del que
hacer cotidiano, ya que en ellos se consignan, en
forma ordenada, los elementos fundamentales para
contar con una comunicación, coordinación,
dirección y evaluación administrativas eficientes.
• Es un hecho que los manuales
administrativos representan un elemento
crucial para el proceso de toma de
decisiones, la mejora continua y el logro de
un desempeño por encima del estándar
regular.
• CONCEPTO
• Los manuales administrativos son documentos que
sirven como medios de comunicación y coordinación
para registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemática tanto la información de una organización
(antecedentes, legislación, estructura, objetivos,
políticas, sistemas, procedimientos, elementos de
calidad, etc.), como las instrucciones y lineamientos
necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.
OBJETIVOS
Presentar una visión de conjunto de la organización
(individual, grupal o sectorial).
Precisar las funciones asignadas a cada unidad
administrativa, para definir responsabilidades, evitar
duplicaciones y detectar omisiones.
Mostrar claramente el grado de autoridad y
responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que la
componen.
Coadyuvar a la correcta realización y uniformidad
de las labores encomendadas a todo el personal
Fortalecer la cadena de valor de la organización.
Facilitar el reclutamiento, selección, inducción,
socialización, capacitación y desarrollo del personal.
Servir como una fuente de información para
conocer la organización.
Ventajas.
1. Logran y mantienen un solido plan de organización.
2.Aseguran que todos los interesados tengan una
adecuada comprensión del plan general.
3. Facilitan el estudio de problemas en la organización.
4.Hacen sistemáticas la aprobación y publicación de las
modificaciones necesarias en la organización.
5. Determinan la responsabilidad de los puestos de
trabajo y su relación con los demás puestos en la
organización.
6. Evitan conflictos jurisdiccionales y la usurpación de
funciones.
7 La información sobre funciones y puestos suelen servir
como base para evaluar puestos.
8 Sirve como guía de adiestramiento a nuevo personal.
CLASIFICACIÓN BÁSICA
• 1. Por su naturaleza o área de aplicación
• Microadministrativos
Son los manuales que corresponden a una sola organización, que se
refieren a ella de modo general o se circunscriben a alguna de sus
áreas en forma específica.
• Macroadministrativos
Son los documentos que contienen información de más de una
organización.
• Mesoadministrativos
Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector
de actividad o ramo específico.
El término mesoadministrativo se usa normalmente en el
sector público, aunque también puede emplearse en el
sector privado.
2. Por su contenido
•De organización
Estos manuales contienen información detallada sobre los
antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica,
organigrama, misión y funciones organizacionales.
Cuando corresponden a un área específica comprenden la
descripción de puestos; de manera opcional pueden
presentar el directorio de la organización.
De procedimientos.
Constituyen un documento técnico que incluye
información sobre la sucesión cronológica y secuencial de
operaciones relacionadas entre sí, que se constituyen en
una unidad para la realización de una función, actividad o
tarea específicas en una organización.
Todo procedimiento incluye la determinación de tiempos
de ejecución, el uso de recursos materiales y tecnológicos.
• De gestión de la calidad
• Documentos que describen y consignan los
elementos del sistema de gestión de la calidad,
el cual incluye información sobre el alcance,
exclusiones, directrices de calidad (objetivos y
políticas de calidad); responsabilidad y autoridad
del sistema de gestión de la calidad; mapas de
procesos; sistemas de gestión de la calidad;
responsabilidades de la alta dirección.
• De historia de la organización
• Estos manuales son documentos que refieren la
historia de la organización, es decir, su creación,
crecimiento, logros, evolución, situación y
composición.
• Este tipo de conocimientos proporciona al personal
una visión de la organización y su cultura, lo que
facilita su adaptación y ambientación laborales.
De políticas
• También conocidos como de normas, estos
manuales incluyen guías básicas que sirven
como marco de actuación para realizar
acciones, diseñar sistemas e implementar
estrategias en una organización.
• De contenido múltiple
Estos manuales concentran información relativa a diferentes
tópicos o aspectos de una organización.
El objetivo de agruparla en un solo documento obedece
básicamente a las razones siguientes:
Que sea más accesible para su consulta.
Que resulte más viable económicamente.
Que técnicamente se estime necesario integrar más de un tipo de
información.
Que sea una instrucción del nivel directivo.
•De puestos
Conocido también como manual
individual o instructivo de trabajo, precisa
la identificación, relaciones, funciones y
responsabilidades asignadas a los
puestos de una organización.
De ventas
Es un compendio de información específica para apoyar la función de ventas; puede
incluir:
Definición de estrategias de comercialización.
Descripción de productos o ambos servicios.
Mecanismos de negociación.
Políticas de funcionamiento.
Estructura de la fuerza de ventas.
Análisis de la competencia.
División territorial por responsable, cliente, producto y/o servicio.
Forma de evaluar el desempeño
• De producción
Elemento de soporte para dirigir y coordinar procesos de
producción en todas sus fases.
Constituye un auxiliar muy valioso para uniformar criterios y
sistematizar líneas de trabajo en áreas de fabricación.
• De finanzas
Manuales que respaldan el manejo y distribución de los recursos
económicos de una organización en todos sus niveles, en
particular en las áreas responsables de su captación, aplicación,
resguardo y control.
De personal
Identificados también como manuales de relaciones industriales, de reglas del
empleado o de empleo, básicamente incluyen información sobre:
Condiciones de trabajo Organización y control de personal
Lineamientos para:
El análisis y valuación de puestos
Reclutamiento, selección, contratación, inducción y socialización de personal
Capacitación y desarrollo
Normatividad
Higiene y seguridad
3. Por su ámbito
• Generales
Son documentos que contienen
información general de una organización,
según su naturaleza, sector y giro industrial,
estructura, forma y ámbito de operación y
tipo de personal.
• Específicos
• Estos manuales concentran información
de un área o unidad administrativa de
una organización; por convención,
incluyen la descripción de puestos.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
• Este manual debe incluir, en primer término, los siguientes datos:
• Logotipo de la organización.
• Nombre de la organización.
• Denominación y extensión del manual (general o específico).
• En caso de corresponder a una unidad en particular debe anotarse
el nombre de ésta.
• Lugar y fecha de elaboración.
• Número de páginas.
• Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
Índice o contenido
• Índice o contenido
• Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del
documento.
• Prólogo, introducción o ambos
• El prólogo normalmente es la presentación que hace del manual
alguna autoridad de la organización.
• La introducción es una breve explicación del contenido del
documento, como su estructura,
• propósitos, ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo
vigente.
• Antecedentes históricos
• Descripción de la organización o del área descrita en el
manual, en la que se indica su origen, evolución y
cambios significativos registrados.
• Legislación o base legal
• Contiene una lista de títulos de los principales
ordenamientos jurídicos que norman las actividades de
la organización, de los cuales se derivan sus
atribuciones o facultades.
Estructura orgánica
• Descripción ordenada de las unidades administrativas de una
organización en función de sus relaciones de jerarquía.
• Esta descripción de la estructura orgánica debe corresponder
a la representación gráfica en el organigrama, tanto en lo
referente al título de las unidades administrativas como a su
nivel jerárquico de adscripción. Conviene codificarla en forma
tal que sea posible visualizar con toda claridad los niveles de
jerarquía y las relaciones de dependencia
• Misión
• Este enunciado sirve a la organización como guía o marco de
referencia para orientar sus acciones y enlazar lo deseado con
lo posible.
• Es recomendable que el texto de la misión mencione la razón
de ser de la organización en términos de propósitos
específicos, resultados esperados y compromisos por cumplir.
MANUAL DE FUNCIONES
•Es la especificación de las tareas inherentes a cada una
de las unidades administrativas que forman parte de la
estructura orgánica, necesarias para cumplir con las
atribuciones encomendadas a la organización.
•Es conveniente que en la presentación de las funciones
se tomen en cuenta los siguientes aspectos:
• Que los títulos de las unidades correspondan a los que se
utilizan en la estructura orgánica.
• Que sigan el orden que se estableció en la estructura.
• Que la redacción se inicie con un verbo en infinitivo.
• Los manuales generales convencionalmente contienen
las funciones hasta el nivel jerárquico de director general,
en tanto que en los específicos descienden hasta el nivel
operativo.
• Descripción de puestos
• Es la reseña del contenido básico de los puestos que componen
cada unidad administrativa, que incluye la información siguiente.
• Identificación del puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación,
etcétera).
• Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos
subordinados y las facultades de decisión, así como las relaciones
de línea y asesoría.
• Funciones generales y específicas.
• Responsabilidades o deberes.
• Relaciones de comunicación con otras unidades y puestos
dentro de la organización, así como las que deba establecer
externamente.
• Especificaciones del puesto en cuanto a conocimientos,
experiencia, iniciativa y personalidad.
• Este apartado normalmente forma parte de un manual de
organización de una unidad administrativa en particular.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
• Identificación
• Este manual debe incluir, en primer término, los siguientes datos:
• Logotipo de la organización.
• Nombre de la organización.
• Denominación y extensión del manual (general o específico). Si corresponde a una
unidad en particular, debe anotarse el nombre de ésta.
• Lugar y fecha de elaboración.
• Numeración de páginas.
• Sustitución de páginas (actualización de información).
• Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
Índice
• Es la relación de los capítulos o apartados que constituyen
el cuerpo del documento.
• Contenido
• Lista de los procedimientos que integran el contenido del
manual.
• Objetivo
• Explicar el propósito que se pretende cumplir con el
procedimiento.
• Áreas de aplicación o alcance de los
procedimientos
• Esfera de acción que cubre el procedimiento.
• Responsables
• Área, unidad administrativa o puesto que tiene a
su cargo la preparación, aplicación o ambas cosas
del procedimiento.
• Políticas o normas de operación
• Criterios o líneas de acción que se formulan de manera explícita
para orientar y facilitar el desahogo de las operaciones que
llevan a cabo las distintas instancias que participan en el
procedimiento.
• Concepto
• Palabras, términos de carácter técnico o formatos que se
emplean en el procedimiento cuyo significado o referencia, por
su grado de especialización, debe anotarse para hacer más
accesible la consulta del manual.
• Diagramas de flujo
• Estos diagramas, que también se conocen como fluxogramas,
representan de manera gráfica la sucesión en que se realizan
las operaciones de un procedimiento, el recorrido de formas o
materiales o ambas cosas.
• Para facilitar su comprensión, los diagramas deben presentar,
en forma sencilla y accesible, una descripción clara de las
operaciones. Para este efecto, es aconsejable el empleo preciso
de símbolos, gráficos simplificados o ambos.
Manual de políticas.
• Índice.
• Introducción del manual.
• Descripción del manual.
• Justificación del manual.
• Objetivos generales y específicos.
• Antecedentes históricos.
• Antecedentes legales.
• Definición de la empresas
• Misión
• Visión
• Objetivos
• Organigrama general
• Descripción de puestos.
• Ámbito de aplicación.
Todo estos aspectos de la empresa.
• Debe incluir políticas de:
POLÍTICAS DE PERSONAL.
POLÍTICAS DE SEGURIDAD.
POLÍTICA DE FINANZAS.
POLÍTICA DE VENTAS.
POLÍTICA DE COMPRAS.
POLÍTICA DE COMPRAS.
POLÍTICAS DE CRÉDITOS.
POLÍTICAS DE PRODUCCIÓN DISTRIBUCIÓN.
Glosario.
PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA
ELABORACIÓN
DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
• Diseño del proyecto
• La tarea de preparar manuales administrativos requiere de
mucha precisión, toda vez que los datos tienen que asentarse
con la mayor exactitud y objetividad posibles para no confundir
a quien los consulta.
• Por ello debe ponerse mucha atención en todas y cada una de
sus etapas de integración, delineando un proyecto en el que se
consignen todos los requerimientos, fases y procedimientos
que fundamenten la ejecución del trabajo.
• Responsables
• Para iniciar los trabajos que conducen a la preparación de un
manual es indispensable que no se diluya en diversas personas la
responsabilidad de conducir las acciones, por lo que debe
designarse aun coordinador general, auxiliado por un equipo
técnico integrado por líderes de proyecto, asistentes y analistas,
que dirija su diseño, implementación y actualización.
• De esta manera se logra homogeneidad en el contenido y
presentación de la información.
