FUNDAMENTOS DE

CONTROL
 FUNDAMENTOS DEL CONTROL

La gestión comprende todas las actividades

organizacionales que implican el establecimiento de
objetivos y metas y la evaluación de su cumplimiento y del
desempeño institucional, así como el desarrollo de una
filosofía de operación que garantice la supervivencia de la
organización en el sistema social correspondiente
(Martínez Lozano, 1999, p. 13)
 FUNDAMENTOS DEL CONTROL

Son los procedimientos para asegurar que los comportamientos y el

desempeño se ajustan a los estándares de una organización incluyendo
reglas, procedimientos y metas.

Es una etapa primordial en la administración, pues aunque una

empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional
adecuada y una dirección eficiente, el directivo no podrá verificar cuál
es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se
cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
 FUNDAMENTOS DEL CONTROL

La forma como el control interactúa con la planeación es:

 La planeación es el proceso formal de elaborar metas,

estrategias, tácticas y estándares y la asignación de
recursos, Los controles ayudan a asegurar que las
decisiones, acciones y resultados son consistentes con
esos planes.

 La planeación prescribe los comportamientos y

resultados deseados. Los controles ayudan a mantener o
redirigir los comportamientos y resultados reales.
 FUNDAMENTOS DEL CONTROL

Elementos del control:

 El control existe para verificar el logro de los objetivos
que se establecen en la planeación. Muchas técnicas de
planeación son también de control.
 Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los
resultados.
 Una de las funciones es descubrir las diferencias que se
presentan entre la ejecución y la planeación.
 Es prever y corregir los errores.
 FASES DEL CONTROL
 El control es una herramienta de retroalimentación clave
en la administración. Allí se busca determinar si el
desempeño actual cumple o no con los estándares
establecidos.
 Desempeño, implica determinar los resultados obtenidos
por una organización, sean esto buenos o malos. Por lo
tanto es el resultado que se obtiene del trabajo individual y
colectivo al interior de una empresa y por tanto puede
medirse como el desempeño de la persona (evaluación del
desempeño), desempeño del equipo y desempeño
organizacional.
 FASES DEL CONTROL
 Los pasos del control son:
 Establecimiento de estándares: son normas o niveles
que se desean lograr y por tanto representan el desempeño
deseado.
 Existen varios tipos de patrones: Patrón de cantidad (número de
empleados, volumen de producción o venta, rotación de inventarios,
índice de accidentes). Patrones de calidad (funcionamiento de la
máquina, calidad del producto). Patrones de tiempo (permanencia media
del empleado en la empresa, ciclo de producción, tiempo de
procesamiento de pedidos). Patrones de costos (costos de
almacenamiento, costos de procesamiento de pedidos, costos directos e
indirectos).
 ESTADARES DEL CONTROL
Los factores que componen el control son:

Cantidad Actividades en las que el volumen es importante

Tiempo Control de fechas programadas

Costo Indicador de eficacia administrativa
CalidadEspecificaciones que debe reunir un determinado
producto o ciertas funciones de la empresa.

Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último es

cualitativo. Algunos de los controles más utilizados son:
 ESTADARES DEL CONTROL
CANTIDAD TIEMPO COSTO CALIDAD
Presupuestos Estudios de tiempo Presupuesto Evaluación de la
actuación
Estimaciones Fechas límite Costo por metro Pruebas
cuadrado psicológicas
Productos terminados Programas Costo estándar Inspecciones
visuales
Unidades vendidas Tiempo – maquina Pronósticos Coeficientes
Unidades rechazadas Medición del trabajo Contabilidad Rendimiento del
personal
Inventarios de Procedimientos Productividad Informes
personal
Medición del trabajo Estándares Rendimiento Procedimientos
sobre la
inventario.
Pronósticos Estándares
Control de inventarios Calificación de
meritos
 FASES DEL CONTROL
 Medición del desempeño: La evaluación del desempeño
consiste en establecer el origen y la interpretación de las
mediciones, así como la unidad de medición de tal forma
que ésta sea comprensible. Medir el desempeño consiste,
entonces, en asignar un valor cuantitativo acerca de un
resultado observado, de una forma regular y programada.
Un ejemplo de medición podría ser la medición del
volumen de ventas en un período específico.
 FASES DEL CONTROL
 Comparación del desempeño con el estándar: Por
más que se pretenda lograr consistentemente algún
resultado, siempre existirá algún nivel de variación o
variabilidad. La variabilidad significa, entonces, que el
resultado estuvo cerca o lejos de lo planeado.
 Acciones correctivas: El proceso de control no termina
cuando se detecta una desviación. Éste debe establecer una
medida correctiva que garantice que la actividad vuelva a su
cauce normal. El proceso de control debe establecer qué,
cuándo, cuánto, cómo, dónde y quién debe establecer la
corrección. Las acciones correctivas previenen de:
 CONTROLES PREVENTIVOS Y
CORRECTIVOS
CONTROLES PREVENTIVOS:
Son mecanismos que tienen la intención de reducir errores
y de ese modo minimizar la necesidad de una acción
correctiva.
Las reglas, procedimientos de reclutamiento y selección, y
los programas de capacitación y desarrollo funcionan como
controles preventivos.
Dirigen y limitan el comportamiento de colaboradores y
gerentes por igual, si ambos cumplen con estos
requerimientos, es probable que la organización logre sus
metas.
 CONTROLES PREVENTIVOS Y
CORRECTIVOS
CONTROLES CORRECTIVOS:
Son mecanismos que tienen la intención de reducir errores
o eliminar comportamientos o resultados indeseables y de
ese modo lograr conformidad con las regulaciones y
estándares de la organización.

El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la

retroalimentación; es aquí en donde se encentra la relación
más estrecha entre la planeación y el control.
 FUENTES DE CONTROL

Las fuentes de control son cuatro:

CONTROL DE LOS GRUPOS DE INTERÉS:
Se expresa como presiones que fuentes y las entidades
ejercen sobre las organizaciones a efecto de mantener o
modificar sus comportamientos o decisiones. Los
participantes son todos aquellos que tienen intereses
directos en el bienestar de una organización
CONTROL ORGANIZACIONAL:
Abarcan políticas, reglas, procedimientos y registros
formales para evitar o corregir desviaciones de los planes y
para lograr las metas deseadas.
 FUENTES DE CONTROL

Las fuentes de control son cuatro:

CONTROL DE GRUPOS:
Comprende las normas y valores que el grupo o los
miembros del equipo comporten y mantienen a través de
recompensas y castigos.
AUTOCONTROL INDIVIDUAL:
Comprende los mecanismos rectores que operan de manera
consciente y subconsciente dentro de cada persona. Los
estándares de profesionalismo se están convirtiendo en un
aspecto cada vez más importante de autocontrol individual.
 FUENTES DE CONTROL

TIPOS DE CONTROL
FUENTE DE CONTROL PREVENTIVO CORRECTIVO
PARTICIPANTES Mantener cuotas para la Cambiar las políticas de
contratación de personas en reclutamiento para atraer a
clases protegidas personal calificado
ORGANIZACIÓN Usar presupuestos para Disciplinar a un empleado
guiar los gastos por violar un reglamento de
seguridad
GRUPO Asesorar a un empleado Hostigar y aislar de manera
nuevo acerca de la forma social a un trabajador que
del grupo con relación al no se ajusta a las normas
nivel esperado de del grupo
producción
INDIVIDUAL Decidir no salir a almorzar Revisar un informe que ha
para completar un proyecto redactado porque está
a tiempo insatisfecho con el.
MÉTODOS DE
CONTROL
 METODOS PRIMARIOS DE CONTROL

Las organizaciones utilizan alguna combinación de métodos de

controles mecanicistas y orgánicos en colaboración con los controles de
mercadeo, financieros y contables y basados en la automatización.
Los métodos tienen el potencial para complementarse, por lo tanto se
deben seleccionar y evaluar métodos relacionados unos con otros y
decide cuáles aplicar. Los métodos son:

 Básicos para el tipo de organización: Controles mecanicistas y

orgánicos.
 Consideraciones externas: Control de mercado.
 Funcionales: Controles financieros y contables.
 Tecnológico: controles de automatización.
 METODOS PRIMARIOS DE CONTROL

Control Mecanicista:
Implica el uso extenso de reglas y procedimientos, autoridad
descendente, descripciones del trabajo redactadas de manera estricta y
otros métodos formales para prevenir y corregir desviaciones de los
comportamientos y resultados deseados.

Control Orgánico:
Implica el uso de autoridad flexible, descripciones del trabajo
relativamente imprecisas, autocontroles individuales y otros métodos
informales para prevenir y corregir desviaciones de los
comportamientos y resultados deseados.
 METODOS PRIMARIOS DE CONTROL

CONTROL MECANICISTA CONTROL ORGANICO

Uso de reglas y procedimientos Uso de reglas y procedimientos
detallados siempre que es posible detallados sólo cuando es necesario
Autoridad descendente, con énfasis en Autoridad flexible, con énfasis en el
el poder de la posición poder de expertos y en redes de
influencia
Descripciones del trabajo basadas en Descripciones del trabajo basadas en
actividades que prescriben resultados que resaltan las metas
comportamientos día a día
Énfasis en recompensas extrínsecas Énfasis tanto en recompensas
(salarios, pensiones, símbolos de extrínsecas como intrínsecas (trabajo
posición) significativo)
Desconfianza en los equipos, basada Uso de equipos, basado en la
en una suposición de que las metas del suposición de que las metas y normas
equipo están en conflicto con las metas de los equipos asisten en el logro de
de la organización las metas.
 METODOS PRIMARIOS DE CONTROL

1. Control de Mercadotecnia:
Se refiere a la evaluación de la eficacia de las funciones a través de las
cuales se hace llegar el producto al consumidor. Implica la recolección y
evaluación de datos relacionados en áreas como : las ventas, desarrollo
de productos, distribución, publicidad y promoción.

La evaluación en esta área proporciona fundamentos para:

 Toma de decisiones de la organización en general, al ofrecer

información acerca del desenvolvimiento de la empresa en el
mercado.
 Desarrollo de planes a corto y mediano plazo
 Evaluación de la efectividad de los vendedores
METODOS PRIMARIOS DE CONTROL

1. Control de Mercadotecnia:

 Sirve para controlar funciones relacionadas con esta

áreas, tales como:
 Planeación de productos
 Inventarios
 Compras
 Investigación y desarrollo
 Tráfico
 Innovaciones en planta y equipo
 METODOS PRIMARIOS DE CONTROL

2. Control Financiero y Contable:

Proporciona información acerca de la situación financiera de la

empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos,
departamentos y actividades que la integran.

Establece lineamientos para evitar pérdidas y costos innecesarios, y

para canalizar adecuadamente los fondos monetarios de la
organización, auxiliando de esta manera a la gerencia en la toma de
decisiones para establecer medidas correctivas y optimizar el manejo de
sus recursos financieros.
 METODOS PRIMARIOS DE CONTROL

2. Control Financiero y Contable:

Comprende las siguientes áreas:

Presupuestal:
A pesar de ser elaborados en el proceso de planeación, sin embargo,
hacen parte del control financiero, al permitir comparar los resultados
reales en relación con lo presupuestado. Un control presupuestario
debe:

 Incluir las principales áreas de la empresa: ventas, producción, inventarios,

compras
 Detectar las causas que hayan originando variaciones y tomar las medidas
necesarias para evitar que se repitan
 Servir de guía en la planeación de las operaciones financieras futuras.
 METODOS PRIMARIOS DE CONTROL
2. Control Financiero y Contable:
Control Contable:
Ninguna empresa, puede operar con éxito sino cuenta con
información verídica, oportuna y fidedigna acerca de la
situación del negocio y de los resultados obtenidos en un
determinado periodo. El control contable puede ser:

 Proporcionar información veraz y oportuna de las operaciones por medio de

los estados financieros.
 Evitar malos manejos y desfalcos
 Detectar causas y orígenes, y no limitarse al registro de operaciones.
 Orientar la gerencia para determinar guías de acción, tomar decisiones y
controlar las operaciones.
 METODOS PRIMARIOS DE CONTROL

3. Control de Recursos Humanos:

Su función es la evaluación de la efectividad en la
implantación y ejecución de todos y cada uno de los
programas de personal,, y del cumplimiento de los
objetivos de este departamento.

Evaluación de reclutamiento y de selección:

Evalúa la efectividad de los programas y procedimientos
relativos a esta área mediante el análisis de aspectos como:

 Efectividad en el procedimiento de selección, eficiencia del personal

y su integración a los objetivos de la empresa.
 Retiros y despidos y las causas
 METODOS PRIMARIOS DE CONTROL

3. Control de Recursos Humanos:

Evaluación de capacitación y desarrollo:
Es una de las áreas donde la evaluación es difícil, pero,
también, más necesaria. Dicha evaluación puede efectuarse
mediante el estudio de:

 Productividad. Estudios de productividad antes y después del

entrenamiento.
 Desarrollo del personal. Carrera de ascensos y contribución del
elemento humano en aspectos de creatividad, en relación con los
cursos de capacitación.
 METODOS PRIMARIOS DE CONTROL
3. Control de Recursos Humanos:
Evaluación del desempeño::
Mide la efectividad de los colaboradores, basados en estándares de
actuación que elevan los resultados. Se tiene en cuenta factores
como rotación, ausentismo, perdidas por desperdicios, quejas de
subordinados y compañeros, etc.

Evaluación de la motivación:
Es un aspecto poco evaluado por lo intangible, ya que mide la moral
del personal, por medio de:
 Encuestas de actitud
 Frecuencia de conflictos
 Buzón de quejas y sugerencias
 METODOS PRIMARIOS DE CONTROL

4. Control basado en la Automatización:

Implica el uso de dispositivos y procesos autorreguladores que
operan en forma independiente de las personas.

El control mecánico utiliza instrumentos o dispositivos

autorreguladores para prevenir y corregir desviaciones de
estándares establecidos.
 Control Estratégico

Sistema de decisiones en el nivel institucional que

controla el desempeño y los resultados de la empresa
en su totalidad con base en la información del
ambiente interno y externo:
- Desempeño global de la empresa (recursos)
- Informes contables
- Control de ganancias y pérdidas
- Control del factor humano
 Control Estratégico

Los controles de tipo estratégico aplican para toda la

organización a nivel general y tienen por propósito
ejercer un control de variables macro del desempeño
global.
Las fases de control mencionadas aplican en
correspondencia directa con la planeación
estratégica. De esta forma, la definición de
estándares, la medición, la comparación y las
acciones correctivas tendrán impacto en toda la
organización de forma global y a largo plazo.
 Control Táctico

 Es el control departamental, se da en el nivel intermedio de

la organización, generalmente sobre los planes a mediano
plazo, abordando cada unidad de la empresa
(departamento) de forma aislada
 Consiste en medir y corregir el desempeño para asegurar
que los objetivos empresariales y los planes establecidos se
cumplan.
 Algunos ejemplos de control táctico pueden ser el control
presupuestal de gastos, el control del presupuesto de
ventas, el control de costos, el control financiero, el control
de la productividad.
 ELEMENTOS DE CONTROL

PRESUPUESTOS:

Es un plan de todas o algunas de las fases de las actividades de la

empresa expresando en términos económicos (monetarios), junto con
la comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho plan.

Se convierten en un elemento indispensable al planear, ya que a través

de ellos se proyectan, en forma cuantificada, los elementos que necesita

la empresa para cumplir con sus objetivos.

 ELEMENTOS DE CONTROL

PRESUPUESTOS:

Esquema escrito de tipo general y/o especifico, que determina por

anticipado, en términos cuantitativos (monetarios, y/o no monetarios),
el origen y asignación de los recursos de la empresa para el periodo
planeado.
Son en resumen un programa al que se le asignan cifras a las
actividades, implica estimación de capital, de costos, de ingresos y
material requerido.
 ELEMENTOS DE CONTROL

CARACTERISTICAS DE LOS PRESUPUESTOS:

Se diferencia de otras etapas de la planeación en que:

Es un esquema, pues se elabora en un documento formal, ordenado
sistemáticamente.
 Es un plan expresado en términos cuantitativos
 Es general porque se establece para toda la empresa
 Es especifico porque puede referirse a cada una de las áreas en que esta
dividida la organización
 Es diseñado para un periodo determinado.
 ELEMENTOS DE CONTROL

CLASIFICACION DE LOS PRESUPUESTOS:

Estratégicos: Cuando se establecen en el más lato nivel jerárquico de

la empresa y determinan la asignación de recursos de toda la
organización. Ej.: El presupuesto de resultados.
Tácticos O Departamentales: Aquellos que son formulados para
cada una de las áreas de actividad de la empresa. Ej.: el presupuesto de
ventas.
Operativos: Se calculan para secciones de lo departamentos. Ej.:
presupuesto de la sección de mantenimientos.
 ELEMENTOS DE CONTROL

CLASIFICACION DE LOS PRESUPUESTOS:

Según se calculen pueden ser

Fijos O Rígidos: Cuando se estiman las operaciones con base en las
metas definidas de operación.
Flexibles: Se hacen cálculos a distintos niveles de operación, lo que
permite conocer los resultados en diversas situaciones sen necesidad de
hacer calculo en la marcha.
Por Programas: Se calculan sobre los programas de cada una de las
áreas de la empresa, para que la distribución se dirija a las actividades
más rentables.
 ELEMENTOS DE CONTROL

CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS:

Deben incluir:
Operación: Abarca presupuestos de: Ventas, producción, compras,
mano de obra, gastos diversos.
Capital: Comprenden los presupuestos de inversiones capitalizables
que realiza la empresa, y de activos fijos tales como: maquinaria y
equipo, edificos, construcciones, mobiliario, mantenimiento.
Financiero: Se contemplan el balance, estados de resultados, de
origen y aplicación de recursos, flujos de caja.
 ELEMENTOS DE CONTROL

IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTOS

 Convierte los aspectos de la ejecución de los planes, en unidades de
medidas comparables.
 Mide el desempeño de las unidades.
 Sirve como estándar de ejecución de implicaciones unitarias.
 Coordina las actividades de los departamentos y secciones
 Medio de control ara las operaciones
 Determina el limite y alcance de los egresos
 Estipula, por centros de responsabilidad (cc), quienes son responsables
de su uso y aplicación.
 Reduce al mínimo los costos evitando compras innecesarias.
 ELEMENTOS DE CONTROL

CONSIDERACIONES DE LOS PRESUPUESTOS

Al momento de elaborar presupuestos tengan en cuenta:

 Mantener una revisión constante de las cifras fijadas

 Proporcionar libertad de acción a los dirigentes, por lo tanto, no deben

ser muy rígidos.

 Deben manifestar el límite y alcance de las cifras establecidas.

 Se basa en estimaciones, por ello puede no ser perfecto.

 Control Operacional

 Se hace directamente sobre la ejecución de las tareas y

operaciones realizadas por el personal no administrativo u
operativo de la empresa. Su espacio de tiempo es el corto
plazo y su énfasis en el detalle de cada resultado de cada
tarea en el día a día y su acción correctiva es inmediata.
 El centro de atención está en la actividad individual de la
ejecución de las personas. (evaluación del desempeño
individual).
SISTEMAS DE
CONTROL
 MODELO DE CONTROL CORRECTIVO

Es un proceso para detectar y eliminar o reducir desviaciones de los

estándares establecidos de una organización.
Este proceso se basa en gran medida en la retroalimentación de
información y las respuestas de ella.

2. Identificar
1. Definir el 3. Establecer 4. Recopilar
características
sistema las normas información
clave

Si esta bien,
continua
5. Hacer
comparaciones
6. Diagnosticar
Si hay
y corregir
desviaciones
problemas
 MODELO DE CONTROL CORRECTIVO

1. Definir El Sistema:

Los controles formales podrían ser creados y mantenidos por un

empleado, un equipo de trabajo, un departamento, un proceso o una
organización entera.

Los controles pueden enfocarse en los insumos, los procesos de

transformación o los productos.

Los controles de insumos con frecuencia limitan la cantidad en que

pueden variar los estándares de la organización.
 MODELO DE CONTROL CORRECTIVO

2. Identificar Características Claves:

Deben identificarse los tipos clave de información que se van a obtener

acerca de una persona, equipo, departamento u organización.

Establecer controles correctivos formales requiere determinar cuanto

antes las características que pueden medirse, los costos y beneficios de
obtener información de cada características y si es probable que las
variaciones en cada característica afecten el desempeño.
 MODELO DE CONTROL CORRECTIVO

2. Identificar Características Claves:

Principio de selectividad (Ley de PARETO). Un número pequeño

de características siempre de cuenta de un gran número de
efectos.
Después de identificarlas, lo gerentes deben elegir las
características que se van a medir.
Mediante la ley Pareto (economista italiano 1848 – 1923) se
pueden detectar los problemas que tienen más relevancia (pocos
vitales, muchos triviales), dice que hay muchos problemas sin
importancia frente a solo unos pocos graves. Ya que por lo
general, el 80% de los resultados totales se originan en el 20% de
los elementos.
 MODELO DE CONTROL CORRECTIVO

3. Establecer las Normas:

Son criterios para evaluar características cualitativas y cuantitativas y

deben establecerse para cada característica medida.

Cada vez los controles se basan en estándares de desempeño (metas de

desempeño), de los cuales son posibles muchos tipos.

Existen varios métodos para establecer estándares, cuya aplicación

varía de acuerdo con las necesidades especificas del área donde se
implementen.
 MODELO DE CONTROL CORRECTIVO

Estándares estadísticos: Llamados históricos, se

elaboran desde el análisis de datos de experiencias pasadas,
ya sea de la misma empresa o de empresas competidoras.
No son del todo confiables pues la situaciones varían con
relación al pasado.
Estándares fijados por apreciación: Son juicios de
valor, resultado de experiencias pasadas del administrador,
en áreas donde la ejecución personal es de gran
importancia. Son actividades intangibles o cualitativas,
tales como la moral de la empresa, actitud del personal y
otras, pero cuya importancia es vital.
MODELO DE CONTROL CORRECTIVO

Estándares técnicamente elaborados: Se

fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo
de una situación de trabajo especifica. Se
desarrollan en relación con la productividad de la
maquinaria, del equipo, y de los trabajadores, son
llamados estándares de producción y de tiempos y
movimientos.
 MODELO DE CONTROL CORRECTIVO

4. Recopilar Información:

La información sobre cada uno de los estándares puede

recopilarse en forma manual o automática. Por ejemplo:
dispositivos electrónicos de conteo, métodos de conteo de
unidades producidas.

5. Hacer Comparaciones:

Son necesarias para determinar si lo que esta sucediendo es

lo que debería suceder. Los resultados reales debe
comprarse con los estándares de desempeño,
 MODELO DE CONTROL CORRECTIVO

6. Diagnosticar y Corregir Problemas:

El diagnostico implica evaluar los tipos, cantidades y causas

de las desviaciones de los estándares.
El hecho de que una característica pueda controlarse no
significa necesariamente que debería controlarse.

Los controles correctivos y preventivos son esenciales para

manejar bien las quejas y restaurar la satisfacción de los
clientes al igual que las intenciones de recompra, la
confianza y las relaciones a largo plazo.