Procesos para Ingeniería
Unidad 2
Reingeniería y mejora de procesos
¿Qué piensa que ocurre aquí?
Objetivos de la sesión
Aprender qué es la Reingeniería de procesos.
Aprender qué es el Mejoramiento de Procesos.
Temas a tratar
La Reingeniería de Procesos.
El Mejoramiento de Procesos.
Diseño de Procesos
La elección del tipo de
proceso a usar depende de
la estrategia de la
empresa.
Dependiendo de esta
elección, se debe
determinar como debe
realizarse exactamente
cada proceso.
Reingeniería vs. Mejora
Lamejora y la
reingeniería de procesos
tienen como objetivo
final mejorar la eficiencia
de una empresa,
aumentar su
productividad o conseguir
mayor calidad en sus
productos y servicios.
La Reingeniería de Procesos
Rediseño radical y una
reconceptualización de su
organización, sistemas de
producción y dinámicas de
trabajo para mejorar
drásticamente el
rendimiento en términos
de costo, calidad, servicio y
rapidez.
La Reingeniería de Procesos
Es una especie reinvención. Se trata de una medicina
fuerte que no siempre resulta necesaria o exitosa.
Los cambios masivos casi siempre van acompañados de
dolor, en forma de despidos y grandes egresos de efectivo
para inversiones en tecnología de la información. Sin
embargo, la reconversión de procesos mediante la
reingeniería puede producir grandes beneficios.
Los procesos que sean seleccionados para la reingeniería
deben ser de carácter fundamental, como las actividades
mediante las cuales una empresa atiende los pedidos de
sus clientes.
Ejemplo de Reingeniería:
Caso Ford
Excesivos gastos administrativos de gestión interna de
la compañía.
El departamento de cuentas por pagar, que en aquel
momento estaba formado por mas de 500 personas.
Se redefinió el proceso “cuentas por pagar”. Pasó a ser
“abastecimiento”. Ese proceso tomaba una orden de
planta y le proporcionaba a esa planta bienes
comprados y pagados. Por tanto, abastecimiento
incluye la función de cuentas por pagar pero también
comprende compras y recibos.
Ejemplo de Reingeniería:
Caso Ford
Resultados del nuevo proceso:
◦ Reducción de costos de personal.
◦ Reducción de la cantidad de documentación
generada de cada pedido.
◦ Direccionamiento de los esfuerzos hacia los pasos
necesarios en cada orden de compra, eliminando
algunos tramites inútiles.
Este proceso de reingeniería acabo con reglas muy
rígidas que se habían observado siempre.
Requisitos de la Reingeniería
Procesos críticos
Liderazgo Fuerte
Equipos multidisciplinarios
Tecnología de la información
Filosofía de “borrón y
cuenta nueva”
Análisis de Procesos
Requisitos para la aplicación de
Reingeniería
Procesos críticos: Debe centrarse en los procesos
fundamentales del negocio y no en departamentos
funcionales como los de compras o marketing.
Liderazgo fuerte: Los gerentes deben ayudar a vencer
la resistencia aportando su poder de influencia en el
grado necesario para asegurar que el proyecto se
desarrolle dentro de un contexto estratégico.
Equipos multidisciplinarios: Constituido por
miembros de cada una de las áreas funcionales
afectadas por el cambio.
Requisitos para la aplicación de
Reingeniería
Tecnología de la información: En la mayoría de los
proyectos de reingeniería se diseñan procesos en
torno a flujos de información. Los “propietarios del
proceso” necesitan redes de información y tecnología
de computación para desempeñar mejor sus tareas.
Filosofía de “borrón y cuenta nueva”: Se deberá tener
en cuenta los objetivos de los clientes internos y
externos del proceso. La reingeniería empieza en el
futuro y va trabajando hacia atrás , sin las restricciones
de los enfoques actuales.
Requisitos para la aplicación de
Reingeniería
Análisisde los procesos: El equipo de reingeniería
debe conocer varias cosas acerca del proceso actual.
Debe examinar todos los procedimientos que
intervienen en el proceso, en toda la organización,
grabando cada paso, investigando por que se hace así
y eliminándolo después si no es verdaderamente
necesario. También es valiosa la información sobre la
posición relativa frente a la competencia, proceso por
proceso.
Limitaciones para aplicar
Reingeniería
No es sencillo ni se realiza
fácilmente.
No es apropiado para todos los
procesos o todas las
organizaciones.
Muchas empresas carecen de
tiempo y de los recursos
necesarios para aplicar un
enfoque radical de “borrón y
cuenta nueva”.
Mejoramiento de procesos
Es el estudio sistemático de
las actividades y los flujos de
cada proceso a fin de
mejorarlo.
Su propósito es entender los
procesos y desentrañar sus
detalles. Una vez que se ha
comprendido realmente un
proceso, es posible
mejorarlo.
Mejoramiento de procesos
Las técnicas básicas para analizar
procesos son: los diagramas de flujo y
las graficas de proceso.
Se busca mejoramiento de la
productividad en aspectos como
calidad, el tiempo de procesamiento,
los costos, los errores, la seguridad o
la puntualidad en la entrega.
Mejoramiento de procesos
Lamejora de procesos ha tenido mayor repercusión
cuando el proceso:
◦ Es lento en responder a los deseos del cliente.
◦ Origina demasiados problemas o errores en
relación con la calidad.
◦ Es costoso.
◦ Es cuello de botella y el trabajo se acumula en
espera de llegar al final.
◦ Conlleva trabajo desagradable , contaminación o
poco valor agregado.
Mejoramiento de procesos
Implicala división de un proceso en sus componentes
detallados. Para hacer esto, se debe plantear seis preguntas:
1. ¿Qué se está haciendo?
2. ¿Cuándo se hace?
3. ¿Quién lo está haciendo?
4. ¿Dónde se está haciendo?
5. ¿Cuánto tiempo requiere?
6. ¿Cómo se está haciendo?
Aunque la más importante es la pregunta ¿Por qué? ya que
esta invita a evaluar otras posibilidades de hacer las cosas.
Mejoramiento de procesos
Las respuestas a estas preguntas pueden ser
impugnadas si se plantea otra serie de preguntas:
◦ ¿Por qué?
◦ ¿Por qué se pone en práctica ese proceso?
◦ ¿Por qué se realiza en el lugar donde se realiza?
◦ ¿Por qué se realiza en el momento en el que se
realiza?
Este tipo de preguntas suele conducir con frecuencia a
respuestas creativas que representan avances
trascendentales en el diseño de procesos.
Mejoramiento de procesos
El analista debe someter a
una lluvia de ideas los
diferentes aspectos del
proceso, a fin de elaborar una
lista con el mayor número
posible de soluciones.
Ciertos elementos de trabajo
pueden simplificarse, algunos
procesos pueden eliminarse
por completo.
Mapa conceptual
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Resumen
Tanto la Reingeniería como la Mejora de Procesos
tienen como objetivo final mejorar la eficiencia de una
empresa, aumentar su productividad o conseguir
mayor calidad en sus productos y servicios.
La Reingeniería de Procesos es rediseñar
completamente un proceso empezando de cero.
La Mejora de Procesos es modificar los procesos
actuales.
ACTIVIDADES Y EVALUACIONES
Ver el video la historia del IPod1 y responder a las siguientes preguntas:
- ¿Qué proceso(s) críticos se analizó?
- ¿Quién asumió el liderazgo fuerte?
- ¿Qué equipos multidisciplinarios se conformaron?
- ¿En qué aspecto de la tecnología de la información se incidió?
- ¿En qué sentido se aplicó la filosofía de “borrón y cuenta nueva”?
- ¿Qué observó del aspecto análisis de procesos en el video?
1Video : www.youtube.com/watch?v=MLaiWyF5xM0
