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Documentos Organizacionales

Los documentos organizacionales incluyen cartas, memorandos, circulares, correos electrónicos y otros documentos generados dentro de una organización. La Norma GTC 185 de Colombia provee guías para la gestión documental con el fin de organizar y simplificar la presentación y manejo de comunicaciones impresas y electrónicas. Los diferentes tipos de documentos organizacionales como cartas, memorandos, circulares y actas deben seguir ciertas pautas de redacción y formato.

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Los documentos organizacionales incluyen cartas, memorandos, circulares, correos electrónicos y otros documentos generados dentro de una organización. La Norma GTC 185 de Colombia provee guías para la gestión documental con el fin de organizar y simplificar la presentación y manejo de comunicaciones impresas y electrónicas. Los diferentes tipos de documentos organizacionales como cartas, memorandos, circulares y actas deben seguir ciertas pautas de redacción y formato.

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DOCUMENTOS

ORGANIZACIONALE
S
MODALIDAD ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS
¿Qué son?
Los documentos organizacionales hacen referencia a
todos los documentos físicos y digitales que se
originen dentro de las funciones administrativas
dentro de una organización o empresa.
También se conocen como documentos comerciales.
Tipos de documentos
Cartas Actas
Memorandos Informes
Circulares Correos electrónicos
Constancias Sobres comerciales
Certificado
Hojas de vida
Norma GTC 185
Es la Guía Técnica Colombiana creada por el Instituto
Colombiano de Normas Técnicas y Certificación
(ICONTEC) y tiene como propósito brindar
herramientas que faciliten brindar la gestión
documental en las organizaciones, con el fin de
simplificar y organizar la presentación y el manejo de
las comunicaciones impresas y electrónicas.
La carta
Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre
organizaciones y personas naturales; igualmente, en las
relaciones entre las organizaciones y sus empleados, se
denomina oficio.
Debe tratar un solo tema.
Redactar de forma clara, concreta, precisa y concisa.
El memorando
Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir
información, orientaciones y pautas entre las dependencias
locales, regionales, nacionales e internacionales y las líneas de
coordinación jerárquica de la organización.
Circulares
Comunicación escrita de interés común, con el mismo
contenido o texto, dirigida a un grupo especifico de personas,
tanto interna como externa.

Debe tratar un solo tema.


Iniciar y finalizar con una frase de cortesía.
Actas
Expresan lo tratado en una reunión o situación especifica.
Son documentos que adquieren valor administrativo, legal,
jurídico e histórico desde el momento de su creación.
Se debe aclarar si la reunión de carácter ordinario o
extraordinario.
Se redactan siempre en tiempo pasado.
Certificado
Es un documento de carácter probatorio, publico o privado,
que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto
solemne (acontecimiento acompañado de formalidades
necesarias para la validez de un acto judicial, juramento,
ceremonia, norma y requiere registro notarial)
Constancia
Es un documento de carácter probatorio, que no requiere
solemnidad, puede ser personal.

Se debe usar tratamiento impersonal, respetuosa y cortés.


Se debe expedir siempre en original.

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