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Mapa Conceptual Archivo

Los archivos recopilan, conservan y difunden documentos ordenados y clasificados de una institución. Son importantes para cada dependencia de una empresa porque requieren conservar documentos de manera ordenada y archivados técnicamente para facilitar consultas. Los archivos son esenciales para la toma de decisiones, son testimonios de los hechos de una organización, y parte de su identidad e historia.

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Los archivos recopilan, conservan y difunden documentos ordenados y clasificados de una institución. Son importantes para cada dependencia de una empresa porque requieren conservar documentos de manera ordenada y archivados técnicamente para facilitar consultas. Los archivos son esenciales para la toma de decisiones, son testimonios de los hechos de una organización, y parte de su identidad e historia.

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ARCHIVO

OBJETIVOS Los archivos recopilan, conservan y difunden IMPORTANCIA


documentos ordenados y clasificados que produce una
institución, persona, con respecto a sus funciones o
actividades. Los archivos son importantes en cada una de las
• Constituir un centro de información dependencias de las empresas, ya que estas
disponible en todo momento para las requieren conservar los respectivos documentos
empresas.
CLASIFICACION de manera ordenada y deben ser archivados
técnicamente para facilitar la consulta.
• Asegurar la conservación de los
documentos generando la máxima
seguridad y evitar la perdida. Según su organización: CUALIDADES
Archivo Centralizado: Toda la información de la empresa se
• Satisfacer eficazmente las reúne en una sola oficina.
exigencias de consulta e información Archivo Descentralizado: Cada una de las dependencias es
de los documentos bien archivados responsable de recibir, despachar, archivar, y conservar la • Es imprescindible para la toma de decisiones.
y proporcionándolos de manera documentación.
oportuna. • Son testimonios de los hechos y obras de la
organización.
• Mantener en seguridad y reserva los
documentos legales como contratos, Según su uso: • Los archivos son parte esencial de la identidad
constitución empresariales y Archivo Activo: La información que conserva es consultada de la organización.
funcionamiento. permanentemente.
Archivo Semiactivo: Son constituido por documentos que ya • Los archivos son una herramienta indispensable
cumplieron su trámite pero que por razones legales siguen para la gestión administrativa.
vigentes.
Archivo Permanente: Contiene la información vital para la
compañía y laque va conformando su historia.
Según su ciclo vital:
Archivo de Gestión: Documentos generados en los
procesos de gestión administrativa. SERVICIOS
Archivo Intermedio: Documento cuya función es la gestión
de los documentos transferidos desde los archivos centrales
hasta su eliminación.
Archivo Histórico: Documento cuya función es la custodia Algunos servicios que los archivos
y conservación de los documentos calificados como de proporciona a las entidades son:
conservación permanente
• Gestión de transferencias de documentos.
• Préstamo administrativo de expedientes.
• Gestión de eliminaciones autorizadas.
Según su naturaleza:
• Asesoramiento sobre régimen de acceso y
Archivo Publico: Documentos de entidades que se derivan
consulta de documentos.
de un servicio público por entidades publicas o privadas.
• Asesoramiento técnico para la correcta
Archivo Privado: Documentos pertenecientes a personas
conservación y tratamiento archivístico de
naturales o jurídicas derivados de la prestación de sus
los documentos
servicios.

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