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Fisica

Las técnicas de archivo son esenciales para ordenar, clasificar y conservar documentos, facilitando su localización y protección. Existen diversos sistemas de archivo, como el alfabético, numérico, geográfico y por asunto, cada uno con sus propias características y aplicaciones. El sistema geográfico organiza documentos según la localización, siendo útil para empresas con sucursales y servicios públicos.

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Las técnicas de archivo son esenciales para ordenar, clasificar y conservar documentos, facilitando su localización y protección. Existen diversos sistemas de archivo, como el alfabético, numérico, geográfico y por asunto, cada uno con sus propias características y aplicaciones. El sistema geográfico organiza documentos según la localización, siendo útil para empresas con sucursales y servicios públicos.

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TECNICAS DE ARCHIVO

 Las técnicas de archivo son el proceso de ordenar, clasificar y conservar


adecuadamente los documentos en un lugar determinado a fin de localizarlos
fácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas y deterioros.
 Los documentos son colocados en un mismo orden debidamente clasificados
con el fin de facilitar su localización y manejo
 Representan la memoria de un negocio o la conservación de los documentos
ya que solo se guardan los documentos importantes.
SISTEMAS DE ARCHIVO

 SISTEMA DE ARCHIVO ALFABETICO


 SISTEMA DE ARCHIVO NUMERICO
 SISTEMA DE ARCHIVO GEOGRAFICO
 SISTEMA DE ARCHIVO POR ASUNTO
 SISTEMA DE ARCHIVO MISCELANEO
SISTEMA DE ARCHIVO GEOGRAFICO

 Es la organización de los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo


en cuenta su localización, es decir, agrupa a todos los corresponsales de un
mismo lugar, por orden alfabético.

Organización de los archivos geográficos:


 Guía alfabética
 Guía del país
 Subguía de ciudades
 Carpetas individuales
CUANDO SE UTILIZAN?

 Cuando las empresas poseen y  En empresas de servicios públicos


necesitan controlar sus sucursales y como luz, teléfono, gas, etc.
agencias, distribuidores,
 En compañías dedicadas a las
concesionarios, etc.
ventas por correo, editoriales,
 En instituciones cuyas ventas se empresas de transporte, etc.
organizan por áreas geográficas
Con este ejemplo se ilustra claramente un estricto
orden: La “C” que representa la letra bajo la cual se
clasifica el país. Luego viene el “País”, (Colombia)
“departamento del país” (Cauca), “ciudad del país”
(Popayán) y finalmente los clientes que pueden personas
naturales o jurídicas. También aplica para los pueblos
que se deben clasificar dentro del departamento.
VENTAJAS DESVENTAJAS

 Permite ordenar la documentación en  Además del nombre se debe trabajar


grandes grupos de acuerdo con las con un dato extra.
zonas geográficas, lo que hace
manejable el archivo muy extenso.  Requiere el uso de un tarjetero de
ordenación alfabética.
 Facilita la localización de
documentos.  Como está derivado del alfabético
hay que designar la ordenación para
 La documentación queda clasificada los nombres compuestos, y requiere
por grupos fácilmente identificables, que se deje una marca cuando se
de acuerdo con la población, toman los documentos.
provincia y comunidad.
 No resulta adecuado para archivos
 No necesita ni índices ni fichas voluminosos.
complementarias.
 Es muy útil para las empresas que
disponen de una organización
geográfica o por zonas.
 Puede combinarse con otros criterios
como el numérico o cronológico.
SISTEMA DE ARCHIVO POR ASUNTO

 Es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y no por nombres


de personas, compañías o lugares. Estos se establecen por guias y carpetas, o
guias y tarjetas, lo mismo que los archivos de correspondencia o de tarjetas
alfabéticos.

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