DOCUMENTOS

COMERCIALES
 DOCUMENTOS COMERCIALES
• DOCUMENTO: Escrito que prueba o acredita
una cosa.

• DOCUMENTOS COMERCIALES: Son las

constancias escritas de cada una de las
operaciones realizadas por la empresa.
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En la primera etapa del sistema de información
contable, el soporte de entrada es un
comprobante.
El mismo “COMPRUEBA” que la transacción
realizada por la empresa EXISTE y RESPALDA el
registro efectuado en los libros del comercio.
Los documentos se presentan generalmente en
talonarios, numerados, con duplicados, en textos
ya impresos con determinados datos y espacios
en blanco para completar de acuerdo con cada
circunstancia.
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Se confeccionan por duplicado o triplicado,
para que cada una de las personas que
intervienen en la operación tenga su ejemplar.
Están numerados para evitar la desaparición
de alguno de ellos.
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La documentación es de vital importancia en
la vida comercial ya que es utilizada
especialmente para:
a) comprobar la operación realizada;
b) control de la empresa;
c) servir de base para el registro contable al
que respaldan;
d) ser utilizados como medio de prueba en
juicios y en inspecciones fiscales.
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Dada su importancia los documentos
comerciales deben ser conservados por la
empresa durante 10 años (según el Cód. Civil y
Comercial), contados a partir de su fecha de
emisión (confección). Se conservan en
archivos ordenados por fecha o con otros
criterios.
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Existen ciertos requisitos que son comunes a casi
todos los documentos:
a) Emisión por duplicado (como mínimo).
b) Fecha de emisión.
c) Nombre del documento.
d) Número del documento (numeración
correlativa y preimpresa).
e) Datos de las personas que intervienen en la
operación.
Comprador y vendedor (una factura).
Deudor y Acreedor (un pagaré).
Propietario e inquilino (un recibo).
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CLASES DE DOCUENTOS COMERCIALES:
DOCUMENTACION INTERNA Y EXTERNA.
Muchos comprobantes se generan dentro de la
propia empresa y respaldan diferentes hechos
que ocurren en el ámbito interno de la
organización.

Estos contienen información que no trascienden

fuera de la empresa y solo surten efectos
internos, aunque podrían indirectamente generar
hechos que deriven en situaciones relacionadas
con terceros relacionados con la empresa.
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Son ejemplos de comprobantes internos, los
partes de producción, las órdenes de pago, las
diferentes autorizaciones internas, y cualquier
comprobante generado en la propia empresa
que surta efectos dentro de la misma.
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• DESCRIPCIÓN DE LAS OPERACIONES TÍPICAS
DE UNA EMPRESA COMERCIAL :
En una empresa comercial, existen
operaciones que determinan un ciclo que
comienza con la compra de las mercaderías y
finaliza con la cobranza de las ventas. De tal
manera que podríamos graficarlo de la
siguiente manera:
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• Comprar mercaderías
• Efectuar el pago de dicha compra
• Vender los productos
• Cobrar el importe correspondiente a dicha
venta
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La función de compras:
Comprar consiste en hacer llegar a quien lo
solicite las materias primas, mercaderías y
demás insumos en función de las necesidades
de aprovisionamiento. Dentro de esta función
intervienen diferentes comprobantes de uso
interno como de uso externo.
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• Solicitud de compra: Es un comprobante de
uso interno que confecciona el sector que
solicita la adquisición de los elementos. No
posee un formato predefinido, pues lo diseña
la empresa en función de sus necesidades, y
con la cantidad de copias necesarias para
dejar constancia de la solicitud.
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Es importante destacar que en la emisión de
estos comprobantes figuren espacios
suficientes para dejar constancias a través de
la firma, quien es el responsable del área que
efectúa el pedido y quien recibe tal solicitud
en el área de compras.
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• Pedido de cotización: Se trata de una solicitud
que emite la empresa y envía a los
proveedores solicitando la cotización de
determinados productos, en el mismo deben
figurar las cuestiones referentes a fechas de
entrega, condiciones de pago, cantidades de
producto etc.
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Generalmente tiene un formato de nota
simple. También puede presentar un formato
predeterminado con la leyenda “Solicitud de
Cotización”, “Documento no válido como
factura”.
El comprobante que emitirá el proveedor
deberá contener la inscripción “Documento
no valido como factura”. En algunos casos
también se lo conoce como cotización.
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Orden de compra: Se trata de un
comprobante confeccionado por la empresa y
enviado al proveedor elegido para efectuar la
compra de los materiales requeridos. La
leyenda de este comprobante deberá
contener la denominación “Orden de compra”
y la expresión, “Documento no válido como
factura”.
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El original de este comprobante es enviado al
proveedor elegido y la misma deberá ser
aceptada para concretar la operación
correspondiente.
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Informe de Recepción: Es el comprobante de uso
interno que confecciona el sector de recepción al
controlar que los materiales recibidos
corresponden a lo requerido según la orden de
compra.
Las copias de este comprobante tendrán
diferentes destinos. Siendo estos el
departamento de compras, el sector que efectuó
el pedido y el propio sector de recepción
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LA FACTURA:
Cuando las condiciones de la operación han
sido aceptadas por ambas partes, comprador
y vendedor respectivamente, se confecciona
el comprobante conocido como factura.
En dicho comprobante se incluyen
fundamentalmente las características de la
operación esto es:
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• Fecha de la operación
• Condición frente al IVA del comprador
• Detalle de los productos
• Valor unitario
• Valor total
• Condiciones de pago
• Número de CUIT del comprador
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Esta información debe ser completada al
momento de confeccionar la factura, debiendo
existir una serie de datos preimpresos en el
comprobante, que corresponden al emisor del
comprobante, que en este caso se trata del
vendedor.
Los datos preimpresos deberán ser los siguientes:
Nombre de la empresa
Domicilio
Condición frente al IVA
Numero de factura
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• Letra correspondiente según la condición del
comprador y vendedor respectivamente
• Información correspondiente a la empresa
gráfica que confecciono el comprobante
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La letra correspondiente a la emisión de facturas
está establecida según los siguientes supuestos:
Responsable Inscripto que vende a otro
Responsable Inscripto deberá confeccionar una
factura que lleve impresa la letra “A”.
X. responsable inscripto se utiliza con referencia
a la persona que forma parte del Régimen
General impositivo. La figura del responsable
inscripto está orientada a los trabajadores
autónomos y a los empleadores
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• Si un Responsable Inscripto vende a un
Consumidor Final, o a un monotributista, no
responsable o responsable exento deberá
facturar con la letra “B”
• Los monotributistas, no responsables o
responsables exentos siempre facturarán
utilizando la letra “C” sea cual fuere el
comprador en cuestión
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• En las facturas de tipo “B” y “ C “no se discrimina
el IVA contenido en las operaciones mientras que
en las facturas de tipo “ A “ deber figurar el valor
de la operación, el IVA correspondiente y el total
de la operación.
El IVA se incluye en el precio de los bienes
facturados.
Formas de emisión

• Original: para el comprador.

• Duplicado: para el vendedor.
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• La condición del vendedor frente al IVA
El vendedor puede adoptar diferentes situaciones
respecto a su condición frente al fisco en el
IMPUESTO AL VALOR AGREGADO.
Esto estará determinado por situaciones que
plantean las diferentes normas impositivas,
siendo las más habituales las de:
RESPONSABLE INSCRIPTO
MONOTRIBUTISTA
EXENTO
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En el caso que el vendedor adopte la
condición de responsable inscripto deberá
facturar con la letra “A” o “B” preimpresa en
los comprobantes que emita según sea la
condición del comprador frente al IVA. En este
caso deberá presentar declaraciones juradas
mensuales, informando el detalle mensual de
las operaciones efectuadas, junto con otras
consideraciones impositivas.
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• CONCEPTO DE MONOTRIBUTISTA:
Las normas impositivas prevén para los
pequeños contribuyentes un régimen
simplificado de tributación que consiste en un
pago fijo mensual que incluye los impuestos al
valor agregado, a las ganancias y el
componente previsional.
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El valor del pago mensual está determinado
por una tabla en la que el contribuyente se
ubicará en función de diferentes parámetros
(metros cuadrados destinados a la actividad,
consumo de energía eléctrica, etc.) para
determinar cuál es la categoría que le
corresponde.
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• El monotributista facturará siempre, sea cual
fuere la condición del comprador, en
comprobantes preimpresos que contengan la
letra “C”.
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• CONCEPTO DE CUIT

La sigla CUIT significa CLAVE ÚNICA DE

IDENTIFICACIÓN TRIBUTARIA. Es el número de
identificación fiscal, que poseen los
contribuyentes y en su estructura de armado
figuran tres partes
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La primera parte estará determinando por un
número que representará si se trata de una
persona física o de una empresa etc. La
segunda está determinando el número de
documento de identidad si es una persona
física y en el caso de una empresa su número
de identificación previsional, y el tercer sector
está determinado por un número denominado
digito verificador.
• Cuál es la diferencia con el “Ticket”?

Tanto el “ticket” como el “ticket factura” tienen

validez fiscal si son emitidos por controladores
fiscales homologados por AFIP (deben tener al
pie en letra cursiva la leyenda “CF DGI”) si el
ticket o ticket factura no tienen esa leyenda NO
tiene validez fiscal.
• El ticket común se emite mediante
controladores fiscales a consumidores finales,
ejemplo en una panadería, un kiosco, etc.
• El ticket factura si bien es emitido por un
controlador fiscal, hace las veces de factura, es
decir cumple con todos los requisitos de la
misma. Puede extenderse tanto a consumidores
finales, exentos, monotributistas (ticket factura
B); o bien a responsables inscriptos (ticket factura
A).
• El uso de ticket o ticket factura se da
generalmente en los comercios que realizan
ventas muy masivas, ejemplo un supermercado,
una estación de servicios.
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REMITO:

El proveedor que remite la mercadería debe

tener alguna constancia de que la misma fue
recibida, por ello acompaña el envío de la
misma con un formulario denominado Remito
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La persona o empresa que recibe los
productos firma el comprobante en señal de
que los ha recibido y, si en un tiempo
prudencial (por ejemplo: 48 hs.) no hace
objeciones, el proveedor está en condiciones
de exigir el pago de la factura dentro de las
condiciones estipuladas en la Orden de
Compra.
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Se confecciona, como mínimo, por duplicado:

- Original: Lo conserva el comprador.

- Duplicado: Retorna firmado al proveedor
como constancia de la entrega.
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El remito no suele llevar el precio, sólo se
especifican las cantidades y detalle de la
mercadería, esto responde a normas de
control interno en las que se procura la
seguridad en el traslado de los bienes.
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• NOTAS DE DÉBITO Y NOTAS DE CRÉDITO
Las notas de débito son comprobantes que envía
el proveedor al cliente para informarle que su
deuda se ha incrementado por el motivo que se
detalla en el mismo.
Estos motivos entre otros pueden ser los
siguientes:
• Errores de facturación
• Cálculo de intereses
• Gastos varios incorporados a la operación
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• Las notas de Crédito son comprobantes que
envía el proveedor al cliente para comunicarle
que su deuda ha disminuido por alguno de los
motivos que se allí se detallan.
Algunos de estos motivos pueden ser:
• Errores de facturación
• Descuentos omitidos
• Devoluciones efectuadas por el cliente
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Tanto las notas de crédito como las notas de
débito poseen igual formato que las facturas y
surten los mismos efectos impositivos. Si a un
cliente se le ha facturado con la letra “B” y
corresponde enviarle una nota de débito, ésta
tendrá las mismas características, es decir
también será emitida con la letra “B”
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• EL RECIBO
El Recibo representa la constancia de haber
efectuado un pago, ya sea en dinero en efectivo o
en cheques.
Las copias de dicho comprobante tienen el
siguiente destino:
- Original: Es entregado a la persona o empresa
que entrega el dinero o valores.

- Duplicado: Queda en poder de quien ha recibido

dicho importe.
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• Importancia

• Comprador: es un medio de prueba, certifica

que pagó. Además le sirve como medio de
registro y control de la salida o egreso de
dinero u otros bienes.
• Vendedor: medio de registración y control de
los ingresos de dinero u otros bienes.
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• Clases de Recibos

• De Sueldos y Jornales.
• De Alquileres.
• De Cancelación de facturas y Notas de Débito.
• Otros.
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Datos que no pueden faltar en la confección de un
recibo:

• lugar y fecha de emisión,

• la palabra RECIBÍ o RECIBO,
• el nombre de la persona que paga,
• el monto o cantidad que se recibe en números y letras,
• la forma en que se recibe el pago (efectivo, cheque,
mercaderías, etc.),
• motivo del pago,
• firma y aclaración de la persona que recibe el pago.