MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

(MAPRO)

• El manual de procedimientos es un documento orientado a

describir detalladamente

• Las acciones operativas necesarias para la ejecución de un

tramite o servicio de la Empresa o institución

• Dentro de sus objetivos están el establecer estándares de flujo

y tiempo, permite el costeo

• De procedimientos y estimar el numero de personal necesario

en cada órgano, área o proceso
¿QUÉ ES MAPRO EN LA ADMINISTRACIÓN?

Es un documento de gestión que describe en forma

pormenorizada y secuencial las operaciones que se
sigue en la ejecución de los procedimientos en cada
órgano funcional de una Entidad.

Para organizar una empresa, se

necesitan tres instrumentos: (1)
un Manual de Organización y
Funciones (MOF), (2) un
Manual de Procesos (MAPRO)
y (3) que estos documentos
anteriores estén basados en un
planeamiento estratégico
UTILIDAD E IMPORTANCIA
DEL MAPRO
 UTILIDAD DEL MAPRO
Ayuda a comprender el manejo interno
lo cual concierne la explicación de
tareas, ubicación, requerimientos y a los
puestos responsables de su ejecución.

Apoya en la inducción del

puesto, adiestramiento y capacitación
del personal ya que describe las tareas de los
puestos de forma minuciosa de cada área y en
especifico de los puestos.
1. Ayuda a la simplificación de las actividades como análisis
de tiempos, delegación de autoridad, etc.
2. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas
de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
3. Facilita las labores de auditoria, evaluación del control
interno y su evaluación.
4. Aumenta la eficiencia de los trabajadores , guiándoles lo
que deben hacer y cómo deben hacerlo.
5. Ayuda a la coordinación de actividades y evitar
duplicidades.
 Importancia del MAPRO
Un Manual de Procedimientos bien hecho , va a permitir al
funcionario de la institución o empresa conocer claramente
qué debe hacer, cómo, cuándo y dónde debe hacerlo,
conociendo también los recursos y requisitos necesarios para
realizar una determinada tarea.

Es de suma importancia contar manual de

procesos en la organización que especifique
cada una de las actividades que se llevan a
cabo.
 Tiene que haber un equipo técnico que
Tiene que estar definida claramente facilite este proceso, pero tiene que tener la
la estrategia de cada sector. participación

Personas con toma de Personas que viven y

decisiones para cambios realizan el día a día con
estos procesos
 La Alta Dirección tiene que estar Convocar a todo el personal a
Finalmente crear una
comprometida y dar seguimiento participar a través de
estrategia de implantación
a este manual y a los cambios que propuestas de mejora en los
de los procesos resultantes.
pueda generar procesos.

Debe utilizar herramientas para el

monitoreo, seguimiento y logro de
resultados
 COMPOSICION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

LAS FICHAS DE CADA UNO DE LOS

El Mapa de Procesos PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

Es la representación gráfica de Donde se definen los pasos a seguir

los procesos y sus interrelaciones para la realización de servicios,
en la organización, el mapa de acciones estratégicas y acciones de
procesos de Función Pública soporte de la institución. Es un
refleja la transformación de la documento donde se recogen los
necesidad o requerimiento de principales componentes
los grupos de valor en productos
del proceso. Ayuda a catalogar
o servicios de calidad, que
todos los procesos que operan en
buscan el mejoramiento de las
Entidades la organización aclarando su papel
Presentación de la propuesta del
Manual de Procedimientos
Para entregar la propuesta del manual de Procedimientos es necesario
redactar un informe que contenga los siguientes elementos:

INTRODUCCION PARTE PRINCIPAL

Es el resumen O CUERPO
CONCLUSIONES APENDICES
del propósito, Sección donde se
Y O
enfoque, anotan los hechos
RECOMENDACIONES ANEXOS
limitaciones y justificaciones y
plan de trabajo argumentaciones
ACCIONES DE IMPLANTACIÓN DEL
MANUAL
Para la implantación de un
manual de procedimientos es
necesario elaborar un
programa de presentación y en
base a ello organizar y realizar
charlas, foros de decisión y
seminarios. Además se pueden
hacer reuniones s de
sensibilización al personal para
contar con su colaboración
Acciones de
implantación
PROCEDIMIENTO
Y
EVALUACION
PRESENTACIÓN DEL PROYECTO
a) PARTICIPANTES
• Para depurar el contenido del proyecto, afinar sus parámetros y determinar su viabilidad operativa, es recomendable
presentarlo a:
• Área que intervendrá directamente en su aplicación, por lo cual tienen la obligación de conocer el proyecto en forma
detallada.
• Áreas afectadas por la implantación del proyecto, ya que tendrán que cambiar o adecuarse.
• Área responsable del manejo de los recursos económicos, para cuantificar el costo del proyecto en forma más específica.
b) RESPONSABLE DE SU AUTORIZACIÓN
• el proyecto debe presentarse al titular de la organización o de la unidad administrativa responsable de su ejecución, para su
aprobación.
• Una vez autorizado, el responsable debe hacer del conocimiento de todos los niveles jerárquicos la intención que tiene la
organización de elaborar el manual, resaltando los beneficios que de este esfuerzo se obtendrán, a fin de que todos brinden su
apoyo durante el desarrollo del trabajo. Sin este requisito, la labor de integración del manual se vería seriamente dificultada.

C) CAPTACIÓN DE LA INFORMACIÓN
• Como primer paso de esta etapa se debe obtener una lista del personal que va a participar en el levantamiento de la misma,
considerando la magnitud y especificaciones del trabajo.
1. a) Capacitación del personal
2. b) Levantamiento de la información
3. D) Integración de la información
• D) Integración de la información
F) PREPARACIÓN DEL PROYECTO DEL MANUAL
a) Cómo clasificar la información a) VALIDACION
b) Areas para agrupar la informacion b) La información verificada de cada área o unidad administrativa deberá presentarse a la
persona entrevistada para que firme de conformidad en un espacio específico para
Se toma en cuenta los siguientes aspectos:
este objetivo; debe verificar que la información esté completa y comprensible
b) ESTRUCTURACIÒN
Objetivos Una vez que se reúne la información revisada y firmada por cada área, los involucrados en
la presentación del manual deben reunirse para compaginar e integrar el proyecto final del
Estructura orgánica Normas y políticas administrativas
manual.
Funciones G) FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES
Procedimientos a) TIPOS DE RECOMENDACIONES
De mantenimiento: preservación general de la misma estructura orgánica, funciones,
Instrumentos jurídico-administrativos
sistemas, procedimientos, personal y formas.
Equipo De eliminación: supresión de sistemas, reemplazo de formas, registros e informes,
Condiciones de trabajo eliminación total o parcial de procedimientos
De adición: introducción de un nuevo sistema
Ambiente laboral b) ELABORACIÓN DEL INFORME
E) ANÁLISIS DE LA INFORMACIÒN Para entregar los resultados del estudio es necesario redactar un informe, en el que además
Un enfoque muy eficaz en el momento del análisis de los datos de exponer las razones que llevaron a obtenerlos, incorpore la información estratégica del
consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera proyecto que le permita a la alta dirección la toma de decisiones oportuna y correcta.
sistemática seis cuestionarios fundamentales:

¿Qué trabajo se hace?

¿Para qué se hace?
¿Quién lo hace?
¿Cómo se hace?
¿Con qué se hace?
¿Cuándo se hace?
• H) PRESENTACIÓN DEL MANUAL PARA SU APROBACIÓN I) REPRODUCCIÓN DEL MANUAL
Utilizar formatos intercambiables, a fin de facilitar su revisión y actualización.
a) A los niveles directivos Que los formatos sean de 28x21 cm (tamaño carta).
El documento síntesis puede subdividirse en el siguiente Las gráficas o cuadros que por necesidad sobrepasen el tamaño carta, serán
capitulado: dobladas hasta lograr esta dimensión.
Utilizar el método de reproducción en una sola cara de las hojas.
Introducción: breve descripción de las causas que generaron Procurar que la división en apartados, capítulos, áreas y/o secciones queden
la necesidad separados por divisiones, las cuales presenten impreso este nombre.
Que todo el documento quede integrado por carátula, portada, índice o
Análisis de la estructura organizacional: exposición de la
contenido, introducción y cuerpo.
génesis y desarrollo de la organización
J) IMPLANTACIÓN DEL MANUAL
Propuestas de mejoramiento: presentación de alternativas La implantación del manual representa el momento crucial para traducir en
de acción para la organización agnóstico de la situación forma tangible las propuestas y recomendaciones en acciones específicas para
actual: definición de las causas y/o problemas elevar la productividad, mejorar la coordinación, agilizar el trabajo y
homogeneizar el conocimiento de la dinámica y componentes organizacionales.
Estrategia de implantación: explicación de los pasos
sucesivos o etapas previstas
Seguimiento, control y evaluación: precisión de los
mecanismos de información
 K) REVISIÓN Y ACTUALIZACIÒN
a) MÉTODOS DE IMPLANTACIÓN La utilidad de los manuales administrativos radica en la
Método instantáneo. Generalmente es el mas veracidad de la información que contienen, por lo que se
utilizado, ya que la decisión de preparar hace necesario mantenerlos permanentemente actualizados
manuales administrativos-en la mayoría de los por medio de revisiones periódicas. Para ello es conveniente:
casos- proviene de los más altos niveles de la Evaluar en forma sistemática las medidas de mejoramiento
estructura de una organización, lo cual les administrativo derivadas de la implantación del manual, así
confiere una naturaleza o validez casi como los cambios operativos que se realicen en la
obligatoria. organización.
Establecer en calendario para la actualización del manual
Método de implantación en paralelo. Cuando Designar un responsable para la atención de esta función.
se trata de manuales de amplia cobertura, a) MECANISMOS DE INFORMACIÓN
que implican el manejo de mucha información Son aquellos que ponen en práctica con la finalidad de
b) ACCIONES DE IMPLANTACIÓN DEL MANUAL establecer los flujos adecuados par que la información
administrativa, tanto de implantación de mejoras como
Para dar a conocer el manual es conveniente
definir un programa para su presentación y respuestas a desviaciones, pueda llegar con agilidad y
que, con base en las acciones que para este claridad a las áreas y niveles que las necesiten.
efecto se establezcan, se proceda a celebrar Para ese efecto, se debe aprovechar la infraestructura
platicas, seminarios, foros de decisión y instalada, utilizando servicios del grupo técnico responsable
cualquier otro tipo de evento de esta de la elaboración del manual.
naturaleza.
¿Cómo elaborar un
Mapro?
1. ¿Cuál es el
¿Qué, quién,
procedimiento que
cómo, cuándo,
se va a analizar? ANÁLISIS
dónde, por
2. ¿Dónde inicia? Del
1. Investigación qué?
3. ¿Dónde termina? Procedimiento
Documental
2. Entrevista Directa
3. Observación de
Campo
a. Eliminar
ANÁLISIS b. Combinar
De la
Información c. Cambiar
DELIMITACIÓN d. Mejorar
Del Procedimiento BUSCAR e. Mantener
Información
 CONTENIDO DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS (MAPRO)

introducción índice Datos Datos del

generales procedimiento

 Objetivo  Nombre del procedimiento

Explicación sobre el  Alcance  Base legal
Relación de los
documento , su  Aprobación y  Requisitos
capítulos y
contenido , objeto , actualización  Etapas del procedimiento
paginas que
áreas de aplicación e  Instrucciones
forman parte
importancia de su  Duración
del documento.
revisión y  Diagramación
actualización .  Formularios
 Glosario de términos
 CARACTERÍSTICAS
Es un documento descriptivo, organizado y bien estructurado en
función normativa, de tipo instructivo e informativo.

Contiene en forma muy detallada de todos los movimientos que

conduce a la ejecución de los procesos y generados para el
cumplimiento laboral de las funciones .

La descripción de los procedimientos deberá preservar la

relación en los respectivos dispositivos legales y/o
administrativos que regulan el funcionamiento de la organización

Permite conocer el funcionamiento interno de las tareas por lo

que respecta a descripción de tareas , ubicación, requerimientos
y a los puestos responsables de su ejecución .
ESTRUCTURA DE UN
MAPRO
VI DIAGRAMACION
Criterios de
evaluación
Criterios de evaluación Si No

Nombre del procedimiento X

Finalidad X

Base Legal X

Requisitos X

Etapas del procedimiento X

Instrucciones y duración X

Diagramacion X

Formularios X

Glosario de términos X
 REVISION Y ACTUALIZACION DEL
MAPRO
Los responsables de la formulación y actualización del MAPRO:
• La oficinas general de planificación y presupuesto, través de la
oficina de planificación y modernización de la gestión , es la
encargada de planear , coordinar , conducir ,actualizar y
brindar asistencia técnica en la formulación y actualización de
MAPROS.
• El MAPRO por ser un instrumento de gestión, que guía en el
quehacer diario del personal del MEF, debe mantenerse
actualizado y esto a través de revisiones periódicas , y esto
debe ser hecho por los dueños de los procesos , que permiten
su evaluación .
Actualización DEL MAPRO

El MAPRO

debe ser actualizado en los siguientes casos

Cuando se Cuando se Como

Por reorganización
aprueben o generen consecuencia de
o reestructuración
modifiquen cambios la labor de
orgánica funcional
disposiciones tecnológicos y seguimiento,
del órgano que
que afecten el de sistemas control y
corresponda
desarrollo del que afecten los evaluación
procedimiento procedimiento
establecido s
CONCLUSIONES
• EL MAPRO es un instrumento de gestión, y por ello debe estar
bien definida la estrategia ,debemos contar con un equipo
técnico adecuado, que nos facilite este proceso , para ello
debemos contar con la participación de las personas.
• La alta dirección tiene que estar comprometida a dar un
seguimiento , periódico a los cambios que generara el MAPRO.
• Convocar a todo el personal a participar a través de propuestas
de mejora en los procesos.
• Hacer un análisis costo beneficio de los cambios propuestos.