CONCEPTOS ARCHIVISTICOS

BÁSICOS
 ESTADO DE LA
DOCUMENTACIÓN

FONDOS ACUMULADOS

Corresponden a totalidad de los documentos que

reposan en los diferentes lugares de
almacenamiento, los cuales se han producido y
guardado en la entidad en el transcurso de su vida
institucional, sin ningún criterio archivístico de
organización y con pocas posibilidades de ser
fuente de información y de consulta eficiente.
 SOLUCIÓN A LOS
FONDOS ACUMULADOS
CONCENTRACIÓN DOCUMENTAL PARA LA
CREACIÓN DEL ARCHIVO TOTAL

• Se realizará la concentración de la totalidad de la

documentación con miras al levantamiento de las
Tablas de Retención Documental.

LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO DE LA

DOCUMENTACIÓN DE HISTORIAS LABORALES
FUNCIONES DEL ARCHIVO

 Unificar criterios sobre:

 Métodos de organización de los fondos
documentales
Sistemas de codificación y clasificación usados
dentro de la Secretaria
La creación de mecanismos de acción que
propenden a la conservación documental
El mantenimiento y seguridad de los fondos
documentales.
FUNCIONES DEL ARCHIVO...

 Realizar el análisis de documentos,

procedencia, contenidos y custodia.
 Definir las unidades y el sistema de
almacenamiento.
 Creación y prestación de los servicios del
Archivo.
 Establecer la normatividad y procesos de
uso de la documentación en custodia.
FUNCIONES DEL ARCHIVO...

 Rediseño de Servicios de información.

 Creación de nuevos servicios:

Capacitación al personal de la
Secretaria en cuanto al manejo,
organización y control de la
documentación que a diario manejan.
FUNCIONES DEL ARCHIVO...

 Realizar el control de la producción

documental en lo relacionado a:

La Elaboración de nuevos formatos de

usos dentro de la Secretaria.
La selección de los tipos de papeles a usar
según la conservación documental.
La definición de la Información contenida
en los formatos y su uso.
FUNCIONES DEL ARCHIVO...

 Realizar el control de la producción

documental en lo relacionado a:

La definición de la Información contenida en

los nuevos formatos y su uso.
La disposición final del documento.
La definición de uso, manejo y cantidad de
copias generadas por documento.
El establecimiento de vigencias
administrativas y valores documentales.
ORGANIZACIÓN Base para la toma de
DE LOS decisiones en la
Administración:
ARCHIVOS Gestión y Control

Para los
ciudadanos

Para la ciencia
la investigación
y la cultura
CONCEPTOS ARCHIVISTICOS BÁSICOS
DESDE
LA LEY 594 DE 2000

 Qué es un ARCHIVO
 Qué es un Archivo Público
 Qué es Archivo Total
 Qué es Gestión Documental
 Qué es Soporte Documental
 Qué es Documento Original
ARCHIVO
Conjunto de
Documentos, Acumulados en
sea cual un proceso
fuere su natural por una
fecha, forma persona o
entidad pública
y soporte
o privada, en el
material transcurso de su
gestión
ARCHIVO
PUBLICO
Conjunto de documentos
pertenecientes a
entidades oficiales y
aquellos que se derivan
de la prestación de un
Servicio Público por
entidades privadas
ARCHIVO
TOTAL
Concepto que hace
referencia al proceso
integral de los
documentos en su Ciclo
Vital.
 GESTIÓN
DOCUMENTA
L
Conjunto actividades
administrativas y técnicas
tendientes a la planificación,
manejo y organización de la
documentación producida y
recibida por las entidades, desde su
origen hasta su destino final con el
objeto de facilitar su utilización y
Conservación.
 SOPORTE
DOCUMENTAL
Medios en los
cuales se
contiene Además de los
información, archivos en papel
según los existen los Archivos
materiales audiovisuales,
empleados. fotográficos,
fílmicos,
informáticos, orales
y sonoros.
 PRINCIPIOS GENERALES
DE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA

Finalidad de los Importancia de

los Archivos Responsabilidad
Archivo
Disponer de la Administración Los servidores
Documentación son soporte públicos son
 ORGANIZADA fundamental en la responsables de
 Con miras a la toma de la organización,
RECUPERACIÓN decisiones y conservación,
para su USO cumplida su uso y manejo
ADMINISTRA- vigencia [Link] de los
valor es documentos.
TIVO patrimonial y
Cultural.
 PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
Los principios que rigen la organización
de los fondos documentales:

 PROCEDENCIA •ORDEN ORIGINAL

Cada documento Es mantener el
debe conservarse orden interno de
en el fondo cada fondo
documental al que manteniendo la
naturalmente estructura que tuvo
pertenece. durante el servicio
activo.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO
GESTIÓN CENTRAL HISTÓRICO
Documentación Documentación Documentación
Activa Semi-activa Inactiva

Valores Valores
Primarios secundarios

Administrativo Histórico
Legal Cultural
Fiscal Investigación
Contable Científico
Técnico
 Definiciones del
Valor Primario

 Es el que tienen los documentos a lo largo de

la primera y segunda fases del Ciclo Vital, es
decir, durante la tramitación, la vigencia y el
plazo precaucional.

Mientras sirven a la Institución, por ende este

valor es transitorio.
 Aspectos o Facetas del
Valor Primario

Administrativ Legal Contable

oEs análogo al
Todo doc. tiene Existe en los
valor Legal, pero un valor Legal: documentos
solo para el •Los doc. que que expresan
ámbito interno de afecten a la un movimiento
la Institución. organización en de Dinero.
Poseen éste valor su orden
mientras general.
sustentan esos •Los doc.
derechos y testimoniales.
obligaciones. •De contratos.
 TABLAS DE VALORACIÓN
DOCUMENTAL TVD

Reglamento General de Archivos, Art. 19: Cada

entidad establecerá un Comité de Archivo,
legalizado mediante el acto administrativo
correspondiente, como un grupo encargado de
definir las políticas, los programas de trabajo y de
la toma de decisiones en los procesos
administrativos y técnicos de los archivos.

ES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL DE LAS

TVD SEA REAIZADO POR
EL COMITÉ DE ARCHIVO
 TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL TRD

El Decreto No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula el

procedimiento para la elaboración y aplicación de
Tablas de Retención y Transferencia Documental.

CONCEPTO

LISTADO DE SERIES CON SUS CORRESPONDIENTES TIPOS

DOCUMENTALES, A LAS CUALES SE LES ASIGNA TIEMPO
DE PERMANENCIA EN CADA ETAPA DEL CICLO VITAL DE
LOS DOCUMENTOS.
 República de Colombia
Archivo General de La Nación
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
Hoja Nº_____de_____
Entidad Remitente: ____________________________
Entidad Productora: ____________________________ REGISTRO DE ENTRADA

Unidad Administrativa: ___________________________ AÑO MES DIA NT

Oficina Productora: ____________________________
Objeto: ____________________________
NT: NUMERO DE TRANSFERENCIAS

FECHAS
UNIDAD DE CONSERVACION FRECUENCIA
EXTREMAS
Nº de NOMBRE DE LA SERIES, Nº DE DE
Orden CODIGO SUBSERIES O ASUNTOS Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro/Nº FOLIOS SOPORTE CONSULTA NOTAS

Elaborado por:_____________________________ Entregado por_____________________________

Cargo:____________________________________ Cargo:___________________________________
Firma:____________________________________ Firma:___________________________________
Lugar:____________________Fecha___________ Lugar:_________________Fecha_____________

Recibido por:_____________________________
Cargo:___________________________________
Firma___________________________________
Lugar:____________________Fecha__________
 SISTEMA NACIONAL DE
INFORMACIÓN
Lo integran:
•ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
•LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES
OFICIALES EN LOS NIVELES (Territorial)

CUALES SON SUS FUNCIONES

•BUSCAR LA MODERNIZACIÓN Y
HOMOGENIZACIÓN METODOLÓGICA EN
LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA
(COOPERACIÓN E INTEGRACIÓN).
 SISTEMA NACIONAL DE
INFORMACIÓN

QUE ES
Es el conjunto de Instituciones archivisticas
articuladas entre sí

CUALES SON SUS FUNCIONES

LEY 594 DE 2000
 QUE REGULA
QUIEN LA EMITE
 CATEGORIZACION DE LOS
ARCHIVOS

POR JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA

SE CLASIFICAN EN:

• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

• ARCHIVO GENERAL DE L DEPARTAMENTO
• ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO
• ARCHIVO GENERAL DEL DISTRITO
 CATEGORIZACION DE LOS
ARCHIVOS
LOS TERRITORIALES SE CLASIFICAN EN:

• ARCHIVOS DE ENTIDADES DEL ORDEN:

•NACIONAL
•DEPARTAMENTAL
•DISTRITAL
•METROPOLITANO
•MUNICIPAL
•LOCAL
•Archivos de nuevas entidades creadas por
Ley.
•Archivos indígenas según la disposición de la
LEY.
 CATEGORIZACION DE LOS
ARCHIVOS

SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DEL ESTADO SE

CLASIFICAN EN:

• ARCHIVOS DE LA RAMA EJECUTIVA

• ARCHIVOS DE LA RAMA LEGISLATIVA
• ARCHIVOS DE LA RAMA JUDICIAL
• ARCHIVOS DE LOS ORGANISMOS DE
CONTROL
• ARCHIVOS DE LS ORGANISMOS AUTÓNOMOS
 ADMINISTRACIÓN
DE LOS ARCHIVOS
• Obligatoriedad de conformación
• Responsabilidad de la gestión documental.
• Garantía de espacios
• Control de los recursos
• Responsabilidad de los servidores públicos
•Secretarios
•Funcionarios
• Capacitación para los funcionarios
• Uso de nuevas tecnologías
• Validez documental
• Custodia documental de entidades liquidadas.
 CONTROL DE LA SALIDA
DE DOCUMENTOS

• CONTROL DE LA SALIDA TEMPORAL DE LOS

DOCUMENTOS.

• L A SALIDA SOLO SE AUTORIZA EN LOS

CASOS:

•MOTIVOS LEGALES
•PROCESOS TÉCNICOS
•EXPOSICIONES CULTURALES
 CONTROL Y VIGILANCIA

• VISITAS DE INSPECCIÓN
• VERIFICACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIÓN.
• CREACIÓN, ORGANIZACIÓN O
TRANSFERENCIA.
• CONSEJO DE ARCHIVOS DE ENTIDADES
TERRITORIALES.
 CIRCULAR 004 DE 2003

El 20 de Dic. 2000 mediante la circular

07, se expresa la necesidad de que
todas las entidades de la Rama
Ejecutiva del Orden Nacional, organice
los Archivos conforme a lo dispuesto
en la Ley General de Archivos.
 CIRCULAR 004 DE 2003
Con lo anterior en desarrollo del
Programa de Renovación de la
Administración Pública que viene
adelantando la Presidencia de la
República, el Departamento Nacional de
Planeación, el Archivo General de la
Nación y el Departamento Administrativo
de la Función Pública, un plan de
contingencia que involucra el
acompañamiento y seguimiento de la
conformación de los Archivos.
 ORGANIZACIÓN DE
HISTORIAS LABORALES
• DOCUMENTOS MINIMOS:
•Acto administrativo de nombramiento o de
contrato de trabajo.
•oficio de notificación del nombramiento o
contrato de trabajo.
•Oficio de aceptación del nombramiento.
•Documento de identificación.
•Hoja de vida (formato Unico de la Función
Pública).
 ORGANIZACIÓN DE
HISTORIAS LABORALES
• DOCUMENTOS MINIMOS:
•Soportes documentales de estudios
•Acta de Posesión
•Pasado Judicial
•Certificado de Antecedentes Disciplinarios
•Declaración de Bienes y Rentas
•Certificado de Aptitud Laboral
•Afiliaciones
•Evaluación del Desempeño
•Actos Administrativos
 ORGANIZACIÓN DE
HISTORIAS LABORALES

• Establecimiento de Controles que

garanticen las la transparencia de la
administración de las Historias
Laborales y la responsabilidad de los
funcionarios que desarrollan las
actividades propias de la gestión del
talento humano.
 ORGANIZACIÓN DE
HISTORIAS LABORALES

• Los documentos ordenados atendiendo a

la secuencia de su producción.

•Los documentos de cada HL deberán estar

colocados en unidades de conservación
adecuadas (carpetas) individuales, de
manera que al revisar el expediente, el
primer documento sea el que refleje la fecha
más antigua. Teniendo en cuenta que una
carpeta no tendrá mas de 200 folios.
 FASES ORGANIZACIÓN

 Identificación fondos  Identificación de Temas o Asuntos

Documentales  Valoración Documental
 Estructura Orgánico-funcional  Selección
 Agrupaciones Documentales  Inventario

UNIDAD DE UNIDAD DE UNIDAD DE CONTROL

ALISTAMIENTO DIGITACIÓN DOCUMENTAL
TERMINADO FINAL
PREPARACIÓN FISICA DE LA ORGANIZACIÓN
DOCUMENTACIÓN FÍSICA

 Ingreso de  Revisión de los

 Limpieza los datos Procesos
 Ordenamiento documentales desarrollados en
 Foliación a las Bases de las fases
Almacenamient Datos. anteriores.
o
PROCESOS TÉCNICOS
 ESPACIO FISICO
PARA ARCHIVOS

• DEPOSITOS PARA
ALMACENAMIENTO
• Independencia, funcional,
orgánica o de responsabilidades.
•Funcional
•Eficiente,eficaz y económico
•Seguro
 ESPACIO FISICO
PARA ARCHIVOS

CONDICIONES AMBIENTALES
• Lugar seco y clima medio. Alejado
de la humedad y del calor, HUMEDAD
RELATIVA DE 50 A 60%.
•Control de la luz solar. Evitar daños
por decoloración y
envejecimiento.(LUZ ARTIFICIAL DE 50
LUX, 20 VATIOS, FLUORESCENTE FRÍA)
•Equidistante a la Secretaría.
 ESPACIO FISICO
PARA ARCHIVOS

• CONDICIONES ESTRUCTURALES
•DENTRO DE LA SECRETARIA
•ACCESORIOS ADICIONALES (rejillas)

•CONDICIONES FUNCIONALES
 ESPACIO FISICO
PARA ARCHIVOS

• MOBILIARIO, MATERIALES Y
EQUIPO.
 SERVICIOS
CAPACITACIÓN CONSULTA

REPROGRAFIA
 Almacenamiento,
Custodia y
conservación
de la
documentación
Semi e Inactiva

Consulta
de las
Bases de datos

Custodia y
conservación
Consulta y
de los Acervos Consulta y préstamo de
Administrativos préstamo Documentos
en Archivo del Archivo del Archivo
Inactivo Semiactivo
de Gestión
 SERVICIO DE PRESTAMO

• GENERALIDADES DEL SERVICIO

•USUARIOS
•SOLICITUDES
•CONTROLES DE PRESTAMO

•OTROS MANEJOS
•MANEJO DE DEPOSITOS EN SITUACIONES
DE EMERGENCIA.