Conceptos y elementos de
Archivación de documentos
Legislación Documental
Archivación de documentos
Archivar significa guardar de forma ordenada
documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico
y eficaz que permita su posterior localización de la
forma más rápida posible cuando sea necesario.
Elementos para Archivación
Archivadores: Muebles que facilitan la ubicación,
búsqueda y consulta de información. Entre ellos se
encuentran los siguientes:
Archivador vertical
Se colocan junto al escritorio en oficinas pequeñas
para conservación y facilitar la consulta de los
documentos correspondientes al archivo de gestión.
Tiene de una a cinco gavetas.
Elementos para Archivación
Archivador Horizontal: Facilita clasificar
los documentos de forma horizontal, pero
se encuentra generalmente cerrado. Las
carpetas que se utilizan se denominan
carpetas colgantes.
Folderama
facilita la conservación de los documentos en
carpeta con guía lateral. Se utiliza en las
organizaciones para guarda las historias
laborales.
Elementos para Archivación
Archivador Giratorio: Este archivador
está constituido por hileras circulares.
Además están equipados con teléfonos
para que los responsables del área de
trabajo suministren la información
requerida.
Archivador Mecánico:
facilita la conservación de los
documentos en carpeta con guía
lateral. Se utiliza en las
organizaciones para guarda las
historias laborales.
Elementos para Archivación
Archivador Electrónico: Es una
herramienta de tipo ofimática que sirve
para recopilar la información de una
manera ordenada utilizando dispositivos
ópticos, para su localización y enlace en la
debida carpeta magnética.
Estante:
Es una estructura metálica o de madera
horizontal que tiene como propósito de
garantizar la conservación de la
información de los documentos.
Elementos para Archivación
Archivador Rodante: Es un conjunto de
estantería metálica agrupadas con
ruedas, que implementa un sistema
versátil de almacenamiento hermético de
los documentos para mayor accesibilidad
y conservación de la información.
Planoteca:
Es una estructura en madera que tiene
como función almacenar planos y facilitar
su consulta.
Elementos para Archivación
Sello Fechador: Es un conjunto de
estantería metálica agrupadas con
ruedas, que implementa un sistema
versátil de almacenamiento hermético de
los documentos para mayor accesibilidad
y conservación de la información.
Gancho Seco o en relieve:
Es una estructura en madera que
tiene como función almacenar
planos y facilitar su consulta.
Elementos para Archivación
Reloj Radicador: Es utilizado en la unidad de
correspondencia, para la recepción de las
comunicaciones, facilitando y agilizando la
radicación, para evitar la evasión de
responsabilidades por parte de las personas
encargadas del recibo y despacho en
documentos.
Gancho legajador plástico:
Es un gancho plástico que permite fijar los
documentos que se encuentran contenidos en un
legajo manteniendo su conservación y evitando
deterioro por oxidación.
Elementos para Archivación
Legajos: Son dos tapas de cartulina
con gancho legajador para asegurar
los documentos, preferiblemente en
material desacidificada, para evitar el
deterioro de los documentos.
Cajas de archivo: Son prácticas para
organizar en estanterías. Los
documentos reposan en ellas y sus
cierres son laterales. Su registro en
ellas facilita la búsqueda de la
información, además de la protección
y conservación interna.
Elementos para Archivación
Papelería: Son dos tapas de
cartulina con gancho legajador
para asegurar los documentos,
preferiblemente en material
desacidificada, para evitar el
deterioro de los documentos.
Carpeta: Básicamente está formada por una cartulina
de cartón plegada que permite almacenar
documentos en su interior. Suelen llevar pestañas o
zonas donde identificar la documentación que
estamos guardando. Existen carpetas con distintos
sistemas de almacenaje: perforadas, suspendidas, etc.
Instrumentos de medición en los archivos
Los siguientes aparatos se usan para garantizar la calidad y
conservación en los documentos y demás soportes documentales
que reposan en los archivos.
Termómetro: Busca identificar la
temperatura ambiente y las condiciones
climáticas de las operaciones en el recinto.
Higroscopio o Higrómetro: Estos aparatos
miden tanto la temperatura como la
humedad, al mismo tiempo. En la actualidad
son sofisticadas máquinas prácticas de tipo
digital.
Elementos para Archivación
Muchas Gracias!!
