EL ACTA

Es un documento en el que
consta el testimonio de los
hechos más importantes que
han sucedido en UNA SESIÓN
de un órgano deliberante.

Reunión formal de un grupo de personas, que se

convoca, instala y funciona teniendo en cuenta
SESIÓN. determinadas leyes, estatutos o normas establecidas en
cada entidad sea pública o privada.

Grupo de personas que tiene la potestad legal de reunirse, ORGANO DELIBERANTE

deliberar y tomar acuerdos sobre asuntos relacionados con sus
atribuciones o funciones.
 Los órganos de gobierno de las
instituciones

ÓRGANO DELIBERANTE
como

Facultados por ley Asamblea Universitaria

Consejo Universitario

Junta General de Accionistas

Directorio en las empresas

 Debe constar en libros de actas
LA SESIÓN.
legalizados conforme a ley.

INSTITUCIONES PÚBLICAS INSTITUCIONES PRIVADAS

son legalizados
Son por el notario
legalizados por público o el juez
un fedatario. según
corresponda.
Las hojas deterioran o
malogran

arrancan ni
se
destruyen,

Solamente se anulan.
BAJO SU RESPONSABILIDAD
EL ACTA SESIÓN

es

redactada por el
secretario.

O por quien
haga sus veces.

Directamente en Solo en forma excepcional podrá

el libro de actas. ser redactada en borrador para ser
pasada luego al libro en un plazo
no mayor de 10 días.
 EL QUORUM DE LAS SESIONES

Se refiere al número necesario de miembros que

QUORUM debe estar presente para que se instale y funcione
formalmente la sesión.

De ley necesario para este fin lo

constituye la presencia de más de
la mitad de los miembros que
conforman legalmente el órgano
deliberante. Por lo tanto, el quórum Si un órgano está constituido
mínimo está constituido por la por 20 miembros, su quórum
concurrencia de la mitad más uno mínimo lo constituirán 11
de los miembros. personas.
 Los acuerdos en las sesiones se adoptan por votación. Por más

que existiera opinión favorable unánime con relación a una

propuesta, se debe de votar, por la formalidad que exigen las

ADOPCIÓN DE
LO ACUERDOS leyes. Los acuerdos se adoptan por el voto conforme de la

mayoría absoluta de los presentes en la sesión; es decir por el

voto de más de la mitad de los miembros asistentes. Pero si el

número de asistentes es impar, la mayoría absoluta lo constituye

el número entero inmediato superior al de la mitad de aquel.

 Cuando en una votación ordinaria se ha producido
igualdad de votos a favor de dos o más propuestas y en
el estatuto o norma interna no se ha previsto como
VOTO resolver el empate, este deberá resolverse mediante el
DIRIMENTE
“voto dirimente” del presidente. Se conoce como tal al
segundo voto que el que dirige la sesión tiene derecho
a ejercer legalmente cuando se ha generado empate en
la votación y por lo tanto rompe el empate.
 Los miembros de los órganos deliberantes son responsables de
los acuerdos que adoptan en las sesiones. Pero estarán excepto
de responsabilidad administrativa y penal quienes “salven su

SALVAMENTO voto” inmediatamente después de haberse producido el

DE VOTO acuerdo que, a juicio de ellos, es contrario a la ley o a las
normas internas establecidas. Una persona “salva su voto”
cuando solicita al presidente que conste en el acta su oposición
expresa al acuerdo tomado, o cuando le envía una carta,
generalmente notarial con el mismo propósito.
 Se solicita la reconsideración de acuerdos que hayan sido
tomados ya sea en la misma reunión o en la próxima.

Puede ser solicitado en forma verbal o en forma escrita. Y se

RECONSIDERACIÓN solicita cuando se considera que la medida adoptada haya sido
DE LOS ACUERDOS
apresurado o arbitrario, injusto.

Para que se someta a la reconsideración de un acuerdo debe ser

aprobado por la mitad más uno de los miembros.
ESTACIONES O MOMENTOS DE UNA SESIÓN:

1. CONTROL DE ASISTENCIA

El presidente ordena al secretario a pasar lista para determinar si

se cuenta o no con el quórum necesario para dar inicio la sesión.
Con la asistencia de miembros que representen en quórum de
ley, el presidente declara instalada formalmente la sesión, de lo
que el secretario deja constancia en el acta. Incluso si es
necesario, hace mención al número de miembros que conforman
legalmente el órgano que se ha reunido, para deducir con
facilidad que los que están asistiendo representan realmente el
quórum requerido para la sesión.
 2. DESPACHO

El presidente ordena al secretario a leer, o lee él mismo, la

correspondencia recibida y enviada en el periodo
comprendido entre la última sesión y aquella que se está
realizando.
La correspondencia que se da lectura es previamente
seleccionada, clasificada y ordenada. No es necesario leer
toda la comunicación, basta leer sólo las partes principales.
 3. INFORMES

Se informa sobre las acciones de trascendencia que han ejecutado

en el ejercicio de sus funciones en el lapso transcurrido desde la
última sesión hasta la fecha.
Los informes se proporcionan en el siguiente orden: primero
informa el que dirige la sesión; luego los miembros con cargo
directivo; posteriormente los presidentes o responsables de
comisiones y por último los demás miembros.
 4. LECTURA DEL ACTA

El presidente lee la agenda de la sesión, la misma que se hizo

conocer por medio de la convocatoria o citación
correspondiente. La agenda que se ha leído no se somete a
discusión ni aprobación de los asistentes, se lee únicamente
con el propósito de dar una idea general de los asuntos que
serán tratados en la sesión.
 5. PEDIDOS

En esta etapa los miembros que deseen que en la sesión se

traten otros temas no considerados en la agenda, tienen la
oportunidad de proponerlos.
Estas propuestas reciben el nombre de “pedidos”.
 6. ORDEN DEL DÍA

Es la estación más importante. Aquí se debaten todos los

temas de la agenda y los documentos e informes que
pasaron de las estaciones de “despacho” e “informes”
El orden que se toma en cuenta en el debate de cada punto
de la agenda es el siguiente:
a. Presentación o exposición del tema, asunto o problema
por el presidente y/o cualquier otro miembro.
b. Debate o intercambio de opiniones sobre el tema y
planteamiento de posibles soluciones o acuerdos; y
c. Adopción de acuerdo o acuerdos de votación.
Terminando el debate sobre el tema, el presidente somete a
votación las propuestas de posibles soluciones o acuerdos
formulados durante el debate. Concluida la votación, el
presidente declara ganadora a la propuesta que ha recibido el
mayor número de votos, pero siempre y cuando este número
sea igual o superior a la mitad más uno de los votos de los
presentes. La propuesta ganadora se convierte
automáticamente en uno de los acuerdos de la sesión.
 7. TRATAMIENTO DE LOS PEDIDOS

Agotado el tratamiento de todos los puntos de la agenda y

de los documentos e informes que lo hubieren requerido, el
presidente invita a los autores de los “pedidos”
fundamentales.
Escuchada la fundamentación de un pedido, lo somete a
consideración de los asistentes para que lo admitan a
debate o lo rechacen. La admisión a debate de un pedido o
su rechazo se efectúa por votación. El pedido admitido a
debate recibe el mismo tratamiento que cualquier punto de
la agenda y los acuerdos a los que se llegan son igualmente
válidos.
 8. APROBACIÓN DEL ACTA

Habiendo tratado todos los puntos de la agenda, el presidente

debe someter a consideración de los presentes la aprobación
del acta que se ha ido redactando en el transcurso de la sesión.
Esta aprobación del acta es un requisito imprescindible para
que adquiera fuerza legal. Y es una formalidad que el acta sea
leída en voz alta y que se vote su aprobación. Aproada el acta se
da por levantada la sesión.