SOPORTES CONTABLES
CONTENIDO
1. ¿Qué son los soportes contables?
2. Objetivos de los soportes contables
3. Características
4. Tipos de soportes contables
I. Soportes contables Internos
[Link] contables Externos
1. ¿Qué son los soportes
contables?
Los soportes contables son los documentos
que sirven de base para registrar las
operaciones comerciales de una empresa, es
por ello que se debe tener un especial
cuidado en el momento de elaborarlos en
original, y de esta son elaboradas tantas
copias como lo requiera la empresa.
2. Objetivos de los soportes
contables
Estos soportes deben adherirse a los
comprobantes de contabilidad respectivos,
conservándose archivados en orden
cronológicos y consecutivos de tal manera
que su verificación sea eficaz. Estos soportes
pueden ser de origen interno o externo.
3. Características
Todos los soportes contables deben contener
la siguiente información general:
Nombre o razón social de la empresa que
lo emite.
Nombre, número y fecha del
comprobante.
Descripción del contenido del documento.
Firmas de los responsables de elaborar,
revisar, aprobar y contabilizar los
comprobantes.
4. Tipos de soportes
contables
I. Soportes contables Externos
II. Soportes contables Internos
I. Soportes contables Externos
Son aquellos documentos emitidos en la
empresa que pueden ser entregados a
terceros o circular en la misma empresa.
Ejemplos:
Facturas de venta
Recibos
Presupuestos
Vales, etc.
Por otra parte, no solamente se
registran los documentos comerciales:
los instrumentos públicos, (escrituras,
hipotecas) y privados (contratos de
arrendamiento, depósito) y cualquier
comprobante que sea respaldado por
un registro contable, es fuente de
información (planillas de sueldos,
informes).
Tipos de Soportes Externos
Recibos de caja o comprobantes de ingreso.
Recibo de consignación
Comprobante de depósito y retiros de cuentas de
ahorro
Factura de Venta
Cheque
Comprobante de venta con tarjeta de crédito
Comprobante de Pago o egreso
Letra de cambio
Pagaré
Nota débito
Nota Crédito
Recibo de Caja Menor
Recibo de Caja o comprobante de
Ingreso
El recibo de caja es un soporte de contabilidad
en el cual constan los ingresos en efectivo
recaudados por la empresa. El original se
entrega al cliente y las copias se archivan una
para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad. El recibo de
caja se contabiliza con un débito a la cuenta de
caja y el crédito de acuerdo con su contenido o
concepto del pago recibido. Generalmente es un
soporte de los abonos parciales o totales de los
clientes de una empresa por conceptos
diferentes de ventas al contado ya que para ellas
el soporte es la factura.
Recibo de consignación bancaria
Este es un comprobante que elaboran los bancos
y suministran a sus clientes para que lo
diligencien al consignar. El original queda en el
banco y una copia con el sello del cajero o el
timbre de la máquina registradora, sirve para la
contabilidad de la empresa que consigna. Hay
dos tipos de consignaciones, una para consignar
efectivo y cheques de bancos locales y otro para
consignar remesas o cheques de otras plazas.
Necesidades varias Los soportes de contabilidad
se elaboran en original y tantas copias como las
necesidades de la empresa lo exija.
Comprobante de depósito y retiro
de cuentas de ahorros
Las corporaciones de ahorro y crédito han
diseñado unos formatos que suministran a sus
clientes, en libretas, para que sean diligenciados
al depositar, o retirar dinero de su cuenta de
ahorros. Este soporte tiene dos opciones para
elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques
de bancos locales y retiro en efectivo o en
cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia
del cliente.
Factura de Venta
La factura comercial es un soporte contable que
contiene además de los datos generales de los
soportes de contabilidad, la descripción de los
artículos comprados o vendidos, los fletes e
impuestos que se causen y las condiciones de
pago. Desde el punto de vista del vendedor, se
denomina factura de venta y del comprador,
factura de compra. Generalmente, el original se
entrega al cliente y se elaboran dos copias, una
para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de la contabilidad. La
factura se debe expedir con los siguientes
requisitos:
Factura de Venta
Estar denominada expresamente como factura de
venta.
Numeración en orden consecutivo.
Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor
o de quien preste el servicio.
Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los
bienes o servicios.
Fecha de expedición.
Descripción específica o genérica de los artículos
vendidos o servicios prestados. El nombre o razón
social y NIT del impresor de la factura.
Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las
ventas.
Cheque
Es un título valor por medio del cual una persona
llamada "girador", ordena a un banco llamado
"girado" que pague una determinada suma de dinero
a la orden de un tercero llamado "beneficiario".
Comprobante de pago o Egreso
Llamado también orden de pago o comprobante de
egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el
pago de una determinada cantidad de dinero por
medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se
elabora por duplicado, el original para anexar al
comprobante diario de contabilidad y la copia para el
archivo consecutivo. Para mayor control en el
comprobante de pago queda copia del cheque, ya que
el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes
contables deben asentarse en forma ordenada y
resumida, expresando claramente las transacciones
que diariamente se realizan en una empresa
Letra de cambio
Este documento negociable o título valor es una
orden incondicional de pago que da una persona
llamada "girador" a otra llamada "girado", para
que pague a la orden o al portador, cierta suma
de dinero, a la vista o en una fecha determinada
.En el comercio se utiliza la letra de cambio
como garantía de pago en compras y ventas a
crédito. El vendedor hace firmar letras de
cambio a sus clientes y se denominan letras por
cobrar; el comprador acepta las letras a sus
proveedores y se llaman letras por pagar.
Pagaré
Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a
pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada.
Este documento se utiliza para respaldar los créditos
bancarios.
Nota Débito
Es un comprobante que utiliza la empresa
para cargar en la cuenta de sus clientes, un
mayor valor por concepto de omisión o error
en la liquidación de facturas y los intereses
causados por financiación o por mora en el
pago de sus obligaciones.
Nota Crédito
Cuando la empresa concede descuentos y
rebajas que no estén liquidados en la factura
o cuando los clientes hacen devoluciones
totales o parciales de las mercancías, para
su contabilización se utiliza un comprobante
llamado nota crédito. Este comprobante se
prepara en original y dos copias; el original
para el cliente, una copia para el archivo
consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.
Recibo de caja menor
El recibo de caja menor es un soporte de los
gastos pagados en efectivo, por cuantías
mínimas que no requieren el giro de un
cheque, para ello se establece un fondo
denominado caja menor.
II. Soportes contables Internos
Nota de contabilidad
Es el documento que se prepara con el fin de
registrar las operaciones que no tienen un
soporte contable como es el caso de los asientos
de corrección, ajustes y cierre.
Comprobante diario de contabilidad
Es un documento que debe elaborarse
previamente al registro de cualquier operación y
en el cual se indica el número, fecha, origen,
descripción y cuantía de la operación, así como
las cuentas afectadas con el asiento. A cada
comprobante se le anexan los documentos y
soportes que lo justifiquen. Procedimiento
contable Clasificación, análisis y codificación de
los soportes Elaboración de asientos en borrador
Preparación del comprobante diario de
contabilidad.
CONCLUSION
Los soportes contables Son parte
fundamental en la contabilidad de una
empresa, ya que permiten llevar un
control legal acerca de sus actividades
comerciales.
