DIFERENTES FORMAS DE
ORGANIZAR ARCHIVOS
COMO LLEVAR LOS ARCHIVOS
EN UNA EMPRESA
El archivo es la base de toda organización, en el reposa toda
la historia de la empresa. Es de suma importancia que estos
estén bien organizados para encontrar con prontitud la
información deseada. La organización moderna, tiene el
propósito fundamental de orientar en las prácticas a las
personas que trabajan en el área archivística, en este modulo
se les enseñan las técnicas, funcionamiento y los diferentes
sistemas de archivar, lo cual constituye la etapa
complementaria indispensable en la implantación de un
sistema de archivo.
Las empresas públicas o privadas realizan transacciones
diversas, las cuales originan registros en forma de
cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas.
Muchos de estos documentos requieren ser
conservados en forma ordenada, sistemática, de forma
tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por
cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil y
prontamente; el tramite documentario como sistema,
viene a ser el conjunto de métodos, técnicas y
procedimientos que deben de aplicarse en forma
adecuada, reglamentaria y funcional a un conjunto de
acciones o fases debidamente coordinadas y
relacionadas entre sí y que a su vez conforman el
proceso de tramite documentario que es utilizado en
todos los niveles y sectores empresariales tanto públicos
como privados.
UTILIDAD Y FUNCION
El archivo en la empresa es uno de los instrumentos
más importantes, ya que el se recopila de forma
organizada los registros, documentos de interés para
la empresa. El procedimiento de clasificar, organizar
y conservar los registros de una empresa en forma
sistemática se le conoce como archivar, actividad
que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y
eficacia en la localización de los documentos.
FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS
Reunir ordenadamente todos los
documentos que circulan por la empresa.
Asegurar la perfecta conservación de los
documentos.
Asegurar la máxima rapidez en la
localización y envío de los documentos
requeridos por las diversas dependencias
de la empresa.
TIPOS DE ARCHIVOS
Es necesario contar con equipos funcionales que permitan
cumplir con los fines esenciales del archivo, así se encuentran
archivadores de diversa índole como los archivadores
verticales, laterales, las bandejas de escritorio, archivos
rotativos, multiusos, automatizados, el microfilm, pues un
sistema de archivo puede ser tan simple como colocar tarjetas
en una serie de cajetines o tan sostificado como un sistema
electrónico que utilice una unidad principal. En la medida en
que el equipo y el método de archivo, cumplan el propósito
para el cual han sido creados, serán más cualificados como
sistemas de almacenamiento de información. Además de la
eficiencia del archivo dependerán también de la vigencia de
los registros que se conserven. De allí que se pueda decir que
existen diferentes tipos de archivos, entre ellos:
ARCHIVO VERTICAL
Los documentos son almacenados en carpetas
individuales, colgando de una guía dentro de las
gavetas. Las carpetas se colocan una detrás de otra
con el borde que presenta la pestaña hacia arriba,
donde se escribe la identificación de lo que allí se
conserva.
ARCHIVO LATERAL
Los documentos se archivan uno al lado del otro como
los libros de estantería en una biblioteca. Normalmente
se archivan a su vez en carpetas o cajas que se
colocan paralelamente.
ARCHIVO HORIZONTAL
Los documentos son almacenados en plano, uno
encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o
cajones. Este archivo es válido en el caso de tener
que archivar pocos documentos o cuando se tratan
de planos o mapas.
Por la frecuencia de consulta, también se pueden
mencionar los archivos: activos, semiactivos e
inactivos.
Archivos activos: aquel donde los documentos
son consultados frecuentemente o que la
documentación por su valor administrativo, legal,
operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo
general, la fecha de emisión de los registros no es
superior a los cinco años y es consultada más de
una vez al mes.
Archivos semiactivos: se conservan los
documentos que han sido retirados del archivo
Activo finalizado el año fiscal. Su finalidad es
suministrar información para comprobar operaciones
realizadas.
Archivo inactivo: se conservan los documentos
de consulta poco frecuente, que tiene utilidad
temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí
hasta la destrucción de los mismos una vez que
ya han cumplido su función.
MATERIALES: Un sistema de archivo esta
conformado por todos los elementos y materiales
necesarios para conservar, retirar y usar la
información que se necesite, así se tiene:
CARPETAS: Cartulinas dobladas en dos, con pestaña en
la hoja de atrás. En la pestaña se escribe el rótulo, que
indica el contenido de la carpeta. Las carpetas son
utilizadas para colocar documentos relacionados con una
persona, firma o institución o referidas a un mismo
asunto. Por lo general se utilizan dos tipos de carpetas:
las carpetas individuales y las carpetas misceláneas. Se
decide el tipo de carpeta a usar, dependiendo del
volumen de correspondencia que se recibe en el periodo
de archivo, que puede ser de seis meses a un año.
Carpetas individuales: son las que se asignan a
corresponsales activos o a personas con las cuales
se mantiene comunicación constante y a la cual se
hace necesario referirse frecuentemente. Se ordena
alfabéticamente detrás de cada guia primaria.
Dentro de la carpeta los papeles se organizan
cronológicamente hacia arriba, por orden de fecha,
la mas reciente al frente. Para abrir la carpeta
individual, el corresponsal debe de tener por lo
menos cinco documentos.
CARPETAS MISCELANEAS: Usadas para archivar
documentos de aquellos corresponsales con los
cuales no es frecuente la comunicación. Estas
carpetas contienen papeles de varios
corresponsales, puesto que es donde se coloca la
correspondencia inactiva, hasta considerarle de
importancia para abrirle una carpeta individual. Es el
hogar `` temporal `` de toda correspondencia.
GUIAS: tarjetas indicadoras hechas de cartón fuerte
y resistente, provistas de una pestaña en la parte
superior donde aparece el título, nombre o asunto.
Se usan para dividir las gavetas en secciones o
indicar donde debe de archivarse o localizarse los
documentos .
ROTULO: título que aparece impreso en la pestaña
superior de la guía. Identifica cada guía,
describiendo lo que aparece o debe de archivarse
detrás de ella.
CLASIFICACION DE DOCUMENTOS
PASO 1
Seleccionar y clasificar los documentos en:
DOCUMENTOS DE ARCHIVO: registro de
información producida o recibida por una persona o
entidad en razón de sus actividades o funciones, que
tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico,
económico, histórico o cultural y debe de ser objeto
de conservación .
PASO 2
DOCUMENTO DE APOYO : es aquel de carácter
general ( leyes, decretos, resoluciones, manuales,
instructivos,etc) que por la información que contiene,
incide en el cumplimiento de funciones específicas de
la gestión administrativa. Pueden ser generados en la
misma institución o proceder de otra, y no forman
parte de las series documentales de las oficinas.
Estos documentos no se transfieren al archivo central
y deben de ser destruidos por el jefe de oficina
cuando pierdan utilidad o vigencia y según las
necesidades de las dependencias.
ELABORACION DE SEPARADORES: elaborar los
separadores para cada una de las series y
subseries de tal manera que permitan visualizar su
ubicación y facilite la localización física de la
documentación.
PASO 3
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL DE
SERIES Y SUBSERIES
• Identifique y agrupe en unidades
documentales (asuntos) todos los
tipos documentales pertenecientes
a la dependencia teniendo en
cuenta las series y subseries.
PASO 4
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Orden al interior de cada una de las
unidades documentales los
diferentes tipos documentales
teniendo en cuenta su fecha de
producción o de trámite y
manteniendo la estructura que tuvo
durante el servicio activo.
PASO 5
IDENTIFICACION DE CADA UNIDAD
DOCUMENTAL
Se deben de identificar cada una de las unidades
documentales así:
• Código de la oficina.
• Código de la serie.
• Código de la subserie .
• Nombre del expediente.
Dentro de cada carpeta se deben de archivar
máximo 200 folios.
PASO 6
ORDENACION
• Ordene cada una de las unidades documentales,
pertenecientes a una serie o subserie, utilizando
un sistema que facilite la localización y
recuperación de la información.
• Los sistemas pueden ser: alfabético, numérico,
cronológico, geográfico, entre otros, ( se pueden
combinar ).
PASO 7
DEPURACION
• Retirar de la unidad documental los
documentos que no tienen valores
primarios ni secundarios como:
Duplicados.
Constancias.
PASO 8
FOLIACION
Foliar cada una de las series y subseries
documentales, previendo para ello la numeración de
los folios en el extremo superior derecho, con un
lápiz de mina negra y blanda, en forma legible, sin
enmendaduras, empezando por el documento más
antiguo hasta el más reciente al final de la carpeta y
así sucesivamente.
PASO 9
UBICACIÓN FISICA
• Ubique físicamente las carpetas
que conforman cada una de las
series y subseries documentales,
observando que guarden el mismo
orden en que aparecen
relacionados en las tablas de
retención documental.
PASO 10
IDENTIFICACION DE ARCHIVADORES
• Identifique alfanuméricamente cada uno de los
archivadores, de tal forma que permita la
localización física de los expedientes.
• Inventario documental: levante el inventario
documental diligenciando para tal fin el formato
único de inventario documental siguiendo las
instrucciones del acuerdo 038 del 2002.
