ANALISIS DE
PROCESOS
Definicin de Proceso.
Un proceso es un conjunto de actividades planificadas que implican la
participacin de un nmero de personas y de recursos materiales
coordinados para conseguir un objetivo previamente identificado. Se estudia
la forma en que el Servicio disea, gestiona y mejora sus procesos (acciones)
para apoyar su poltica y estrategia y para satisfacer plenamente a sus
clientes y otros grupos de inters. En si un proceso se refiere a una parte
cualquiera de una organizacin que toma insumos y los transforma en
productos que, segn espera, tendrn un valor ms alto para ella que los
insumos originales. Ejemplo:
McDonalds, en cada uno de sus restaurantes, usa insumos como carne
molida, lechuga, tomates y papas. Los empleados, que trabajan de cocineros
y tomando pedidos, se suman a estos insumos y utilizan equipo de capital
para transformar los insumos en hamburguesas, papas fritas y otros platillos.
Ciertos bienes son el producto del pro-ceso. No obstante, el producto de
muchos procesos son ciertos servicios
Anlisis de procesos
Un anlisis de proceso describe los distintos
tipos de pasos que se asocian a un proceso en
particular. Identifica los pasos que le agregan
valor (es decir, trabajo) y los que no lo hacen
(desperdicio). Es preciso recordar que la clave de
la reingeniera de procesos es eliminar o reducir
al mnimo el desperdicio del proceso. Sin
embargo, antes de poder eliminarlo o reducirlo
al mnimo, es preciso identificarlo.
Caractersticas del anlisis de procesos
Identificar el desperdicio.
Permite examinar el flujo global de cualquier
actividad de trabajo.
Permite captar datos cuantitativos, incluyendo:
Cunto tiempo toma el proceso.
Cunto desperdicio contiene.
Cuntas personas involucra.
Cunto cuesta.
Objetivos del anlisis de procesos
Elevar la calidad del proceso.
Aumentar la eficiencia.
Reducir los costos relativos al proceso.
Hacer el trabajo ms sencillo y menos fatigoso.
Hacer el trabajo ms seguro.
Tipos de anlisis de procesos
Amortiguador se entiende como un espacio de
almacenamiento entre etapas, en el cual se coloca el
producto de una etapa antes de que se use en una etapa
que se encuentra ms adelante. La amortiguacin
permite que las etapas operen de forma independiente.
El bloqueo se presenta cuando las actividades de la
etapa se deben detener porque el artculo recin
terminado no se puede depositar en ningn lugar.
La privacin se presenta cuando las actividades de
una etapa se deben detener porque no hay trabajo
Mecanismos utilizados para el anlisis de
procesos:
Mapa de procesos
Diagrama de flujos
Mapa de procesos
El mapa de proceso contribuye a hacer visible el trabajo que se lleva a cabo en una unidad
de una forma distinta a la que ordinariamente lo conocemos. A travs de este tipo de grfica
podemos percatarnos de tareas o pasos que a menudo pasan desapercibidos en el da a da, y
que sin embargo, afectan positiva o negativamente el resultado final del trabajo.
Un mapa de los pasos que se requieren para completar un trabajo nos permite identificar
claramente los individuos que intervienen en el completar un trabajo y proceso, la tarea que
realizan, a quin afectan cuando su trabajo no se realiza correctamente y el valor de cada
tarea o su contribucin al proceso. Tambin nos permite evaluar cmo se entrelazan las
distintas tareas que se requieren para completar el trabajo, si son paralelas (simultneas) o
secunciales (una tarea no puede iniciarse hasta tanto otra se haya completado).
Los mapas de procesos son tiles para:
Conocer cmo se llevan a cabo los trabajos actualmente.
Analizar los pasos del proceso para reducir el ciclo de tiempo o aumentar la calidad.
Utilizar el proceso actual como punto de partida para llevar a cabo proyectos de
mejoramiento del proceso.
Orientar a nuevos empleados.
Desarrollar formas alternas de realizar el trabajo en momentos crticos.
Evaluar, establecer o fortalecer los indicadores o medidas de resultados.
Diagrama de flujos
Las actividades asociadas a un proceso con frecuencia
se afectan unas a otras, por lo cual es importante
considerar el desempeo simultneo de una serie de
actividades que operan todas al mismo tiempo. Una
forma aconsejable de empezar a analizar un proceso
es haciendo un diagrama que muestre los elementos
bsicos de un proceso, por lo general, las tareas, los
flujos y las zonas de almacenamiento. Las tareas se
presentan en forma de rectngulos, los flujos como
flechas y el almacenamiento de bienes o de otros
artculos como tringulos invertidos. A veces, los
flujos que pasan por un proceso se dirigen en
distintos sentidos, dependiendo de ciertas
condiciones. Los puntos de decisin son
representados como un diamante con diferentes
flujos que salen de las puntas del diamante.
Medicin del desempeo de los procesos
Las formas en que se calculan las medidas del
desempeo en la prctica son muy variables. Esta
seccin define las medidas de forma congruente
con la que se usa ms comnmente en la prctica.
Sin embargo, antes de tomar decisiones, es vital
entender con precisin cmo se calcula una
medida que proviene de una compaa o
industria particulares. Sera mucho ms fcil si
las medidas se calcularan de forma ms
consistente, pero no es el caso.
Medicin del desempeo de los procesos
Productividad se refiere a la proporcin de productos en relacin con
los insumos. La productividad total de los factores se suele medir en
unidades monetarias.
Eficiencia se refiere a la proporcin de la produccin real de un proceso
en relacin con algn parmetro.
El tiempo de corrida es el tiempo que se requiere para producir un
lote de piezas. Se calcula multiplicando el tiempo requerido para
producir cada unidad por el tamao del lote.
El tiempo de preparacin se refiere al tiempo que se requiere para
preparar la mquina a efecto de fabricar un artculo particular. Las
mquinas que requieren bastante tiempo para su preparacin por lo
general sacarn las piezas en lotes.
El tiempo de operacin es la suma del tiempo de preparacin y el
tiempo de la corrida para un lote de piezas que pasan por una mquina.
Medicin del desempeo de los procesos
El tiempo de procesamiento, el cual incluye el tiempo que transcurre mientras
se trabaja en una unidad y el tiempo que transcurre mientras espera en una fila.
El ndice de procesamiento se refiere al porcentaje de productos que se espera
que el proceso haga dentro de un periodo.
La velocidad del proceso es la proporcin entre el tiempo total de
procesamiento frente al tiempo de valor agregado.
El tiempo de valor agregado es el que transcurre mientras se trabaja de hecho
en una unidad de forma til. Suponiendo que todas las actividades que estn
incluidas en el proceso son actividades de valor agregado, el tiempo de valor
agregado debe ser la suma de los tiempos de las actividades operativas del proceso
Medicin del desempeo de los procesos
Formulas:
Reduccin del tiempo de ejecucin de un proceso
Los procesos crticos estn sujetos a la conocida regla que dice que
el tiempo es oro. Por ejemplo, cuanto ms tiempo espere un
cliente, tanto ms probable ser que opte por acudir a otro lugar.
Cuanto ms tiempo se tenga material en inventario, tanto ms alto
ser el costo de la inversin. Existen unas cuantas excepciones en
los servicios, donde una mayor cantidad de tiempo en el proceso
puede llevar a ms dinero. Vase el recuadro La eficiencia cumple
con las metas corporativas: una historia de amor.
Maneras de reducir el tiempo:
Desempear actividades de forma paralela
Cambiar la secuencia de las actividades
Disminuir interrupciones
Desempear actividades de forma
paralela:
La mayor parte de los pasos del proceso de una operacin se
desempean en secuencia. El enfoque en serie da por resultado
que el tiempo de ejecucin del proceso entero sea la suma de los
pasos individuales ms el transporte y el tiempo de espera entre
pasos. Un enfoque paralelo puede disminuir el tiempo de
procesamiento hasta 80% y generar un mejor resultado.
Un ejemplo clsico es el desarrollo de productos, en cuyo caso la
tendencia actual es la ingeniera concurrente. En lugar de crear un
concepto, hacer esquemas, preparar una lista de materiales y
hacer un diagrama de los procesos, todas las actividades las
realizan en forma paralela equipos integrados. El tiempo de
desarrollo disminuye enormemente y las necesidades de todos los
involucrados son abordadas durante el proceso de desarrollo.
Cambiar la secuencia de las actividades:
Los documentos y los productos muchas veces se
transportan para llevarlos a las mquinas, a los
departamentos, a los edificios y dems y, despus,
para traerlos de regreso. Por ejemplo, un
documento puede ser llevado y trado entre dos
oficinas varias veces para su lectura y firma. Si se
modifica la secuencia de algunas de estas
actividades, el documento podra ser objeto de un
mayor procesamiento desde que llega a un
edificio por primera vez.
Disminuir interrupciones:
Muchos procesos se efectan con intervalos de
tiempo relativamente largos entre actividades.
Por ejemplo, las rdenes de compra tal vez slo se
giren cada tercer da. As, las personas que
preparan los reportes que derivan en rdenes de
compra deben tener presente las fechas lmite
para cumplirlas, porque si se mejoran los tiempos
de estos procesos se puede ahorrar mucho tiempo
por los das que toma su procesamiento.
Conclusin
El anlisis de los procesos es una habilidad bsica necesaria para
comprender cmo opera un negocio. El trazo de un simple diagrama de
flujo, que muestre el flujo de los materiales o la informacin en la empresa,
ofrece muchos datos. El diagrama debe incluir todos los elementos de las
operaciones y mostrar cmo embonan unos con otros. No olvide indicar
dnde se guarda el material o dnde forman la fila los pedidos. Muchas
veces, 90% o ms del tiempo que se requiere para servir a un cliente
transcurre en la simple espera. Por lo tanto, el slo eliminar el tiempo de
espera puede mejorar enormemente el desempeo del proceso.
En la actualidad en todas las empresas con la innovacin tecnolgica la cual
hizo que la rutina de trabajo adaptara una forma nueva y organizada para
realizar sus actividades de manera ms rpida y con mejores resultados.
El trabajador cambia su forma de trabajo aburrido y poca creativa a una
rutina ms creativa y dinmica.
Bibliografa
Administracin de Operaciones, Produccin y
Cadena de Suministros. Autores: Richard B.
Chase, F. Robert Jacobs, Nicholas J. Aquilano.
http://www.buenastareas.com/ensayos/Analisis
-Del-Proceso-De-Trabajo/31340098.html?
_t=1&_p=4
