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WINTER
MS EXCEL CONCEPTOS
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BASICOS
CURSO DE MS EXCEL INTERMEDIO
Docente: Ing. Jaime A. Jimnez Martnez
Comfenalco 2016
PARA EMPEZAR
Algunos conceptos bsicos
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LIBRO DE TRABAJO
Los documentos en Excel se denominan libros. En esta nueva versin de
Excel estos ficheros tendrn una extensin .xlsx a diferencia de versiones
anteriores cuya extensin era .xls. Por supuesto que en esta nueva
versin los tipos de ficheros antiguos son soportados. Excel es capaz,
adems, de guardar nuestros libros en otros formatos. Un libro est
compuesto por varias hojas de clculo. Es posible seleccionar varias
hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas de forma simultnea.
Cada vez que abramos un libro nuevo de trabajo se abrir con tres hojas
de clculo.
HOJA DE CLCULO
La hoja de clculo es como una gran hoja cuadriculada formada por
16.384 columnas y 1.048.576 filas. Cada columna se nombra por letras,
por ejemplo A, B, C,....AA, AB,.....IV. Cada fila se numera desde 1
hasta 1.048.576. La interseccin de una columna y una fila se denominan
Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a
continuacin el nmero de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece
a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.
Conceptos bsicos
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LAS CELDAS
La celda es una unidad en donde se almacena un dato. En la hoja de
clculo siempre hay una celda activa, la celda activa es la que tiene el
marcador de celdas.
Para referirse a una celda es necesario indicar su
direccin, la direccin de una celda corresponde
a la columna y fila donde est ubicada. Por
ejemplo, si la celda est la interseccin de la
columna B y la fila 4, su direccin ser B4.
EL RANGO
El rango es un conjunto de celdas. Para referirse a un rango es
necesario indicar la primera y la ltima celda separadas por dos
puntos. Como ejemplo, en la siguiente imagen esta seleccionado el
rango B3:D9
Conceptos bsicos
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Seleccionando
conjuntos de celdas
(rangos)
Durante el proceso de
seleccin de un rango
es importante observar
que el puntero del
mouse tendr forma de
cruz blanca.
Para seleccionar toda una columna o una fila, se hace un clic en
la cabecera de la fila o columna a seleccionar, al hacerlo, el puntero
del mouse tomar la forma de una flecha negra que apunta hacia la
fila o columna correspondiente
Conceptos bsicos
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Ingresando datos
Los datos en Excel pueden ser: Texto
(alfanumricos), nmeros, fechas y horas o
frmulas. El contenido de la celda es un dato,
no puede haber dos o ms datos en una sola
celda
FRMULAS
Una de las principales ventajas al emplear Excel
est en la posibilidad de realizar clculos, Es una
secuencia formada por: valores constantes,
referencias a otras celdas, nombres, u
operadores. Con las formulas se pueden usa los
operadores *, /, -, +.
Conceptos bsicos
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WINTER
Formatos de celdas
Los formatos se pueden a aplicar a una celda o a un rango. El
procedimiento consiste en seleccionar el rea y luego hacer un clic en el
botn correspondiente de la Barra de Herramientas de Formato
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Forma
Tipos de cursores en MS
Excel
Usada para
Selecciona una celda o un rango
Mueve el contenido de una celda
Copiar valores dentro de las celdas a travs de las que
arrastra.
Ingresar o editar datos dentro de una celda.
Genera una serie de nmeros (CLIC + CTRL)
Redimensiona una columna
Redimensiona una fila
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Forma
Tipos de cursores en MS
Excel
Usada para
Copia los formatos de celdas con la herramienta
Selecciona una celda o un rango, Copiar formato
Selecciona toda la columna
Selecciona toda la fila
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Tipos de referencias en MS
Excel
Una referencia siempre ser la direccin de una celda dentro de una
hoja y siempre estar formada por la columna y fila en donde se ubica la
celda. As que, cuando se habla de tipos de referencias en Excel
estamos hablando sobre los diferentes tipos de comportamiento que
pueden tener las referencias al momento de ser copiadas a otras celdas.
Referencias relativas en Excel
De manera predeterminada, las
referencias
en
Excel
son
relativas. El trmino relativo
significa que al momento de copiar
una frmula, Excel modificar las
referencias en relacin a la nueva
posicin donde se est haciendo
la copia de la frmula.
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Tipos de referencias en MS
Excel
Referencias Absoluta.
Hay ocasiones en las que necesitamos fijar la referencia a una celda
de manera que permanezca igual an despus de ser copiada. Si
queremos impedir que Excel modifique las referencias de una celda al
momento de copiar la frmula, entonces debemos convertir una
referencia relativa en absoluta y eso lo podemos hacer anteponiendo el
smbolo $ a la letra de la columna y al nmero de la fila de la siguiente
manera:
Tipos de referencias en MS
Excel
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WINTER
Referencias Mixta hbridas.
Es posible fijar solo la columna o fijar solo la fila y a estas variaciones se
les conoce como referencias mixtas.
Si queremos fijar solamente la columna, anteponemos el smbolo $ a la
letra de la columna y dejamos la fila sin dicho smbolo. Si por el contrario
deseamos fijar solamente la fila, entonces anteponemos el smbolo $al
nmero de la fila.
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Introducir formulas y
funciones
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Una funcin es una formula predefinida por MS Excel (o por el
usuario) que opera con uno o ms valores y devuelve un
resultado que aparecer directamente en la celda o ser
utilizado para calcular la formula que la contiene.
La sintaxis de cualquier funcin es:
=Nombre_Funcin(argumento1;argumento2; ;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
Si la funcin va al comienzo de una formula debe iniciar por el
signo =
Los argumentos o valores de entrada van siempre entre
parntesis. No se deben dejar espacios antes o despus de
cada parntesis
Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o
texto), frmulas o funciones
Los argumentos deben separarse por un punto y coma
Errores comunes en
MS Excel
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En Excel puede que al introducir la frmula aparezca como
contenido de la celda #Texto, siendo Texto un valor que puede
cambiar dependiendo del tipo de error. A continuacin se
enumerarn los ms comunes:
#####. Este error ocurre cuando el ancho de una columna no es
suficiente.
Errores comunes en
MS Excel
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#N/A. Este error aparece cuando un valor no est disponible para
una funcin o frmula.
Errores comunes en
MS Excel
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#NUM!. Se produce cuando se ha introducido un tipo de argumento
o de operando incorrecto.
Errores comunes en
MS Excel
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#DIV/0!. Este error es causado al dividir cualquier valor por 0 o hacer
referencia a un cero.
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Errores comunes en
MS Excel
#REF!. Ocurre cuando una referencia de celda no es vlida.
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Errores comunes en
MS Excel
#NOMBRE?. Aparece cuando no se reconoce el texto de la formula.
Este error es caracterstico de las formulas mal escritas.
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Errores comunes en
MS Excel
#VALOR!. Aparece ante la introduccin de argumentos errneos
dentro de una frmula o funcin: Ej. escribir un nmero cuando pide
texto o introducir una fecha cuando necesita otro valor.
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Errores comunes en
MS Excel
#NULO!. Este error se genera al especificar mal el rango en una funcin.
Ventana Principal de
MS Excel
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WINTER
Template
Ventana Principal de
MS Excel
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1. Barra de herramientas de acceso rpido: Ubicada en la esquina superior izquierda
permite colocar los comandos que siempre se desean tener disponibles. De manera
predeterminada tenemos el botn Guardar y los comandos Hacer y Deshacer.
2. La cinta de opciones Abarca la gran mayora de los comandos de Excel para trabajar
con la herramienta. Los comandos estn organizados en fichas y de manera
predeterminada Excel 2013 muestra 7 fichas: Inicio, Insertar, Diseo de pgina,
Frmulas, Datos, Revisar y Vista. Al lado izquierdo de la ficha Inicio se encuentra el
botn Archivo que nos llevar a la vista Backstage donde encontraremos los comandos
necesarios para guardar, abrir o imprimir un libro as como algunos comandos
adicionales.
3. Debajo de la cinta de opciones se encuentra la barra de frmulas la cual permite
ingresar y editar las frmulas para realizar clculos con los datos. As mismo en esta
rea est el cuadro de nombres que muestra la direccin de la celda que est
actualmente seleccionada.
4. El rea de trabajo de una hoja est representada por columnas y filas y es donde se
colocan los datos. De manera predetermina Excel 2013 crea un libro con una sola hoja y
cuyo nombre se puede encontrar en la etiqueta ubicada en la parte inferior izquierda del
rea de trabajo. Junto a dicha etiqueta se encuentra un botn con el smbolo + que nos
permite crear nuevas hojas.
5. En la parte inferior de la ventana de Excel 2013 se encuentra la barra de estado donde
la herramienta mostrar mensajes de importancia y en su extremo derecho encontramos
los botones para cambiar la manera en la que visualizamos un libro as como el nivel de
acercamiento de la hoja.
Algunas funciones bsicas
de MS Excel
Funciones de Fecha y hora
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Algunas funciones bsicas
de MS Excel
Funciones de Bsqueda
Funciones Lgicas
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Algunas funciones bsicas
de MS Excel
Funciones Estadsticas
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GRACIAS
