TECNICAS DE LA
ADMINISTRACIN MODERNA
OUTSOURCING
HISTORIA
El Outsourcing es una prctica que data desde el inicio de la
era moderna. Este concepto no es nuevo, ya muchas compaas
competitivas lo realizaban como una estrategia de negocios. Al
inicio de era post-industrial se inicia la competencia en los
mercados globales.
Se inici en los sistemas de informacin al principio de los aos
60 cuando las compaas comenzaron a contratar a terceros
para que les procesara sus datos. Ejecutivos y gerentes vieron
su crecimiento rpido en el sitio de trabajo y se dieron cuenta
que la tecnologa era cambiante, lo cual haca que los costos
crecieran, as el Outsourcing tom significados diferentes y
abri nuevas posibilidades, las cuales comenzaron slo con
contratos de sistemas.
El concepto de Outsourcing comienza a ganar credibilidad al
inicio de la dcada de los 70s enfocado, sobre todo, a las
reas de informacin tecnologa en las empresas. Las primeras
empresas en implementar modelos de Outsourcing fueron
gigantes como EDS, Arthur Andersen, Price Waterhouse y
otros.
El Outsourcing es un trmino creado en 1980 para describir la
creciente tendencia de grandes compaas que estaban
transfiriendo sus sistemas de informacin a proveedores.
En 1998, el Outsourcing alcanz una cifra de negocio a nivel
mundial de cien mil millones de dlares. De acuerdo con
estudios recientes, esta cantidad se disparar hasta 282 mil
millones de dlares.
DEFINICIN
El trmino OUTSOURCING, cuyo significado es tercera o
externalizacin ha sido aplicado para diferentes relaciones en
una variedad de negocios. Es un proceso en el que la compaa
contrata a otra para realizar una tarea que se maneja en la
actualidad internamente. Se da el caso que cualquier
mecanismo comercial que no es considerado parte del negocio
puede ser Outsourcing.
Outsourcing ha sido definido de varias maneras.
- Es cuando una organizacin transfiere la propiedad de un
proceso de negocio a un suplidor. La clave de esta definicin
es el aspecto de la transferencia de control.
- Es el uso de recursos exteriores a la empresa para realizar
actividades tradicionalmente ejecutadas por personal y
recursos internos. Es una estrategia de administracin por
medio de la cual una empresa delega la ejecucin de ciertas
actividades a empresas altamente especializadas.
- Es contratar y delegar a largo plazo uno o ms procesos no
crticos para un negocio, a un proveedor ms especializado
para conseguir una mayor efectividad que permita orientar los
mejores esfuerzos de una compaa a las necesidades
neurlgicas para el cumplimiento de una misin.
- Accin de recurrir a una agencia externa para operar una
funcin que anteriormente se realizaba dentro de la compaa.
En un contexto de globalizacin de mercados, las empresas
deben dedicarse a innovar y a concentrar sus recursos en el
negocio principal. Por ello el Outsourcing ofrece una solucin
ptima.
Bsicamente se trata de una modalidad, segn la cual
determinadas organizaciones, grupos o personas ajenas a la
compaa son contratadas para hacerse cargo de parte del
negocio o de un servicio puntual dentro de ella. La compaa
delega la gerencia y la operacin de uno de sus procesos o
servicios a un prestador externo (Outsoucer), con el fin de
agilizarlo, optimizar su calidad y/o reducir sus costos.
POR QU UTILIZAR OUTSORCING?
En los ltimos aos ha demostrado ser una herramienta til para el
crecimiento de las empresas por razones tales como:
Es ms econmico. Reduccin y/o control del gasto de operacin.
Concentracin de los negocios y disposicin ms apropiada de los
fondos de capital debido a la reduccin o no uso de los mismos en
funciones no relacionadas con la razn de ser de la compaa.
Acceso al dinero efectivo. Se puede incluir la transferencia de
los activos del cliente al proveedor.
Manejo ms fcil de las funciones difciles o que estn fuera de
control.
Disposicin de personal altamente capacitado.
Mayor eficiencia.
VENTAJAS
Ahorro de tiempo y desgaste fsico.
Evita la realizacin Ahorro de tiempo y desgaste fsico.
Equipos altamente capacitados para llevar a cabo cualquier labor.
Optimizacin de procesos.
Eliminacin del desgaste administrativo.
Altos niveles de eficiencia y eficacia.
Capacitacin permanente.
Permite agilizar procesos.
Flexibilidad de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Los costos de manufactura declinan y la inversin en planta y
equipo se reduce.
Permite a la empresa responder con rapidez a los cambios del
entorno.
Incremento en los puntos fuertes de la empresa.
Ayuda a construir un valor compartido.
Ayuda a redefinir la empresa.
Construye una larga ventaja competitiva sostenida mediante un
cambio de reglas y un mayor alcance de la organizacin.
Incrementa el compromiso hacia un tipo especfico de
tecnologa que permite mejorar el tiempo de entrega y la calidad
de la informacin para las decisiones crticas.
Permite a la empresa poseer lo mejor de la tecnologa sin la
necesidad de entrenar personal de la organizacin para manejarla.
DESVENTAJAS
Estancamiento en lo referente a la innovacin por parte del
suplidor externo.
La empresa pierde contacto con las nuevas tecnologas que
ofrecen oportunidades para innovar los productos y procesos.
El costo ahorrado con el uso de Outsourcing puede que no sea el
esperado.
Las tarifas incrementan la dificultad de volver a implementar
las actividades que vuelvan a representar una ventaja competitiva
para la empresa.
Alto costo en el cambio de suplidor en caso de que el
seleccionado no resulte satisfactorio.
Reduccin de beneficios, prdida de control sobre la
produccin.
REAS DE LA
OUTSOURCING
EMPRESA
QUE
PUEDEN
PASAR
- Sistemas financieros
- Sistemas contables
- Actividades de Mercadotecnia
- Recursos Humanos
- Sistemas administrativos
-Actividades
comedores)
secundarias
(limpieza,
administracin
- Produccin
- Sistema de transporte
- Actividades del departamento de ventas y distribucin
- Proceso de abastecimiento
de
REAS DE LA
OUTSOURCING
EMPRESA
QUE
NO
DEBEN
PASAR
- Administracin de la planeacin estratgica
- Tesorera
- Control de proveedores
- Administracin de calidad
- Servicio al cliente
- Distribucin y Ventas
Tipos
Desarrollo de aplicaciones, gestin de infraestructura, gestin de
nminas, sistemas de informacin, Contact Centers, soporte de
hardware, cualquiera de estas actividades podran encontrarse entre
la lista de las operaciones que las empresas contratan en forma de
outsourcing.
PUNTOS BSICOS
EXITOSO
PARA
LOGRAR
UN
OUTSOURCING
Para lograr un buen resultado en el proceso de Outsourcing hay que
considerar tres aspectos principales:
- La revisin de la estructura de la empresa.
- La determinacin de las actividades a outsource
- La seleccin de los proveedores.
Revisar la estructura de la empresa
Se pueden identificar cuatro puntos bsicos:
- Contar con una buena administracin del proceso de abastecimiento.
- Determinar habilidades principales e identificar cuellos de botella
- Cambiar la cultura organizacional
- Contar con la tecnologa de informacin adecuada.
Determinar a cules actividades aplicar Outsourcing y cules no
Se
pueden
identificar
tres
criterios
para
actividades a subcontratar, estos son:
- Actividades que hacen uso intensivo de recursos.
- Actividades que usan servicios especializados.
- Actividades relativamente independientes.
Seleccionar al proveedor
Se pueden mencionar ciertos pasos a llevar a cabo:
- Analizar la relacin costo/beneficio
- Seleccionar cuidadosamente a los proveedores.
- Elaborar un contrato escrito y estricto.
determinar
las
LOS RIESGOS DEL OUTSOURCING
Los riesgos involucrados en el proceso de Outsourcing pasan a ser
riesgos operacionales a riesgos estratgicos.
Los riesgos operacionales afectan ms la eficacia de la empresa.
Los riesgos estratgicos afectan la direccin de la misma, su
cultura, la informacin compartida, entre otras.
Las principales riesgos de Outsourcing son:
- No negociar el contrato adecuado.
- No adecuada seleccin del contratista.
- Puede quedar la empresa a mitad de camino si falla el contratista.
- Incrementa el nivel de dependencia de entes externos.
- Inexistente control sobre el personal del contratista.
- Incremento en el costo de la negociacin y monitoreo del contrato.
- Rechazo del concepto de Outsourcing.
METODOLOGA PARA LA EVALUACIN DE UNA COMPAA
La
Metodologa
del
Outsourcing
es
esencialmente
la
incorporacin de buena prctica en la toma de decisiones
gerenciales. La decisin para subcontratar necesita estar sujeta
a un proceso administrativo apropiado y no tomarse simplemente,
como en el caso de muchas decisiones ms sobre bases
financieras o tcnicas.
Lo que hace esta metodologa es ayudar a planear, ayudar a fijar
las expectativas, tanto dentro de la organizacin como en el
exterior, e indica aquellas reas donde la organizacin necesita
conocimiento especializado.
Pasos de la Metodologa
Fase 0: Inicio
Fase 1: Evaluacin
Fase 2: Planeacin
Fase 3: Contratacin
Fase 4: Transicin
Fase 5: Administracin
Para cada una de las fases se contestarn las siguientes preguntas:
- Qu hace la Fase?
- Cunto tiempo deber tomar?
- Quin participa?
- Qu se entrega?
- Qu decisin se toma?
