ACTA DE
PROTOCOLACIN
En determinadas circunstancias como veremos es posible que con
base en lo establecido en la ley o bien a requerimiento de parte,
sea necesario incorporar documentos que han tenido su origen
fuera del protocolo. Y tenemos las siguientes interrogantes..
Cmo debe procederse a incorporar estos documentos dentro del
protocolo?
Que efectos legales devienen a consecuencia de esa
incorporacin fsica de los documentos en el protocolo notarial?
de que forma se extienden los correspondientes testimonios?
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Protocolar o Protocolizar
Consiste en el acto por medio del cual un Notario incorpora en
el Protocolo a su cargo un documento el cual puede tener
varios orgenes.
a. Un documento autorizado por el mismo Notario.
b. Un documento privado, el cual, con base en la solicitud de
persona interesada, se pide que lo protocolice el Notario.
c. Un documento cuya protocolizacin es ordenado por una
autoridad judicial.
Por lo que en particularidad debe cumplirse con los requisitos
generales de los instrumentos que se autorizan en el
protocolo, numero de orden dems formalidades previstas en
el artculo 29 del Cdigo del Notariado.
DEFINICIN DE PROTOCOLIZAR
Accin y efecto por medio del cual un
Notario, mediante acta que autoriza en el
protocolo a su cargo con las solemnidades
de ley, incorpora un documento que tienen
una existencia anterior.
DOCUMENTOS QUE SE PROTOCOLIZAN
El tema de protocolaciones, se encuentra
desarrollado en el Ttulo VIII del Cdigo de
Notariado especficamente en los artculos
63, 64, y 65.
Artculo 63 del Cdigo de Notariado.
PODRAN PROTOCOLARSE:
1. Los documentos o diligencias cuya
protocolacin est ordenada por la ley o por
tribunal competente.
Ejemplo cuando lo ordena la ley: Acta notarial
de Matrimonio. Ver artculo 101 del Cdigo Civil:
Actas de Matrimonio. Las actas de Matrimonio
sern asentadas en un libro especial que
debern llevar las municipalidades. Los Notarios
haran constar el matrimonio en acta notarial
que deber ser protocolizada.
Ejemplo cuando es ordenado por tribunal
competente:
Cuando se promueve la divisin de la cosa comn, en
donde se debe elaborarse un proyecto de particin, el
cual una vez aprobado, el Juez ordena que sea
protocolizado. En este caso el Notario acta con base a
lo ordenado por el rgano jurisdiccional. Ver artculo
223 del Cdigo Procesal Civil Y Mercantil.
2. Los documentos Privados cuyas firmas hubieren sido
previamente legalizadas y;
Ejemplo: en este caso la actuacin notarial se sustenta
en el requerimiento de una persona particular pero
esta persona debe se aquella a cuyo favor fue suscrito
el documento, dar certeza que el documento existe o
existi.
3. Los documentos privados sin reconocimiento o
legalizacin de firmas.
Ejemplo en tercer caso se prev que existe un
documento privado el cual carece de legalizacin
de firmas, pero para cuya protocolizacin es
necesario que concurran todas las personas que
lo hubieren firmado por lo que la protocolacin se
realiza en base al requerimiento del interesado o
de los interesados. En principio mediante esta
protocolacin existe un reconocimiento de la
autenticidad del documento por las personas que
lo han suscrito, el cual, eventualmente podra
utilizarse como prueba de existencia del negocio
o acto jurdico.
REQUISITOS LEGALES DE LA PROTOCOLACIN.
Art. 64 del Cdigo de Notariado.
El acta de protocolacin contendra;
1. El Nmero de orden del instrumento;
2. El lugar y la fecha;
3. Los nombres de los solicitantes, o transcripcin en su
caso, del mandato judicial;
4. Mencin del documento o diligencia, indicando el
nmero de hojas que contiene y el lugar que ocupa en
el protocolo, segn la foliacin, y los nmeros que
correspondan a la primera y ltima hojas;
5. La firma de los solicitantes, en su caso y la del notario.
Protocolizacin de documento
proveniente del extranjero.
En la practica Notarial es posible que
se presenten casos en los cuales el
documento, sea ste pblico o
privado que no tienen origen
nacional, si no que proviene de
actuaciones que se han realizado en
el extranjero y sus efectos se prev
que se extiendan al mbito de la
Repblica de Guatemala.
En estos casos existen ciertos
principios que corresponden al
campo del Derecho Internacional
Pblico
y Privado que deben
observarse. Ver artculos 27, 28,
29 y 44 de La Ley del Organismo
Judicial.
Requisitos ver artculo 37 y 38 de
La Ley del Organismo Judicial.
EFECTOS JURIDICOS
Una de las consecuencias que pueden
darse como resultado dela protocolizacin
de un documento es creer que este solo
hecho le proporciona y prev de plena
validez al documento protocolizado y a
causa de ello ste se constituir en plena
prueba y gozar de la presuncin de
veracidad
que
corresponde
a
los
instrumentos notariales.
