CURSOGRAMAS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
2015
CURSOGRAMAS
CONCEPTO
Es la representacin grfica del
flujo o recorrido que una
informacin realiza dentro del
mbito de actuacin de una
organizacin,
mediante
la
utilizacin
de
smbolos
convencionales.
CURSOGRAMAS
OBJETIVOS
Confeccionar el recorrido de rutinas.
Analizar
peridicamente
los
procedimientos en curso.
Cotejar distintos procesos para estudiar
su interrelacin.
Observar la posibilidad de reemplazar
procesos por otros ms ventajosos.
CURSOGRAMAS
ELEMENTOS
Carcter convencional
Diseo de fcil trazado
Cada smbolo tiene un solo significado
VENTAJAS
Se aprecia un proceso en forma clara y
sencilla
Poder de sntesis, lectura sin dificultad
CURSOGRAMAS
CONDICIONES MINIMAS DE
DIAGRAMACIN
Representacin de todos los formularios
y registros de cada proceso con todas
las copias que se emiten.
Separacin correcta de los sectores que
intervienen en los procesos.
Indicacin del sentido de la informacin.
Representacin
cronolgica
de
la
operacin, de izquierda a derecha.
CURSOGRAMAS
Permiten conocer:
Las unidades funcionales
Las operaciones que se llevan a cabo
Los controles que se realizan en los
procedimientos
Las decisiones que se toman como
consecuencia de los controles.
Formularios y soportes de informacin
involucrados en el procedimiento: cuntos
formularios se emiten cada vez, cmo se
distribuyen y hacia dnde se dirigen.
CURSOGRAMAS
Las normas son:
Norma 34501 Smbolos para la
representacin grfica:se refiere a la
simbologa a utilizar en los cursogramas.
Norma 34502 Tcnicas para la
representacin grfica:se refiere a las
tcnicas de diagramacin.
Norma 34503 Lineamientos generales
para el diseo de los formularios para la
representacin grfica:se refiere a los
formularios utilizados para dibujar los
SIMBOLOS
CONTROL INTERNO
El sistema de control interno es un conjunto
de normas, controles, consideraciones y
aspectos a tener en cuenta por el propio ente
que los ha de adoptar, cuyo objetivo es:
Evitar la comisin de errores y fraudes
Ganar seguridad y confiabilidad en la
operatoria de la organizacin
Sin que ello signifique perdida en la eficiencia
administrativa.
El objetivo del sistema de control interno
no
apunta
a
detectar
situaciones
anmalas, sino por el contrario pretende
prevenirlas y evitarlas.
ES: PREVENTIVO Y CONTINUO
EST:
UNIDO
A
LOS
SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES
NO ES ESPORDICO NI EXTERNO AL
SISTEMA
IMPLICA
EFICACIA
EN
LOS
PROCEDIMIENTOS
Y
CONTROLES
Y
EFICIENCIA OPERATIVA
UTILIZA RELACIN COSTO/BENEFICIO.
NORMAS GENERALES
1) FORMACIN DE UN AMBIENTE DE CONTROL
2) EVITAR ZONAS DISPUTADAS O TIERRAS
DE NADIE
3) FORMALIZAR LAS OPERACIONES POR
ESCRITO
4) NIVELES DE AUTORIZACIN DE LAS
OPERACIONES
5) SEPARACION DE FUNCIONES/CONTROL
CRUZADO POR OPOSICIN DE INTERESES
NORMAS GENERALES
6) PRENUMERACIN DE FORMULARIOS
UTILIZADOS
7) CONTROL DE INTEGRIDAD DE LOS
FORMULARIOS
8) CONTROL DE CORRELATIVIDAD
NUMERICO/CRONOLOGICA
9) INDEPENDENCIA DEL SECTOR
CONTROLANTE
10) CUSTODIA DE FORMULARIOS SIN UTILIZAR
Rotacin interna del
personal afectado a reas
sensibles
Intenta prevenir los efectos indeseables
derivados de la permanencia de personas en
reas sensibles durante prolongados periodos
que podra dar lugar a desviaciones en el
ejercicio de sus funciones.
Casos tpicos son los de las reas de compras
y de pagos.
En organizaciones de gran embergadura.
Desventaja: Priva al rea de contar con
personal especializado.
Registraciones claras,
adecuadas y al da
Las registraciones deben ser realizadas en
forma cronolgica y con grado de detalle.
Encontrarse actualizada con el objeto de
permitir el ejercicio de control.
Registracin con detalle de Orden de pago,
factura de proveedores, recibos de cobranza,
rendiciones de caja, etc. Para facilitar la
individualizacin.
Importancia de contar con un plan de cuentas
detallado.
Mecanismos o canales
de reclamo de los
clientes
Invitar a los clientes a manifestar el desagrado
o disconformidad con el servicio recibido, o su
sugerencia para mejorar el mimo.
Ejemplo: Libro de quejas.
COMPRAS
La funcin de compras consiste en
la adquisicin de los recursos
materiales necesarios para el
mantenimiento
de
una
organizacin, bajo las mejores
condiciones de contratacin.
En empresas de gran envergadura
adopta
la
denominacin
de
abastecimiento.
Segregacin de
funciones
Recepcin, control de calidad y
almacenamiento de la mercadera
Control y aprobacin de facturas
de proveedores
Pagos a proveedores
Registraciones contables de las
operaciones de compras y pagos.
Descripcin del
circuito
1) Deteccin de la
necesidad
de
compras
Todas las compras de bienes superiores a
un determinado monto deben realizarse
por escrito.
Los orgenes de las solicitudes de compra:
1)Pedido
de
Reaprovisionamiento
(Reposicin de productos con stock)
2)Solicitud de compra (productos sin stock)
Lmites para la
autorizacin de compra
Los lmites deben ser los
precios.
En el Estado:
Compra directa
Concurso de precios
Licitacin privada
Licitacin pblica
Seleccin del proveedor
y adjudicacin de la compra
Recibido los pedidos compras procede a:
Cotejar si son firmas autorizadas
Consultar en el registro de proveedores con
el objeto de seleccionar los ms afines a la
naturaleza del pedido, para proceder a
solicitarles cotizacin.
El pedido de cotizacin se realiza por escrito
y la Cotizacin del proveedor tambin se
recibe por este medio.
Aquellas compras sin significacin, no se
Contenido de la
cotizacin
1) Cantidad y calidad requerida
2) Precios
3) Impuestos que gravan la operacin y que
deban facturarse en forma segregada
4) Condiciones de pago
5) Fecha de entrega
6) Plazo de mantenimiento de la oferta
7) Garantas
Adjudicacin de la compra
Se le comunica al proveedor que su
oferta ha sido aceptada, y se le
solicita proveer la mercadera
solicitada, bajo las condiciones
especificadas para su cotizacin.
Los destinatarios de la Orden de
compra:
1. Proveedor
2. Contadura
3. Recepcin
para
controlar
la
Control y
almacenamiento
La entrega de las mercaderas se
producen en el sector de recepcin,
quien ante esta circunstancia y luego
de efectuar los controles emite el
formulario: INFORME DE RECEPCIN.
Control de calidad, intervencin en el
Informe de recepcin.
Compras concluye su gestin.
CONTROL DE LA COMPRA Y
REGISTRACIN
El
sector
de
contadura
va
reuniendo
los
documentos
representativos de los distintos
pasos:
1. Orden de compra
2. Informe de recepcin
3. Remito del proveedor
Recibe la Factura del proveedor:
Control y registracin, para dejar
archivado el legajo en un archivo
Control de la Factura
1. Que las cantidades concuerden
con las solicitadas (OC), con las
efectivamente
ingresadas
(IR
y
Remito) y con la calidad.
2. Que los precios unitarios coincidan
con los especificados en la OC.
3. Clculos bien realizados.
4. Cuestiones impositivas.
5. Condiciones de pago.
PAGOS
Determinacin de la fecha de
vencimiento de la factura y
emisin de la orden de pago
Tesorera recibe el Legajo de Compras y
la Orden de Pago y procede a emitir el
cheque.
Recomendable
que
los
cheques
requieran dos firmas para tener validez.
Clusula no a la orden, de forma que
pierde la posibilidad de endoso y debe
ser
cobrado
nicamente
por
el
beneficiario.
Retenciones
Impositivas
Retenciones impositivas al
proveedor.
Comprobantes de retencin
Deposito de los importes
retenidos al estado.
Control numrico de las
OP
Control de tesorera: Respecto de las ordenes
de pago recibidas.
Control de contadura: Respecto de las
Ordenes de pago y los cheques emitidos.
RECIBO DE PAGO
- Formalidades
EROGACIONES A TRAVES DE FONDO
FIJO
Responsable del fondo fijo.
Monto asignado
Actualizacin
por
desvalorizacin de la moneda
Documentacin de respaldo
Reposicin
