Herramientas con las que cuentan las
organizaciones para hacer posible y facilitar el
desarrollo y desenvolvimiento de las multiples
funciones administrativas que deben llevarse a
a cabo. Los manuales son esenciales, debido a
que nos permiten lograr el
Estandarizacin
Equilibrio
Ajuste mutuo
Son todo un conjunto de reglas
que
describen
de
manera
sistemtica
la
actividades,
labores que deben ser realizadas
por
los
miembros
de
la
organizacin, con el propsito de
lograr eficientemente los objetivos
de la empresa o Institucion.
Recopilan de
manera
organizada los
procedimientos de
la organizacin
Reduce en gran
proporcin la
improvisacin, ya
que todo est
escrito
Aclaran dudas con
respecto a qu
hacer en un
momento
determinado
Mantiene la
igualdad
(estandarizacin)
en la gestin
organizacional
ESTANDARIZACI
N
Es una
herramienta de
control
Es un instrumento
informativo
Ahorro de tiempo,
debido a que las
instrucciones ya
estn dadas
Permite una
evaluacin
objetiva de los
procesos
Permite evaluar
los estndares
que han sido
establecidos
Buscar la mejor
forma de hacer las
cosas
El ROF, es un documento tcnico
normativo de gestin Institucional
que
contiene
la
organizacin
formal de la entidad, es decir,
contiene su estructura orgnica as
como las funciones generales y
especificas de cada uno de sus
rganos y unidades orgnicas. Es
un
reglamento
de
tipo
administrativo o de organizacin
El ROF es til para los siguientes actores:
Para
la entidad, presenta la visin conjunta y
precisa el objetivo y las funciones encomendadas
evitando duplicidad.
Para el personal de la entidad, permite identificar
que
atribuciones
y
responsabilidades
le
corresponde a cada rgano y unidades orgnicas, es
un documento orientador para el personal nuevo.
Para otras entidades publicas, delimita los campos
de actuacin y contribuye a una mejor coordinacin.
Para
quienes ejercen control sobre la entidad,
facilita la labor identificando a los rganos
responsables. Hay relacin entre MOF, CAP, PAP y el
PEI.
Interrelacin
instrumentos
del
ROF
de
con
los
gestin
organizacionales, mediante el CAP se
puede establecer cargos y mediante
MOF,
establecer
las
particulares por cada cargo.
funciones
Son aquellas organizaciones que por
las
competencias
y
funciones
conferidas por las normas ejercen
actividades de manera permanente.
sea, que su naturaleza responda a los
criterios definidos en los lineamientos.
Ejemplo: Los ministerios, OPDs, Poder
Judicial, JNE, ONPE, RENIEC, GR.
1. Por un proceso de reorganizacin de
la entidad aprobado conforme a Ley.
2. Por mandato legal que obliga a una
entidad a crear un nuevo rgano o
unidad orgnica en su interior, o
ajusta sus funciones para incluir o
dejar de hacer cierta actividad.
3. Para
optimizar o simplificar los
procesos de la entidad que permitan
cumplir con mayor eficiencia su
misin y funciones.
Cada entidad pblica es responsable del
proceso de elaboracin de su ROF y debe
tener en cuenta que dicho proceso debe
sujetarse a los criterios y disposiciones
establecidos en:
Ley Marco de Modernizacin del Estado
(27658); lineamientos para la elaboracin
y aprobacin del ROF(DS043-2006-PCM);
otras disposiciones que establezca la
secretaria de Gestin Pblica.
Actores
que
participan
en
su
elaboracin:
rgano
a
cargo
de
planeamiento, racionalizacin, o que
haga sus veces.
Actores
que
participan
en
su
aprobacin: rgano de Asesoramiento,
Titular
de
la
entidad,
rgano
responsable de emitir el Informe
Previo.
El Manual de Organizacin y Funciones
(MOF) es un instrumento normativo de
gestin institucional que describe las
funciones bsicas a nivel de puestos de
trabajo o cargos contenidos en el cuadro
de asignacin de personal (CAP), a partir
de la estructura organica y funciones
generales establecidos en el ROF. formula
los requisitos esenciales exigibles y
establece las relaciones internas del cargo.
La
participacin y compromiso de toda la
organizacin, especialmente de los lderes como
promotores.
Que los lderes que toman las decisiones separen
unas horas para las decisiones referentes a
estos temas.
Formar un equipo tcnico que lidere el proceso.
Puede ser interno como externo.
Que la organizacin tenga su plan estratgico
vigente, pues sin esto no se podr realizar el
MOF.
Que el equipo tcnico use una metodologa para
la elaboracin del cronograma y para que el plan
estratgico se refleje en las funciones.
Hacer un plan de implementacin de este
manual, especialmente con los cambios fuertes.
Poner el manual a plena disponibilidad del
personal. Por ejemplo, colgarlo en la intranet
institucional.
En la elaboracin de un MOF se
requieren los siguientes pasos:
1.- Conformar un equipo tcnico, que
va a elaborar el MOF.
2.- Se debe elaborar un Perfil
del Puesto; que es un proceso
mediante el cual se busca
determinar
las
aptitudes,
cualidades y capacidades que
son fundamentales para una
adecuada
ocupacin
y
las
condiciones de trabajo.
3.- Ahora debes realizar un
Anlisis de Cargo.- Luego de
reunir la informacin requerida,
se revisa la estructura orgnica
para determinar la dependencia
jerrquica del puesto y con qu
unidades orgnicas mantiene una
relacin directa de coordinacin.
4.- A partir de la informacin recogida
se revisar si el anlisis de cargos
realizado corresponde realmente al
perfil que la
institucin desea y
necesita para mejorar los servicios que
presta a la comunidad. Aqui es vital
las preguntas que se deben hacer
entre
los integrantes del equipo
tcnico respecto al personal con el
que cuenta en estos momentos. Por
ejemplo: Es el perfil del trabajador
adecuado para el puesto?.
5.- Con la informacin y el anlisis
realizado se elabora una Descripcin y
Especificacin del puesto: La descripcin
del puesto incluye las actividades y
responsabilidades inherentes al mismo
as como sus caractersticas importantes
y las condiciones de trabajo. La
especificacin del puesto resume las
cualidades personales necesarias para el
desempeo del puesto.
6.- A continuacin el anlisis realizado
debe ser verificado con el trabajador o
su
superior
inmediato.
Esta
verificacin ayudar a determinar si la
descripcin realizada del cargo es
correcta, si est completa y si es fcil
de
entender
para
todos
los
involucrados.
Desconocimiento total o parcial al
respecto
Una vez elaborado el personal ni
se entera que
tienen un MOF.
Muchas veces el MOF no guarda
relacin con el plan de desarrollo de
otras reas ejemplo el del rea de
capacitacin.
Que su elaboracin obedezca solo
al cumplimiento
de la norma y
formalidades.
Permite
evitar
la
duplicidad,
las
superposiciones
e
interferencias
orientando a la eficiencia y eficacia.
Desarrolla
los perfiles de los cargos
considerados en el CAP, as el personal
conoce
su
ubicacin,
dependencia,
jerarqua, responsabilidad y requisitos
mnimos para el cargo especfico.
Contribuye a realizar el seguimiento, la
evaluacin y el control de las actividades
de cada rgano.
Permite a los supervisores distinguir
con precisin y orden los elementos
que integran cada puesto.
Permite a los trabajadores realizar
mejor y con mayor facilidad sus
labores, si conocen con detalle cada
una de las operaciones que las
forman y los requisitos necesarios
para hacerlas bien.
Es fuente de informacin bsica para
la gestin de los recursos humanos de
la INSTITUCION.
La
existencia del MOF en una
organizacin es de vital importancia y
por ello se debe cuidar el proceso de
su elaboracin.
Una vez realizado el MOF es muy
importante realizar el Manual de
Procesos
o
Procedimientos,
denominado (MAPRO).
El futuro de la salud en las
Amricas depende del
desarrollo pleno de servicios
de salud adecuados en cada
pas y no de ninguna agencia
internacional.
Fred Lowe Soper,
1954
