IMSS-UAC
MACROPROCESOS
[Link] Ramon Alcocer Martinez. MAD.
III. DESARROLLO DE PROCESOS
Propsitos
Simplificar procesos.
Elevar la eficacia, calidad y productividad de los
procesos.
Eliminar las quejas de los usuarios.
Identificar oportunidades de innovacin.
Reinvertir el tiempo ahorrado en actividades afines al
proceso.
Alternativas
Existen diferentes alternativas para lograr el cambio en los
procesos establecidos, a travs de:
a. Cambio radical de procesos prioritarios seleccionados
b. Mejora de procesos prioritarios
La decisin debe estar en funcin de las condiciones,
caractersticas y propsitos de la institucin y, en particular del
proceso de que se trate.
Siete pasos para el anlisis de procesos
1. Definir los lmites del proceso.
2. Conocer la situacin actual del proceso.
3. Recolectar y analizar las actividades del proceso.
4. Identificar reas de oportunidad.
5. Determinar acciones de mejora.
6. Desarrollar las mejoras.
7. Implementar y vigilar las mejoras.
1. Definir los lmites
del proceso
2. Conocer la
situacin actual
del proceso
Diagnstico
3. Recolectar y
analizar las
actividades del
proceso
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7. Implementar y
vigilar las mejoras
MODELO GENERAL DE
ANLISIS DE PROCESOS
4. Identificar reas
de oportunidad
6. Desarrollar las
mejoras
5. Determinar acciones
de mejora
Registro de acciones de
mejora
Causa Efecto invertido
IV. DESARROLLO DE PROCESOS Y
HERRAMIENTAS
Definicin de proceso
Conjunto de actividades que transforman o convierten uno o ms
insumos en resultados que proporcionan un valor a quien usa, aplica o
demanda dichos resultados.
PEPSU
Es una imagen sencilla de cmo opera el proceso en
relacin con sus proveedores, entradas, procesos, salidas y
usuarios. Este tipo de diagrama es muy til para el anlisis
y mejora del proceso.
USUARIOS
PROVEEDORES
ENTRADAS
SALIDAS
PROCESOS
Macroprocesos
Son lo procesos principales en la
organizacin:
Financiero
Remuneraciones
Servicios al Cliente
Atencin Medica
Microprocesos
Son aquellos procesos mas concretos o
especificos que necesariamente forman parte
de los Macroprocesos:
Macroproceso (Remuneraciones):
Microprocesos:
Emision de Cheques de Nomina
Control de Asistencia y Puntualidad
Macro y Micro-procesos
Macroprocesos
Ventas/Atencion al Cliente
Microprocesos
1. 1. Realizacin de visitas de
captacin de clientes
1.2. Elaboracin de tarifas.
1.3. Elaboracin de ofertas.
1.4. Alta de clientes.
1.5. Seguimiento de la mercanca.
1.6. Atencin a las consultas de
los clientes.
1.7. Realizacin de visitas de
mantenimiento de clientes.
1.8. Controles de calidad.
Macro y Micro Procesos
Macroprocesos:
Llegada de mercancia y
Flujo de Informacion
Documental
Microprocesos:
3.1. Documentacin de las
llegadas.
3.2. Movimiento de
mercanca de llegada.
3.3. Reparto de la
mercanca.
3.4. Control de albaranes
con justificacin de entrega.
3.5. Liquidacin de
autnomos
Diagnstico del Proceso
Es el anlisis de los diversos factores, caractersticas,
problemtica y aspectos ms relevantes del proceso que,
en conjunto, determinan la percepcin que se tiene del
proceso con respecto a su nivel de eficiencia.
Propsito
Identificar problemas reales y potenciales que afectan al
proceso.
Detectar los factores que limitan la eficiencia del proceso.
Identificar reas de oportunidad, a partir del anlisis de
los problemas percibidos en el diagnstico.
Cuestionario para el diagnstico
1.
Cul es el principal objetivo del proceso?
2.
Qu considera que no se est cumpliendo del objetivo,
dentro del proceso?
3.
Describa cules son los productos o servicios que se generan
del proceso.
4.
Las caractersticas de los productos o servicios cumplen con
los estndares establecidos?
5.
Las caractersticas de los productos o servicios cumplen con
los estndares establecidos?
Cuestionario para el diagnstico
6.
El proceso tiene una clara relacin con la misin, visin,
objetivos estratgicos y polticas de la institucin?
7.
El proceso cuenta con controles que permitan identificar
desviaciones?
8.
Actualmente, existen acciones de mejora que se estn
ejecutando en el proceso?
9.
Cules son las principales problemticas que existenen el
proceso?
10.
Cmo debera operar el proceso?
Anlisis de Fuerzas y Debilidades
Aspectos a considerar:
Polticas y procedimientos
Personal
Recursos financieros
Recursos tecnolgicos
Recursos materiales
Informacin
Otros
Aplicacin
Listar las actividades componentes del proceso.
Identificar los tipos de actividades que se realizan
(operacin, traslado, demora, verificacin, archivo o
correccin).
Identificar el tiempo que se utiliza para desarrollar cada
actividad.
Diagrama de Pareto
ACTIVIDAD
TOTAL
FRECUENCIA
Formato de frecuencias
TIEMPO
% DE
FRECUENCIA
ACUMULADA
100%
DIAGRAMA CAUSA EFECTO
EQUIPO
PERSONAL
EFECTO
CAUSAS
MEDIO
AMBIENTE
MTODOS Y
PROCEDIMIENTOS
MATERIALES
Diagrama causa-efecto
Ventajas
Evita desviaciones en el anlisis de los problemas en la
bsqueda de soluciones.
Permite la tormenta de ideas.
Se identifican todas las posibles causas de un problema
(efecto).
Diagrama causa-efecto
Aplicacin
Cuando se quiere resolver un problema en equipo.
Cuando se quiere encontrar causas reales del problema
(efecto).
Cuando se buscan causas del problema y se asignan
responsabilidades para resolverlo.
Diagrama causa-efecto
Tcnica: Lluvia de Ideas.
1. Formar un grupo de trabajo.
2. Explicar el motivo de la junta (identificar el problema).
3. Explicar que: toda opinin, idea o sugerencia que se
diga ser aceptada por el grupo.
4.
Se prohbe: criticar ideas, ofender, limitar ideas,
rechazar ideas, hablar todos a la vez, o burlarse.
Diagrama causa-efecto
5. Todos deben participar libremente, opinar, dar ideas,
hablar en orden y uno por uno.
6. Preguntar por las posibles causas del problema.
7. Anotar todas las causas.
Diagrama causa-efecto
8. Atacar por aprobacin del grupo, una por una las
causas del problema.
9. Identificar la causa real del problema.
10. Trabajar sobre las causas reales del problema en grupo
asignando responsabilidades.
Ejemplo
EQUIPO
PERSONAL
Equipo de
cmputo
obsoleto e
insuficiente
Excesivas
cargas de
trabajo e
inequitativas
Equipo de
cmputo sin
conexiones de
interfases.
Personal
Resistencia al
insuficiente.
Personal no cambio.
especializado.
Puestos operativos sin
autoridad y facultad
Procedimientos
desactualizados
Procesos
dispersos
DEMORAS:
Tiempo de espera
de autorizacin,
supervisin y
validacin.
Horarios
irregulares de
recepcin.
Duplicidad de funciones.
Exceso de
verificaciones
MEDIO
AMBIENTE
Procedimiento
s complejos
MTODOS Y
PROCEDIMIENTOS
MATERIALES
Diagrama de causa-efecto invertido
Formato
PROPUESTAS DE MEJORA
ACCIN DE
MEJORA
Diagrama de causa-efecto invertido
Aplicacin
Seleccin de las principales causas del problema
Participacin de los integrantes del grupo en una sesin
de lluvia de ideas
Cada persona deber proponer las acciones de mejora
que contribuyan a la solucin de la problemtica
Diagrama de causa-efecto invertido
Aplicacin
Determinacin del conjunto de acciones de mejora
Determinacin de planes de accin
Propuesta de actividades para la implantacin de la
accin de mejora
Ejemplo
Diagrama de causa-efecto invertido
EQUIPO
Actualizacin
del equipo de
cmputo
Instalacin
de interfases
MEJORA DEL
PROCESO
Actualizacin y
documentacin
de
procedimientos
Distribucin
equitativa de
cargas de
trabajo
Facultacin
de personal
MEDIO
AMBIENTE
PERSONAL
Especializacin
de personal
Sensibilizacin y
orientacin
Definicin de
horarios de
recepcin
Sistematizacin
de procesos
MTODOS Y
PROCEDIMIENTOS
MATERIALES
Formato
Hoja de trabajo DEBER SER
No.
Actividad
Smbolo Tiempo
Smbolo en la grfica
R
1
2
3
4
5
Comparativo ser-deber ser
Despus
Antes
Pasos Minutos Pasos Minutos
Paso
Operacin
15
1210
12
800
Traslado
15
1200
315
Demora
2880
123
10
510
58
150
12
Total
44
5950
25
1308
Verificacin
Archivo
Correccin
Factores que Afectan la Productividad
Recursos Humanos
Tecnologia
Inversion de capital
Reglamentacion
Diseo del producto
Maquinaria y equipo
Capacitacion del trabajador
Volumen de produccion
Estudio del Trabajo
Es un medio para aumentar la productividad de las
empresas, mediante la reorganizacion del trabajo
Es el metodo mas exacto para establecer normas de
rendimiento
Imprescindible para la planeacion y control de la
produccion.
Los ahorros resultantes de su aplicacin se obtienen
de inmediato.
Es aplicable en todo tipo de empresas.
Es altamente aplicable a las operaciones manuales.
Objetivo del Estudio del Trabajo
Mejorar los procedimientos y los procesos.
Mejorar las distribuciones de las instalaciones
Reducir el esfuerzo y la fatiga
Optimizar la utilizacion de la mano de obra, de los
materiales y de la maquinaria
Mejorar las condiciones de trabajo
Aumentar la seguridad
Reducir costos
Preguntas que debemos siempre hacer:
Porque es necesaria esta operacin?
Porque se hace esta operacin de esta
manera?
Porque se especifican estas tolerancias?
Porque se emplea esta materia prima?
Porque efectua esta operacin este
operador?
Cada Porque debe ir acompaado
de:
CUAL es el proposito de la operacin?
COMO se puede hacer mejor?
QUIEN lo puede hacer mejor?
DONDE se puede efectuar a menor costo?
CUANDO hacer la operacin para reducir el
manejo de materiales?
Tolerancias
Son margenes que se adicionan al tiempo
cronometrado para tomar en cuenta las
interrupciones, los retrasos y los movimientos
lentos debidos a la fatiga y a las condiciones
de trabajo.
Las tolerancias se aplican en:
Tiempo totoal del ciclo de operacin
Tiempo de empleo de la maquina
Tiempo de esfuerzo.
Tolerancias comunes:
Tolerancias constantes:
Personal
Por fatiga
Tolerancias variables:
Por estar de pie
Por posicion no normal
Por empleo de fuerza fisica
Alumbrado deficiente
Condiciones atmosfericas
Atencion estricta
Nivel de ruido
Esfuerzo mental
Monotonia
Tedio (aburrimiento)
5%
4%
2%
0 a 7%
0 a 22%
0 a 5%
0 a 10%
0 a 5%
0 a 5%
1 a 8%
0 a 4%
0 a 5%
Distribucion de Planta
Distribucion de planta
