Organizacin y Sistemas II
ORGANIZACIN DE EMPRESAS
ENRQUE BENJAMIN FRANKLIN FINCOWSKY
OBJETIVOS
Explicar los criterior tcnicos y tecnlogicos que debe
considerar una organizacin para aprovechar adecuadamente
los espacios que se destinan a instalaciones de trabajo.
Analizar las consideraciones generales, tecnicas auxiliares,
guias especificaciones por tipo de rea y disposicin del
mobiliario y equipo para disgnosticar con precisin las
condiciones de la distribucin del espacio en una
organizacin.
Visualizar por qu la productividad de una organizacin
depende en gran medida de la interaccin que existe entre
sus instalaciones y su forma de trabajar.
Comprender cmo afecta el ambiente fisico, el desempeo de
una organizacin.
UNIDAD I
DISTRIBUCIN DEL ESPACIO EN LAS REAS DE
TRABAJO
Introduccin
En el mbito de la prctica administrativa la distribucin del
espacio de las reas de trabajo de las organizaciones constituye
un aspecto relevante el estudio de las condiciones en que ste
se realiza.
Estrecha relacin que existe entre las condiciones fsicas que
conforman el medio en el que el personal realiza sus tareas,
permite afirmar que para lograr un alto grado de eficiencia no
basta con armnics estructuras de organizacin.
UNIDAD I
DISTRIBUCIN DEL ESPACIO EN LAS REAS DE
TRABAJO
Introduccin
Las condiciones fsicas de las instalaciones que se ocupan para
oficinas, reas de trabajo, cuya construccin no se hizo con este
propsito, suelen no satisfacer ni prestar las facilidades para un
eficiente desempeno laboral.
CONCEPTO
Distribucin del Espacio
Es la disposicin fsica de los puestos de trabajo, de sus
componentes materiales y a la ubicacin de las instalaciones
para la atencin y servicio al personal y a los clientes
OBJETIVOS
Incrementar la eficiencia y eficacia de la forma de
trabajo de una organizacin.
Planear e implementar una distribucin del espacio
que facilite la circulacin de las personas, la
realizacin, supervisin y flujo racional del trabajo,
as como el uso de elementos materiales para
reducir el tiempo y costo necesarios para ejecutar
una actividad.
Promover una interaccin ordenada entre las
funciones y procesos as como las instalaciones
para llevarlas acabo.
1. CONSIDERACIONES GENERALES PARA REALIZAR
UN ESTUDIO DE DISTRIBUCCIN FSICA
2. ASPECTOS ORGANIZACIONALES
RESPONSA
BILIDAD
ESTRATEGIA
LIDERAZGO
ESTRUCURA
CULTURA
ORGANIZA
CIONAL
ESTRATEGIA
La distribucin del espacio contribuye esfuerzo
competitivo de la empresa produzca resultados
con un desempeno superior al estandar de la
industria.
Toma en cuenta los siguientes elementos:
Acorde con la misin y objetivos de la institucin.
Incluye niveles de aplicacin corporativo.
Utiliza la cadena de mando y define la estructura de la
empresa.
Establecer una clara relacin estratgica.
ESTRUCTURA
S e debe tener en cuenta para la distribucin del
espacio los siguientes factores;
Las relaciones de trabajo entre las unidades que la
componen.
Los sistemas de informacin y los procesos de
comunicacin
Que permita una adecuada supervisin del trabajo.
Posibles cambios en la estructura orgnica.
Enfoque a procesos.
Ubicacin ptimas de las areas para atencin al cliente.
CULTURA ORGANIZACIONAL
Debe fomentar el respeto a las creencias, actitudes,
valores hbitos, costumbres, formas de realziar las
cosas; tomar en cuenta los siguientes elementos
Fortalecer los valores y principios.
Promover interelacion entre cultura de alto contexto y las
relaciones personales.
Lograr un mayor compromiso del personal con la
organizacin.
LIDERAZGO
Interaccin positiva del personal
Motivacin confianza
Estilo de comportamiento del lder en relacin con la
disposicin de sus subordinados refleja la relacin
directa de la distribucin del espacio fsico que la
empresa.
RESPONSABILIDAD DE EJECUCIN
Unidades de mejoramiento cotinuo
Areas de apoyo responssbles de la funcin de
mantenimiento.
Equipos de trabajo integrales
Consultores externos.
TCNICAS AUXILIARES PARA ESTUDIAR LA
DISTRIBUCIN DEL ESPACIO
PRINCIPIOS
GUIA
FUNDAMENTALES
ESPECIFICACIONES
POR TIPO DE REA
PRINCIPIOS
P
R
I
N
C
I
P
I
O
S
INTEGRACIN TOTAL: integra y coordina personas, equipos,
mquinas y materiales para que funcionen como una unidad
integral
MINIMA DISTANCIA RECORRIDA: Distribucin de objetos, formas,
materialesm personas para que circulen lo menos posible, reduciendo
las distancias que las personas transitan para realizar una actividad.
CURCULACIN: Distribucin de las reas y unidades en el mismo
orden del proceso de trabajo.
FLEXIBILIDAD: Distribucin que permite que los ajustes y las
readaptaciones se realicen con las minimas molestias..
GUIAS FUNDAMENTALES
G
U
A
S
F
U
N
D
A
M
E
N
T
A
L
E
S
Distribucin modular simple
Distribucin modular para cuatro personas
Distribucion modular ejecutiva
Distribucin modular mando medio
Movimientos reas de trabajo
Mesa secretarial y para mando medio
GUIAS FUNDAMENTALES
G
U
A
S
F
U
N
D
A
M
E
N
T
A
L
E
S
Distribucin modular simple
Distribucin modular para cuatro personas
Distribucion modular ejecutiva
Distribucin modular mando medio
GUIAS FUNDAMENTALES
G
U
A
S
F
U
N
D
A
M
E
N
T
A
L
E
S
Escritorios de trabajo
Gabinete de oficina
Distribucin para unidades de servicio
Puestos de trabajo en reas mnimas a prueba
de sonido.
GUIAS FUNDAMENTALES
G
U
A
S
F
U
N
D
A
M
E
N
T
A
L
E
S
Area de acceso y trnsito
Espacios de trabajo que requieren concentracin
Mobiliario para nivel operativo
Modulos para aprovechamiento y optimizacin
de espacios
GUIAS FUNDAMENTALES
E
S
P
E
C
I
F
I
C
A
C
I
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N
E
S
Despacho privado
T
I
P
O
Mobiliario para equipos de computacin
D
E
A
R
E
A
Mobiliario para equipos de soporte
Distribucin del espacio por reas de
circulacin
GUIAS FUNDAMENTALES
E
S
P
E
C
I
F
I
C
A
C
I
O
N
E
S
T
I
P
O
Mobiliario
direccin
utilizado
en
reas
Mobiliario ejecutivo
D
E
A
R
E
A
Nicho para banderas
Mobiliario para delimitar espacios
de
alta
PLANEACIN DE LA DISTRIBUCIN DEL
ESPACIO
D
I
A
G
N
S
T
I
C
O
ANLISIS DE LA ORGANIZACIN: Organigramas,
sociogramas, orboles de decisin, redes anlisis lgico de
problemas.
S
I
T
U
A
C
I
O
N
A
C
T
U
A
L
REVISIN DE LOS PROCEDIMIENTOS: La distribucin del
mobiliario debe establecerse mediante un anlisis de flujo de
la informacin en relacin a las actividaddes .
DISTRIBUCIN ACTUAL DEL ESPACIO: Delimitar las reas
de conflicto, estableciendo las dimensiones necesarias.
LISTA MOBILIARIO Y EQUIPO: Identificar el inventario del
mobiliario y equipo ubicado en el rea que se estudia:
dimensiones, clase, modelo, antiguedad
PLANEACIN DE LA DISTRIBUCIN DEL
ESPACIO
P
R
E
V
I
S
I
N
E
C
E
S
I
D
A
D
E
S
ORGANIZACIN: Ampliar o reducir la estructura
organizacional, desconcentrar funciones, modificar cargas
de trabajo, fortalecer los canales de distribucin..
F
U
T
U
R
A
S
PROCEDIMIENTOS: Se basa en los sistemas de trabajo,
cuando cambien los procesos: Diagramas de flujo, diagramas
de distribucin de espacio, matriz de especificaciones o
requerimiento de espacio.
PERSONAL: Proyectar el mobiliario de una rea de trabajo
de acuerdo al nmero de personas que se vaya a contrar a
futuro.
EDIFICIOS INTELIGENTES
DISPONE DE UNA INFRAESTRUCTURA
FISICA CON VARIOS SISTEMAS DE
INFORMACIN,
BASADOS
EN
TECNOLOGA MICROELECTRICA QUE
PERMITE REGULAR LA AMBIENTACIN
DE LAS ORGANIZACIONES.
EDIFICIOS INTELIGENTES
Brindar una respesta efectiva
a los
requerimeintos de los clientes.
Proveer a sus ocupantes un ambiente
agradable y accesible a sus necesiades.
Ampliar la vida util de las instalaciones.
Reducir costos de operacin
EDIFICIOS INTELIGENTES
Climatizacin.
Seguridad.
Telecomunicaciones
Servicios integrados.
Sonido.
Internet.
EDIFICIOS INTELIGENTES
Sistemas expertos: sistemas automatizados
para captar e imitar el conocimiento de un ser
humano..
Sistema de lenguaje natural: procesamiento
lenguaje natural.
Sistema de percepcin de visin, habla y
tacto: sistemas basados en interfaz con el
usuario y los sistemas de la organizacin
inteligente.
EDIFICIOS INTELIGENTES
Fisiolgicas: Apoya al bienestar fisico y a la
seguridad de sus usuarios.
Psicolgicas: Permiten fortalecer la salud
mental de sus ocupantes.
Sociolgicas:
Permiten
satisfacer
una
comunicacin efectiva, interelacin personal,
imagen corporal.
Econmicas: Ahorra energa, preservar el
espacio, emplear adecuadamente el tiempo y
la inversin economicamente rentable.
UNIDAD II:
DISEO Y CONFORMACIN DE LOS
MANUALES ORGANIZACIONALES
OBJETIVO
Visualizar con precisin la imagen
documentada de una organizacin en el
manual de Organizacin
OBJETIVOS
Visualizar con prescicin la imagen de una
organizacin.
Comprender lo que significa la informacin
sistematizada para el quehacer cotidiano de una
organizacin.
Identificar las diatintas versiones de manuales
administrativos.
Valorar la importancia que tienen los manuales
de organizacin, de procedimientos y de gestin
de la calidad.
OBJETIVOS
Dominar el mtodo y las tcnicas para
elaborar manuales administrativos.
Asociar los enfoques funcionales y de
procesos para crear valor en una organizacin.
INTRODUCCIN
Los
manuales
administrativos
son
indispensables debido a la complejidad de las
estructuras de las ORGANIZACIONES, el
volumen de sus operaciones, los recursos de
que disponen, la demanda de sus productos,
servicios y la adopcin de tecnologas de la
informacin para atender adecuadamente
todos estos aspectos.
INTRODUCCIN
La administracin obliga a usar manuales
administartivos que apoyen el quehacer
diario, debido a que en ellos se consignan en
forma ordenada los elementos fundamentales
para contar con una comunicacin,
coordinacin,
Direccin
y
evaluacin
administrativas eficientes.
CONCEPTO
Los manuales administrativos son documentos
que sirven como MEDIOS DE COMUNICACIN
Y COORDINACIN para registar y transmitir en
froma ordenada y sistemtica tanto la
informacin de una organizacin como las
instrucciones y lineamientos necesarios para
que desempeen mejor sus ACTIVIDADES.
OBJETIVOS
1. Presentar una visin de conjunto de la
organizacin.
2. Precisar las funciones asignadas a cada
unidad
administrativa,
para
definir
responsabilidades, evitar duplicaciones y
detectar omisiones.
3. Mostrar claramente el grado de autoridad y
responsabilidad de los distinatos niveles
jerrquicos que la componen
CLASIFICACIN BSICA
POR SU REA DE APLICACIN
MESO ADMINISTRATIVOS
MICROADMINISTRATIVOS
Manuales que
corresponden a una sola
organizacin
Incluyen a una o ms
MACROADMINISTRATIVOS organizaciones de un mismo
sector de actividad o ramo
Son los documentos que
especfico.
contienen informacin de
varias organizaciones
Se utiliza para el sector
pblico como para el
privado.
CLASIFICACIN BSICA
POR SU CONTENIDO
DE
ORGANIZACIN
DE
PROCEDIMIENTOS
DE GESTIN DE
CALIDAD
Estructura orgnica, organizacionales
Sucesin cronolgica y secuencial de
las actividades de una organizacin.
Consigan los elementos del Sistema
de Gestin de Calidad.
CLASIFICACIN BSICA
POR SU CONTENIDO
DE HISTORIA DE LA
ORGANIZACIN
DE POLITICAS
DE CONTENIDO
MULTIPLE
Manuales son documentos que refieren la biografa
y la cronologa de la organizacin.
Manuales de normas, estos manuales incluyen
guas bsicas que sirven como marco de actuacin.
Presentan informacin relativa diferente a topicos o
aspectos de una organizacin, (anlisis econmico)
CLASIFICACIN BSICA
POR SU CONTENIDO
DE PUESTOS
Manuales de instructivos de trabajo que identifican las
responsabilidades, actividades de los puestos de
trabajo.
DE TCNICAS
Manuales que detallan los principios y criterios
necesarios para emplear las herramientas tcnicas que
apoyan la ejecucin de procesos.
DE VENTAS
Presentan informacin relativa a las ventas: definicin
de estrategias de comercialziacin, mecanismos de
negociacin, anlisis de competencia.
CLASIFICACIN BSICA
POR SU MBITO
Documentos de informacin general de la organizacin:;
segn su naturaleza, sector, industria, estructura, forma
GENERALES
ambito de operacin.
Manuales que concentran informacin de un rea o
unidad administrativa de una organizacin.
ESPECFICOS
ENFOQUE
Presentan informacin detallada de los manuales de
organizacin procedimeintos y del sistema de gestin de la
calidad que son los que ms se utilizan en la actualidad.
