OBJETIVO
El participante ser capaz de efectuar auditorias internas al sistema de gestin de la calidad ISO 14001:2004 de su organizacin, de acuerdo a las directrices de la ISO 19011:2002.
contenido
Introduccin al Curso
Terminologa y conceptos de la ISO 19011:2002 Requisitos ISO 14001:2004 (4.1 4.6)
Principios de auditoria y competencia del auditor Etapas de una auditoria interna
Programacin de la auditoria Planeacin de la auditoria Ejecucin de auditoria Seguimiento de auditoria
INTRODUCCIN
La norma ISO 19011:2002
Directrices para la auditoria de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental. Nos provee de las guas para realizar la programacin, planeacin, desarrollo, ejecucin y seguimiento de una auditoria. Adems nos orienta para auditores. evaluar la competencia de los
Esta norma fue publicada en octubre de 2002, tratando de cubrir aspectos de calidad y ambiental, sustituyendo a las siguientes normas:
ISO-10011-1:1990 Directrices para Auditar Sistemas de Calidad (NMX-CC-007/1-1993-SCFI) ISO-10011-2:1991 Criterios de calificacin para auditores (NMX-CC-008-1993-SCFI)
ISO 19011:2002 Directrices para la auditoria de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental
ISO-10011-3:1991 Administracin del programa de auditoria (NMX-CC-007/2-1993-SCFI)
En Mxico contamos con NMX-CC-SAA-19011-IMNCISO-14010:1996, ISO-14011:1996 e ISO-14012:1996 relacionadas con las 2002 17 de febrero del 2003 auditorias a los sistemas
administrativos ambientales.
Estructura de la ISO 19011
Tipos de auditorias
Partes Internas (Auditorias Internas)
Auditorias de primera parte
CUMPLIMIENTO CON
Requisitos del cliente
SGC de la Organizacin
CAPACIDAD
Requisitos reglamentarios
Partes Externas
Requisitos propios de la organizacin
Segunda parte (clientes)
Tercera parte (Certificacin)
Auditoria combinada
TRMINOS Y DEFINICIONES (seccin 3)
Auditoria. Proceso sistemtico, independiente y documentado
Criterios de auditoria. Contra que vamos auditar
Auditor. Persona con competencia para llevar a cabo una auditoria.
Competencia. Atributos personales y aptitud demostrada Alcance de la auditoria. Que vamos auditar
Evidencia de auditoria. Registros
Hallazgos de la auditoria. Resultados Programa de auditorias. Auditorias planificadas
Plan de auditorias. Detalles de una auditoria
Eficacia. Cumplir lo planificado Eficiencia. Optimizacin de recursos
No conformidad
INCUMPLIMIENTO A UN REQUISITO
Requerimiento: Procedimiento, requisito ISO
Falla: La desviacin presentada Evidencia: El registro que muestra la desviacin
Ejemplos de no conformidades
El tiempo de retencin para los registros fue especificado a cinco aos.
Contrario a lo establecido en el procedimiento SFP01, se encontr que las acciones FR4, FR5, FR10 tomadas para recursos humanos no son efectivas. Al realizar la revisin a los indicadores de calidad se observ que no se cuenta con la medicin de dos de ellos porque no se ha generado informacin.
Principios de auditoria
(seccin 4)
PRINCIPIOS DE AUDITORIA
Aplicados al auditor CONDUCTA ETICA PRESENTACIN ECUANIME
DEBIDO CUIDADO PROFESIONAL
Aplicados a la auditoria
Independencia Enfoque basado en la evidencia
Principios de auditoria
Blan Dito auditando el proceso de auditorias internas Aceptar $500 del Lic. Soborno para que no le levanten una no conformidad Levantar una no conformidad al proceso acadmico solo porque se nos ha informado que no han tomado acciones correctivas efectivas. Iniciar una conversacin de mis problemas familiares al momento de estar auditando el proceso de Innovacin y calidad. Que Pepe inicie una discusin con Corona al momento de estarlo auditando, solo porque Corona no quiere mostrarle los documentos solicitados.
Competencia y Evaluacin de los auditores (seccin 7)
EDUCACIN Preparatoria
EXPERIENCIA LABORAL 5 aos
EXPERIENCIA EN CALID AD 2 de los 5 aos
CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
COMPETENCIA Y EVALUACIN DE LOS AUDITORES
ATRIBUTOS PERSONALES
FORMACIN COMO AUDITOR 40 horas
EXPERIENCIA EN AUDITORIAS 4 auditorias con 20 das como auditor en formacin
ATRIBUTOS PERSONALES DE UN AUDITOR
APROPIADOS NO APROPIADOS
Tctico y diplomtico Capacidad de comunicar De mente abierta Maduro Que ejerza juicio sano Habilidad analtica Tenacidad Total dominio de la norma contra la que audita
Argumentativo
Obstinado
Flojo
Fcil de influenciar
Salta a las
conclusiones
CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
Los auditores deben tener el conocimiento y habilidad
en las siguientes reas:
Principios y tcnicas de auditoria Sistemas de gestin Situaciones de la organizacin Leyes, reglamentos y otros requisitos aplicables. Terminologa de la calidad, los principios y las herramientas de gestin. Procesos y productos
TIPOS DE AUDITADO
Negativo Interesado en la Auditoria
Aptico Autoritario
Participativo
Deseoso de mejorar
Agresivo
Tcticas dilatorias
Ejercicio 3
Prepara 5 preguntas para auditar el requisito correspondiente:
Equipo 1. Requisito 4.2.3 Equipo 2. Requisito 5.3 Equipo 3. Requisito 6.2.2 Equipo 4. Requisito 7.2.1
EL ROL DEL AUDITOR EN AUDITORIAS INTERNAS
Verificar el grado de cumplimiento con el criterio de auditoria. Verificar el grado de implantacin y efectividad del Sistema de Gestin Ambiental. Identificar reas de mejora
GESTIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA (seccin 5)
ETAPA 1. PROGRAMA DE AUDITORIA
Autoridad para el PA (RD y DG)
Establecimiento del PA Objetivos y amplitud Responsabilidades Recursos Procedimientos
Planificar
Competencia y Evaluacin de los Auditores
Mejora del PA
Implementacin del PA Elaboracin de Calendario Evaluacin de auditores Seleccin de auditores Conduccin de actividades de auditoria Conservacin de registros
Hacer
Actividades de Auditoria
Seguimiento y revisin del PA Identificacin de AC, AP, AM
Verificar
INICIO DE LA AUDITORA
Designacin del lder de equipo Definicin de objetivos, alcance y los criterios de auditoria Determinacin de la viabilidad de la auditoria Seleccin del equipo auditor Establecimiento del contacto inicial con el auditado REVISIN DE LA DOCUMENTACIN Revisin de los documentos pertinentes del sistema de gestin, incluyendo los registros y determinacin de adecuacin con respecto a los criterios de auditoria.
REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA EN SITIO Reunin de apertura Comunicacin durante la auditoria Papel y responsabilidades de los guas y observadores Recopilacin y verificacin de la informacin Generacin de hallazgos de auditoria Preparacin de las conclusiones de la auditoria Realizacin de la reunin de cierre PREPARACION DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORA EN SITIO Preparacin del plan de auditoria Asignacin de tareas al equipo auditor Preparacin de los documentos de trabajo
PREPARACIN, APROBACIN Y DISTRIBUCIN DEL INFORME DE AUDITORA Preparacin del informe de auditoria Aprobacin y distribucin del informe de la auditoria FINALIZACIN DE LA AUDITORA
REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO DE LA AUDITORA
ETAPA 2. PLANEACIN
Inicio de la auditoria
Designacin del lder del equipo auditor.
Definicin de los objetivos, alcance y los criterios de auditoria. Determinacin de la viabilidad de la auditoria. Seleccin del equipo auditor. Establecimiento del contacto inicial con el auditado.
ETAPA 2. PLANEACIN
Revisin de la documentacin
Verificar si se cuenta con la documentacin necesaria y esta es adecuada para cumplir el objetivo de la auditoria.
ETAPA 2. PLANEACIN
PREPARACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA EN SITIO
Preparacin del plan de auditoria.
Objetivos de la auditoria Criterios de auditoria y documentos de referencia Alcance Fechas y lugares Horas y duracin estimadas Funciones y responsabilidades del equipo auditor
Asignacin de recursos a las reas criticas de la auditoria
Asignacin de las tareas al equipo auditor
ETAPA 2. PLANEACIN
Preparacin de documentos de trabajo (lista de verificacin)
Objetivo de las listas: Proporcionar un esquema de revisin sistemtico y ordenado
Describir la evidencia encontrada Redactar objetivamente los hallazgos Determinar si los procesos y actividades agregan valor Evaluar hallazgos
Pueden Contener: Los requerimientos del SGC a ser evaluados Todas las preguntas que apliquen al proceso o actividad
Preparacin lista de verificacin.
Nota: carpeta SGA Roque
ETAPA 2. PLANEACIN
Diagrama de tortuga
Este diagrama permite evaluar con un enfoque general cada proceso.
Es decir auditar:
los recursos que se necesitan (6.1), la metodologa que utiliza (4.1c, 4.2.3, 4.2.4), los indicadores con los que se mide el desempeo (8.2.3, 8.4, 8.5), y los involucrados en el proceso (5.5.1, 6.2). Para esto debemos delimitar el proceso a auditar.
ETAPA 2. PLANEACIN
COMO SE DELIMITA UN PROCESO? Delimitar las fronteras del proceso, subproceso o actividad a auditar Definir la estrategia para delimitarlo a. b. Delimitacin global del proceso Delimitacin por proceso-subproceso
c.
Delimitacin por subproceso-actividades
Identificar las entradas y salidas Identificar las interacciones (interfases) con clientes y proveedores internos y externos)
Identificar con que proceso o subproceso interactan
Identificar objetivos e indicadores de desempeo
Ejemplo: Delimitacin de Sub-proceso-actividades
Requerimientos de Clientes
Planeacin estratgica
Definir el proceso que se va a auditar Por ejem., Enfermera
Hospitalizacin
Nutricin
Investigacin y tecnologa Desarrollo del personal
Enfermera
Administracin de Recursos Econmicos Mercadotecnia
Ciruga
Compras
Satisfaccin de Clientes
ETAPA 3. EJECUCIN DE AUDITORIA
1) Reunin de apertura
2) Ejecucin de auditoria
4) Reunin de Cierre/ Reporte de auditoria
3) Redaccin de hallazgos auditoria
ETAPA 3. EJECUCIN DE AUDITORIA 1) Reunin de apertura
Confirmar el plan de auditoria
Tomar de asistencia Confirmar objetivo, alcance, y criterios de auditoria Confirmar horarios Proporcionar un breve resumen de cmo ser el proceso de auditoria Confirmar canales de comunicacin Permitir al auditado hacer preguntas Confirmar todo aquello planteado en el plan de auditoria
ETAPA 3. EJECUCIN DE AUDITORIA
2) Ejecucin de auditoria
Comunicacin durante la auditoria Papel y responsabilidad de los guas y observadores Recopilacin y verificacin de la informacin
Dirjase en forma adecuada y respetuosa con los auditados Explique el objetivo de la auditoria y mencione que es un requisito del SGC Mencione que no se audita a las personas, que es una evaluacin a la red de procesos Explique la forma en que conducir la auditoria, incluyendo una aclaracin del uso de guas de verificacin Si se presenta un conflicto con el auditado, mantenga la calma o en caso extremo solicite al coordinador de la auditoria el cambio de auditor Revise mnimo el 30% de las evidencias necesarias
ETAPA 3. EJECUCIN DE AUDITORIA
3) Generacin de hallazgos
La evidencia objetiva es evaluada frente a los criterios de auditoria Los hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoria. El equipo auditor debe reunirse cuando sea necesario para revisar los hallazgos de la auditoria en etapas adecuadas Las no conformidades y las evidencias de la auditoria que las apoyan deben registrarse Las no conformidades pueden clasificarse: Mayor, menor Toda no conformidad debe ser revisada con el auditado para obtener el reconocimiento de que la evidencia es exacta y que se ha comprendido la no conformidad
ETAPA 3. EJECUCIN DE AUDITORIA
Ejemplos para la redaccin de no conformidades
En el rea de almacn se encontr que las tarjetas electrnicas ADGH145 estn almacenadas sin protecciones y con polvo, contra lo establecido en las especificaciones del producto, incumpliendo con el req. 7.5.5 de la norma
Se encontr que durante las revisiones directivas (minuta 05/02) se ha estado mostrando incumplimientos sobre el indicador de incremento en ventas y no existe un plan de acciones para su cumplimiento, contra lo establecido en el 8.2.3
Ejemplo de Hallazgo
ETAPA 3. EJECUCIN DE AUDITORIA
Preparacin de las conclusiones de auditoria
El equipo auditor se rene antes del cierre para revisar los hallazgos frente a los criterios de auditoria, acordar las conclusiones, preparar recomendaciones y seguimientos si estuviera especificado en el plan de auditoria.
ETAPA 3. EJECUCIN DE AUDITORIA
Reunin de cierre
Es presidida por el lder del equipo, se utiliza para presentar los hallazgos y conclusiones de manera que sean comprendidos y reconocidos por el auditado y para ponerse de acuerdo, si fuera necesario, en el tiempo para que el auditado presente un plan de acciones correctivas y preventivas.
ETAPA 3. EJECUCIN DE AUDITORIA
PREPARACIN, APROBACIN Y DISTRIBUCIN DEL INFORME
Este debe contener: Objetivos
Alcance
El lder del equipo es responsable de la preparacin y del contenido del informe. Este informe debe proporcionar un registro completo de las actividades, debe ser claro, preciso y conciso
Identificacin del cliente Identificacin del lder del equipo Fechas y lugares Criterios de auditoria Hallazgos y conclusiones
ETAPA 4: SEGUIMIENTO
Las conclusiones de auditoria pueden indicar la necesidad de acciones correctivas, preventivas o de mejora. Tales acciones son generalmente emprendidas por el auditado en un intervalo de tiempo acordado .
El programa de auditoria puede especificar el seguimiento por parte de los miembros del equipo auditor cuidando siempre mantener la independencia en las actividades de auditora posteriores.
ETAPA 4: SEGUIMIENTO
Correccin, Accin Correctiva y Accin Preventiva
El auditado puede dar respuesta a las no conformidades detectadas a travs de una correccin, accin correctiva o una accin preventiva.
Correccin: Accin encaminada a corregir el efecto de un producto no conforme pero que no llega a las causas del mismo.
Accin Correctiva: Accin encaminada a atacar las causas de un producto no conforme y que la elimina completamente, evitando su reocurrencia Accin Preventiva: Accin encaminada a eliminar la causa potencial de un problema, y que evita su ocurrencia
ETAPA 4: SEGUIMIENTO
Analisis de un caso.
Ud. recibe a su hijo de la escuela con fiebre y vmito; inmediatamente lo lleva al doctor quin le receta unas pastillas que le quitan el vmito y la fiebre. Le pregunta a su hijo que pas y le explica que se comi en la maana unas tostadas de ceviche y que le supieron raras pero tena hambre. Ud. lo regaa, y le dice que a partir de maana no le dar dinero y que le dar un lonche. Despus va con el Director de la escuela para pedirle que retire al vendedor de ceviche y al estarlo retirando se da cuenta que hay otros 3 vendedores de otros productos (que no han dado problema) a los que tambin se retira. Cuales son preventivas? correcciones, acciones correctivas y acciones
SEGUIMIENTO
Actividades de Seguimiento
Programacin del seguimiento: Con base en las fechas establecidas por el auditado para la correccin de las no conformidades el grupo auditor o el lder del equipo auditor deben programar el seguimiento a la auditoria, con la finalidad de verificar la eficacia de las acciones tomadas.
a. Las acciones se implantaron adecuadamente y resolvieron las no conformidades. Se debe cerrar la auditoria Las acciones fueron implantadas pero no fueron efectivas. El auditor auxiliar al auditado en definir e implantar nuevas acciones (siguiendo el mismo proceso). El auditado no implant las acciones. En este caso se debe dar al auditado un segundo plazo para implantarlas. Si al finalizar el nuevo plazo el resultado es el mismo, se debe solicitar la presencia del Director para facilitar el trabajo (sin importar cual fue la causa del incumplimiento)
b.
c.
Verificacin de las acciones tomadas Al presentarse el auditor al rea auditada para revisar los resultados; pueden suceder tres cosas:
FIN DEL CURSO
