NORMA INTERNACIONAL
ISO 19011
DIRECTRICES PARA LA AUDITORA DE LOS SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD Y/O AMBIENTAL Canaviri Arce Ariel Salvatierra Banon Arturo Zuagua Valda Fabiola Yesenia
INTRODUCCION
Las Normas Internacionales ISO 9000 :2000 e ISO 14000:2000 , ponen nfasis en la importancia de las auditoras como una herramienta de gestin para el seguimiento y la verificacin de la implementacin eficaz de una poltica de organizacin para la gestin de la calidad y/o ambiental. Las auditoras son tambin una parte esencial de las actividades de evaluacin de la conformidad, tal como la certificacin/registro, y de la evaluacin y vigilancia de la cadena de suministro. Esta Norma Internacional proporciona orientacin sobre la gestin de los programas de auditora, la realizacin de auditoras internas o externas de sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental, as como sobre la competencia y la evaluacin de los auditores.
FACTORES DE APLICACION
Esta norma internacional se aplica a cualquier organizacin que desee: Implementacin de sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental Necesitan realizar auditoras de sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental por razones contractuales. Involucradas en la certificacin o formacin de auditores, certificacin/registro de sistemas de gestin, acreditacin o normalizacin en el rea de la evaluacin de la conformidad.
El captulo 1 OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN El captulo 2 REFERENCIAS NORMATIVAS El captulo 3 TERMINOS Y DEFINICIONES El captulo 4 PRINCIPIOS DE LA AUDITORA
El captulo 5 GESTIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORA
El captulo 6 ACTIVIDADES DE AUDITORA El captulo 7 COMPETENCIA Y EVALUACIN DE AUDITORES
El captulo 1 OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN
o Esta Norma Internacional proporciona orientacin sobre los principios de auditora, la gestin de programas de auditora, la realizacin de auditoras de sistemas de gestin de la calidad y auditoras de sistemas de gestin ambiental, as como sobre la competencia de los auditores de sistemas de gestin de la calidad y ambiental. m
o Esta norma es aplicable a todas las organizaciones que tienen que realizar auditoras internas o externas de sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental o que gestionar un programa de auditora.
El captulo 2 REFERENCIAS NORMATIVAS
Normas de referencia: ISO 9000: 2000, Sistemas de gestin de la calidad Fundamentos y vocabulario. ISO 14050:2002, Gestin ambiental Vocabulario.
El captulo 3 TERMINOS Y DEFINICIONES
Para el propsito de esta Norma Internacional, son aplicables los trminos y definiciones dados en las Normas ISO 9000 e ISO 14050, a menos que estn sustituidos por los trminos y definiciones dados a continuacin: AUDITORA proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora.
- DE PRIMERA PARTE
Empresa a s misma - DE SEGUNDA PARTE Cliente a la empresa - DE TERCERA PARTE Auditor independiente a la empresa para dar evidencia al cliente.
- AUDITORA COMBINADA Cuando se auditan juntos un sistema de gestin de calidad y un sistema de gestin ambiental. - AUDITORA CONJUNTA Cuando dos o mas organizaciones cooperan para auditar a un unico auditado
C A C
CRITERIOS DE AUDITORA Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos. EVIDENCIA DE LA AUDITORA Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables. HALLAZGOS DE LA AUDITORA Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora. CONCLUSIONES DE LA AUDITORA Resultado de una auditora, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la auditora.
CLIENTE DE LA AUDITORA Organizacin o persona que solicita una auditora. AUDITADO Organizacin que es auditada. AUDITOR Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora. EQUIPO AUDITOR Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora, con el apoyo, si es necesario, de expertos tcnicos EXPERTO TCNICO Persona que aporta conocimientos o experiencia especficos al equipo auditor .
PROGRAMA DE AUDITORA Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico. PLAN DE AUDITORA Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditora.
ALCANCE DE LA AUDITORA Extensin y lmites de una auditora. El alcance de la auditora incluye generalmente una descripcin de las ubicaciones, las unidades de la organizacin, las actividades y los procesos, as como el perodo de tiempo cubierto.
COMPETENCIA Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.
El captulo 4 PRINCIPIOS DE LA AUDITORA
stos hacen de la auditora una herramienta eficaz y fiable en apoyo de las polticas y controles de gestin, proporcionando informacin sobre la cual una organizacin puede actuar para mejorar su desempeo.
PARA LOS AUDITORES Y AQUELLOS QUE GESTIONAN EL PROGRAMA DE AUDITORIAS.
CONDUCTA ETICA
PRESENTACION ECUANIME
DEBIDO CUIDADO PROFESIONAL
a) Conducta tica: el fundamento de la profesionalidad b) Presentacin ecunime: la obligacin de informar con veracidad y exactitud. c) Debido cuidado profesional: la aplicacin de diligencia y juicio al auditar.
PARA LA AUDITORIA ENFOQUE BASADO EN LA EVIDENCIA
INDEPENDENCIA
d) Independencia: la base para la imparcialidad de la auditora y la objetividad de las conclusiones de la auditora. Los auditores son independientes de la actividad que es auditada y estn libres de sesgo y conflicto de intereses. Los auditores mantienen una actitud objetiva a lo largo del proceso de auditora para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones de la auditora estarn basados slo en la evidencia de la auditora.
e) Enfoque basado en la evidencia: el mtodo racional para alcanzar conclusiones de la auditora fiables y reproducibles en un proceso de auditora sistemtico.
La evidencia de la auditora es verificable. Est basada en muestras de la informacin disponible. Uso de datos y hechos verificables.
PASOS DE LA AUDITORIA
Establecer CRITERIO contra el cual se realiza la auditoria Recolectar EVIDENCIA bueno o malo
Bosquejar una CONCLUSION en base a hallazgos Evaluar la EVIDENCIA para obtener hallazgos
Determinar el ALCANCE de la auditoria
El captulo 5 GESTIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORA
Generalidades
Un programa de auditora puede incluir una o ms auditoras, dependiendo del tamao, la naturaleza y la complejidad de la organizacin que va a ser auditada. Estas auditoras pueden tener diversos objetivos y pueden incluir auditoras combinadas o conjuntas. Un programa de auditora tambin incluye todas las actividades necesarias para planificar y organizar el tipo y nmero de auditoras, y para proporcionar los recursos para llevarlas a cabo de forma eficaz y eficiente dentro de los plazos establecidos.
La alta direccin de la organizacin debera otorgar la autoridad para la gestin del programa de auditora.
ALTA DIRECCION
RESPONSABLES
El responsable del programa debe: a) Establecer, implementar, realizar el seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditora. b) Identificar los recursos necesarios y asegurarse de que se proporcionan.
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO PARA LA GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA
Autoridad para el programa de auditora PLANEAR Establecimiento del programa de auditora HACER
ACTUAR Mejora del programa de auditora
Implantacin del programa de auditora VERIFICAR
Monitoreo y revisin del programa de auditora
Competencia y evaluacin de auditores
Actividades de auditora
OBJETIVOS Y AMPLITUD DE UN PROGRAMA DE AUDITORA
Objetivos de un programa de auditora Dirigir la planificacin y realizacin de las auditoras. Estos objetivos pueden basarse considerando: a) Prioridades de la direccin b) Propsitos comerciales c) Requisitos del sistema de gestin d) Requisitos legales, reglamentarios y contractuales e) Necesidad de evaluar a los proveedores f) Requisitos del cliente g) Necesidades de otras partes interesadas h) Riesgos para la organizacin
Amplitud de un programa de auditora La amplitud de un programa de auditora puede variar y estar influenciada por el tamao, la naturaleza y la complejidad de la organizacin que se audite, as como por lo siguiente: Alcance, el objetivo y la duracin de cada auditora que se realice. Frecuencia de las auditoras El nmero, la importancia, la complejidad, la similitud y sitios de las actividades a ser auditadas Cambios significativos en la organizacin o en sus operaciones Las inquietudes de las partes interesadas
AMPLITUD
Aspectos culturales, sociales o de lenguaje. Conclusiones de las auditoras previas o los resultados de una revisin de un programa de auditora previo.
Normas, los requisitos legales, reglamentarios y contractuales. y otros criterios de auditora
Necesidad de acreditacin o de certificacin /registro
RESPONSABILIDADES, RECURSOS Y PROCEDIMIENTOS DEL PROGRAMA DE AUDITORA
1) Responsabilidades del programa de auditora La responsabilidad de la gestin de un programa de auditora debera asignarse a una o ms personas con conocimientos generales de los principios de la auditora, de la competencia de los auditores y de la aplicacin de tcnicas de auditora. Estas personas deberan tener habilidades para la gestin, as como conocimientos tcnicos y del negocio pertinentes para las actividades que van a auditarse. Aquellos a los que se ha asignado la responsabilidad de gestionar el programa de auditora deberan:
a) Establecer los objetivos y la amplitud del programa de auditora b) Establecer las responsabilidades y los procedimientos, y asegurarse de que se proporcionan recursos. c) Asegurarse de la implementacin del programa de auditora d) Asegurarse de que se mantienen los registros pertinentes del programa de auditora. e) Realizar el seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditora.
2) Recursos del programa de auditora Cuando se identifiquen los recursos para el programa de auditora, deberan considerarse: a) Los recursos financieros necesarios para desarrollar, implementar, dirigir y mejorar las actividades de la auditora. b) Tcnicas de auditora. c) Procesos para alcanzar y mantener la competencia de los auditores, y para mejorar su desempeo. d) Disponibilidad de auditores y expertos tcnicos que tengan la competencia apropiada para los objetivos particulares del programa de auditora. e) Amplitud del programa de auditora. f) Tiempo de viaje, alojamiento y otras necesidades de la auditora.
3) Procedimientos del programa de auditora Los procedimientos del programa de auditora deberan tratar lo siguiente: a) La planificacin y elaboracin del calendario de las auditoras. b) El aseguramiento de la competencia de los auditores y de los lderes de los equipos auditores. c) La seleccin de los equipos auditores apropiados y la asignacin de sus funciones y responsabilidades. d) La realizacin de las auditoras. e) La realizacin del seguimiento de la auditora, si es aplicable. f) La conservacin de los registros del programa de auditora g) El seguimiento del desempeo y la eficacia del programa de auditora. h) La comunicacin de los logros globales del programa de auditora a la alta direccin. Para organizaciones pequeas, las actividades anteriormente descritas pueden tratarse en un nico procedimiento.
IMPLEMENTACIN DEL PROGRAMA DE AUDITORA
La implementacin de un programa de auditora debera tratar lo siguiente: a) Comunicacin del programa de auditora a las partes pertinentes. b) Coordinacin y elaboracin del calendario de las auditoras y otras actividades relativas al programa. c) Establecer y mantener un proceso para la evaluacin de los auditores y su continuo desarrollo profesional. d) Asegurarse de la seleccin de los equipos auditores.
e) Provisin de los recursos necesarios para los equipos auditores.
f) Asegurarse de la realizacin de las auditoras programadas. g) Asegurarse del control de los registros de las actividades de la auditora. h) Asegurarse de la revisin y aprobacin de los informes de la auditora, y su distribucin al cliente de la auditora y a otras partes interesadas. i) Asegurarse del seguimiento de la auditora, si es aplicable.
REGISTROS DEL PROGRAMA DE AUDITORA
Los registros deberan conservarse para demostrar la implementacin del programa de auditora y deberan incluir lo siguiente: a) Registros relacionados con auditoras individuales, tales como: Planes de auditora Informes de auditora Informes de no conformidades Informes de acciones correctivas y preventivas Informes del seguimiento de la auditora, si es aplicable
b) Resultados de la revisin del programa de auditora.
c) Relativos al personal auditor: Competencia del auditor y evaluacin desempeo Seleccin del equipo auditor, y Mantenimiento y mejora de la competencia. Los registros deberan conservarse y guardarse con la seguridad apropiada.
SEGUIMIENTO Y REVISIN DEL PROGRAMA DE AUDITORA
La implementacin del programa de auditora debera seguirse y revisarse a intervalos apropiados para evaluar si se han cumplido sus objetivos y para identificar las oportunidades de mejora.
Los resultados deberan comunicarse a la alta direccin.
SEGUIMIENTO Y REVISIN DEL PROGRAMA DE AUDITORA
Capacidad de los equipos auditores para cumplir con el plan.
Cumplimiento de los programas y calendarios de auditora.
Retroalimentacin de los clientes de la auditora, de los auditados y de los auditores.
SEGUIMIENTO Y REVISIN DEL PROGRAMA DE AUDITORA
La revisin del programa de auditora debera considerar, por ejemplo:
a) Los resultados y las tendencias del seguimiento. b) La conformidad con los procedimientos. c) Las necesidades y expectativas cambiantes de las partes interesadas. d) Los registros del programa de auditora. e) Las prcticas de auditora alternativas o nuevas. f) La coherencia en el desempeo entre los equipos auditores en situaciones similares.
El captulo 6 ACTIVIDADES DE AUDITORA
ACTIVIDADES DE AUDITORA
Inicio de la auditoria
Designacin del lder del equipo audito Definicin de los objetivos, el alcance y los criterios de la auditoria Determinacin de la viabilidad de la auditoria Seleccin del equipo auditor Establecimiento del contacto inicial con el auditado
Designacin del lder del equipo auditor
Cuando se realiza una auditoria conjunta, es importante alcanzar un acuerdo entre las organizaciones auditores antes del comienzo de la auditoria sobre las responsabilidades especficas de cada organizacin, particularmente en relacin con la autoridad del lder del equipo designado para la auditoria.
Definicin de los objetivos, el alcance y los criterios de auditoria
Una auditoria individual debera estar basada en objetivos, alcance y
criterios documentados. Los objetivos de la auditoria definen que es lo que se va a lograr con la auditoria y pueden incluir lo siguiente: la determinacin del grado de conformidad del sistema de gestin del auditado, o de parte de l, con los criterios de auditoria la evaluacin de la eficacia del sistema de gestin para lograr los objetivos especificados la identificacin de reas de mejora potencial del sistema de gestin
Definicin de los objetivos, el alcance y los criterios de auditoria
Los criterio de auditoria se utilizan como una referencia frente a la cual se determina la conformidad, y pueden incluir polticas, procedimientos, norma, leyes y reglamentos, requisitos del sistema de gestin, requisitos contractuales o cdigos de conducta de los sectores industriales o de negocio aplicables.
Determinacin de la viabilidad de la auditoria
La viabilidad de la auditoria debera determinarse teniendo en consideracin factores tales como la disponibilidad de: la informacin suficiente y apropiada para planificar la auditoria, la cooperacin adecuada del auditado, y el tiempo y los recursos adecuados.
Seleccin del equipo auditor
Cuando la auditoria se considera viable, se debera seleccionar un equipo auditor teniendo en cuenta la competencia necesaria para lograr los objetivos de la auditoria En el momento de decidir el tamao y la composicin del equipo auditor, se debera considerar lo siguiente: lo subjetivos, el alcance, los criterios y la duracin estimada de la auditoria si la auditoria es una auditoria combinada o conjunta; la competencia global del equipo auditor necesaria para conseguir los objetivos de la auditoria; los requisitos legales, reglamentarios, contractuales y de acreditacin / certificacin, segn sea aplicable; la necesidad de asegurarse de la independencia del equip auditor con respecto a las actividades a auditar y de evitar conflictos de intereses;
El proceso de asegurar la competencia global del equipo auditor debera incluir los siguientes pasos: Si el conocimiento y habilidades necesarios no se encuentran cubiertos en su totalidad por los auditores del equipo auditor, se pueden satisfacer incluyendo expertos tcnicos. Los expertos tcnico debera actuar bajo la direccin de un auditor. Los auditores en formacin pueden incluirse en el equipo auditor, pero no deberan auditar sin una direccin u orientacin Tanto el cliente de la auditoria como el auditado pueden requerir la sustitucin de miembros den particular del equipo auditor con argumentos razonables basados en los principios de la auditoria descritos en el captulo 4. ejemplos de argumentos razonables incluyen situaciones de conflictos de interese (tales como que un miembro del equipo auditor sea un antigua empleado del auditado
Establecimiento del contacto inicial con el auditado
El propsito del contacto inicial es: establecer los canales de comunicacin con el representante del auditado confirma la autoridad para llevar a cabo la auditoria, solicitar acceso a los documentos pertinentes, incluyendo los registro, determinar las reglas de seguridad aplicables al lugar, hacer los preparativos para la auditoria
Revisin de la documentacin
La documentacin del auditado es revisada para determinar la conformidad del sistema segn la documentacin, con los criterios de auditoria. La documentacin puede incluir documentos y registros pertinentes del sistema de gestin e informes de auditoria previas Si se encuentra que la documentacin es inadecuada, el lder del equipo auditor debera informar al cliente de la auditoria, a aquellos a los que se ha asignado la responsabilidad de gestionar el programa de auditoria y al auditado
Preparacin de las actividades de auditoria in situ
Preparacin del plan de auditoria Asignacin de las tareas al equipo auditor Preparacin de los documentos de trabajo
Preparacin del plan de auditoria
El lder del equipo auditor debera preparar un plan de auditoria que proporcione la base para el acuerdo entre el cliente de la auditoria, el equipo auditor y el auditado, respecto a la realizacin de la auditoria. Este plan debera facilitar el establecimiento de los horarios y la coordinacin de las actividades de la auditoria El plan de auditoria debera ser suficientemente flexible para permitir cambios, tales como modificaciones en el alcance de las auditoria, que pueden llegar a se r necesarios a media que se van desarrollando las actividades de auditoria in situ
El plan de auditoria debera incluir lo siguiente: los objetivos de la auditoria los criterios de auditoria y los documentos de referencia las fechas y lugres donde se van a realizar las actividades de la auditoria in situ; la hora y la duracin estimadas de las actividades de la auditoria in situ, incluyendo las reuniones con la direccin del auditado y las reuniones del equipo auditor la asignacin de los recursos necesarios a las rea crticas de la auditoria.
Asignacin de las tareas al equipo auditor
El lder del equipo auditor, consultando con el equipo auditor,
debera asignar a cada miembro del equipo la responsabilidad par
auditar proceso, funciones, lugres, reas o actividades especficos. Tales asignaciones deberan considerar la necesidad de
independencia y competencia de los auditores, y el uso eficaz de los
recursos, as como las diferentes funciones y responsabilidades de los auditores, auditores en formacin y expertos tcnicos. Se pueden realizar cambios en la asignacin de tareas a mediad que la auditoria se va llevando a cabo par asegurarse de que se cumplen los objetivos de la auditoria.
Preparacin de los documentos de trabajo
Documentos de trabajo pueden incluir: listas de verificacin y planes de muestreo de auditoria, y formularios para registrar informacin, tal como evidencia de apoyo, hallazgos de auditoria y registros de las reuniones El uso de listas de verificacin y formularios no debera restringir la extensin de las actividades de auditoria, que pueden cambiarse como resultado de la informacin recopilada durante la auditoria. Los documentos de trabajo, incluyendo los registros que resultan de su uso, deberan retenerse al menos hasta que finalice la auditoria. aquellos documentos que contengan informacin confidencial o de propiedad privado deberan ser guardados con la seguridad apropiada en todo momento por los miembros del equipo auditor.
Realizacin de las actividades de auditoria in situ
Realizacin de la reunin de apertura Comunicacin durante la auditoria Papel y responsabilidades de los guas y observadores Recopilacin y verificacin de la informacin Generacin de hallazgos de la auditoria Preparacin de las conclusiones de la auditoria Realizacin de la reunin de cierre
Realizacin de la reunin de apertura
El propsito de una reunin de apertura es: proporcionar un breve resumen de cmo se llevarn a cabo las actividades de auditoria, confirmar los canales de comunicacin, y proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.
Comunicacin durante la auditoria
Los miembros del equipo auditor deberan consultarse peridicamente para intercambiar informacin evaluar el progreso de la auditoria y reasignar las tareas entre los miembros del equipo auditor segn sea necesario.
El lder del equipo auditor debera comunicar peridicamente los progresos de la auditoria y cualquier inquietud al auditado y, cuando sea apropiado, al cliente de la auditoria. Las evidencias recopiladas durante la auditoria que sugieren un riesgo inmediato y significativo (por ejemplo: para la seguridad, el medio ambiente o la calidad) deberan comunicarse sin demora al auditado y, si es apropiado, al cliente de la auditoria. Cualquier inquietud relacionada con un aspecto externo al alcance de la auditoria debera registrarse y notificarse al lder del equipo auditor, para su posible comunicacin al cliente de la auditoria y al auditado.
Papel y responsabilidades de los guas y observadores
Cuando el auditado designe guas, estos deberan asistir al equipo auditor y actuar cuando lo solicite el lder del quipo auditor. Sus responsabilidades pueden incluir las siguientes establecer los contactos y horarios par alas entrevistas; acordar las visitas apartes especficas de las instalaciones o de al organizacin; ser testigos de la auditoria en nombre del auditado; y proporcionar aclaraciones o ayudar en la recopilacin de la informacin.
Recopilacin y verificacin de la informacin
Durante la auditoria, debera recopilarse mediante un muestreo apropiado y verificarse, la informacin pertinente par los objetivos, el alcance y los criterios de la misma, incluyendo la informacin relacionada con las interrelaciones entre funcione, actividades y proceso. Slo la informacin que es verificable puede constituir evidencia de la auditoria. La evidencia de la auditoria debera ser registrada.
Generacin de hallazgos de la auditoria
La evidencia de la auditoria debera ser evaluada frente a los criterios de la auditoria para generar los hallazgos de la auditoria. Los hallazgos de la auditoria pueden indicar tanto conformidad como no conformidad con los criterios de auditoria. Cuando los objetivos de la auditoria as lo especifique, los hallazgos de la auditoria pueden identificar una oportunidad para la mejora. La conformidad con el criterio de auditoria debera resumirse para indicar las ubicaciones, las funciones o los procesos que fueron auditados.
Preparacin de las conclusiones de la auditoria
El equipo auditor debera reunirse antes de la reunin de cierre para:
Revisar los hallazgos de la auditoria y cualquier otra informacin
apropiada recopilada durante la auditoria frente a los objetivos de la misma,
Acordar las conclusiones de la auditoria, teniendo en cuenta la
incertidumbre inherente al proceso de auditoria, preparar recomendaciones, si estuviera especificado en los objetivos de la auditoria, y comentar el seguimiento de la auditoria, incluido en el plan de la misma.
Realizacin de la reunin de cierre
La reunin de cierre, presidida por el lder del equipo auditor, debera realizarse para presentar los hallazgos y conclusiones de la auditoria de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por el auditado, y para ponerse de acuerdo Entre los participantes en la reunin de cierre debera incluirse al auditado y podra tambin incluirse al cliente de la auditoria y a otras partes. Si es necesario, el lder del equipo auditor debera prevenir al auditado de las situaciones encontradas durante la auditoria que pudieran disminuir la confianza es las conclusiones de la auditoria.
por ejemplo, en auditorias internas en pequeas organizaciones, la reunin de cierre puede consistir solo en comunicar los hallazgos de la auditoria y las conclusiones de la misma.
PREPARACION, APROBACION Y DISTRIBUCION DEL INFORME DE LA AUDITORIA
Preparacin del informe de la auditoria Aprobacin y distribucin del informe de la auditoria
Preparacin del informe de la auditoria
El lder del equipo auditor bebera ser responsable de la preparacin y del contenido del informe de la auditoria. El informe de la auditoria debera proporcionar un registro completo de la auditoria , preciso y claro , y debera incluir , o hacer referencia a lo siguiente : Los objetivos de la auditoria. El alcance de la auditoria , particularmente la identificacin de las unidades de la organizacin y de las unidades funcionales o los procesos auditados y el intervalo de tiempo cubierto. La identificacin del cliente de la auditoria La identificacin del lder del equipo auditor y de los miembros del equipo auditor Las fechas y los lugares donde se realizaron las actividades de auditorias. Los criterios de auditoria. Los hallazgos de la auditoria Las conclusiones de la auditoria
Aprobacin y distribucin del informe de la auditoria
El informe de la auditoria debera emitirse en el periodo del tiempo acordado. Si esto no es posible, se debera comunicar al cliente de la auditoria las razones del retraso y acordar una nueva fecha de emisin El informe de la auditoria debera estar fechado , revisado y aprobado de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoria El informe de la auditoria aprobado debera distribuirse entonces a los receptores designados por el cliente de la auditoria
Finalizacin de la auditoria
La auditoria finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan de auditoria se hayan realizado y el informe de la auditoria aprobado se haya distribuido Los documentos pertenecientes a la auditoria deberan conservarse o destruirse de comn acuerdo entre las partes participantes y de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoria y los requisitos legales , reglamentos y contractuales aplicables
Realizacin de las actividades de seguimiento de una auditoria
Las conclusiones de la auditoria pueden indicar la necesidad de acciones correctivas, preventivas, o de mejora. Segn sea aplicable. tales acciones generalmente son decididas y emprendidas por el auditado en un intervalo de tiempo acordado y no se consideran parte de la auditoria . el auditado debera mantener informado al cliente de la auditoria sobre el estado de estas acciones . Debera verificarse si se implemento la accin correctiva y su eficacia .esta verificacin puede ser parte de una auditoria posterior.
El captulo 7 COMPETENCIA Y EVALUACIN DE AUDITORES
7.1 Generalidades
La confianza en el proceso de auditoria depende de la competencia del personal que lleva a cabo una auditoria, es decir de los auditores. Esta competencia se basa en la demostracin de: -Cualidades personales -La aptitud para aplicar conocimientos y habilidades La formacin acadmica, la experiencia laboral, la formacin del auditor y la experiencia en auditorias son los medios por los que una persona adquiere los conocimientos y habilidades apropiadas para llegar a ser un auditor.
7.2 Atributos Personales
Los auditores deberan poseer atributos personales que les permitan actuar de acuerdo con los principios de la auditora Un auditor debera ser: a) tico, imparcial, sincero y honesto b) De mentalidad abierta, dispuesto a considerar ideas. c) Diplomtico. d) Observador ,activamente consiente del entorno. e) Perceptivo, de entender las situaciones. f) Verstil, es decir, se adapta fcilmente a diferentes situaciones; g) Tenaz, orientado hacia el logro de los objetivos; h) Decidido, i) Seguro de s mismo
7.3 Conocimiento y habilidades
7.3.1 Conocimientos genricos y habilidades de los auditores de sistema de gestin de calidad y de sistemas de gestin ambiental
Los auditores deberan tener conocimiento y habilidades en las siguientes reas
a) Principios, procedimientos y tcnicas de auditora. - planificar y organizar el trabajo eficazmente, - llevar a cabo la auditora dentro del horario acordado, - establecer prioridades y centrarse en los asuntos de importancia, - recopilar informacin a travs de entrevistas, observando y revisando documentos, registros y datos, - verificar la informacin recopilada, - utilizar los documentos de trabajo para registrar las actividades de la auditora, - preparar informes de auditora, - mantener la confidencialidad y la seguridad de la informacin, y
b) Documentos del sistema de gestin y de referencia - las normas de sistemas de gestin de la calidad o ambiental, los procedimientos aplicables u otros documentos del sistema de gestin, - reconocer las diferencias y el orden de prioridad entre los documentos de referencia, - la aplicacin de los documentos de referencia a las diferentes situaciones de auditora, y - los sistemas de informacin y tecnologa para la autorizacin, seguridad, distribucin y control de documentos, datos y registros.
c) Situacin de la organizacin - el tamao, estructura, funciones y relaciones de la organizacin, - los procesos generales las costumbres sociales y culturales del auditado.
d) Leyes, reglamentos y otros requisitos aplicables a la disciplina - los cdigos, leyes y reglamentos, regionales y nacionales, - los contratos y acuerdos, - otros requisitos a los que se suscriba la organizacin.
7.3.2 Conocimientos genricos y habilidades de los lideres de los equipos auditores Los lderes de los equipos auditores deberan tener conocimientos y habilidades adicionales en el liderazgo de la auditora para facilitar la realizacin de la auditora de manera eficiente y eficaz. Un lder del equipo auditor debera ser capaz de: - Planificar la auditora - Organizar y dirigir a los miembros del equipo auditor, - Proporcionar direccin y orientacin - Prevenir y resolver conflictos - Preparar el informe de la auditora.
7.3.3 Conocimientos especficos y habilidades de auditorias de sistema de gestin de calidad Los auditores de sistemas de gestin de la calidad deberan tener conocimientos y habilidades en las siguientes reas. a) Mtodos y tcnicas relativas a la calidad. Los conocimientos y habilidades en esta rea deberan contemplar - la terminologa de la calidad, - los principios de gestin de la calidad - las herramientas de gestin de la calidad b) Procesos y productos, incluyendo servicios - la terminologa del sector, - las caractersticas de los procesos y productos, incluyendo servicios - los procesos y prcticas especficas del sector.
7.3.4 Conocimiento especifico y habilidades de auditores de sistemas de gestin ambiental Deben tener conocimiento y habilidades en las siguientes reas: a) Mtodos y tcnicas de gestin ambiental. Los conocimientos y habilidades en esta rea deberan contemplar: - los principios de gestin ambiental - las herramientas de gestin ambiental b) Ciencia y tecnologa ambiental. Los conocimientos y habilidades en esta rea deberan contemplar - el impacto de las actividades humanas sobre el medio ambiente; - la gestin de los recursos naturales (por ejemplo: combustibles fsiles, agua, flora y fauna), y - los mtodos generales de proteccin ambiental. c) Aspectos tcnicos y ambientales de las operaciones. Los conocimientos y habilidades deberan contemplar - los aspectos e impactos ambientales; - los mtodos para evaluar los aspectos ambientales; - las caractersticas crticas de los procesos operativos, productos y servicios; - las tcnicas de seguimiento y medicin - las tecnologas para la prevencin de la contaminacin.
7.4 Educacin ,experiencia laboral, formacin como auditor y experiencia en auditorias
7.4.1 Auditores Deben tener la educacin, experiencia laboral, formacin y experiencia como auditor 7.4.2 Lder del equipo auditor
Un lder del equipo auditor debe haber adquirido experiencia adicional actuando como lder del equipo auditor bajo la direccin y orientacin de otro auditor competente como lder del equipo auditor.
7.4.4 Niveles de educacin, experiencia laboral, formacin como auditor y experiencia como auditor
7.5 Mantenimiento y mejora de la competencia
7.5.1 Desarrollo profesional continuo - El desarrollo profesional continuo est relacionado con el mantenimiento y la mejora de los conocimientos, habilidades y atributos personales. Esto puede lograrse a travs de la experiencia laboral, formacin, estudios particulares, asistencia a reuniones, seminarios y conferencias u otras actividades.
- Las actividades de desarrollo profesional continuo deberan tener en cuenta los cambios en las necesidades de las personas y de las organizaciones, la prctica de la auditora, las normas y otros requisitos.
7.6 Evaluacin del auditor
7.6.1 Generalidades La evaluacin de los auditores y lder de los equipos auditores debera estar planificada, implementada y registrada para proporcionar un resultado que sea objetivo, coherente, justo y fiable. El proceso de evaluacin debe identificar las necesidades de formacin y de mejora de otras habilidades.
La evaluacin de los auditores se realiza en las etapas siguientes: - la evaluacin inicial de las personas que desean llegar a ser auditores; - la evaluacin de los auditores como parte de la seleccin del equipo auditor - la evaluacin continua del desempeo de los auditores para identificar las necesidades de mantenimiento y mejora de sus conocimientos y habilidades.
7.6.2 Proceso de evaluacin El proceso de evaluacin comprende cuatro pasos principales. Paso 1 - Identificar las cualidades y atributos personales y los conocimientos habilidades . Debe considerarse lo siguiente: - el tamao, naturaleza y complejidad de la organizacin que va a auditarse; - los objetivos y amplitud del programa de auditora; - los requisitos de certificacin/registro y acreditacin; - la funcin del proceso de auditora en la gestin de la organizacin que va a auditarse; - el nivel de confianza requerido en el programa de auditora; y - la complejidad del sistema de gestin que va a auditarse.
Paso 2 Establecer los criterios de evaluacin Pueden ser cuantitativos (tales como los aos de experiencia laboral y de educacin, el nmero de auditoras realizadas, las horas de formacin en auditora), o cualitativos (tales como tener atributos personales, conocimientos o desempeo de habilidades demostrados, en la formacin o en el lugar de trabajo). Paso 3 Seleccionar el mtodo de evaluacin adecuado - La evaluacin debera ser llevada a cabo por una persona o por un panel utilizando uno o varios mtodos - Normalmente, debera utilizarse una combinacin de mtodos para asegurar un resultado objetivo, coherente, imparcial y fiable.
- Paso 4 Realizar la evaluacin - En este paso, la informacin recopilada de la persona se compara frente a los criterios establecidos en el paso 2. - Cuando una persona no cumpla los criterios, se requerir formacin, experiencia laboral y/o experiencia en auditora adicionales, despus de lo cual debera realizarse una nueva evaluacin. - En la tabla 3 se muestra un ejemplo hipottico de cmo pueden aplicarse y documentarse los pasos del proceso de evaluacin para un programa de auditora interna.
