Principales conceptos de sistemas
Concepto de entradac (input)
El sistema recibe entradas (inputs) o insumos para operar, y los procesa o transforma en salidas (outputs). En un sistema, entrada es aquello que el sistema importa o recibe de su mundo exterior, y puede estar constituida por uno a ms de los siguientes ingredientes: Informacin: todo aquello que reduce la incertidumbre con respecto a alguna cosa. Cuanto mayor sea la informacin, menor ser la incertidumbre, ya que ella proporciona orientacin, instruccin y conocimiento con respecto a algo, permitiendo planear y programar el comportamiento o funcionamiento del sistema. Energa: se utiliza para mover y dinamizar el sistema, hacindolo funcionar. Materiales: recursos que el sistema utiliza para producir las salidas (productos o servicios). Se denominan operacionales cuando son utilizados para transformar o convertir otros recursos (ej.; mquinas, equipos, instalaciones, herramientas, instrucciones, utensilios), y se denominan productivos (o materias primas) cuando se transforman o convierten en salidas (productos o servicios).
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Concepto de salida (output)
Salida (output) es el resultado final de la operacin o procesamiento de un sistema. La salida permite al sistema exportar el resultado de sus operaciones hacia su medio ambiente.
Entradas
Salidas
Caja negra
Concepto de caja negra (black box)
El concepto de caja negra se utiliza cuando:
1. El sistema es impenetrable o inaccesible, por alguna razn (ej.: el cerebro humano, el cuerpo humano, etc.). 2. El sistema es excesivamente complejo, de difcil explicacin o detalle (ej.: un computador electrnico, la economa nacional). El concepto de caja negra se refiere a un sistema cuyo interior no puede ser develado, sus elementos internos son desconocidos, y slo puede conocerse por fuera, a travs de manipulaciones externas o de observacin externa.
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En ciberntica, la caja negra es una caja en donde las entradas (insumos) llevan perturbaciones al interior, y de donde surgen salidas (resultados), es decir, otras perturbaciones resultantes de las primeras.
Entradas
Caja negra
Salidas
Acciones
Estmulos Causas
Reacciones
Respuestas Efectos
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Concepto de retroalimentacin (feedback)
La retroalimentacin es un mecanismo mediante el cual una parte de la energa de salida de un sistema o de una mquina vuelve a la entrada. Bsicamente, es un sistema de comunicacin de retorno proporcionado por la salida del sistema a su entrada, para alterarla de alguna manera.
Entradas Sistema
Salidas
Retroalimentacin
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La retroalimentacin sirve para comparar la manera como funciona un sistema en relacin con el estndar establecido para su funcionamiento. Cuando se presenta alguna diferencia (desvo o discrepancia) entre ambos, la retroalimentacin se encarga de regular la entrada para que la salida se aproxime al estndar establecido.
Entradas Sistema
Salidas
Regulador
Estndar u objetivo
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Como la retroalimentacin es bsicamente una accin por la cual el efecto (salida) repercute sobre la causa (entrada), sea incentivndola o inhibindola, podemos identificar dos tipos:
R. Positiva: accin estimulante de la salida que acta sobre la entrada del sistema. La seal de salida amplifica y refuerza la seal de entrada.
R. Negativa: accin que frena e inhibe la salida que acta sobre la entrada del sistema. La seal de salida disminuye e inhibe la seal de entrada. La retroalimentacin impone correcciones en el sistema para adecuar sus entradas y salidas, y reducir los desvos o discrepancias para regular su funcionamiento.
Concepto de homeostasis
Homeostasis proviene del griego homeos=semejante, y statis=situacin. La homeostasis, equilibrio dinmico alcanzado mediante la autoregulacin o autocontrol, es la capacidad del sistema para mentener las variables dentro de ciertos lmites, incluso si los estmulos del medio externo las fuerzan a asumir valores que sobrepasen los lmites normales. Todo mecanismo homeosttico es un dispositivo de control para mantener ciertas variables dentro de los lmites deseados. Se obtiene mediante dispositivos de retroalimentacin.
Concepto de Informacin
Para comprender el concepto de informacin, ste debe asociarse con otros conceptos:
Dato: registro o anotacin de determinado hecho u ocurrencia. Informacin: conjunto de datos que posee significado, es decir, que reduce la incertidumbre o aumenta el conocimiento con respecto a algo. Comunicacin: compartirla. transmisin de informacin a alguien, que pasa entonces a
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Concepto de informacin
Es considerada la disciplina que estudia el tratamiento racionaly sistemtico de la informacin por medios automticos. Es la parte de la ciberntica que estudia la relacin entre los objetos y sus caractersticas, y los representa a travs de soportes de informacin. Estudia tambin la forma de manipular esos soportes, en lugar de manipular las cosas en s.
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TEORIA DE SISTEMAS
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ORGENES DE LA TEORA DE SISTEMAS
Surgi con los trabajos del Bilogo Ludwing von Bertalanffy, publicados en 1950 y 1968. Esta no busca solucionar problemas ni proponer
soluciones
practicas,
sino
producir
que
teoras
formulaciones
conceptuales
puedan
crear
condiciones de aplicacin en la realidad emprica.
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Los supuestos bsicos de la teora general de sistemas son:
Existe una ntida tendencia hacia la integracin
en las diversas ciencias naturales y sociales.
Esta integracin parece orientarse hacia una teora de los sistemas.
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Dicha teora de los sistemas puede ser una manera mas amplia de estudiar los campos no fsicos del conocimiento cientfico.
Esa teora de sistemas, al desarrollar principios
unificadores que atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias involucradas nos aproxima al objetivo de la unidad de la ciencia.
Esto puede llevarnos a una integracin en la
administracin cientfica.
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Bertalanffy criticaba la visin del mundo fraccionada en diferentes reas. Presentan divisiones que la naturaleza no posee. La TGS afirma que las propiedades de los sistemas no pueden describirse significativamente en
trminos de sus elementos separados.
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La comprensin de los sistemas solo ocurre cuando se estudian globalmente, involucrando todas las interdependencias de sus partes.
La TGS se fundamenta en tres premisas bsicas: a) Los sistemas existen dentro de sistemas. b) Los sistemas son abiertos. c) Las funciones de un sistema dependen de su estructura.
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Nuestra rea de inters no es propiamente la TGS, sino las caractersticas y parmetros que ella establece para los sistemas.
A partir de ahora hablaremos de la Teora de sistemas
(TS) que es lo que nos interesa.
El concepto sistema paso a dominar las ciencias y en
especial la administracin.
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Teora de sistemas
Norbert Wiener
L. Von Bertalanffy
Herbert Simon
James E. Rosenzweig
Richard A. Johnson
Fremont Kast
Principales Representantes de la Teora de Sistemas
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La organizacin es una estructura autnoma con capacidad de reproducirse, y puede ser estudiada a
travs de una TS capaz de propiciar una visin de
un sistema de sistemas, de la organizacin como totalidad. El objetivo del enfoque sistmico es representar cada organizacin de manera comprensiva y
objetiva.
Las teoras tradicionales han estado inclinadas a ver la organizacin humana como un sistema cerrado.
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Jorge Cardea P.
Este microenfoque tenia puntos dbiles: Introdujo pocas variables importantes en la situacin total. Muchas veces y se dio redujo a variables a no
pertinentes,
importancia
algunas
variables que no la tenan.
La teora de sistemas penetro rpidamente en la
teora administrativa por dos razones bsicas: Debido a la necesidad de sintetizar e integrar mas las teoras que la precedieron. La ciberntica y la tecnologa informtica.
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Jorge Cardea P.
El holismo es la tesis que argumenta que algunas totalidades son mayores que la suma de sus partes.
En su obra holismo y evolucin (1926), Jan Christian
Smuts destac por primera vez que los componentes
individuales de un sistema al ser reunidos
para
constituir una unidad funcional mayor, desarrolla cualidades que no tienen sus componentes aislados.
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En 1912 surgio el concepto Gestalt en psicologia cuyo principio basico es la idea segn la cual las leyes estructurales del todo determinan las partes, y no a la inversa.
El concepto de sistema no es una tecnologia en si, sino una resultante de ella, que permite una visin comprensiva, amplia y gestaltica de un conjunto de elementos complejos y les da una configuracion de totalidad.
La teora de sistemas permite reconcetuar los fenmenos
dentro de un enfoque global para lograr la interrelacion e
integracion de aspectos que son, la mayor parte de las veces, de naturaleza completamente diferente.
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CONCEPTO DE SISTEMAS
La organizacin es un sistema que consta de varias partes interactuantes.
El sistema es un todo organizado o complejo; un conjunto o combinacion de cosas o partes que forman
un todo complejo o unitario.
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Caracteristicas de los sistemas:
El aspecto mas importante del concepto sistema
es la idea de un para conjunto formar de un elementos todo que
interconectados
presenta propiedades y caracteristicas propias que no se encuentran en ninguno de los
elementos aislados.
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Definicion de Von Bertalanffy : El sistema es un conjunto de unidades reciprocamente relacionadas, se deducen dos conceptos: Proposito u objetivo: Todo sistema tiene uno o varios objetivos que se desean alcanzar.
Globalismo
totalidad:
Una
accion
que
produzca cambios en una de las unidades del
sistema,
muy
probablemente
producira
cambios en las demas unidades de este.
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La delimitacion de un sistema depende del interes de la persona que pretende analizarlo. El sistema total esta representado por todos los
componentes y relaciones necesarios para la
consecucion de un objetivo, dado cierto numero de restricciones.
Tanto la jerarquia de los sistemas como el numero
de subsistemas, dependen de la complejidad intrinseca del sistema total.
Los sistemas pueden operar simultaneamente en serie o en paralelo.
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No hay sistemas fuera de un medio especifico (ambiente), existen en un medio y son
condicionados a l. El medio (ambiente) es todo lo que existe afuera, alrededor de un sistema y tiene alguna influencia sobre la operacin de este. Los limites (fronteras) definen cual es el sistema y cual es el ambiente que lo envuelve.
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Tipos de Sistemas : Existe una gran diversidad de sistemas y una amplia gama de tipologias para clasificarlos, de
acuerdo con ciertas caractersticas bsicas:
En Cuanto a su Constitucin: Sistemas Fisicos o Concretos: Elementos reales, hardware. Sistemas Abstractos: Conceptos, ideas, software.
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En Cuanto a su Naturaleza: Sistemas Cerrados: No reciben ninguna influencia del ambiente. Sistemas Abiertos: Presentan relaciones de intercambio con el ambente a traves de entradas (insumos) y salidas
(productos).
El sistema cerrado tiene la tendencia de dirigirse a un estado maximo de desorden.
El sistema abierto se mantiene en equilibrio
por su continuo flujo de entrada y salida.
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Ambiente
Informacin Energa Recursos Materiales
Transformacin o procesamiento
Informacin Energa Recursos Materiales
Retroalimentacin
Modelo General de Sistema Abierto
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Ambiente
Entradas
Salidas
Parametros de los Sistemas El sistema se caracteriza por una serie de parametros o constantes arbitrarias que determinan, por sus propiedades, el valor y la descripcin dimensional de un sistema especfico, o de un componente del mismo. Los parmetros de los sistemas son: Entrada o insumo (input). Procesamiento o transformacin (throughput). Salida, resultado o producto (output).
Retroaccin, retroalimentacin o retroinformacin
(feedback). Ambiente (environment).
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Sistema Abierto Mantiene un intercambio de transacciones con el
ambiente.
Conserva constantemente el mismo estado
(autorregulacin).
Muchos autores establecen analogas entre la empresa y los organismos vivos.
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Sistema Abierto
Esta en constante interaccin
dual con el ambiente (influye en l y es influenciado) Tiene capacidad de crecimiento, cambio, adaptacin al ambiente y autorreproduccin en ciertas condiciones ambientales Compite con otros sistemas
Sistema Cerrado
No interactua con el ambiente
Esta rgidamente condicionado a permanecer siempre igual
No compite con otros sistemas
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Las empresas al igual que los organismos vivos
tienen seis funciones primarias o principales que mantienen estrecha relacin entre si : Ingestin. Procesamiento.
Reaccin ante el ambiente.
Alimentacin de las partes.
Regeneracin de las partes.
Organizacin.
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La organizacin como sistema abierto :
Un organismo social se asemeja a un
organismo individual en los siguientes rasgos escenciales: El crecimiento.
El hecho de volverse mas complejo a
medida que crece. El hecho de que al hacerse mas complejo sus partes exijen una creciente
interdependencia.
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La duracion de su vida es larga en comparacion con las de sus unidades componentes.
En ambos casos la creciente integracion va acompaada de creciente heterogeneidad. Segn la terminologia de la teoria estructuralista, Taylor, Fayol y Weber utilizaron el modelo racional, enfocaron las organizaciones desde una perspectiva de sistema cerrado.
Los sistemas son cerrados cuando estan aislados de las influencias de las variables externas y cuando son deterministas en vez de probabilisticos.
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Caracteristicas de las organizaciones como sistema abiertos: Las organizaciones poseen las caracteristicas de los sistemas abiertos. Caracteristicas basicas de las organizaciones en el modelo organico: Comportamiento probabilistico y no
determinista de la organizaciones.
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Las organizaciones como parte de una sociedad mayor constituida por partes menores. Interdependencia de las partes. Homeostasis o Estado de Equilibrio.
Frontera o limite.
Morfogenesis.
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MODELOS DE ORGANIZACIN
La aplicacin de los conceptos del enfoque de sistemas a las organizaciones sociales ha llevado a crear modelos que facilitan su estudio y
comprensin desde el punto de vista administrativo. Kast y Rosenzweig reconocen a Barnard y Simon como los primeros tericos de la administracin que emplearon el enfoque de sistemas.
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Modelo de Katz y Kahn :
Daniel Katz y Robert L. Kahn: Organizacin:
Un dispositivo para lograr mejor, con los medios de un grupo, algn propsito". Consideran que para su estudio resulta
conveniente que los conceptos tericos partan
del insumo, el resultado o producto y el
funcionamiento de la organizacin social como sistema, proponiendo un modelo de sistema
insumo-producto
basado
en
la
teora
de
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sistema abierto de Ludwing von Bertalanffy.
Dicen que las organizaciones sociales son
sistemas abiertos.
Rechazan el enfoque que estudia como a las
organizaciones cerrados.
sociales
sistemas
Los sistemas abiertos tienen las siguientes nueve
caractersticas:
1. Importacin de energa. Los sistemas abiertos toman energa en forma de insumos que provienen del medio ambiente externo, pues las estructuras sociales no son autosuficientes.
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2. Procesamiento.
Los
insumos
recibidos
son
transformados por el sistema, es decir, este realiza un trabajo intimo. 3. El producto. El resultado de la transformacin de
insumos mediante el trabajo es un producto o una
serie de productos que el sistema abierto aporta al medio ambiente extremo (exporta).
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4. Funcionamiento cclico. Los productos que los sistemas abiertos aportan al medio ambiente proporcionan insumos que entraran nuevamente al proceso del sistema (ciclo continuado). 5. Entropa negativa. Las organizaciones sociales necesitan controlar la entropa mediante la
importacin de mas energa de la que gasta y el almacenamiento del excedente.
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6. La informacin. La informacin permite al sistema entender su medio ambiente y determinar si su propio funcionamiento es adecuado con respecto a
aquel.
La
informacin
sus
negativa
y
seala
la
organizacin
fallas
desviaciones,
permitindole corregirlas. 7. Estado estable y homeostasis dinmica. Las entradas de insumos al sistema proporcionan un
estado estable del sistema en relacin con los
productos de su proceso.
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6. Diferenciacin.
Cada
sistema
abierto
tiene
caractersticas especificas que lo hacen distinto de los dems sistemas o estructuras.
7. Equifinalidad. Seala que un sistema puede lograr
el mismo estado final por diferentes caminos y desde diferentes estados iniciales. Las organizaciones sociales como sistemas abiertos, requieren constantes insumos de mantenimiento,
entradas para el sostenimiento del sistema e insumos de produccin para convertirlos en productos finales.
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Otra caracterstica de los sistemas sociales sealada
es que los mismos son artificiales, pues son creados
por el hombre y sus bases son elementos de tipo
psicolgico, tales como actitudes, percepciones,
creencias, motivaciones, hbitos y expectativas de
los seres humanos, por lo que su variabilidad es mayor que la de los sistemas naturales.
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La organizacin como sistema abierto : Para Katz y Kahn, la organizacin como sistema abierto presenta las siguientes
caracteristicas: Importacion (entradas).
Transformacion (procesamiento).
Exportacion (salida). Los sistemas como ciclos de eventos que se repiten. Entropia negativa.
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Informacion codificacion.
como
insumo,
retroalimentacion negativa y proceso de
Estado
dinamica.
de
equilibrio
homeostasis
Diferenciacion.
Equifinalidad.
Limites o fronteras. Subsistema de produccin: mediante el cual se lleva a cabo la transformacin de insumos e informacin en productos.
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La organizacin como una clase de sistema social : Las organizaciones constituyen una clase o tipo de sistema social, el cual a su vez se considera una clase de sistema abierto. Como clase especial del sistema abierto, las organizaciones tienen propiedades particulares, pero comparten propiedades con otros
sistemas abiertos.
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Caracteristicas de primer orden: Segn Katz y Kahn, las caracteristicas de las
organizaciones como sistemas sociales son:
No tienen limites de amplitud.
Necesitan entradas de produccion y de
mantenimiento. Tienen su naturaleza planeada.
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Presentan
mayor
variabilidad
que
los
sitemas biologicos. Las funciones, normas y valores
constituyen los principales componentes
del sistema social. Constituyen funciones. El concepto de inclusin parcial. un sistema formal de
La
organizacin
con
relacion
su
ambiente.
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Cultura y clima organizacionales: Los autores recuerdan que: Toda organizacin crea su propia cultura con
sus propios tabues, costumbres y usos.
La cultura del sistema refleja las normas y valores del sistema formal.
De la misma manera como la sociedad tiene
una herencia cultural, las organizaciones sociales poseen patrones distintivos de sentimientos y creencias colectivos que se transmiten a los nuevos miembros del grupo.
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Dinamica del sistema Con el fin de mantenerse, las organizaciones recurren a multiplicidad de mecanismos, ya que
les falta la estabilidad propia de los sistemas
biologicos. Crean estructuras de recompensas para vincular a sus miembros al sistema. Mientras que en la teoria de sistemas se habla de
homeostasis en las organizaciones sociales se
emplea la expresion dinamica del sistema.
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Concepto de eficacia organizacional Segn Katz y Kahn la eficiencia se refiere a la
relacion entre las entradas de una organizacin
que salen como producto y las que son
absorbidas por el sistema.
La eficiencia se relaciona con la necesidad de
supervivencia de la organizacin.
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La eficacia organizacional se refiere con la medida en que se maximizan todas las formas de rendimiento en la organizacin.
La eficiencia pretende incrementos a travez de soluciones tecnicas y economicas.
La
eficacia
busca
la
maximizacion
del
rendimiento de la organizacin por medios
tecnicos y economicos.
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La organizacin como un sistema de roles
Rol es el conjunto de actividades exigidas a un
individuo que ocupa determinada posicion
La organizacin esta constituida por roles o por un conjunto de actividades que se espera de los individuos. La organizacin es una estructura de roles, en otros terminos un sistema de roles.
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Modelo sociotecnico de Tavistock Fue propuesto por sociologos y psicologos del
Instituto de Relaciones Humanas de Tavistock.
La organizacin se concibe como un sistema
sociotecnico.
Ademas de consideranse un sistema abierto en interaccion constante con su ambiente, la
organizacin tambien se plantea como un sistema sociotecnico estructurado sobre dos subsistemas:
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Subsistema tecnico. Subsistema social. El enfoque sociotecnico concibe la organizacin como una combinacion de tecnologia y subsistema social La naturaleza de la tarea influye en la naturaleza de la organizacin de las personas. La tarea primaria de la organizacin es la que le
permite sobrevivir dentro de ese proceso ciclico de:
Importacion. Conversion.
Exportacion.
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La
organizacin
eficiente
tiene
en
cuenta
la
importaciones que el subsistema tecnico trae de ambiente y la importaciones hechas por el
subsistema social.
Existen multiples canales de interaccion entre el ambiente y la organizacin. El enfoque sociotecnico adopta el modelo basico importacion-conversion-exportacion derivado de la
teoria de sistema abierto a travez del cual se lleva a
cabo la tarea primaria de la empresa.
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EVALUACIN CRTICA DE LA TEORA DE
SISTEMAS
De todas las teorias estudiadas hasta ahora, la teoria de sistemas es la menos criticada, tal vez porque aun no ha transcurrido suficiente tiempo para un analisis mas profundo. Tambienporque la perspectiva sistemica parece estar de acuerdo con la preocupacion estructuralfuncionalista tipica de las ciencias sociales de los paises capitalistas en la actualidad. Sin embargo una evaluacion critica de la teoria de sistemas conduce a los siguientes aspectos:
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Confrontacion entre teorias de sistema abierto y de sistema cerrado. Caracteristicas basicas del analisis sistemico.
Carcter integrador y abstracto de la teoria de
sistemas.
El efecto sinergico de las organizaciones como
sistemas abiertos. El hombre funcional. Un nuevo enfoque organizacional.
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