Archivo General de la Nacin Repblica de Colombia
FUNDAMENTOS GENERALES DE LA ARCHIVSTICA
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PROBLEMTICA DE LOS ARCHIVOS EN IMAGENES
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PROBLEMAS DE CONSERVACIN
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Documento Electrnico
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IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
Para la Administracin
Para la Investigacin
Para la Comunidad y el Estado Para el Desarrollo Econmico y Social Para el Desarrollo Cientfico y Tecnolgico Para el Fomento de la Cultura y el Desarrollo de la Identidad Nacional
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CONCEPTOS ARCHIVSTICOS
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DOCUMENTO
Informacin registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
SOPORTE
MEDIO
> FISICO > PAPEL
> DISEO > MANUSCRITO
INFORMACIN > CONTENIDO
DOCUMENTO DE ARCHIVO
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Informacin registrada Un Asunto Especfico
Cualquier soporte Formato y fecha Recibido o expedido en ejercicio de funciones Se conserva para testimonio, prueba y continuidad de gestin.
Medio y lenguaje
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DOCUMENTO DE ARCHIVO ES..
Registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal o valor cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin.
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CLASES DE DOCUMENTOS
SUSTANTIVO
Se derivan de funciones especficas de la entidad.
FACILITATIVO
Documentos comunes a todas las instituciones.
ORIGINAL
DE APOYO
Fuente primaria de informacin con todos los Documento generado por la misma rasgos y caractersticas que permiten oficina o por otras oficinas o garantizar su autenticidad e integridad instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
ACTIVO
Con valores primarios y de uso frecuente
SEMIACTIVO
De uso ocasional con valores primarios
INACTIVO
Ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios
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CLASES DE DOCUMENTOS
DE ARCHIVO
Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.
ESENCIAL
Vital para el funcionamiento de un organismo, contenido informativo y testimonial, garantiza reconstruccin de la historia institucional
HISTRICO
PUBLICO
Aquel por su significado jurdico, autogrfico, Documento otorgado por un rasgos externos y valor permanente se funcionario pblico en ejercicio de su convierte en parte del patrimonio histrico. cargo o con su intervencin.
DISPOSITIVOS
Traen implcita una orden (Actos Administrativos)
MISIONALES
DE ACTIVIDADES
Producido o recibido Sobre actividades realizadas en por una institucin en cumplimiento de funciones razn de su objeto administrativas. social.
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EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto que constituyen una unidad archivstica.
Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por una oficina productora en la resolucin de un mismo asunto.
EJEMPLOS: HISTORIAS LABORALES, CONTRATOS
ARCHIVO
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Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin (para las persona, institucin y ciudadanos), o como fuentes de la historia. Tambin se puede entender como la institucin que sta al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.
CLASES DE ARCHIVO
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Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurdicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades. Archivo privado de inters pblico: Aquel que por su valor para la historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el legislador.
Archivo pblico: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas.
CICLO VITAL
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ARCHIVO TOTAL
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Control y seguimiento de todo el proceso archivstico que comprende las diferentes fases de formacin del archivo.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Archivo de Gestin Archivo Central
Archivo Histrico
Valores Primarios
Valores Secundarios
Administrativo Legal Fiscal Contable Tcnico
Cultural Histrico Cientfico
FASES DE ARCHIVO
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ARCHIVO DE GESTIN: documentacin en trmite, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los archivos de gestin una vez finalizado su trmite, siguen siendo vigentes y de consulta. ARCHIVO HISTRICO: al cual se transfieren la documentacin del archivo central que por decisin debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura.
VALORES DE LOS DOCUMENTOS
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1. Valor Administrativo: trmite o asunto que motiv su creacin.
2. Valor Jurdico: deriva derechos u obligaciones.
3. Valor Legal: Sirven de testimonio ante la ley. 4. Valor Fiscal: Utilidad para el Tesoro o Hacienda Pblica. 5. Valor Contable: registros de ingresos y egresos. 6. Valor Tcnico: utilidad de la informacin especfica de una funcin.
VALORES PRIMARIOS
VALORES DE LOS DOCUMENTOS
1. Sirven de referencia para la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad de la administracin. 2. Sirven como fuente primaria para la historia.
3. Como testimonio colectiva. de la memoria
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VALORES SECUNDARIOS
4. Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los cre y los utiliza.
PRINCIPIOS ARCHIVSTICOS
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
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Conservacin de los documentos dentro del fondo documental al que pertenecen. Los documentos producidos por una institucin, organismo, dependencia no deben mezclarse con los de otros.
Un lugar para cada cosa, cada cosa en su lugar.
PRINCIPIOS ARCHIVSTICOS
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
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Ordenacin interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.
Mantener la unidad y dependencia del fondo, su integridad y el carcter seriado de sus documentos, el tramite documental.
...Orden original Los ltimos sern los primeros La forma en que suceden las cosas
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PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Junio 02 Febrero 15 Enero 22
Bogot, enero22 de 20 Doctor CARLOS CARRILLO Presidente FONDO NACIONAL DE
Noviembre 18 4 3 2
Octubre 25
Respetado Doctor
Atyentamente Con el fin Padarjj jhaf0
FONDO: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN SECCIN: SECRETARIA GENERAL SUBSECCIN: GRUPO DE ASUNTOS JURDICOS
211.01 CONTRATOS 211.01.01 Contratos de Prestacin de Servicios Rafael Gonzlez No. de Expediente_________ Folios: __________ Fechas extremas: aaa/mm/dd a aaaa/mm/dd Inicial Final No. Carpeta________ No. De Caja________
Identificacin
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
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Totalidad de la documentacin producida y recibida por una FONDO institucin o persona en el desarrollo de sus funciones o actividades. CLASES FONDO ABIERTO FONDO CERRADO FONDO MIXTO FONDO Archivo Universidad Distrital Fondo Banco Central Hipotecario Fondo Banco Cafetero Fondo Banco del Estado Presidencia de la Repblica Ministerio de Hacienda Ministerio del Trabajo y Seguridad Social
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
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En la estructura archivstica, unidad administrativa SECCIN productora de documentos.
SECCIN DIVISIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 1. 2. 3. 4. 5. SECRETARA DE GOBIERNO 1. 2. 3. 4. VICE-RECTORIA FACULTAD DE EDUCACIN 1. ACADMICA 2. 3. FACULTAD DE INGENIERA 1. 2. 3. FACULTAD DE CIENCIAS DE LA 1. SALUD 2. SUBSECCION Grupo de Talento Humano Grupo de Tesorera y Pagadura Grupo de Contabilidad Grupo de Presupuesto Grupo de Servicios Generales Inspecciones de Polica Inspeccin de Pesas y Medidas Inspeccin de Trnsito y Transportes Comisara de Familia Programa de Idiomas Programa de Ciencias Sociales Programa de Educacin Fsica Ingeniera de Minas Ingeniera Metalrgica Ingeniera Ambiental Medicina Enfermera
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
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Conjunto de unidades documentales de estructura y SERIE, SUBSERIE contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas.
SERIE ACTAS CONTRATOS PROYECTOS
1. 2. 3. 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3.
SUBSERIES
Actas de Junta Directiva Actas de Comisin de Personal Actas de Comit de Archivo Contratos de Arrendamiento Contratos de Consultora Contratos de Compraventa Contratos de Prestacin de Servicios Proyecto de Saneamiento Bsico Proyectos de Intercambio Cultural Proyectos de Desarrollo Municipal
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
TIPO DOCUMENTAL
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Unidad documental simple, que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada como documento.
TIPOS DOCUMENTALES
Factura - Resolucin - Acuerdo - Circular - Memorando - Pliza - Acta de Inicio
-
PROCESOS ARCHIVISTICOS
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ORGANIZACIN DOCUMENTAL
Proceso archivstico orientado a la clasificacin, la ordenacin y la descripcin de agrupaciones documentales de una institucin.
1. IDENTIFICACIN DOCUMENTAL 2. CLASIFICACIN DOCUMENTAL 3. ORDENACIN DOCUMENTAL 4. DESCRIPCIN DOCUMENTAL
GESTIN DOCUMENTAL
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Conjunto de tcnicas
actividades
administrativas
tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
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Ciclo Vital & Programa de Gestin Documental
3ra. FASE
Archivo Histrico Permanente
Archivo Central (Intermedio)
Disposicin Final
2da. FASE
Consulta y Conservacin
Produccin, Recepcin, Distribucin, Tramite, Organizacin
1ra. FASE
Archivo de Gestin (Activo)
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Programa de Gestin Documental
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Para qu el Programa de Gestin Documental?
Menores costos Reduccin de papel = Menor espacio Facilidad de Manejo = Mejor Servicio = Mayor productividad Mayor transparencia
Herramientas de Control
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Cuadros de Clasificacin Documental
FONDO Servicio de Erradicacin de la Malaria SECCIN Direccin 1000 Seccin de ingenieria y operaciones con insecticidas 1100 Seccin de Epidemiologia 1200 Seccin de Entomologia 1300 SUBSECCIN SERIE *Res oluciones Direccin, * Circulares * * * * R-4 R-5 R-5A R-6 * E-9 * E-12
* E-8 * E-10 * E-15
Seccin de Administracin 1400
* En-1 * En-4 * E-26 * En14 * Cuentas mensuales de pagaduria, Libros auxiliares de presupuesto, Nominas, Corresponden cia
Herramientas de Control
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Tablas de Retencin Documental
Listado de SERIES con sus correspondientes TIPOS DOCUMENTALES, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del CICLO VITAL de los documentos.
Formato de Tabla de
Archivo General de la Nacin Retencin de Colombia Repblica
Entidad Productora: Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Oficina productora: Oficina Jurdica 210
RETENCIN Disposicin Final CDIGO Serie y Tipos Documentales A.G A.C C.T M S E PROCEDIMIENTOS
210.01 CONTRATOS
210.01.01 PRESTACIN SERVICIOS
Solicitud del servicio CDP Ofertas Documentos de existencia Contrato Actas (Inicio y Liquidacin)
20
Microfilmar la totalidad de la serie y seleccionar un contrato por cada modalidad. Ley 80/93.
Tabla de Retencin Documental
Conservacin Total
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Disposicin Final de los Documentos
Eliminacin de Documentos
Microfilmacin o Digitalizacin
Seleccin Documental
INSTRUMENTOS DE CONSULTA
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Formato nico de Inventario Documental
Acuerdo 38 de 2002; Acuerdo 042 de 2002. Articulo 7.
INSTRUMENTOS DE CONSULTA
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G RACIAS POR SU ATENCIN !
