REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITCNICA DE LA FUERZA ARMADA

BOLIVARIANA COORDINACIN DE EXTENSIN Y POSTGRADO NCLEO PUERTO CABELLO

COMPRAS

PUERTO CABELLO, OCTUBRE 2010

Evelyn Da Silva 1. Contribucin de las compras al beneficio de la empresa. 2. Aspectos tcnicos y econmicos de las adquisiciones. Dayana Perez 3. Anlisis ABC de compras 4. Tipos de compras. Leidys Hernandez 5. Estructura organizacional para las compras. 6. rdenes de compras normales. Paolo Speranza 7. rdenes de compra menores. 8. Ordenes rpidas y de emergencia. 9. Contratos de aprovisionamiento. Edgardo Rodriguez 10. Ordenes de compras abiertas. 11. Compras anticipadas. Pablo Carvajal 12. Compras al exterior. 13. Regulaciones legales de las compras. Richard Osto 14. Establecimiento de indicadores de compras. 15. Planificacin de presupuesto para las compras.

OBJETIVOS DE LA FUNCION DE LAS COMPRAS

El objetivo global de la funcin de compras se puede resumir as: tener los productos disponibles en la cantidad requerida, en el momento adecuado, de la calidad necesaria y al mejor precio posible.
Conseguir precios bajos no debe ser el ltimo objetivo de la funcin de compras

CONTRIBUCION DE LAS COMPRAS AL BENEFICIO DE LA EMPRESA

Bajando el coste total que representan las compras

Precio

Calidad

Servicio

Velocidad

Puntualidad

Volmenes Localizaciones

Reduciendo Nuestros Costos Operacionales en Compras

Necesidad de introducir cambios

Grado de control sobre proveedores

Soporte informtico

Bajando los Costos Relacionados con las Existencias

Funcin

Costo

Requerimiento

ASPECTOS TECNICOS Y ECONOMICOS DE LAS ADQUISICIONES

La calidad El precio
El precio es un parmetro subordinado a otro La empresa debe establecer un control de calidad de las mercancas adquiridas

El plazo de aprovisionamiento La cantidad a comprar El servicio del proveedor

Indica el plazo de entrega

El servicio puede incluir un gran nmero de prestaciones

La cantidad a comprar viene determinada por el volumen y periodicidad de los pedidos

Las condiciones de pago a suministradores

Las condiciones de pago afectan a la rentabilidad y liquidez de la empresa

TIPOS DE COMPRAS

POR EL TIPO DE MATERIAL POR LA FRECUENCIA DEL MATERIAL PARA REABASTECER STOCKS POR TRAYECTORIA POR LA NATURALEZA DE LOS MATERIALES POR EL COSTO DE LOS MATERIALES

METODO ABC DE INVENTARIO

ARTICULOS

TIPO A ARTICULOS TIPO B ARTICULOS TIPO C

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA LAS COMPRAS

Activacion

Seguimiento

Administracion de Compras

Investigacion de Mercadeo

Inspeccion de fabricacion

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA LAS COMPRAS

SOLICITUD DE REQUISICIONES

FORMATO DE ORDEN DE COMPRA

ORDENES DE COMPRAS NORMALES

Insumos de reposicion permanente necesarias para el desenvolvimiento normal de la empresa relacionadas con el area de produccin, comercializacion o administracion. Posibilitando que las compras sean presupuestadas mediante pedidos de cotizacion.

Bienes

Punto de pedido

Stock maximo Stock minimo.

COMPRAS MENORES Y DE EMERGENCIAS

Es un mtodo de contratacin que se basa en la obtencin de cotizaciones de precios de diversos proveedores, con un mnimo de tres, a fin de obtener precios competitivos.

Compras MENORES

Una consideracin de mucha importancia habr de ser el costo del sistema utilizado para manejar estas rdenes pequeas, comparado con el propio costo de los artculos.

Compras RAPIDAS Y DE EMERGENCIA

Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una solucin estratgica para satisfacer la demanda de los clientes.

CONTRATACIN DIRECTA (Independiente de su valor)

COMPRAS MENORES Y DE EMERGENCIAS

PROVEDOR
Orden de Orden de PRESUPUESTOS Compra Compra

Entrega Fsica, Factura y Pago

Compras MENORES

Orden de Orden Compra de Compra

Orden de Compra
Requerimiento Compra especfica

Entrega Fsica, Factura y Pago

PROVEDOR

CONTRATACIN DIRECTA (Independiente de su valor)

Compras RAPIDAS Y DE EMERGENCIA

16

CONTRATO DE APROVISIONAMIENTO

Un contrato marco es un contrato a largo plazo con un proveedor relativo al suministro de materiales o a la prestacin de servicios dentro de un perodo determinado Los contratos marco se diferencian como:
Pedidos abiertos de cantidad (se define un volumen de entrega por proveedor para materiales de acuerdo a las condiciones acordadas) Pedidos abiertos de valor (se define un valor lmite para aprovisionamiento de materiales de acuerdo a las condiciones acordadas) Planes de entregas (los materiales se suministran en fechas y condiciones predeterminadas dentro de un perodo de tiempo determinado por el proveedor)

Ciclo de Vida del Contrato Marco

Proceso Elaboracin
Levantamiento de Necesidades Preparacin de las Bases Correcciones y Mejoras Autorizacin de Bases

Proceso Licitacin
Anuncio Licitacin Recepcin Adjudicacin

Proceso Capacitacin
Cliente Interno Compradores Proveedores

Proceso de Adjudicacin
Produccin Subida Catlogo Realizacin de contrato

Proceso Deteccin de Necesidades

Retroalimentacin

Requerimiento de lo licitado
Anlisis de Resultados

ORDENES DE COMPRAS A B I E R TA S
Se utilizan cuando tenemos compras recurrentes de artculos de mayor valor y que suelen abarcar el aprovisionamiento de todo el ao o para varios aos. Estas pueden ser : OC Abiertas en cantidades OC Abiertas en valor Ventajas Simplifica el proceso Compromisos entre compradores y proveedores Las fechas de entrega parciales Se puede reducir el stock

Ordenar sin pasar por compras

Mayor posibilidad de mejorar precios Elimina papeleos

Creacin de una nueva Sol. pedido (ME51N)

Ingrese material del pedido

Ingrese el centro

Ingrese cantidad de material

Ingrese la unidad del material

Ingrese el solicitante del pedido

Verifica si no falta ningn dato

Verificar la fecha de entrega del material

Se graba la solicitud y se genera el numero del mismo

C O M P R A S A N T I C I PA D A S
Son aquellas que se hacen con anterioridad, incluso antes de que el producto o servicio a comprar sea producido o elaborados.
Dnde se ve con ms frecuencia este tipo de Compras? En el sector productivo primario Agrcola y Pesquero debido a los ciclos de cosechas o de zafras. Cuando el productor va a recoger la cosecha es por que ya la tiene vendida

C O M P R A S A N T I C I PA D A S
Ventajas para el Comprador Reducir costos Garanta el suministros para su empresa Permite definir formas de pago Disminuye inventarios

El sector productivos primarios reconociendo sus deficiencias estructurales de los procesos de comercializacin se han organizado y no venden sus productos de forma directa.

C O M P R A S A N T I C I PA D A S

Con el objetivo de propiciar una comercializacin adecuada de las cosechas y evitar un impacto negativo sobre los precios tanto al productor como al consumidor de granos. En USA los productores de trigo acopian y luego realizan subastas en las bolsas de valores de New York. En Mxico muchos productores de maz Blanco estn agrupados en una organizacin del estado llamada ASERCA

C O M P R A S A N T I C I PA D A S

COMPRAS AL EXTERIOR
Si decimos que una compra la hacemos en el extranjero, es porque hemos tenido en cuenta lo siguiente: Divisas Los precios favorables. Calidad

CONOCIMIENTO DEL MERCADO Y SUS PROVEEDORES

Si existen representantes en el pas, a estos los conocemos nicamente si tienen inters en promocionar y vender sus artculos, y si ven que es una contratacin les dejara una aceptable ganancia. Otra restriccin que se tiene para captar proveedores extranjeros, es que esperan que se les pague en una moneda de aceptacin mundial, por lo general dlares, marcos alemanes, libras esterlinas, etc. Las leyes nacionales que regulan el desarrollo industrial y comercial establecen restricciones para la importacin de artculos, con lo cual se dificulta su participacin en licitaciones.

EVALUACION DE LOS PROVEEDORES

Realmente no debemos diferenciar la evaluacin que hacemos ha un proveedor nacional de la que hacemos a uno extranjero, porque tanto perjuicios nos puede causar un producto deficiente si es de procedencia como se es de las fronteras. REGULACIONES LEGALES DE LAS COMPRAS:
Las economas de las naciones se encuentran estrechamente entrelazadas por vnculos comerciales. En nuestro pas, gran parte de los beneficios obtenidos en la produccin se utilizan para la adquisicin de bienes y servicios en el extranjero.
-

PASOS QUE DEBEN DAR CUANDO SE DESEA EXPORTAR:

a. Registrase como exportador en el banco central. b. Preparar la facturas comercial . C. Obtener los permisos o certificados especiales que fueren necesarios. d. Obtener la licencia de exportacin. e. Obtener el certificado de origen. f. Obtener la factura consular. DOCUMENTOS UTILIZADOS EN LAS EXPORTACIONES

a. b. c. d.

EL CERTIFICADO DE LIBRE VENTA. EL FORMULARIO ADUANERO. LA FACTURA CONSULAR. EL CERTIFICADO DE ORIGEN.

PASOS QUE DEBEN DAR LAS AGENCIA ADUANERA:

a. El exportador debe girar las instrucciones de embarque a su agencia. b. Esta ha de negociar el contrato de seguro de transporte en caso de que el exportador a si lo requiera. c. Obtener los documentos de transporte los cuales son:
Va martima: - Obtener la pliza de exportacin. - Obtener conocimiento del embarque (B/L).
-Obtener

el manifiesto de embarque.

Va area: - Obtener la pliza de exportacin. - Obtener la carta de porte areo (gua area).
-Obtener

el manifiesto de embarque.

Va terrestre: - Obtener la pliza de exportacin. - Obtener la carta de porte terrestre. - Obtener el manifiesto de embarque.

d. presentacin de mercancas y documentos en el puerto de embarque.

Qu es un indicador y para qu nos sirve?

Indicador
Es un DATO REVELADOR, que nos indica si vamos en el camino correcto.
Mide si estamos cumpliendo nuestros objetivos. Es un parmetro cuantificable, que nos ayuda a ver la evolucin de la gestin, respecto a niveles previamente definidos como aceptables.
Lo que no se mide

no se puede mejorar

Caractersticas bsicas de un indicador

Palabra clave: MEDIBLES (Cuantitativos- Cualitativos) Ej: Qu cantidades de rdenes de compra; cunto tiempo para atencin; qu montos se gastan en reposicin. Son ESPECFICOS para cada actividad Ej: Comerciales; de Produccin Son OBJETIVOS, se basan en hechos concretos Ej: Estadsticas de Reclamos; Resultados de encuestas; Montos disponibles en caja

Porcentaje de Reclamos

Prcetajes de Compras Urgentes Porcentaje de Uso de Convenio Marco (catlogo electrnico)

Porcentaje de Procesos Desiertos con Ofertas

Tiempo Promedio entre Cierre y Adjudicacin

Ordenes de Compra o Servicios Recibidas a Satisfaccin

Planificacin de Presupuesto para las Compras

Dentro del plan de actividades a presupuestar es relevante identificar a que se le debe hacer esta gestin. Los mas relevantes actividades a tener en cuenta son las ventas, los costos, la produccin, las compras, la mano de obra, los gastos fijos y el presupuesto de efectivo.

Presupuesto de Ventas e Ingresos

Son las estimaciones de las cantidades y valores a vender en un periodo dado Es el cimiento del plan de mercadeo, plan de publicidad y promocin y plan de gastos en ventas. Los elementos bsicos para su elaboracin: Cuanto produzco, que dda hay, yo vs la competencia, poltica de inventarios, capacidad de planta.

Presupuesto de Ventas e Ingresos

Periodo Concepto
Cantidades a vender * Precio unitario de venta

Mes X Producto A
1000 10

= Ingresos por ventas brutas

* % Descuento - Valor de los descuentos = Ingresos netos

10000
1 100 9900

Presupuesto de Produccin
Cantidades de productos terminados que se van a vender o a dejar en inventario Se fundamenta en el presupuesto de ventas e inventario. Adicionalmente en la capacidad instalada y en el porcentaje de desperdicios por proceso. No es necesario para las empresas comerciales y de servicio.

Presupuesto de Produccin
Periodo Concepto
Unidades a vender + Inventario final deseado = Necesidades de produccin - Inventario Inicial = Presupuesto de produccin

Mes X Producto A
1000 150 1150 100 1050

Presupuesto de Compras
Son las cantidades de materias primas, mercanca, e insumos a comprar. Es importante pues de l depende el presupuesto de produccin, ventas e ingresos. Para su elaboracin se requiere el presupuesto de produccin, el de ventas y el consumo de materias primas e insumos por unidad

Presupuesto de Compras de Materia Prima

Materia Prima : Periodo
Unidades a consumir + Inventario final deseado = Necesidades de produccin - Inventario Inicial = Presupuesto de materias primas en unidades * Valor por unidad = Valor presupuestado en materias primas

Mes 1
15 15
165 8 85 $1300 $110500

Presupuesto de Compras de Mercanca

Compras
Periodo
Unidades a vender + Inventario final deseado = Necesidades de mercancas - Inventario Inicial = Presupuesto de mercancas en unidades * Valor por unidad = Valor presupuesto de mercancas

A Mes 1
1000 150 1150 200 950 $6000 $5700000

Presupuesto de Compras de Insumos

Materia
Periodo
Unidades a utilizar + Inventario final deseado = Necesidades de insumos - Inventario Inicial = Presupuesto en unidades de insumos * Valor por unidad

A Mes 1
330 50 380 10 280 $1000

= Valor presupuesto de insumos

$280000