MANEJO DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS
COMO MANEJAR UN ARCHIVO EFICIENTE
TRATAMIENTO DE LA INFORMACION Una oficina se identifica por las acciones de su personal: tradicionalmente los oficinistas eran aquellos que llevaban acabo el trabajo administrativo y no tenan actividad en relacin con compras, ventas, fabricacin o servicios. El trabajo de la oficina consiste principalmente en asociar actividades secretariales y administrativas con el manejo de la informacin. La informacin es necesaria para que los directores y gerentes puedan tomar decisiones, y para esto se necesita de la persona adecuada con la formacin correcta y en el momento oportuno. La secretara u oficina es el centro de informacin de la empresa y tiene una funcin de apoyo asegurando que la informacin se ha elaborado convenientemente para que la empresa alcance sus fines. La oficina no funciona por s misma y el trabajo de oficina no es un fin en s mismo. La verdadera razn de la oficina est en funcin de los objetivos primordiales de la empresa. Podemos clasificar las funciones de la oficina en cinco apartados: 1. recogida de informacin 2. registro de la informacin 3. elaboracin de la informacin 4. comunicacin de la informacin 5. almacenamiento de la informacin a. Recogida de la informacin La informacin puede ser recibida de las formas siguientes:
informacin telefnica
etc.)
(de clientes, proveedores, oficinas locales,
comunicaciones de palabra (clientes, representantes, etc.)
comunicaciones escritas (rdenes de pedido, estractos bancarios, facturas) peridicos, revistas especializadas, material de promocin, etc.) publicaciones, oficiales, normativas, leyes, etc
b. Registro de la informacin La informacin se registra en el momento de ser recibida: normalmente una solicitud telefnica ser anotada en un impreso adecuado antes de hacrselo llegar a su destinatario.
si un documento va a ser utilizado por ms de una persona se
fotocopiar o escanear con anterioridad para evitar su prdida.
la correspondencia y los documentos sern registrados en los libros
de entrada de correspondencia antes de ser entregados a los departamentos correspondientes. las citas y las visitas deben ser anotadas en las agendas de trabajo. c. Elaboracin de la informacin. La elaboracin de la informacin necesitar calcular si documentacin se refiere a facturas, pagos, movimientos de stock, etc.; luego se cotejar, finalmente se digitar y almacenar donde corresponda. d. Comunicacin de la informacin La informacin debe ser entregada maneras: de forma verbal y personal mediante utilizacin del telfono, citfono envindola por correo (tradicional o electrnico) mediante imgenes (computador, videoconferencia) o transmitida a toda persona que
necesite conocerla o utilizarla, lo que se puede hacer de las siguientes
e. Almacenamiento de la informacin Es imprescindible, para cualquier empresa, controlar correctamente todas sus actividades, tener la capacidad de revisarlas y estudiarlas en cualquier momento, a fin de tener absolutamente claro qu es lo que tiene y lo que no tiene, y cmo se est llevando a cabo el trabajo. Para eso debe adecuar el sistema de archivo que ms le acomode a sus actividades. En la mayora de los casos tambin es necesario tener un sistema de archivos confidenciales, por ejemplo, acta de constitucin de la empresa, estatutos, etc. Hay un viejo dicho: Por buscar un clavo, ser perdi una batalla, dicho que puede compararse con Por faltar un papel, se perdi un contrato. puede provocar un desastre en la empresa. Con frecuencia, la tarea de archivar se considera aburrida, y en ocasiones est relegada a acumular papeles y datos en forma desordenada y desorganizada, pero por abandonar esta tarea nos podemos ver envueltos en situaciones embarazosas. Para evitar estos inconvenientes debemos idear un sistema de archivo adecuado, eficiente y rigurosamente ordenado No hay un sistema de archivo mejor que otro; debemos encontrar el ms eficiente en la relacin trabajo/jefe/empresa. Un archivo perdido o documento no encontrado en un archivo determinado,
CONDICIONES DEL ARCHIVO
A la hora de determinar un sistema de archivo, tenemos que tener en cuenta algunas consideraciones:
elegir un sistema de
fcil utilizacin, para conseguir esta
funcionalidad habr que emplear normas precisas y generales. elegir un sistema de ordenacin y clasificacin adecuados al tipo de documentos con que se trabaja en la oficina.
que permita recuperar rpidamente la informacin (puede haber un
cliente esperando al telfono
debe ser econmico en costo y espacio (un sistema se justifica por la
eficacia que genera)
tiene que ser flexible (el volumen de informacin que se maneja
puede cambiar)
debe ser revisado continuamente, de manera que en todo momento
sepamos dnde est cada documento; atestado de documentos. guardar documentos seguros, protegidos contra el fuego, la humedad, el polvo, la mala utilizacin, los ladrones, etc. TIPOS DE ARCHIVOS Los papeles y la documentacin en: sistema horizontal, sistema vertical, y sistema lateral. pueden ser almacenados en carpetas, el archivo nunca ser
cajas, cajones, armarios, archivadores, etc., Estos a su vez pueden subdividirse
a. Sistema horizontal:
Los documentos se ordenan en plano, uno Es vlido en caso de archivar pocos
encima de otro en carpetas, cajas archivadoras o cajones. documentos o cuando haya que ordenar documentos dispares y desdoblados, por ejemplo planos o mapas.
b. Sistema vertical: Es la forma ms conocida.
Los documentos son
almacenados normalmente en carpetas individuales, colgando de una gua, dentro del cajn, en carpetas separadas. La referencia del archivo ir escrita en la parte superior de la carpeta.
c. Sistema lateral: En este sistema los documentos se ordenan uno al
lado del otro como los libros de una estantera en una biblioteca. Normalmente los documentos se archivan a su vez en carpetas, portafolios o cajas. El ttulo del archivo se coloca en el lomo de la carpeta o portafolio. Utilizando este sistema se pueden instalar estanteras desde el suelo hasta el techo. Tambin es posible instalar estantes mviles sobre guas en el suelo. Este sistema permite almacenar un gran nmero de documentas en un espacio relativamente pequeo.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO HORIZONTAL VERTICAL LATERAL
Ahorra espacio, no tiene
Equipamiento simple Barato lmite de peso
VENTAJAS
Puede archivar grandes
documentos horizontalmente
Fcil de utilizar Los archivos se insertan y
extraen rpida y fcilmente
Acceso directo Todos los archivos pueden
ser visto de una vez
Puede acceder a ellos ms
de una persona a la vez
Los cajones pueden ser De difcil localizacin Se utiliza mucho tiempo en la
bsqueda de un archivo o docto. complicados de abrir en determinados espacios
Mayor exposicin al calor,
al polvo y al desgaste.
DESVENTAJA S
Peso limitado (por razones de
seguridad)
Difcil acceso a los niveles
ms altos.
Solo puede ser utilizado por
una persona a la vez
CLASIFICAR LA INFORMACION Para que un sistema de archivo sea correcto y eficiente, debe almacenar la informacin en forma lgica y ordenada. La decisin que hay que tomar es cmo clasificar la documentacin. Antes de tomar una determinacin se debe consultar con aquellas personas que tambin utilizarn el archivo, para emplear el mtodo ms conveniente. En ocasiones, es el nombre de los clientes o proveedores lo ms importante. Sin embargo, si archivamos facturas, lo ms importante ser el Por tanto, cada nmero. Si estamos en el departamento de ventas, es probable que el nombre del producto o el distribuidor se habr de tener en cuenta. clasificacin es aconsejable segn la necesidad. Las ms corrientes son: 1. Alfabtica 2. Numrica 3. Ultimo dgito 4. Geogrfica 5. Temtica o de materia 6. Cronolgica
1. Archivo alfabtico: Este es el mtodo ms comn, ya que todos estamos
familiarizados con el uso de las letras en el alfabeto, y es tambin el principio por el que se rigen otras muchas clasificaciones. Los documentos se archivan de acuerdo a la primera letra del nombre principal del cliente, distribuidor o proveedor. ejemplo: Molino Bio Bio Ruiz Quiroz Ltda. Transportes Jorquera Las variaciones en las reglas son posibles, ya que uno de los Por factores ms importantes es mantener la consistencia del sistema.
Universidad de Concepcin Cuando se archivan documentos del personal, se comienza por los apellidos (paterno, materno, nombres). Por ejemplo: Cartes Aros, Juan Esteban Corts Araya, Cueto Andrade, Jos Manuel Enzo Leonel Corvaln Amesti, Ana Isolina
2. Archivo numrico: Los documentos se ordenan de acuerdo a una referencia
numrica. Es decir, los documentos se clasifican segn el orden natural de los nmeros que se les atribuye a medida que se decepcionan o de acuerdo con el nmero que llevan impreso. correspondencia oficial. Por ejemplo: Oficio N 218/10 Oficio 256/10 Este archivo es muy utilizado en la
3. Archivo ltimo dgito: Esta es una variacin del archivo numrico. En vez
del nmero ledo de izquierda a derecha, la referencia numrica se estructura en grupos de dos dgitos y es leda de derecha a izquierda; por ejemplo, el nmero 025412 indica que el archivo se encuentra en la seccin 12, subseccin 54, archivo nmero 2 de todo el sistema. Este sistema es til en un archivo de gran capacidad, donde las secciones se localizan en diferentes departamentos o lugares. nombres, etc. Los dgitos se referirn al asunto, series de
4. Archivo geogrfico: En este sistema la base principal para organizar ser
la ubicacin geogrfica: continentes, pases, regiones, sucursales, calles, etc. Dentro de estas secciones, las carpetas pueden estar localizadas de forma alfabtica o numrica.
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5. Archivo temtico o de materias. En este sistema de archivo se considera
ms importante el asunto o tema a que se refiere la documentacin. Posteriormente, los documentos se ordenarn cronolgicamente, alfabtica e incluso numricamente. En este sistema caben, por ejemplo la correspondencia recibida y despachada; rdenes de compra, facturas, cotizaciones, etc. Habr tantas materias como actividades dentro del trabajo, lo importante es determinar una materia clara, abarcadora y especfica. Por ejemplo: Finiquitos; Licencias Mdicas; Cotizaciones..etc.
6. Archivo cronolgico: Esta clasificacin se refiere al orden de fecha, ya sea
de recepcin o de envo. La clasificacin simplemente cronolgica es una norma a la que se adaptan todo tipo de documentos (por ej. facturas, recibos, correspondencia recibida y/o despachada, documentos por pagar/por cobrar. La clasificacin cronolgica se usa normalmente en otras subsecciones de otros sistemas de archivo.
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VENTAJAS, DESVENTAJAS Y USOS DE LOS DIFERENTES SISTEMAS VENTAJAS Fcil de comprender DESVENTAJAS Prdida de tiempo cuando se aumenta el archivo. UTILIZACION Clientes/proveedores Personal
Mtodo directo
ALFABETICO Puede estar dentro de otra clasificacin (alfanumrico, alfatemtico)
Problemas con letras nicas,
iniciales, artculos, abreviaturas de nombres.
Crecimiento ilimitado Cada archivo o documento
NUMERICO puede tener su propia referencia. Es ms difcil equivocar el archivo Rapidez en la localizacin en grandes sistemas alto grado de exactitud crecimiento ilimitado
Necesita un ndice Posibilidad de intercambiar nmeros
Recibos, facturas Clientes
Algn tipo de correspondencia
Difcil de aprender y utilizar
Necesita de un ndice
ULTIMO DIGITO
Archivos muy grandes donde diferentes tipos de informacin estn almacenados
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VENTAJAS
DESVENTAJAS
UTILIZACION
Conveniente cuando la
GEOGRAFIC O localizacin es importante Elemento de acceso directo
Requiere conocimiento de las
zonas o regiones en que se encuentran ubicadas las otras oficinas
Oficinas de ventas,
organismos oficiales, oficinas de servicios, exportadoras, etc.
Fcil de comprender Acceso directo Crecimiento ilimitado TEMATICO
Fcil de poner en marcha Fcil de utilizar CRONOLOGI CO
til cuando el asunto se conoce Dificultad para decidir el asunto al que pertenece un docto. Hay que homogenizar los asuntos Puede ser necesario un ndice Mucho tiempo para localizar doctos. Especficos Dificultad de ampliar el sistema
Oficinas de ventas, organismos oficiales, oficinas de servicios, exportadoras, etc. Instituciones educativas
Archivo inmediato en
pequeos sistemas Actas de reuniones, estados de cuenta, plazos, vencimientos de efectos bancarios.
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A la hora de trabajar con el archivo hay que establecer ciertas normas o pautas de funcionamiento:
a. como norma, jams se debe extraer un documento del archivo, si es
necesario se fotocopia el documento a utilizar.
b. si es realmente indispensable sacar un documento; en el lugar donde
iba se debe dejar un documento. c. se debe utilizar un sistema simple de control de salida. Puede ser una tarjeta que ocupe el espacio donde estaba el documento o el portafolio, indicando el asunto, el destino y la fecha de salida del mismo. indicador para saber dnde y quin tiene el
TARJETA DE SALIDA
Fecha entrega Referencia del archivo Nombre del archivo Destino: Depto/nombre Fecha de devolucin
Cuando en una empresa hay mucha documentacin es preferible mantener un archivo central con un estricto sistema de control. Algunas normas que es conveniente observar son: a. solamente la(s) persona(s) autorizadas tendrn acceso a los archivos b. cualquier solicitud de un documento tendr que ser hecha a travs de ese personal c. cuando un funcionario solicita un documento debe llenar la tarjeta de salida o el sistema que se haya ideado. De esta manera siempre habr un responsable por el documento.
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d. el responsable del archivo debe revisar peridicamente para reclamar los documentos no le hayan sido devueltos. Otra de las decisiones importantes a tener en cuenta con los archivos es la de determinar el tiempo que permanecer la documentacin en existen normas legales al respecto, sobre todo cuando se el archivo definitivo y el tiempo que se han de guardar antes de ser destruidos. Aunque trata de ciertos documentos como plizas de seguro, actas de constitucin de la empresa. Otros, como pagos de impuestos, contratos, hipotecas, deben permanecer en el archivo durante el tiempo que dure su vigencia. Del punto anterior se desprende otra clasificacin del archivo, que es la que dice relacin la frecuencia uso de la informacin. tipos de archivo: De este modo existen tres
a. archivo activo:
ste contiene la documentacin de uso frecuente, si no diario.
b. archivo semiactivo:
es aqul en que se almacena la documentacin
que se necesita ocasionalmente, una vez al mes, etc.
c. archivo inactivo:
es ste
se conserva de forma definitiva los han perdido su valor
documentos que, aunque
operativo conservan su valor histrico o documental.
Cuando se deba determinar la continuidad o destruccin de un archivo, habr que tener en cuenta: Existe alguna exigencia legal de tiempo? Si es as, hasta cundo?
Se tiene otras copias del documento?
Con qu frecuencia se utiliza el documento?
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Nuevamente insistiremos en la importancia de revisar peridicamente nuestro sistema de archivo, tanto en su eficiencia como en cuanto a su versatilidad, y para eso seguiremos los siguientes pasos:
Hay alguna persona responsable del archivo?. Si nos es as sera
conveniente delegar esta responsabilidad?
Determinar claramente si el sistema que se est usando es el
adecuado a las necesidades de la empresa o del departamento. Se almacenan los archivos en los lugares adecuados?
El procedimiento de archivo es el apropiado para guardar y
recuperar la informacin en el momento oportuno?
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