TEMA 5: DOCUMENTOS ESCRITOS EN LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

1.CARACTERÍSTICAS DE TEXTOS UTILIZADOS EN EL ÁMBITO ECOMERCIAL Y

EMPRESARIAL.
Los textos deben adaptarse al destinatario; no se redacta igual para familiares o amigos que para clientes o
proveedores.

Características de la redacción empresarial:

1. Cumplir las reglas ortográficas y gramaticales.

2. Usar jerga comercial o legal, sin ser excesivamente coloquial ni pretencioso.

3. Emplear estructuras sintácticas simples.

4. Ser conciso y concreto, evitando ambigüedades.

5. Preferir la voz activa sobre la pasiva.

6. Mantener un lenguaje respetuoso, especialmente sobre edad, discapacidad, raza, religión o género.

7. Evitar lenguaje subjetivo o manipulativo.

8. Usar un lenguaje positivo en lugar de negativo.

2.DOCUMENTOS EN LA COMUNICACIÓN COMERCIAL Y EMPRESARIAL

La redacción comercial y empresarial comparte características comunes.

Es importante diferenciar entre:

 Comunicación interna: documentos para que los empleados se comuniquen entre sí.

 Comunicación externa: documentos usados por empleados o representantes para comunicarse con
personas o entidades fuera de la empresa.

2.1. DOCUMENTOS DE LA COMUNICACIÓN INTERNA EMPRESARIAL

Para que una empresa funcione correctamente, es esencial una comunicación interna eficaz. Esto requiere
el uso de modelos específicos de documentos.

COMUNICADO INTERNO O MEMORÁNDUM

El memorándum, también llamado memorando, es un documento escrito que tiene carácter de nota o recado.
Se usa principalmente para transmitir órdenes o realizar solicitudes a los empleados.

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Características del memorándum:

 Redacción breve y sencilla.

 Debe incluir la palabra “memorándum”.

 Contener un solo asunto o tema.

 Extensión máxima: media hoja.

Estructura del memorándum:

1. Encabezamiento:

o Membrete: nombre o logotipo de la empresa y la palabra “memorándum”.

o Cuadro clasificador: destinatario, remitente, fecha, asunto, sin saludo

2. Cuerpo: contenido del comunicado.

3. Pie: firma y antefirma.

AVISO
El aviso es un documento escrito breve que proporciona información dirigida a un número elevado de
destinatarios.

Características del aviso:

 Documento breve, claro y con lenguaje sencillo.

 Debe incluir la palabra “aviso”.

 Extensión máxima: media hoja.

 Suele incluir membrete corporativo de la empresa junto con la palabra “aviso”

Estructura del aviso:

1. Encabezamiento:

o Membrete: nombre y/o logotipo de la empresa y la palabra “aviso”.

o Cuadro clasificador: destinatario, remitente, fecha, asunto, sin saludo.

2. Cuerpo: contenido del aviso.

3. Pie: firma y antefirma.

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INFORME
El informe es un documento escrito que detalla las características y circunstancias de una actividad, un
hecho o asunto.

Características del informe:

 Documento más extenso que memorandos o avisos

 Transmite información e incluye organigramas, gráficos, fotos, etc.

 Normalmente contiene conclusiones.

Tipos de informes:

 Expositivos: describen objetivamente hechos o actividades; no incluyen recomendaciones ni

conclusiones. Ejemplo: dosier de la actividad principal de la empresa.

 Interpretativos: recopilan, analizan e interpretan información; incluyen recomendaciones o

conclusiones. Ejemplo: informe sobre el aumento de ventas en 2022.

 Valorativos: similares a los interpretativos, pero incluyen la opinión personal del autor. Ejemplo:
propuesta del director de compras para mejorar la gestión documental.

 Persuasivos: buscan convencer al receptor para tomar decisiones concretas. Ejemplo: plan de
acción usado en consultoría.

Estructura del informe:

1. Portada: incluye título, autor(es), destinatario y fecha (si tiene varias hojas).

2. Síntesis o sumario: resumen inicial de informes largos.

3. Introducción: motivo por el cual se realiza el informe.

4. Encabezamiento: membrete con nombre y logotipo de la empresa y la palabra “informe”; se coloca

en cada página si el informe es extenso.

5. Cuerpo o desarrollo: contenido dividido en información objetiva y complementaria (estadísticas,

tablas, gráficos, imágenes, etc.).

6. Conclusiones: resumen de ideas tras analizar los datos; los informes expositivos no incluyen
conclusiones.

7. Pie: firma, antefirma, lugar y fecha (si no se incluyó en la portada).

CONVOCATORIA
La convocatoria es un documento escrito en el que se solicita a determinadas personas que asistan a una
reunión, en un lugar, día y hora concretos, para tratar unos asuntos preestablecidos. (mínimo para que se
reúnan 1 vez al año)

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Características de la convocatoria:

 Incluir nombres de los convocados (departamentos, propietarios, accionistas, etc.).

 Contener los asuntos a tratar, organizados en puntos separados.

 Redacción breve y sencilla.

 Debe incluir la palabra “convocatoria”.

 Extensión máxima: una hoja, salvo casos excepcionales.

 Uno de los puntos suele ser “Ruegos y preguntas”.

Existen diferentes tipos de convocatorias:

 Convocatorias laborales: se citan a los empleados indicando los asuntos, lugar, día y hora de la
reunión.

 Convocatorias fuera del ámbito laboral: mantienen la misma estructura y características que las
laborales.

Las convocatorias pueden tener particularidades legales según su motivo. Las más frecuentes son
reuniones de comunidades de propietarios y juntas de accionistas en empresas.

La legislación establece el número mínimo de convocatorias en estos casos.

Deben comunicarse por escrito y mantener estructura uniforme en la misma comunidad o empresa.

Deben ir firmadas por el presidente de la comunidad o el administrador de la sociedad, al igual que las actas
que registran lo sucedido en las reuniones.

Estructura de la convocatoria:

1. Encabezamiento:

o Membrete o título: indica el tipo de convocatoria.

o Datos de la convocatoria: personas convocadas, lugar, fecha y hora; sin saludo.

2. Cuerpo: orden del día. (obligatorio)

3. Pie: lugar, fecha, firma y antefirma.

 Diligencias: en ocasiones se añaden debajo del pie para registrar hechos específicos (ej. ruegos y
preguntas.

(se establece un plazo de 3 días, 72h de antelación para acudir a la convocatoria, y se tiene que ir
obligatoriamente)

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ACTA
El acta es un documento escrito en el que se certifica lo acordado o tratado en una junta o reunión.

Características del acta:

 Incluir nombres y apellidos de los asistentes.

 En empresas, usar “acta de junta universal” si asistieron todos los convocados.

 Recoger el orden del día y los acuerdos adoptados.

 Incluir de forma abreviada las intervenciones de los participantes.

 Registrar los ruegos y preguntas, incluso si no hubo.

 Ordenar los asuntos de la convocatoria en puntos separados.

 Redacción breve y sencilla, reflejando todos los datos relevantes.

 Debe contener la palabra “acta”.

 Normalmente elaborado y firmado por un secretario para dar fe de la reunión.

Estructura del acta:

1. Encabezamiento:

o Membrete o título: nombre del acta.

o Datos de la convocatoria: hora, fecha, lugar y asistentes; sin saludo.

2. Cuerpo:

o Orden del día.

o Intervenciones y acuerdos adoptados.

o Hora de finalización de la reunión.

3. Pie: firma (y a veces del secretario), antefirma, lugar y fecha.

NOTAS DE RECEPCIÓN DE LLAMADAS TELEFÓNICAS Y VISITAS

La nota de recepción es un documento en el que se realizan apuntes breves sobre los mensajes que se
deben transmitir al destinatario ausente, en caso de recibir una llamada o una visita.

Características del formulario o registro:

 Documento breve.

 Contiene huecos preestablecidos para anotar los datos importantes.

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Estructura:

 Fecha y hora.

 Destinatario.

 Remitente (empresa y/o persona).

 Datos de contacto (teléfono, móvil, correo electrónico, etc.).

 Situación y mensaje.

LA CARTA COMERCIAL

La carta comercial es el principal documento que se utiliza como medio de comunicación externa de la
empresa para dirigirse e intercambiar información con otras empresas, clientes, proveedores, etc.

Características de la carta comercial:

 Fomenta las relaciones en el ámbito comercial.

 Redacción profesional, respetuosa y amable; no se debe tutear al destinatario.

 La información debe ser clara y directa.

 Debe ser personalizada, dirigida únicamente al destinatario; se evitan envíos masivos con saludos
genéricos como “Estimados Sres./Sras.”.

Estructura de la carta comercial:

1. Encabezamiento:

o Membrete de la empresa: nombre, dirección, NIF, web, correo electrónico y logotipo (parte
superior izquierda).

o Datos del destinatario: nombre de la empresa (si aplica), nombre y apellidos, dirección
postal completa (parte derecha, más abajo del membrete).

o Referencia: abreviaturas numéricas o alfanuméricas (N/Ref.: nuestra referencia; S/Ref.: su

referencia).

o Asunto: breve descripción del tema de la carta.

o Lugar y fecha: ejemplo: Guadalajara, a 29 de febrero de 20XX.

2. Cuerpo:

o Saludo: formulismo adecuado con dos puntos (:) después, por ejemplo: “Estimada Sra. Dña.
Teresa García:”.

o Texto: exposición clara y concisa, con estructura de introducción, desarrollo y conclusión.

o Despedida: formulismos como “Atentamente,” o “Reciba un cordial saludo,”; se usa coma si

es en tercera persona y punto si es en primera persona.

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3. Pie o cierre de la carta comercial:

 Nombre, firma y antefirma: situados en la esquina inferior derecha.

 Firma autógrafa: preferiblemente en azul para diferenciar del texto impreso.

 Firma por autorización: si quien debe firmar está ausente, otra persona puede firmar usando
abreviaturas:

o P. O.: por orden.

o P. A.: por autorización.

o P. P.: por poder (requiere poder notarial).

 Anexos: documentos adjuntos (facturas, cheques, etc.); se recomienda indicar su existencia en la

parte inferior derecha.

 Posdata: mensaje breve añadido tras concluir la carta, por ejemplo: “P. D.: Oferta válida hasta el 27
de septiembre de 20XX o hasta fin de existencias”.

2.3. DOCUMENTOS DE LA COMUNICACIÓN EXTERNA EMPRESARIAL SIN CARÁCTER

COMERCIAL

CERTIFICADO
El certificado es un documento escrito que asegura la veracidad de un hecho.

Características del certificado:

 Documento expedido a solicitud del interesado.

 Debe ser firmado por una persona con autoridad suficiente en la organización.

 Acredita asuntos como participación en eventos, asistencia, resultados académicos, etc.

 Debe incluir la palabra “certificado” o “certifico/a”.

 Normalmente se utiliza un modelo con membrete corporativo de la empresa.

Estructura del certificado:

1. Encabezamiento: membrete con nombre y logotipo de la empresa y la palabra “certificado”.

2. Cuerpo o desarrollo: redactado en primera o tercera persona, comenzando con “CERTIFICA” o

“CERTIFICO:” seguido del hecho que se desea certificar.

3. Pie:

o Frase que valide la certificación, por ejemplo: “y para que conste a los efectos oportunos,
firmo el presente certificado en…”.

o Firma, antefirma, lugar y fecha (a veces la fecha se escribe en letra para mayor solemnidad).

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2.4. T EXTOS PROTOCOLARIOS EN EL ÁMBITO EMPRESARIAL
Los textos protocolarios no tienen carácter comercial; su finalidad es transmitir palabras de cortesía,
normalmente se usan con papelería corporativa. Para mayor personalización, a veces se recomienda
escribir el texto a mano.

SALUDA
El saluda es un documento escrito de carácter solemne utilizado principalmente para realizar
agradecimientos, felicitaciones, invitaciones, etc.

Características del texto protocolario:

 Documento breve con lenguaje cortés y protocolario.

 Soporte: papel tamaño cuartilla de buena calidad.

 Redacción en tercera persona.

 Debe incluir la palabra “saluda”.

 Normalmente se utiliza un modelo de papelería corporativa.

Estructura:

1. Encabezamiento: nombre, cargo y datos del remitente; palabra “saluda” destacada en negrita y
tamaño mayor.

2. Cuerpo: contenido de la comunicación, como la invitación a un acto.

3. Lugar y fecha completa: ejemplo, León, 16 de agosto de 20XX.

4. Cierre: frase formal de cortesía al final como despedida.

INVITACIÓN O TARJETA DE INVITACIÓN

La invitación es un documento de carácter formal que tiene como finalidad invitar al receptor a un acto o
celebración.

Características de la invitación:

 Redacción formal y cortés.

 Puede ser personalizada; si no lo es, el sobre debe indicar el nombre del destinatario.

Estructura:

 Membrete.

 Fecha y lugar.

 Saludo al destinatario.

 Motivo de la invitación.

 Petición de confirmación (opcional).

 Despedida.

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FELICITACIONES Y NOTAS DE REGALO
Las felicitaciones y notas de regalo son escritos que se envían para expresar alegría o enhorabuena al
destinatario por un acontecimiento especial, como el nacimiento de un bebé, un matrimonio, fiestas
navideñas u otros eventos importantes.

TELEGRAMA
El telegrama es un mensaje muy breve que permite la entrega rápida en el que queda acreditado el
contenido del texto.

Características

 Deben incluir claramente los datos y el nombre completo del destinatario.

 Si el mensaje supera las 50 palabras aumenta el costo, por lo que se suelen omitir palabras.

 El texto se imprime en la oficina de correos o empresa de mensajería que hace la entrega.

3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
3.1. SOLICITUD O INSTANCIA
Es un documento mediante el cual una persona pide algo a un organismo oficial, normalmente para defender
un derecho o solicitar un interés legítimo.
No necesita una estructura específica, pero sí debe contener datos mínimos del solicitante y la petición clara.

Estructura básica

 Datos personales del solicitante.

 Exposición de hechos (“expone/expongo”).

 Petición concreta (“solicita/solicito”).

 Documentos adjuntos numerados.

 Medio preferente para recibir la respuesta.

 Fecha y firma.

 Indicar el organismo al que va dirigido.

3.2. DENUNCIA
Es un escrito presentado ante una autoridad para informar sobre una infracción administrativa o un delito.

Su estructura es parecida a la de una solicitud. La diferencia principal es que la denuncia informa de una
infracción o delito, mientras que la solicitud pide algo a la Administración.

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3.3. A LEGACIONES Y RECURSOS
Las alegaciones son las argumentaciones, exposiciones, con aportación de documentos (si fuera necesario y
lo considerara conveniente el afectado) que tiene la oportunidad de presentar el interesado a lo largo del
procedimiento mientras aún se encuentra abierto.

El documento debe incluir:

 Datos personales (nombre, apellidos, DNI).

 Asunto o procedimiento al que se refiere.

 Motivo de la alegación y explicación ordenada de hechos o argumentos.

 Cada hecho en párrafos separados y numerados, empezando por “Que”.

 Lista de documentos adjuntos.

 Lugar, fecha y firma.

 Destinatario u órgano al que se dirige.

El recurso es la impugnación de un acto administrativo por parte del interesado una vez cerrado el
procedimiento. Su objetivo suele ser solicitar la modificación, anulación o revocación del acto
administrativo impugnado.

Tipos de recursos:

 Recurso de alzada: contra resoluciones o actos que no agotan la vía administrativa.

 Recurso potestativo de reposición: contra actos que sí ponen fin a la vía administrativa.

El documento del recurso debe incluir:

 Nombre, apellidos e identificación del recurrente.

 Acto recurrido y motivo de impugnación.

 Lugar, fecha, firma y medio/lugar para notificaciones.

 Órgano, centro o unidad administrativa destinataria.

 Cualquier otra particularidad exigida por la normativa específica.

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