Logística
Fiesta de la Virgen de Guadalupe
Comunidad CER Permanente San Juan Pablo II – Finca La Providencia (La Ceja)
sábado 14 de diciembre
1. PROGRAMACIÓN OFICIAL DEL DÍA
7:00 AM – Eucaristía interna para la comunidad
7:40 AM – Serenata de mariachis para internos
9:00 AM – Bienvenida – apertura para participantes externos
9:20 AM – Rosario y Letanías
10:00 AM – Alabanzas (Grupo musical Yuli)
11:00 AM – Dramatizado: Aparición en el Tepeyac
12:00 PM – Santa Eucaristía Solemne
1:00 PM – Almuerzos (Fiambre, Tamales, Sudado de Posta)
2:30 PM – Mariachis
3:00 PM – Adoración al Santísimo y Coronilla a la Divina Misericordia
4:30 PM – Testimonio y cierre del evento
2. ÁREAS OPERATIVAS Y RESPONSABLES
A continuación, se estructura cada área con sus responsables, requerimientos y acciones
clave.
PARQUEADERO
Responsable principal: Leonardo
Apoyo: 2 personas adicionales por asignar
Apoyo externo: 2 agentes de tránsito (gestionados por el P. Oscar)
Requerimientos
2 bolsas de cal para delimitar parqueadero.
Bokitokis (aportados por el señor Arturo).
Acciones previas
Confirmar asistencia de los agentes de tránsito.
Diseñar distribución del parqueadero.
Marcar área con cal una tarde antes o muy temprano el mismo día.
Acciones durante el evento
Dirigir tráfico.
Mantener orden en ingreso y salida.
Comunicación constante con coordinación general vía bokitoki.
3. ÁREA DE COCINA Y ALMUERZOS
Responsables: Don Mario y Freddy (montaje del fogón y cocina)
Encargada de fiambres: Claudia
Encargada del sudado de posta: Yolanda
Responsables de fritos: Laura y su equipo
Requerimientos generales
Leña (verificar si quedó leña de los Hermanos de la Caridad y comprar adicional).
Fogones, ollas, mesas de trabajo.
Gas.
Fichos para control de venta (fiambre, tamal, sudado).
Acciones previas
Confirmar cantidad de almuerzos estimados.
Definir precios y fichos.
Separar personal de apoyo.
Acciones durante
Preparación y entrega de almuerzos.
Control de filas.
Responsable de caja: Don Mauricio + una servidora de Guerrero Externa.
4. ESTRUCTURA LITÚRGICA
Responsables: P. Oscar, P. Luis Efrén y el seminarista Carlos
Requerimientos
Hostias grandes y pequeñas (2 bolsas de cada una, comprar a las Hermanas
Carmelitas).
Grupo de canto-Yuli (ya contratado).
Acciones previas
Confirmar sacerdotes invitados: P. Humberto, P. Carlos y otros registrados por
Ángela.
Coordinar espacio para confesiones.
5. PUNTOS DE VENTA Y SERVICIOS
5.1. Tienda principal
Responsable: Señor Carlos y sus ayudantes.
Apoyo: Señor Arturo
Requerimientos: inventario surtido, caja, mesa, bolsas.
5.2. Punto de velas y velones
Responsables: 2 personas por asignar
Requerimientos: velas, velones, encendedores, mesa.
5.3. Artículos religiosos
Responsables: Teresa y Fabiana
Requerimientos: inventario de artículos.
5.4. Cafetería
Responsable: Por definir
6. LOGÍSTICA DE BAÑOS
Responsables: 2 personas por asignar
Requerimientos
Abastecimiento de agua (necesidad urgente de bomba de $2.000.000).
Toallas de manos.
Jabón líquido, papel higiénico.
Recipientes para residuos.
Acciones previas
Instalación de la bomba (si se compra).
7. BASURA Y RECICLAJE
Responsables: 2 personas
Requerimientos
Tanques marcados.
Bolsas resistentes.
Indicaciones
Separar únicamente en dos categorías:
1. Desechos de comida.
2. Desechos generales.
Supervisión especial durante el almuerzo.
8. EQUIPOS, MATERIALES Y MONTAJE GENERAL
Silletería y carpas: contratadas con el señor Azafrán.
Sonido sencillo: confirmado.
Bokitokis: Arturo.
Señalización general.
9. ASUNTOS PENDIENTES POR CONFIRMAR
Confirmación oficial de los mariachis (mañana y tarde).
Compra de la bomba de agua.
Compra de hostias (grandes y pequeñas).
Confirmación de sacerdotes invitados.
Listado final de voluntarios por área.
Verificar disponibilidad de leña.
Grupo de apoyo externos para los puntos de ventas.
10. OBSERVACIONES FINALES
El evento requiere coordinación continua, revisión anticipada de insumos y comunicación
directa con cada responsable. Este documento debe actualizarse si surgen nuevos elementos
o ajustes.
11. TABLAS DE CONTROL Y LISTAS DE CHEQUEO
Área Responsable(s) Tareas clave Confirmado Observaciones
Parqueadero Leonardo + 2 Delimitación, flujo
auxiliares + vehicular,
agentes de tránsito comunicación
Cocina y Almuerzos Don Mario, Preparación, fogones,
Freddy, Claudia, control de entrega
Yolanda
Cafetería y fritos (chorizo, Laura y equipo Preparación, ventas
morcilla, palitos de queso,
panzerotti, empanadas)
Tienda Sr. Carlos + Sr. Inventarios, ventas
Arturo
Artículos religiosos Teresa y Fabiana Exhibición, ventas
Velas y velones 2 personas Ventas, orden
asignadas
Basuras y reciclaje 2 personas Separación, supervisión
Baños 2 personas Limpieza, reposición de
insumos
Liturgia P. Oscar, P. Luis Coordinación litúrgica,
Efrén, Seminarista confesiones
Carlos
Decoración Angela y Johana Montaje del cuadro en
la tarima, el arco con
tela y la virgen dorada
en el salón, montaje en
el parqueadero.
12. DECORACIÓN GENERAL DEL EVENTO
La decoración estará dividida en cuatro puntos principales, además del altar y el ambón.
12.1. Punto 1: Réplica principal de la Virgen de Guadalupe (Tarima)
Indicaciones:
Decoración central del evento.
Estilo distinto al año anterior: este año no se decorará todo el cuadro, sino un diseño
con dorado y flores.
Requerimientos: dorado, flores mixtas, bases, estructura firme.
12.2. Punto 2: Salón – Rueda de hierro con tela verde
Indicaciones:
Forrar completamente con tela verde (tomar medidas y comprar la tela
previamente).
Decoración floral alrededor.
Verificar altura y estabilidad de la rueda.
12.3. Punto 3: Parqueadero – Volcó
Indicaciones:
Trasladar la Virgen de Guadalupe que esta en los anturios a este lugar.
Crear un espacio digno y visible.
Agregar flores y follaje.
12.4. Punto 4: Virgen de madera
Indicaciones:
Decorarla con el resto del evento.
Uso de follaje y flores.
12.5. Decoración para la Santa Eucaristía
Altar y Ambón:
Follaje verde natural, grande y frondoso.
Flores adicionales según lo que defina Angela.
Verificar que la decoración no obstruya movilidad.
12.6. Insumos necesarios para la decoración
Tela verde (medidas por definir).
Follaje natural abundante.
Flores variadas (tonos elegidos por Angela).
Bases
Dramatizado: Personajes, Vestuario y Control
Tabla de Personajes Principales
Personaje Responsable / Acciones Necesarias Estado
Intérprete
Juan Diego Carlos Orozco Medición de vestuario; Pendiente
entrega de guion individual
Pendón de la Virgen Confirmar con Confirmar si está listo el Pendiente
de Guadalupe Adriana (Soy Digital) pendón
Voz de la virgen Confirmar con Ana
Tío Bernardino Hernán Medición de vestuario; Pendiente
entrega de guion
Lucía Johana Medición de vestuario; guion Pendiente
listo
Virrey / Gaudillo Por asignar Asignar personaje; buscar Pendiente
vestuario
Temoc Juan Carlos (de Buscar y organizar vestuario Pendiente
Cartagena)
Tribu conversos Niños y adultos Confirmar asistentes y Pendiente
cristianos disponibles asignar vestuario
Obispo Zumárraga Hermano Iván Confirmar disponibilidad; Pendiente
entregar lineamientos
Seminarista Carlos Religioso asignado Entregar guion; confirmar Pendiente
participación
Doña Blanca Omayra O Jazmín Medición de vestuario; Pendiente
entrega de guion
Popoca Israel (segunda Confirmar participación; Pendiente
opción) medición de vestuario
Ensayos del Dramatizado
Acción Responsable Fecha Propuesta Estado
Programar encuentro Coordinación Por definir Pendiente
para dramatizar General
Imprimir dramatizado Coordinación de Antes del primer ensayo Pendiente
completo Documentos
Distribuir guiones Coordinación de Inmediatamente después Pendiente
individuales Dramatizado de impresión
Logística de Música (Alabanza)
El grupo de Yuli estará activo durante toda la jornada.
Tabla de Control Musical
Actividad Responsable Detalles Estado
Animación de la Grupo de Confirmadas para el día Confirmado
mañana Yuli
Música durante la Grupo de Coordinación con el sacerdote Pendiente
Eucaristía Yuli
Apoyo musical del Grupo de Sonido ambiente y cantos Pendiente
dramatizado Yuli
Logística general del Sonido / Yuli Revisar consola, micrófonos y Pendiente
sonido ambientación
