SISTEMA DE CONTABILIDAD I
UNIDAD 5: ANALISIS, DISEÑO Y CONTROL DE FORMAS.
ACTIVIDAD 5.3
1. ¿Qué son las formas o formularios?
Las formas o formularios son documentos, físicos o digitales, diseñados para
recopilar, registrar, procesar y transmitir información de manera estructurada dentro
de una organización.
Sirven como una herramienta de control administrativo, estandarización y apoyo en
los procesos operativos y contables.
2. ¿Cómo se clasifican las formas?
Según su función
Según su formato
Según su origen
Según el flujo del proceso
Usos de las formas
3. Ventajas y desventajas del uso de las formas
Ventajas:
Permiten estandarización de la información.
Reducen errores por falta de estructura.
Facilitan la trazabilidad y el control interno.
Aumentan la eficiencia en procesos repetitivos.
Ayudan en la auditoria y documentación.
En forma digital, aceleran el procesamiento y almacenamiento.
Desventajas:
El diseño o actualización puede ser costoso.
Formularios muy extensos pueden generar lentitud y errores
En formato manual
En formato digital
4. Elementos que debemos de considerar para confeccionar una forma y su
definición e importancia.
Incluye definición, importancia y los que se debe cuidar:
Encabezado
Título de la forma
Objetivo
Instrucciones de llenado
Cuerpo del formulario
Responsables / firmas
Numeración o código de control
Pie de pagina
5. Consideraciones o lineamientos de formato en el proceso de elaboración de
la forma.
Debe ser simple, claro y legible.
Seguir un estándar institucional en tipografía, margen y tamaño.
Campos ordenados según secuencias del proceso.
Suficiente espacio para escribir o digitar.
Evitar campos innecesarios.
Usar etiquetas claras y universales: ´´fechas´´, ´´monto´´, ´´firma´´, etc.
Indicar requerimientos obligatorios con un símbolo (*).
Diferenciar secciones mediante líneas o recuadros.
Diseñarla pensando en su uso final (archivo, digitalización, copias).
6. Consideraciones o lineamientos de formato en el proceso de elaboración de
la pantalla.
Interfaz intuitiva y fácil de navegar.
Campos obligatorios con validaciones automáticas.
Controles desplegables, calendarios y botones para minimizar errores.
Tabulación lógica para ingreso rápido.
Pre llenado de información (cuando aplica).
Mensajes de alerta claros (´´campo obligatorio´´, ´´dato incorrecto´´).
Evitar saturar la pantalla.
Asegurar compatibilidad con dispositivos móviles.
Diseñar para lectura y uso eficiente.
Guardado automático para evitar perdida de datos.
7. Consideraciones de implementación y uso de las formas
Capacitar al personal sobre su correcta utilización.
Controlar inventario de formularios impresos.
Mantener versiones actualizadas.
Establecer un flujo de aprobación (workflow).
Definir responsabilidad de almacenamiento físico o digital.
Integración con otros formularios o sistemas.
Evaluación continua para mejoraras o eliminación de forma obsoletas.
8. Cuáles son los controles internos a considerar en el uso de las formas.
Numeración secuencial para evitar perdida o duplicación.
Autorizaciones y firmas claras por nivel jerárquico.
Accesos restringidos en sistemas informáticos.
Formatos único institucional para evitar documentos no oficiales.
Conciliación entre formularios y registros contables.
Archivo seguro (físico o digital).
Responsables definidos en su emisión, recepción y aprobación.
Revisión periódica de formularios usados y obsoletos.
Protección contra alteraciones.
Validaciones automáticas en formas digitales para prevenir errores.
Alba Yaritza Melo Araujo
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