INFORME TECNICO
XXX/YYY/ZZ Nº 001/2024
A: Dr. Elmer Juan Rivero Garcia
DIRECTOR DE LA INSTITUCION
VIA: Ing. Ana Lia Arce Guerrero
RESPONSABLE DE SERVICIOS GENERALES
DE:
TECNICO DE MANTENIMIENTO
REF.: IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA ERP EN EL
PROCESO DE COMPRA DE BIENES
FECHA: La Paz, 19 de septiembre de 2024
I. ANTECEDENTES
En una institución, los procesos de adquisición de bienes son fundamentales para el
funcionamiento operativo. Este proceso implica la solicitud de compra de bienes, la
aprobación, la verificación del presupuesto y la ejecución de la compra, entre otros
pasos. Tradicionalmente, estos procedimientos se han llevado a cabo de manera
manual o mediante sistemas no integrados, lo que conlleva riesgos de retrasos,
duplicación de tareas, errores humanos, y falta de transparencia y control.
Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) ofrece una solución integral que
permite integrar los distintos módulos necesarios para la correcta gestión de este
proceso, como el de compras, finanzas, inventarios, y gestión presupuestaria. Un ERP
adecuado centraliza la información y automatiza los flujos de trabajo, optimizando cada
etapa del proceso y permitiendo la trazabilidad de las operaciones.
II. DESARROLLO
El proceso lógico de compra de bienes mostrado en el Diagrama de Flujo de Datos
(DFD) consta de varias etapas claves que pueden beneficiarse significativamente de la
implementación de un sistema ERP.
1. Requerimientos del sistema ERP
El sistema ERP que se implemente debe ser capaz de manejar las siguientes áreas del
proceso de compra:
Solicitud de compra de bienes: Debe existir un módulo donde las distintas
unidades solicitantes puedan registrar las requisiciones de compra,
especificando los detalles del bien requerido.
Autorización de la compra: El ERP debe tener un sistema de flujos de
aprobación, donde los responsables (como el MAE) puedan aprobar o rechazar
solicitudes de compra, manteniendo un historial de cada decisión.
Verificación del saldo presupuestario: El ERP debe estar integrado con el módulo
de finanzas para asegurar que, al aprobar una compra, se verifique de manera
automática la disponibilidad del presupuesto asignado a la partida
correspondiente.
Ejecución de la compra: El sistema debe permitir la gestión de órdenes de
compra, facilitando la coordinación entre el área de compras y los proveedores.
Registro del bien: El ERP debe incluir un módulo de inventarios donde se
registren automáticamente los bienes adquiridos, asignándoles un código y
actualizando el estado financiero y presupuestario de la institución.
Informes y auditoría: El sistema ERP debe generar reportes detallados sobre
todas las compras realizadas, facilitando la auditoría y control interno.
2. Evaluación de software ERP
Existen diversas opciones de software ERP en el mercado que pueden adaptarse a las
necesidades de nuestra institución en la gestión de compras de bienes. A continuación,
se presentan tres opciones destacadas:
SAP Business One:
Descripción: SAP Business One es una solución ERP ampliamente utilizada en
organizaciones de todos los tamaños. Ofrece un módulo de gestión de compras que
permite controlar el ciclo completo de adquisiciones, desde la solicitud hasta el pago al
proveedor. Además, está completamente integrado con el módulo de finanzas, lo que
facilita la verificación presupuestaria y el control de inventarios.
Odoo ERP:
Descripción: Odoo es una solución ERP de código abierto que ofrece módulos
específicos para compras, inventarios, finanzas, y presupuestos. Es una plataforma
flexible y escalable que puede adaptarse a las necesidades de nuestra institución.
Microsoft Dynamics 365:
Descripción: Dynamics 365 es un ERP que combina las funcionalidades de planificación
de recursos empresariales con capacidades avanzadas de inteligencia empresarial.
Ofrece un módulo de compras que facilita el control de todas las etapas del ciclo de
adquisición, desde la solicitud hasta la gestión de proveedores e inventarios.
3. Propuesta de implementación
Considerando el proceso de compra de bienes y las necesidades de la institución, se
recomienda la implementación de Odoo ERP por las siguientes razones:
Costo-beneficio: Al ser un sistema de código abierto, Odoo es una opción más
económica y ofrece la flexibilidad de adaptarse al proceso específico de la
institución.
Integración modular: Odoo cuenta con módulos específicos para compras,
inventarios, finanzas y presupuestos, lo que asegura una solución completa
para este proceso.
Escalabilidad: Es un sistema escalable que puede ir ajustándose a las crecientes
necesidades de la institución sin requerir cambios significativos en la
plataforma.
4. CONCLUSIONES
La implementación de un sistema ERP en el proceso de compra de bienes es una
medida clave para mejorar la eficiencia, transparencia y control sobre las adquisiciones
de nuestra institución. Entre las opciones evaluadas, Odoo ERP destaca como una
solución flexible, escalable y rentable, capaz de cubrir todos los aspectos del proceso
de compra de manera integrada.
Con Odoo, la institución puede:
Automatizar el flujo de trabajo desde la solicitud hasta la ejecución de la
compra.
Asegurar el control presupuestario en tiempo real.
Mejorar la trazabilidad de las adquisiciones y la gestión de inventarios.
Este enfoque no solo optimiza el proceso actual, sino que también prepara a la
institución para enfrentar futuras demandas de gestión de bienes de manera eficiente
y transparente.
Atentamente,
EJRG/ALAG/RPK
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