MANUAL BÁSICO

ÍNDICE
1) Creando un Nuevo Proyecto..........................................................................................................pág 4
1.1) Creando Proyecto Por El Método Completo....................................................................pág 4
1.2) Criando Projeto Pelo Método Completo....................................................................pág 5
1.3) Criando Projeto Pelo Método de Estrutura Analítica.................................................pág 5
2) Creando las Tareas del Proyecto....................................................................................................pág 6
2.1) Criando Tarefas Pelo Método Completo....................................................................pág 7
2.2) Creando Tareas Por el Método Rápido.........................................................................pág 8
2.3) Creando Tareas por el Método de Estructura Analítica.................................................pág 8
3) Creando Sub-Tareas..................................................................................................................pág 9
3.1) Criando Sub-Tarefas Pelo Método Completo...........................................................pág 10
3.2) Criando Sub-Tarefas Pelo Método Rápido...............................................................pág 11
3.3) Criando Sub-Tarefas Pelo Método de Estrutura Analítica........................................pág 11
4) Transformando Sub-Tareas Nuevamente en Tareas..............................................................pág 12
4.1) Transformando Sub-Tarefas em Tarefas Pelo Método Completo.............................pág 12
4.2) Transformando Sub-Tareas en Tareas Por el Método Rápido.................................pág 13
4.3) Transformando Sub-Tareas en Tareas Por el Método de Estructura.........................pág 13
5) Creando el Cronograma Físico.................................................................................................pág 13
5.1) Creando el Cronograma Físico por el Método Completo............................................pág 15
5.2) Creando el Cronograma Físico por el Método Rápido................................................pág 15
5.3) Criando o Cronograma Físico Pelo Método de Estrutura Analítica.........................pág 21
6) Creando el Cronograma Financiero..........................................................................................pág 21
6.1) Inserción de la Hoja de Costos....................................................................................pág 21
6.2) Inserción de la Hoja de Gastos....................................................................................pág 24
6.3) Inserción de las Personas Designadas en el Proyecto............................................................pág 25
6.3.1) Inserindo as Pessoas Designadas no Projeto Pelo Método Rápido...........pág 25
6.3.2) Inserindo as Pessoas Designadas no Projeto Pelo Método Completo.......pág 25
6.4) Editando el Valor de la Hora de Trabajo del Usuario...................................................pág 27
6.5) Inserción de Gastos con Mano de Obra/Hojas de Asistencia................................................pág 28
6.6) Aprobación de Gastos con Mano de Obra/Hojas de Tiempo.............................................pág 29
6.7) Insertando y Asignando Recursos a una Tarea...........................................................pág 30
6.8) Inserindo Gastos com Recurso.................................................................................pág 32
7) Etapas del Gasto................................................................................................................pág 32
8) Insertando Archivos..........................................................................................................................pág 34
9) Criando Eventos / Reuniões....................................................................................................pág 35
10) Utilizando o Serviço de Comunicação / Mensagem..............................................................pág 38
11) Creando Portafolio de Proyectos...................................................................................pág 42
12) Criando Indicadores..............................................................................................................pág 43
13) Criando Gráfico del Tipo Odómetro......................................................................................pág 44
14) Creando Panel de Indicadores...............................................................................................pág 46
15) Creando Lista de Composición de Panel................................................................................pág 48
16) Creando Checklist..................................................................................................................pág 49
17) Generando / Creando Documentos de la Negapeb........................................................................pág 51
17.1) Habilitación de Documentos Negapeb....................................................................pág 52
18) Integración con el Siafi..........................................................................................................pág 53
19) Utilizando el Método Canvas.................................................................................................pág 56
20) Administração do Sistema.....................................................................................................pág 59
20.1) Personalización del Calendario..................................................................................pág 59
20.2) Creación de Usuario.................................................................................................pág 61
20.3) Criação de Agenda Coletiva...................................................................................pág 62
1) CREANDO UN NUEVO PROYECTO

Hay tres formas de crear un proyecto: por el método completo, método rápido y método de
estrutura analítica (árvore). Serão abordadas as três forma de criação de um novo projeto.

1.1) Criando Projeto Pelo Método Completo

La primera de ellas es necesario solo hacer clic en la pestaña "Filtros y Acciones" ubicada en la esquina

superior derecho de la pantalla para que se muestren diversos filtros e íconos de acción, y entonces solo hay que hacer clic

no ícono referente a la creación de un nuevo proyecto. De esta forma el sistema deberá abrir una pantalla

com um formulário para serem preenchidas as informações pertinentes ao projeto. Na parte inferior
de esta misma pantalla existen aún las informaciones referentes a CONTACTOS, INTEGRANTES,
DETALLES, PORTAFOLIO, PARTES INTERESADAS y PRIORIZACIÓN, que pueden ser
rellenadas en el momento de la creación del proyecto o posteriormente en la opción de editar el proyecto. Después
para completar la información del proyecto, simplemente haga clic en uno de los dos botones "Guardar", ubicados o en

canto superior o inferior izquierdo de la pantalla. Cabe resaltar que esta primera forma es la más
completa de se criar un proyecto. Después de haber creado el proyecto, el sistema deberá abrir la pantalla de "Detalles"
del Proyecto” y en caso de que sea necesario cambiar el nombre del proyecto, por ejemplo, solo hay que acceder al menú

“Ação” e depois “Editar Projeto”. A imagem a seguir ilustra os procedimentos supracitados.

 Imagem 01: criando um projeto de forma completa.
1.2) Creando Proyecto Por el Método Rápido
La segunda forma de crear un proyecto es acceder a la barra de herramientas, ubicada en la parte superior
de la pantalla, hacer clic en "Proyectos" y luego en "Proyecto Rápido". Entonces en la siguiente pantalla se debe hacer clic

en 'Proyecto' y 'Nuevo Proyecto', escribir el nombre del proyecto y hacer clic en el botón 'Ok'. Tras haber creado el

proyecto el sistema deberá abrir la pantalla de 'Proyecto Rápido' y en caso de ser necesario cambiar el nombre del

projeto, por exemplo, basta clicar no menu “Projeto” e depois “Editar”, então será aberta uma janela
El pop-up permitirá editar tu nombre. La imagen a continuación ilustra estos procedimientos.

Imagen 02: creando un proyecto de forma rápida.

 1.3) Creando Proyecto Por El Método De Estructura Analítica
La tercera forma de crear un proyecto es acceder a la barra de herramientas, hacer clic en "Proyectos"
y luego "Estructura Analítica del Proyecto (WBS)". Entonces en la próxima pantalla se debe hacer clic en
“Crear Proyecto”, escribir el nombre del proyecto y hacer clic en el botón “Ok”. Después de haber creado el proyecto el

el sistema deberá abrir la pantalla de "Estructura Analítica del Proyecto" y, si es necesario, cambiar el nombre
del proyecto, por ejemplo, solo hay que hacer doble clic en el nombre del proyecto, cambiar el nombre y presionar
ENTRAR o hacer clic en cualquier lugar de la pantalla

Imagen 03: creando un proyecto en forma de estructura.

2) CRIANDO AS TAREFAS DO PROJETO

Así como en la creación del proyecto, hay tres formas de crear tareas y subtareas de
projetos: método completo, método rápido e método de estrutura analítica do projeto (árvore).

Es necesario estar en la pantalla de “Lista de Proyectos” para poder elegir el proyecto al que se
deseja criar as tarefas e então clique no link referente ao projeto. A imagem a seguir ilustra essa tela.
 Imagen 04: pantalla de la lista de proyectos.

Clicando en el enlace del proyecto en el que se desea insertar las tareas, se abrirá la pantalla de

“Detalles del Proyecto”, que a su vez contiene un menú ubicado en la esquina superior izquierda con
três opções: “Ver”, “Inserir” e “Ação”. Esse menu e seus sub-menus permitem editar o projeto,
inserir diversas informações incluíndo tarefas e sub-tarefas. A imagem a seguir faz uma ilustração.

Imagem 05: menus e sub-menus da tela de detalhes do projeto.

2.1) Creando Tareas por el Método Completo
Para crear una tarea de forma completa se debe estar en la pantalla mencionada arriba, es decir,
“Lista de Projetos”, hacer clic en el menú “Insertar” y luego “Tarea”. El sistema entonces dispondrá
un formulario con la información pertinente a la tarea y que deberá ser completado. En esta pantalla
existen 5 pestañas, son ellas: DETALLES, PREDECESORAS, FECHAS, DESIGNADOS y
ENTREGAS y estos datos pueden ser proporcionados en el momento de la inclusión de la tarea o

posteriormente, editando la tarea de la misma manera que ocurre con el proyecto. Con el fin de hacer el
sistema bem mais intuitivo e explicativo é possível verificar que ao posicionar o mouse sob cada
campo de la pantalla el sistema muestra unhintcon la información básica de este campo. Después de proporcionar las

información pertinente a la tarea solo hay que hacer clic en el botón “Guardar” ubicado en la esquina superior
izquierda de la pantalla. Después de hacer clic en el botón "Guardar", el sistema deberá abrir la pantalla de "Detalles de la

Tarea”, de la misma forma que sucede con la creación del proyecto (forma completa) y la pantalla es
exactamente igual a la pantalla de 'Detalles del Proyecto' como se ilustra en la Imagen 05. Y en caso de ser

Es necesario cambiar el nombre de la tarea, solo haz clic en el menú "Acción" y luego en "Editar Tarea".
La imagen a continuación ilustra lo que se comentó.

Imagen 06: creando una tarea de forma completa.

2.2) Criando Tarefas Pelo Método Rápido
Una segunda forma de crear una tarea de proyecto es a partir de la pantalla de Proyecto Rápido. Para
realizar este procedimiento haga clic en el menú “Proyectos”, ubicado en la esquina superior de la pantalla, y en

seguida “Proyecto Rápido”. En ese momento, el sistema debe estar en la pantalla “Proyecto Rápido”, entonces
haga clic en el ícono , ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla, para seleccionar un proyecto y luego
insertar las tareas. Aquí hay dos formas de insertar tareas, una de ellas es haciendo clic en el menú
“Tarefas”, depois selecionando “Adicionar” e por último “Tarefa Abaixo” ou “Tarefa Acima” caso
ya tenga al menos una tarea creada. La otra forma de insertar tareas en la pantalla de 'Proyecto Rápido' es
haciendo clic con el botón derecho del ratón en cualquier espacio vacío (espacio en blanco) de la pantalla, y

entonces se mostrará un menú con la opción “Agregar” y “Tarea Abajo” o “Tarea Arriba” en caso de
ya tenga al menos una tarea creada. Una vez hecho esto, basta con escribir el nombre de la tarea y presionar ENTER o

haga clic en cualquier lugar de la pantalla, este procedimiento hará que la tarea se guarde. Después de guardar la
tarea, como se mencionó anteriormente, el sistema abrirá la pantalla de 'Interfaz Rápida' del proyecto, de la misma

forma como acontece con la creación del proyecto de forma rápida. Y en caso de que sea necesario modificar el

nome da tarefa, por exemplo, basta clicar em seu nome, realizar a modificação e teclar ENTER ou
clicar en cualquier lugar vacío (en blanco) de la pantalla. La imagen siguiente ilustra los procedimientos
mencionados arriba.

Imagen 07: creando una tarea a partir de la pantalla de proyecto rápido.

2.3) Criando Tarefas Por El Método De Estructura Analítica

Una tercera forma de crear una tarea de proyecto es a partir de la pantalla de Estructura Analítica del
Projeto. Para chegar nessa tela pode-se, a partir da tela de lista de projetos, clicar no link do projeto
de interés, luego ir al menú 'Ver' y luego 'EAP (WBS)' o desde cualquier pantalla del
ir a la barra de herramientas, ubicada en la parte superior de la pantalla, seleccionar 'Proyectos', luego

“Estrutura Analítica de Projeto (WBS), depois clicar no ícone localizado en la esquina superior
derecho, referente al campo proyecto, y luego, en la ventana emergente que aparezca, seleccionar el
proyecto de interés.

Ya en la pantalla de estructura analítica del proyecto de interés es necesario seleccionar el proyecto,

dando apenas um clique, e logo em seguida clicar em “Adicionar” depois digitar o nome da tarefa e
clicar em ok. Feito isso, o sistema retorna para a tela de EAP já com a tarefa e o projeto em forma
Si necesita cambiar el nombre de la tarea, simplemente haga clic en su nombre, realice el
modificación y presionar ENTER o hacer clic en cualquier lugar vacío (en blanco) de la pantalla. La imagen a

seguir ilustra los procedimientos mencionados arriba.

Imagen 08: creando una tarea a partir de la pantalla de la estructura analítica del proyecto.

3) CRIANDO SUB-TAREFAS

Es posible crear subtareas de tareas y subtareas de subtareas y así sucesivamente. Para

realizar este procedimiento hay 3 formas, así como la creación de proyectos y tareas, es decir, por
mitad del método completo, por la interfaz rápida y por la estructura analítica del proyecto. Para cada uno
las modalidades es necesario ya tener al menos una tarea creada.
3.1) Creando Subtareas por el Método Completo
Para crear subtareas mediante el método completo es necesario estar en la pantalla de lista de proyectos,
hacer clic en el enlace del proyecto de interés, el sistema deberá abrir la pantalla de “Detalles del Proyecto”, entonces

en esta pantalla haga clic en el enlace de la tarea en la que se insertarán las subtareas. En este punto, el sistema

abrirá la pantalla de “Detalles de la Tarea”, entonces haz clic en el menú “Insertar”, luego “Tarea” y completa el

formulario con la información pertinente a la sub-tarea. En este momento, el punto más importante es
lo que de hecho hace que una tarea se convierta en subtarea es llenar el campo “Tarea Superior”, donde al

hacer clic en el ícono El sistema abrirá una ventana emergente para definir cuál será la tarea superior (o
tarea padre). Al hacer clic en la tarea de interés, el sistema vincula la subtarea a la tarea superior y entonces
basta hacer clic en el botón "Guardar" ubicado en la esquina superior izquierda. En ese momento, el sistema
retornará a la pantalla de “Detalles de la Tarea” donde ya constarán las informaciones de la tarea, es decir la
tarea superior, y de la sub-tarea. La imagen a continuación ilustra estos procedimientos.

Imagem 09: criando uma sub-tarefa a partir do método completo.

3.2) Creando Sub-Tareas por el Método Rápido
Para crear subtareas mediante el método de interfaz rápida, solo debes seguir el procedimiento explicado.
arriba, es decir, yendo a la barra de herramientas y seleccionando 'Proyecto' y luego 'Proyecto Rápido' y
então clicar no ícone ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla para buscar el proyecto de
interés. El proyecto elegido debe tener al menos dos tareas, ya que una de ellas deberá ser
convertir en una subtarea. Si el proyecto solo tiene una tarea, será necesario crear otras tareas, como
ya explicado anteriormente.

En este método rápido, para que una tarea cualquiera se convierta en sub-tarea, basta con seleccionar la

tarea de interés y hacer clic con el botón derecho del mouse para que se abra un menú y entonces
seleccionar 'Recuo' y luego 'Aumentar Recuo' o bien seleccionar la tarea de interés e ir
directamente en el menú “Tareas” y realizar esos mismos procedimientos recién explicados. A
La imagen a continuación ilustra estos procedimientos.

Imagem 10: criando uma sub-tarefa a partir método de interface rápida.

3.3) Creando Sub-Tareas mediante el Método de Estructura Analítica

Para crear subtareas mediante el método de EAP, solo hay que seguir el procedimiento explicado arriba, o

seja, yendo a la barra de herramientas y seleccionando "Proyecto" y luego "Estructura Analítica de

Proyectos” y luego hacer clic en el ícono localizado en la esquina superior derecha de la pantalla para buscar el

proyecto de interés. El proyecto elegido deberá tener al menos dos tareas, ya que una de ellas
deberá convertirse en una sub-tarea. Si el proyecto solo tiene una tarea, será necesario crear otras
tareas, como ya se explicó anteriormente.

En este método de EAP para que una tarea cualquiera se convierta en sub-tarea de otra tarea, basta
clicar, segurar y arrastrar la tarea de interés dentro de la tarea que será la tarea padre. Es posible
verificar en este momento que en la estructura en forma de árbol se han creado subniveles con un
sinal de – (subtração), lo que significa que la estructura puede ser retraída, o incluso expandida
cuando tenga un signo de + (suma) La imagen siguiente ilustra estos procedimientos.

Imagem 11: criando uma sub-tarefa a partir do método de Estrutura Analítica de Projetos.

4) TRANSFORMANDO SUB-TAREFAS NOVAMENTE EM TAREFAS

Da mesma forma como foram criadas, as sub-tarefas podem ser transformadas em tarefas
nuevamente, las tareas y subtareas pueden ser eliminadas, editadas, se pueden insertar otros datos
como divisão responsável, pessoas envolvidas, pessoas designadas e demais informações.

En las tres formas de crear subtareas, es posible convertirlas nuevamente en tarea.

el procedimiento es básicamente hacer el procedimiento inverso al procedimiento de crear una sub-
tarea.

4.1) Transformando Sub-Tareas en Tareas Por el Método Completo

En el caso del método completo, solo hay que abrir la subtarea de interés y en la pantalla de "Detalles de la

Tarea” hacer clic en el menú “Acción” y “Editar Tarea”. Luego hacer clic en el ícono referente a
campo de "Tarefa Superior" y en la ventana emergente que aparecerá hacer clic en "Ninguna" y por último hacer clic

en el botón "Guardar" (después de cerrar los pop-ups) y regresar a la pantalla anterior.

4.2) Transformando Sub-Tareas en Tareas Por el Método Rápido

 En el caso del método de interfaz rápida, basta con abrir la pantalla de proyecto rápido (del proyecto

específico) hacer clic en la subtarea con el botón derecho del mouse y en el menú que se abra seleccionar

“Recuo” y luego “Disminuir Recuo” o seleccionar la subtarea, hacer clic en el menú “Tareas”,
Recuo y por último Diminuir Recuo.

4.3) Transformando Sub-Tareas en Tareas por el Método de Estructura Analítica

No caso do método de Estrutura Analítica de Projetos, basta abrir a tela de EAP (WBS) do
proyecto específico, seleccionar la sub-tarea, hacer clic en el menú “Editar” y repetir los procedimientos
referentes al método de diseño rápido, como se explicó arriba. O hacer clic, arrastrar y soltar el
sub-tarea dentro del proyecto. La imagen siguiente ilustra los procedimientos mencionados anteriormente.

Imagen 12: las tres formas de transformar una sub-tarea en tarea nuevamente.

5) CREANDO EL CRONOGRAMA FÍSICO

Cada proyecto necesita un cronograma físico en lo que respecta a plazos, fechas,

porcentagem de andamento das tarefas e etc. Esses dadosnãosão inseridos diretamente no projeto e
Sí, en sus tareas, lo mismo ocurre con una tarea que tenga una o varias sub-tareas.
tareas, es decir, la información no debe ser insertada directamente en las tareas sino en las sub-
tareas. De esta manera, con la información de las tareas y subtareas, se elabora el cronograma
físico del proyecto. Es posible crear el cronograma físico de un proyecto a partir de la visualización
completa, da interface rápida e da estrutura analítica de projeto

Os detalhes mais importantes que fazem parte do cronograma físico são:

Fechas: se refieren a las fechas y horarios de inicio y término de cada tarea o subtarea. Cabe
ressaltar que el sistema está personalizado para contabilizar 08 (ocho) horas diarias de trabajo y
apenas días hábiles, ya que ya se han descontado los fines de semana y feriados. Esta información
pueden ser configuradas en el menú “Sistema” y “Administración del Sistema”, que se verá en el ítem
20.1, página 59.
Quantidade de Dias:tem relação direta com o tópico acima.Você pode inserir no GPEx a
fecha de inicio y la fecha de término de las tareas o la fecha de inicio e insertar su cantidad de días.
Cabe resaltar que de una forma u otra, ambas son válidas. Por ejemplo: si usted informa las
fechas de inicio y de fin de una tarea o sub-tarea y dar un total de 08 días, recordando que
se consideran como días hábiles, la información de la cantidad de días se completa
automáticamente y lo mismo sucede si se informa la cantidad de días, y el GPEx entonces
actualiza automáticamente las fechas de inicio y fin.
Tipo de Tarea: hay dependencias entre tareas y existen cuatro tipos, que son: INICIO-
INÍCIO (II- o início de uma tarefa dependerá do início de uma outra tarefa); INÍCIO-TÉRMINO
(TI - el fin de una tarea dependerá del inicio de otra tarea); TÉRMINO-INICIO (TI - el
el inicio de una tarea dependerá del fin de otra tarea y ese es el patrón utilizado por el sistema,
pues es lo más común); y TÉRMINO-TÉRMINO (TT -el fin de una tarea depende del fin de una
otra tarea).
Latencia: también tiene relación con el tema anterior en lo que respecta a la dependencia entre

tarefas y se refiere al tiempo para que una tarea comience después de que otra tarea ha sido
finalizada. Por ejemplo, una tareaYsó puede comenzar cuatro días después de que la tareaX haya terminado.

finalizada, o sea, con la latencia de cuatro días.

Menor Distancia: también tiene relación con el tema anterior en lo que respecta a
dependencia entre tareas y se refiere al menor tiempo posible para que una tarea comience, con
base nas dependências e latências estipuladas entre as tarefas.
Porcentagem de Progresso:se refere ao percentual executado na tarefa, e vai de 0% (não
iniciada) a 100% (finalizada). A visualização desse dado fica mais clara e evidente quando se está
analizando el gráfico de Gantt, ya que la barra horizontal del gráfico se llena con un color azul,
indicando el porcentaje informado.
Pessoas Designadas:se refere à(s) pessoa(s) que deve(m) ser nomeadas para atuarem na
tarea o en la sub-tarea.

5.1) Creando el Cronograma Físico por el Método Completo

Partiendo de la visualización completa, antes que nada se debe estar en su respectiva pantalla
de detalhes del proyecto, y entonces es posible verificar en la parte inferior de esta pantalla que existen algunas

abas, como: TAREAS, GANTT, REGISTROS, FOROS, EVENTOS, ARCHIVOS, ENLACES,

INDICADORES, PENDÊNCIAS, ENTREGAS, MENSAGENS, PLANO DE ACCIÓN, NC, NE, NS
e OB. Clique en la pestaña 'Tareas' y luego haga clic en el enlace correspondiente a la tarea o subtarea en la que se

desea crear el cronograma físico, como ejemplo se utilizará la subtarea “Subtarea Prueba 02.01”.
El sistema mostrará la pantalla de "Detalles de la Tarea" correspondiente a la Sub-Tarea Prueba 02.01, en esta pantalla

haga clic en el menú 'Acción' y luego en 'Editar Tarea'. Ya en la pantalla de 'Editar Tarea' solo hay que acceder a las

abas ANTECESORAS, FECHAS, DESIGNADOS y ENTREGAS para completar la información

pertinentes al cronograma físico. Hecho esto, haga clic en el botón "Guardar", en la esquina superior izquierda. A
La imagen a continuación ilustra este procedimiento.

Imagen 13: creando el cronograma físico por el método completo.

5.2) Creando el Cronograma Físico por el Método Rápido

Partiendo de la interfaz rápida, antes que nada se debe estar en su respectiva pantalla de
proyecto rápido, y entonces solo hay que informar las fechas y horas de inicio y de finalización y así el sistema

preenche automaticamente la cantidad de días o informa la fecha y hora de inicio e inserta

cantidad de días y así el sistema completa automáticamente la fecha de finalización, como se ilustra
en la imagen siguiente.
Imagem 14: criando o cronograma físico pela interface rápida, parte 1.
 Aún en el método de interfaz rápida la forma de crear dependencias entre tareas, insertar
las latencias y forzar la menor distancia entre las tareas se da como se explica a continuación: en el campo
"Predecessoras" debe informarse el ID (representado por el símbolo #) de la tarea que hará la
dependencia, localizado en la primera columna de la tabla, de izquierda a derecha. De esta forma crea-
se una dependencia entre tareas. Para informar el tipo de dependencia como "inicio-inicio",
"inicio-fin", "fin-inicio" o "fin-fin" debe informar además de la ID de la tarea la sigla
referente a los tipos como II, IT, TI (el tipo TI no necesita ser informado ya que el GPEx ya lo asume
como padrão) ouTTrespectivamente. Para inserir a latência deve-se informar, além da ID e do tipo
da tarefa, um sinal de adição que servirá para unir duas informaçoes diferentes, o numero de dias
seguido de la letra D, o el número de horas seguido de la letra H o el número de meses seguido de la letra
M. Por último, para informar al GPEx que debe forzar la menor distancia entre las tareas debe-
se acresentar el símbolo * (asterisco). Para insertar el porcentaje de progreso de la tarea basta con insertar un
porcentagem correspondente no campo %. Os dados que serão informados no campo
"Predecessoras" deberán, por ejemplo, parecerse a 3TT+4D* donde:
3= ID da tarefa que fará a dependência, ou seja, será a predecessora
TT= tipo de tarea como término-término. Recordando que término-inicio (TI) es el estándar.
utilizado en el GPEx y cuando sea el caso de usarlo no es necesario insertar, es automático.
+= signo de concatenación (juntar / unir información diferente)
4D = latencia en días (que está representado por la letra D, si fueran horas sería la letra H, etc.)

*= fuerza una tarea dependiente de otra a comenzar en el menor tiempo posible

Imagen 15: creando el cronograma físico a través de la interfaz rápida, parte 2.

En esta misma pantalla, en la parte inferior de la página se encuentra un 'Gráfico de Gantt' que va
siendo actualizado automáticamente a medida que el cronograma físico va siendo creado. Por
padrón a escala de tiempo del gráfico está seleccionada como 1, en una escala que va de 0 a 3, el
gráfico vai do maior para o menor. Na escala 0, por exemplo, o gráfico fica com a visualização
mejor porque el mismo queda expandido. Esta “Escala de Tiempo” se posiciona en la esquina superior
derecho y basta arrastrar hacia el número de interés para su mejor visualización. Si la escala es
selecciona un número cualquiera y el gráfico en la parte inferior de la pantalla ya no será visible basta
arrastrar la barra de desplazamiento al final de la página hacia la izquierda o hacia la derecha hasta el gráfico

reaparecer. Cabe resaltar que este gráfico de gantt tiene sus tareas representadas por una barra
horizontal, con las siguientes coloraciones:
borda azul = todas as tarefas e sub-tarefas quenãoestejam selecionadas e quenãosejam
tarefas-pai;
borda vermelha = toda tarefa que esteja selecionada;
borda roja con relleno amarillo = toda tarea que sea tarea-padre de una o
varias subtareas;

Com exceção das tarefas-pai, que tem a cor amarela no seu interior, as demais tarefas
siempre tendrán el color blanco en su interior, y eso significa que todavía no han tenido ningún
porcentaje de progreso insertado. Cuando se inserte el porcentaje de cada tarea, en el campo % este
El porcentaje será representado en el gráfico de Gantt con un color azul llenando la barra de la tarea de
de acuerdo con el porcentaje insertado, por ejemplo:

25% de progreso de la tarea = la barra horizontal se llenará con color azul en 1/4;
33% de progreso de la tarea = la barra horizontal se llenará con el color azul en 1/3 y
así sucesivamente.
 Imagen 16: creando el cronograma físico a través de la interfaz rápida, parte 3.

¿Es posible aún editar algunas informaciones de las tareas como el tipo de tarea (II, IT, TI y
TT), fecha de inicio y fecha de término y además mover toda la tarea para que comience en un período anterior
o después, todo esto directamente en el gráfico de gantt. Es importante resaltar que a medida que las
cambios se están realizando en el gráfico, se están actualizando en la parte superior de la pantalla, en
local onde os dados são informados. Para editar o tipo de tarefa posicione o mouse sobre a tarefa,
verás en este momento que al principio y al final de la tarea aparece un dibujo de un círculo en
cor blanca, entonces posiciona el ratón sobre este círculo para que se ponga de color azul y luego haz clic
no mismo, agarra y arrastra hasta el inicio o el final de la otra tarea que será la dependiente y luego
solte. Nesse momento será criada uma seta ligando uma tarefa à outra e para editar as informações
referentes al tipo de la tarea, latencia, tipo de la latencia, menor distancia o excluir esta dependencia
basta dar um duplo clique sobre essa seta. Para editar a data de início e a data de término da tarefa
repita los pasos anteriores, pero al posicionar el mouse al principio o al final de la tarea aparecerá un
dibujo de una flecha bidireccional, y luego haz clic, mantén presionado y arrastra la flecha hacia la derecha o hacia la izquierda

para definir las fechas. Por último, para editar todo el período de duración de la tarea, es decir, posponer o
para anticipar el inicio y el fin de la tarea, basta con posicionar el ratón sobre la tarea, siempre que no sea
una tarea-padre, que entonces aparecerá un dibujo de flecha en cuatro direcciones y solo haz clic, mantén presionado

y arrastre hacia la izquierda (anticipar) o hacia la derecha (posponer), de esta manera toda la tarea, y su
intervalo de tempo, é movido. As próximas três imagens (imagem 17, imagem 18 e imagem 19)
ilustran los procedimientos anteriores.
Imagen 17: editando dependencias entre tareas directamente en el gráfico de gantt.

Imagen 18: editando la fecha de inicio y fin directamente en el gráfico de Gantt.

 Imagem 19: adiando ou antecipando o período de início da tarefa diretamente no gráfico gantt.
5.3) Creando el Cronograma Físico por el Método de Estructura Analítica
Partiendo de la Estructura Analítica del Proyecto, antes que nada se debe estar en su
respectiva tela de EAP del referido proyecto. Aquí no es posible, de hecho, crear el cronograma físico
de un proyecto, pero solo seguir algunos caminos que llevan a los procedimientos explicados arriba,
como
seleccionar la tarea de interés, hacer clic en el menú “Editar” y en la ventana emergente que aparecerá

realizar exactamente los mismos procedimientos ejecutados en el método de “Visualización Completa”

como se explicó más arriba;
sem a necessidade de selecionar nem o projeto e nenhuma tarefa, basta clicar no menu
“Rápido” e realizar exatamente os mesmos procedimentos executados no método “Interface
Rápida”, como explicado acima;
sin necesidad de seleccionar ni el proyecto ni ninguna tarea, solo haz clic en el menú “Ver
o Projeto", hacer clic en el enlace de la tarea de interés (ubicado en el centro o en la parte inferior de la página),
hacer clic en el menú 'Acción' y por último hacer clic en 'Editar Tarea'. En ese momento solo hay que repetir

exatamente os mesmos passos descritos acima referentes à “Interface Rápida”.

6) CREANDO EL CRONOGRAMA FINANCIERO

 Cada proyecto necesita un cronograma financiero en lo que respecta a la información de
planilhas de custos, planilhas de gastos, gastos com mão-de-obra, gastos com recursos e etc. Esses
dados no son insertados directamente en el proyecto y sí en sus tareas de la misma forma sucede
con una tarea que tenga una o varias sub-tareas, es decir, la información del cronograma
las finanzas no deben ser insertadas directamente en las tareas sino en las subtareas. De esta forma,
Con la información de las tareas y subtareas, se elabora entonces el cronograma financiero del proyecto.

6.1) Inserción de Planilla de Costos

Es posible insertar una hoja de costos en un proyecto solo a partir de la visualización
completa. Caso você esteja em alguma outra tela do sistema, existem caminhos alternativos que
levan al mismo procedimiento. Por lo tanto, antes que nada, se debe estar en la pantalla de visualización
completa do projeto, ou seja, na tela de “Detalhes do Projeto”. A partir daí deve-se acessar a tarefa
desejada, hacer clic en el menú 'Insertar' y 'Insertar Hoja de Costos'. En ese momento estarás en
tela de 'Costos Estimados' do projeto, onde há uma tabela vazia com as colunas: NOMBRE,
DESCRIÇÃO, UNIDADE, QUANTIDADE,VALOR (R$), ND, TOTAL (R$), RESPONSÁVEL E
DATOS. Haga clic en el botón 'Insertar' para insertar el elemento que estará en esta tabla.

Cabe resaltar que el formulario de llenado tiene algunos campos interesantes como el
“Cantidad” y “Valor” que al ser rellenados se realiza un cálculo de cantidadxvalor y es
entonces se muestra el valor total. También hay el campo "Fecha" que se refiere a una fecha límite para que el
el artículo se entregue. Rellenados los campos pertinentes, haga clic en el botón "Guardar". Después de que el artículo haya

ha sido incluido, el sistema regresa a la pantalla donde antes había una tabla vacía, pero en este momento la
la tabla está llena con una fila, que es precisamente el registro de la información mencionada anteriormente. Es

possível verificar nessa tela que na ultima coluna tem-se opções que servem, no caso de existirem
más de un elemento, para mover los elementos hacia arriba o hacia abajo, para mover hacia el primero o hacia el...

última posición, para editar el elemento o para eliminarlo.

Es posible seguir añadiendo otros elementos simplemente haciendo clic en el botón "Insertar" y repitiendo los pasos.

arriba, si no desea insertar nuevos elementos, haga clic en el botón "Volver" y el sistema regresará a la
página de “Detalles de la Tarea”, donde será posible verificar en el lado derecho de la pantalla el ícono ao
lado del campo “Hoja de Costo Final” que es un indicativo de que esta tarea posee al menos
una hoja de costos. Este ícono también estará disponible en la pantalla de "Detalles del Proyecto".
localizado en la parte inferior de la pantalla, al lado de la tarea donde se inserta esta hoja o entonces aún
en esa misma pantalla, ubicado más al centro de la pantalla, en la pestaña 'Financiero'.
 Caso a visualización de esta pestaña no esté apareciendo, basta hacer clic en esta pestaña, que entonces las

informações de custos acrescentado o ícone irão ficar visíveis. Para acessar rapidamente a(s)
planilla(s) de costos solo tienes que hacer clic en este ícono y entonces el sistema abrirá una ventana emergente con

hoja de cálculo y su información. La imagen a continuación ilustra estos procedimientos.

Imagen 20: insertando hoja de costos.
 6.2) Inserción de Hoja de Gastos
Es posible insertar una hoja de gastos en un proyecto solo desde la visualización
completa, exactamente como sucede con la hoja de costos. En caso de que estés en alguna otra
en el sistema hay caminos alternativos que llevan al mismo procedimiento. Por lo tanto,
antes que nada, debe estar en la pantalla de vista completa del proyecto, es decir, en la pantalla de
“Detalhes do Projeto”. A partir daí deve-se acessar a tarefa desejada, clicar no menu “Inserir” e
“Insert Expense Spreadsheet”. At this moment you will be on the “Expenses” screen of the project, where there is

uma tabela vazia com as colunas NOME, DESCRIÇÃO, UNIDADE, QUANTIDADE,VALOR

(R$), ND, TOTAL (R$), RESPONSABLE Y FECHA. Aquí hay tres formas de insertar una
planilha de gastos:
al hacer clic en el botón 'Importar Sin Cantidad' el sistema importa todas las hojas de cálculo de

costos existentes en la tarea en cuestión y su respectiva información con excepción de los campos
“Cantidad” y “Total”. Esta forma de importación de datos sería más indicada en caso de haber sido
creado una hoja de costos y no haber gastado todo el recurso;
haciendo clic en el botón “Importar Con Cuantitativo” el sistema importa todas las hojas de cálculo de

costos existentes en la tarea en cuestión y toda su respectiva información. Esta forma de

la importación de datos sería más indicada en el caso de haber creado una hoja de costos y todo el
recurso ha sido gastado;
haciendo clic en el botón "Insertar". Esta forma de inclusión de hoja de cálculo repite exactamente los

mismos pasos ya explicados en la inserción de la hoja de costos con excepción del campo de fecha
limite.

Después de que el ítem ha sido incluido, el sistema regresa a la pantalla donde antes había una tabla

vacia, pero en este momento la tabla está llena con una línea, que es precisamente el registro de las
información mencionada anteriormente. Se puede verificar en esta pantalla que en la última columna hay opciones que

sirven, en caso de que haya más de un elemento, para mover los elementos hacia arriba o hacia abajo, para
mover para la primera o para la última posición, para editar el elemento o para eliminarlo. Es posible
aún insertar otros elementos solo haciendo clic en el botón "Insertar" y repetir los pasos anteriores y en caso de no

si desea insertar nuevos elementos haga clic en el botón "Volver" y el sistema regresará a la página de detalles de la

tarea, donde será posible verificar en el lado derecho de la pantalla el ícono al lado del campo "Hoja de

Gastos
el ícono también estará disponible en la pantalla de 'Detalles del Proyecto', ubicado en la parte inferior de la pantalla,

al lado de la tarea donde se insertó esta hoja o entonces aún en esta misma pantalla, ubicada más
ao centro da tela, na aba “Financeiro”. Caso a visualização dessa aba não esteja aparecendo basta
hacer clic en el mismo, que entonces las informaciones de costos añadidas del ícono irán quedar visibles.
 6.3) Insertando las Personas Designadas en el Proyecto
Es posible insertar los designados en el proyecto solo a través de su interfaz rápida o de su
visualización completa. Sin embargo, se deben insertar los designados directamente en las tareas y/o subtareas
pues no es posible insertar directamente en el proyecto.

6.3.1) Inserindo as Pessoas Designadas no Projeto Pelo Método Rápido

En la pantalla de interfaz rápida, solo hay que seleccionar la tarea de interés, ya sea en la parte superior,
ya sea en la parte inferior de la pantalla, siendo esta última ubicada en la región del gráfico de Gantt, hacer clic con

o botão direito do mouse sobre a mesma e no menu suspenso que surgir clicar em “Designados” ou
entonces, con la tarea seleccionada, ir al menú “Tarea” y “Designados”. Luego, en la ventana que aparecerá
deve-se clicar em “Adicionar Designados” e então na outra janela que surgir deve-se selecionar o
nombre del designado y luego hacer clic en el botón 'Agregar' y por último en la otra ventana se debe hacer clic
en el botón "Guardar". La imagen a continuación ilustra los procedimientos explicados.

Imagen 21: insertando los designados en el proyecto, a partir de la interfaz rápida.

6.3.2) Insertando las Personas Designadas en el Proyecto Por el Método Completo

Ya en la pantalla de visualización completa, es decir, en la pantalla de 'Detalles del Proyecto' se debe

abrir/acceder a la tarea deseada, hacer clic en el menú "Acción" y "Editar Tarea". En ese momento usted
estará na tela de “Editar Tarefa” e será possível verificar que existem cinco abas: DETALHES,
PREDECESORAS, DATAS, DESIGNADOS y ENTREGA. Al hacer clic en la pestaña “Designados” se serán

mostradas duas caixas de texto, a da esquerda que contem a lista de usuários que podem ser
seleccionados como designados y la de la derecha que listará cuáles fueron los usuarios seleccionados para
seremos los designados. Para mover al usuario del cuadro de texto de la izquierda a la derecha, basta
seleccionar al usuario y hacer clic en el botón “>” ubicado debajo de este cuadro de texto o simplemente con un
doble clic sobre el nombre. Para retirar al usuario de la función de designado basta repetir lo mismo
procedimiento anterior pero con el botón “<”. La imagen a continuación ilustra estos procedimientos.
Imagen 22: insertando los designados en el proyecto, a partir de la visualización completa.
 6.4) Editando el Valor de la Hora de Trabajo del Usuario
Es posible insertar y editar el valor de cada hora de trabajo del usuario, que necesariamente
deberá ser una persona designada en al menos una tarea existente del proyecto. Para ello es
es necesario hacer clic en el nombre del usuario/designado siempre que aparezca en alguna pantalla
del sistema (generalmente ocurre en la pantalla de interfaz completa o en la pantalla de lista de proyectos), desde

que esté disponible en forma de enlace, o accediendo al menú "Sistema", "Administración".

de Sistema", "Administración de Usuarios" y luego haga clic en el inicio de sesión o en el nombre de usuario,

ambos en formato de enlace. De una forma u otra, el sistema irá a la pantalla de 'Detalles del'
"Usuario" y luego solo hay que acceder al menú "Acción", "Editar Registro" y en el campo "Costo Hora"

informe seu respectivo valor e então clique no botão “Salvar” localizado no canto inferior esquerdo.
Feito isso o sistema retorna para a página de “Detalhes do Usuário”. A partir daí quando você
acceder a la pantalla de interfaz completa del proyecto contendrá la información de Horas de Trabajo,
Horas del ProyectoHombre/Hora. La imagen a continuación ilustra este procedimiento.

Imagen 23: editando el valor de hombre/hora.

 6.5) Inserción de Gastos con Mano de Obra/Hojas de Asistencia

Es posible incluir en las tareas los gastos de mano de obra y los períodos trabajados (nómina de
ponto) dos designados no projeto. Pode-se inserir os gastos que o designado teve durante a
execução da tarefa de um projeto, como gastos com alimentação por exemplo e informações sobre
las horas trabajadas por el designado si ha trabajado menos horas de las previstas para
un día de trabajo o incluso haber hecho horas extras.

Para insertar información de horas trabajadas, basta con acceder a la pantalla de “Detalles de la Tarea”,
clicar en el menú “Insertar” y luego “Gasto de Mano de Obra”. En la pantalla “Hoja de Tiempo” seleccione el
designado, seleccione la tarea y cuando aparezcan en el lado derecho de la pantalla algunos datos sobre la hoja de

ponto insira as informações pertinentes e clique no botão de “+” para acrescentar o período
trabajado. Después de eso, se mostrará en la pantalla el período trabajado recién creado y para agregar el
gasto con mano de obra basta hacer clic sobre el mismo e insertar la información pertinente y por último
clicar no botão de “+” para acrescemtar o gasto. É possível ainda inserir um arquivo que sirva como
comprobante de este gasto, puede ser una factura, una imagen, etc. Veja la imagen a continuación:

Imagen 24: ingresando gastos con mano de obra e información de la hoja de asistencia del designado.
 6.6) Aprobando Gastos con Mano de Obra/Hoja de Puntos
Após o designado inserir os gastos com mão de obra e informações de folha de ponto é
necessário que o gerente do projeto os aprove ou não. Uma vez aprovado pelo gerente será gerado
uma planilha de gastos com mão de obra, e essa planilha ficará com o ícone al lado del nombre de
tarea en la página de “Detalles del Proyecto”. Al hacer clic en este ícono, el sistema mostrará la referida
hoja de cálculo. Aún es posible desaprobar los gastos e información de la hoja de tiempo, y en caso de que esto

la hoja de cálculo referida se elimina automáticamente. El gerente del proyecto o algún usuario
con perfil de administrador puede realizar la aprobación de los gastos con mano de obra e información
de hoja de tiempo a partir de la pantalla de "Detalles de la Tarea" (en el caso de la tarea específica donde fue creada
esa hoja de cálculo) o a partir de la pantalla de "Detalles del Proyecto" (en el caso, el proyecto principal de la tarea) yendo a

menu “Ação” e “Aprovar Custo com Mão de Obra”. Na próxima tela basta clicar no ícone de
aprobación localizada al final de la línea

Imagen 25: aprobando gastos con mano de obra e información de la hoja de asistencia del designado.
 6.7) Inserindo e Alocando Recursos a umaTarefa
Es posible insertar recursos y posteriormente asignarlos a su respectiva tarea. Para hacerlo
basta clicar en “Menú” y “Recursos” ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla. En la próxima
haga clic en el botón 'Nuevo' ubicado en la esquina superior derecha y luego complete el formulario con
las informaciones pertinentes. La imagen siguiente ilustra los procedimientos para insertar recursos.

Imagem 26: inserindo recursos.

Es importante resaltar que en este formulario existen los niveles de acceso de la misma forma.
como existe para los proyectos:
público: todos podem ver e editar o recurso.
protegido: todos podem ver, porém apenas o reponsável e os usuários podem editar.
participante: somente o responsável e os usuários do recurso podem ver e editar o mesmo.
privado: solamente el responsable y los usuarios del recurso pueden ver, y el responsable editar.
 Para asignar el/los recurso(s) recién insertado(s) a una tarea, basta con acceder a su respectiva tarea,
es decir, en su pantalla de 'Detalles de la Tarea', haga clic en el menú 'Insertar' y luego en 'Recurso'. Entonces en

próxima tela, onde há um formulário, preencha-o com as informações pertinentes e clique no ícone
para atualizar o campo “Recursos Disponíveis”. Após isso haverá no campo “Recursos
Disponíveis” todos os recursos disponíveis de acordo com as informações prestadas no formulário,
entonces haz clic en el recurso deseado y luego haz clic en el botón “>” para que se envíe a la
columna de la derecha en el campo “Asignados a la Tarea” y por último haz clic en el botón “Guardar”. La imagen a

Sigue ilustrando los procedimientos explicados arriba.

Imagem 27: alocando recurso a uma tarefa.

 6.8) Insertando Gastos con Recurso
De la misma manera que ocurre con la función de insertar gastos con mano de obra de los
designados a la tarea, también es posible ingresar gastos con los recursos recién creados. El
el procedimiento es similar al gasto en mano de obra, por lo tanto para ingresar información de gastos
con recursos basta acceder a la pantalla de “Detalles de la Tarea”, hacer clic en el menú “Insertar” y luego “Gasto”

com Recurso”. En la pantalla “Gasto Efectivo de Recurso” selecciona el recurso, selecciona la tarea y cuando
surgir no lado direito da tela alguns dados sobre o recurso insira as informações pertinentes e clique
en el botón “+” para que el gasto con recursos sea añadido. Y así como ocurre en la función de
gastos con mano de obra, el gerente también debe aprobar o no los gastos con recursos.

7) ESTAGIOS DA DESPESA

Es posible insertar la información de gastos del proyecto en lo que se refiere a lo que fue
empeñado, liquidado y pagado para cada uno de los tipos de gastos (hoja de gasto, gasto con
recurso e gasto com mão de obra). O procedimento é o mesmo para qualquer um desses tipos, e
entonces para insertar esta información solo hay que acceder al proyecto, es decir, acceder a su pantalla de 'Detalles'

del Proyecto”, hacer clic en el menú “Acción” luego “Etapas del Gasto” y luego seleccionar el tipo de gasto
desejado. Na outra tela basta informar o que foi empenhado (e então o sistema calcula o que falta
empeñar), lo que fue liquidado (y entonces el sistema calcula lo que falta por liquidar) y lo que fue pagado (y
entonces el sistema calcula lo que falta pagar). Hecho esto regrese a la pantalla de “Detalles del Proyecto” y
accede al gráfico para una mejor visualización de estos estados de comprometido, liquidado y pagado, haciendo clic

en el menú "Acción", "Imprimir" y seleccionando "Etapas del Gasto (Compromiso, Liquidación y

Pagamento)”. Feito isso o sistema deverá gerar um gráfico em formato de barras para visualização.
As imagens a seguir (imagem 28 e imagem 29) ilustram os procedimentos explicados acima.
 Imagem 28: inserindo informações de estágios da despesa.

Imagen 29: visualizando e imprimiendo un gráfico con la información de las etapas del gasto.
8) INSERCIÓN DE ARCHIVOS

É possível realizaruploadde arquivos nos projetos ou em suas tarefas. O tamanho máximo

el archivo a ser cargado en el sistema se puede configurar en el servidor y el tipo de archivo puede
ser de los más variados. Para insertar archivos basta acceder al proyecto o a la tarea deseada y hacer clic en
menú “Insertar” y “Archivo”. En la próxima pantalla, inserta la información pertinente, incluidas las cuestiones.

de nivel de acceso al archivo y luego selecciona el archivo y haz clic en el botón 'Guardar' ubicado en
canto inferior izquierdo. Es posible aún estar dentro de un proyecto o tarea y atar el archivo a
outro projeto ou outra tarefa. Após inserir/salvar o arquivo o sistema retorna à tela de "Detalhes do
Proyecto” caso el archivo haya sido insertado directamente en el proyecto o en la pantalla de “Detalles de la
Tarea" caso el archivo haya sido insertado directamente en la tarea. En este momento, en la parte inferior
de la pantalla, debe existir un enlace con el archivo cargado y opciones de retirar, editar, duplicar y eliminar
el archivo. La imagen de abajo ilustra los procedimientos explicados.

Imagem 30: inserindo arquivos nos projetos ou nas tarefas.

9) CRIANDO EVENTOS/REUNIÕES

Es posible crear eventos/reuniones y hacer que las personas que forman parte del proyecto y/o
tarea reciban una invitación, que a su vez se envía a la cuenta/perfil del GPEx del usuario y
tan pronto como acceda al sistema, después de haber creado el evento/reunión, puede confirmar o no
su presencia. Para crear eventos/reuniones solo es necesario acceder al proyecto o la tarea de interés y hacer clic en

menú 'Insertar' y 'Evento'. En la próxima pantalla completa el formulario con la información pertinente
como fecha de inicio y término del evento, la recurrencia del evento, envío de recordatorios para el e-
mail dos participantes, a cor do evento para ficar em destaque no calendário, quais são os usuários
que serán invitados al evento/reunión, además de poder adjuntar algún archivo relacionado con
evento/reunión, por ejemplo. Y por último haz clic en alguno de los botones "Guardar" ubicados en
canto inferior o superior izquierdo. La imagen siguiente ilustra estos procedimientos.

Imagen 31: creando eventos/reuniones en el proyecto.

Después de que el evento ha sido creado y guardado, el sistema deberá mostrar una pantalla de "Calendario".

Mensual
de "Detalles del Proyecto" y poder visualizar el calendario de otras formas como "Visión Diaria",
“Visão Semanal” e “Visão Anual” além da própria opção de editar o evento. Em “Detalhes do
Evento, desde que poseas perfil de administrador, es posible verificar aún qué usuarios
foram convidados que já confirmaram e quais não confirmaram presença. Cabe ressaltar que o
el usuario creador del evento no recibe la invitación ni necesita aprobar/confirmar su presencia porque la
La misma se da de forma automática en el momento de su creación. La imagen a continuación ilustra los

procedimientos explicados.
Imagen 32: verificando qué usuarios confirmaron o no asistencia y visualizando otras formas de calendario
 Agora é necessário que cada usuário convidado para o evento/reunião confirme ou não sua
presencia. Para esto solo basta acceder a su cuenta en GPEx y una vez que inicie sesión deberá hacer clic en el menú

“Calendário” e selecionar qualquer uma dessas quatro opções “Ano”, “Mês”, “Semana” ou “Lista
de Eventos” cuyo objetivo es visualizar y hacer clic en el “Invitación”, y en la ventana emergente que surgirá

seleccionar el evento deseado, en caso de tener más de uno, y optar por rechazar o aceptar la invitación. Después
elegir una de las dos opciones y acceder a la pantalla de 'Detalles del Evento' ya será posible verificar que
el estado de asistencia o no de los invitados ha cambiado, ya sea un usuario que
aceptó, ya sea un usuario que rechazó la invitación al evento. La imagen a continuación ilustra esto
procedimientos.
Imagem 33: usuário convidado para evento confirmando ou não sua presença.
10) UTILIZANDO EL SERVICIO DE COMUNICACIÓN/MENSAJE

O GPEx tiene un sistema de mensajería que permite una comunicación eficiente entre
los involucrados en los proyectos y/o tareas y que tengan cuenta del sistema. Para enviar un mensaje
es necesario estar en el proyecto, pantalla de "Detalles del Proyecto", o tarea, pantalla de "Detalles de la Tarea"
de interés e ir al menú "Insertar" y "Mensaje". En la pantalla que aparezca, complete la información
pertinentes, seleccione a los usuarios que serán los destinatarios del mensaje optando por seleccionar
apenas algunos (haciendo doble clic en su nombre o seleccionando y haciendo clic en el botón
“Incluir>>”) o seleccionando todos los usuarios (simplemente haciendo clic en el botón “Incluir Todos”) y
Entonces mueve a la columna de la derecha para que sean marcados como destinatarios de
mensaje. Si has movido a algún usuario por error, solo tienes que hacer doble clic en su nombre en
columna de la derecha, campo “Destinatarios”, o seleccionarlo y hacer clic en el botón “<< Eliminar”. Es

posible aún marcar las opciones de:

aviso de leitura: marcando essa opção o remetente da mensagem receberá uma notificação
de que el destinatario abrió el mensaje;
atividade: marcando essa opção o remetente envia a mensagem como uma atividade e o
el destinatario deberá informar un porcentaje de progreso;
plazo: al marcar esta opción, el remitente establece un plazo para que el destinatario ejecute la
actividad relacionada con el mensaje de actividad.

Por defecto, el sistema llena el campo de proyecto y la tarea, si es el caso, con el nombre del
projeto de onde se iniciou o processo de envio de mensagem, mas nesse momento é possível ainda
optar por selecionar outro projeto e outra tarefa.

Existe ainda um padrão de segurança para a troca de mensagens que opta por:
ninguna: sin seguridad;
claves públicas: solo el destinatario con clave pública/privada podrá leer el mensaje;
contraseña: el destinatario solo puede leer el mensaje si sabe la contraseña.

Por último, el sistema de intercambio de mensajes aún permite que, al enviar este mensaje,
sean referenciados otros mensajes del GPEx, sean referenciados documentos del GPEx, sean
cargados documentos que fueron creados en el propio GPEx a partir de un modelo predefinido,
además de la posibilidad de poder insertar cualquier otro archivo. Para enviar el mensaje, basta
clicar en el botón "Enviar Mensaje" ubicado al inicio o al final de la pantalla. La imagen a continuación
ilustra los procedimientos explicados arriba.
Imagen 34: ejemplo de envío de mensaje.
 Al usuario que fue el destinatario del mensaje en el momento en que inicie sesión en el GPEx será
se le mostró una notificación de recepción de un nuevo mensaje. Puede acceder a este mensaje yendo a
menu “Comunicação” e “Caixa de Entrada”. E então quando o sistema carregar a tela de mensagens
de la bandeja de entrada, basta hacer clic sobre el mensaje deseado. Si el remitente ha utilizado algún
tipo de criptografía al enviar el mensaje, como una contraseña por ejemplo, el usuario destinatario al
abrir la mensaje se le solicitará que informe esa contraseña, y si inserta una contraseña incorrecta a
el mensaje puede llegar a ser abierto pero quedará completamente ilegible, debido a la criptografía. En caso de que el

usuário insira a senha correta a mensagem poderá ser lida e o mesmo ainda poderá usar as opções
do menu para “Arquivar”, “Responder” (diretamente ao remetente), “Encaminhar”, “Ação” (e o
submenu con las opciones de Despachar, Anexar Archivo Externo y Anexar Documento Interno
"Mover" (y el submenú con las opciones de Entrada y Pendientes) y "Exhibición" (y el submenú con las
opções de Impressão e Webmail). Cabe ressaltar também que caso a mensagem tenha sido enviada
como actividad, el usuario destinatario deberá informar en la pantalla del texto del mensaje el progreso
relacionado a la actividad. La imagen siguiente ilustra los procedimientos anteriores.

Imagem 35: usuário destinatário visualizando a mensagem que lhe foi enviada.
 ¿Es posible aún crear Documentos Internos, similares al SPED (Sistema de Protocolo)?
Eletrônico de Documentos), donde el tipo de documento puede ser:PARTE, OFICIO, MDO,
["REQUERIMIENTO","ENVÍO","FAX","NOTA","INFORMACIÓN","RESTITUCIÓN"]
INFORME, MEMORANDO, ENVÍO, RADIOGRAMA, OFICIO EXTERNO
DOCUMENTO EXTERNO EATA. Para crear este documento, simplemente ve al menú 'Comunicación' y
“Documentos Internos”. En la próxima pantalla haga clic en el menú “Crear Documento” y luego seleccione el

tipo de documento deseado. Al seleccionar el tipo de documento interno, el sistema abrirá un

formulário para o preenchimento das informações pertinentes, como: número do documento, cidade
de dónde se está creando este documento, fecha de creación del documento, nombre del remitente (que
no final del documento tendrá su nombre constando para la firma), nombre del destinatario, asunto,
una referencia (si es el caso), un documento que puede ser adjuntado, un campo de texto con
opções de formatação, ou seja o local para digitação do texto em si. Então o documento já será
formateado de acuerdo con el tipo elegido. Por último, solo hay que hacer clic en el botón “Guardar” ubicado en
inicio de la página. La imagen siguiente ilustra este procedimiento.

Imagen 36: creando documento interno en el GPEx.

11) CRIANDO PORTFÓLIO DE PROJETOS

El portafolio es un proyecto de agregación de otros proyectos y para crear un portafolio se debe

hacer el mismo procedimiento de creación de proyecto, como ya se vio en el manual. Pero de una forma
rápida será explicado como se dá tal procedimento. Primeiro passo seria ir para a tela de lista de
proyectos, haciendo clic en el menú "Proyectos" y "Lista de Proyectos". Entonces en la próxima página haz clic en

“Filtros y Acciones” ubicado en la esquina superior derecha, entonces el sistema enumerará varios campos para
filtragem y algunos botones/iconos de acción. Haga clic en el ícono localizado en la esquina superior derecha
para crear un nuevo proyecto. El sistema abrirá una pantalla con un formulario para ser completado
las informaciones pertinentes al proyecto y luego será necesario hacer clic en la opción “Portafolio” y en
seguir el botón “Incluir Proyecto” para cada proyecto que se va a insertar, ubicado al final de la página y
por último clic en el botón "Guardar" ubicado al final de la página. Al guardar el portafolio, el sistema
deberá ir a "Detalles del Portafolio", donde hay un menú con las opciones "Ver", "Insertar" y
“Ação” onde cada uma tem outras vátias opções. Para visualizar ou editar o portfólio basta acessar a
página de 'Lista de Proyectos' y hacer clic en la pestaña 'Portafolio'. La imagen a continuación ilustra los procedimientos

Imagen 37: creando portafolio, proyecto de agregación de otros proyectos.

12) CRIANDO INDICADORES

Es posible crear indicadores en GPEx directamente en una tarea, en un proyecto o en un

portfólio. Como exemplo será abordado como se cria 3 indicadores em um portfólio de 2 projetos.
Para criar indicadores é necessário estar na página de “Detalhes do Portfólio” e então clicar no
menú "Insertar" y luego en "Indicador". En la próxima página, complete el formulario con los
información pertinente al indicador. Cabe resaltar algunos detalles importantes de este
procedimiento y que deben ser informados obligatoriamente, como el campo "Valor del Proyecto" el cual
debe ser seleccionado el tipo de valor de proyecto, el campo “Meta”, el campo “Composición” y el campo
Indicador Principal

Como el ejemplo, se trata de 3 indicadores, que son el indicador de velocidad del físico,
indicador de velocidade do financeiro e indicador da média dos dois, no campo “Valor de Projeto”
debe ser seleccionado el tipo “FísicoVelocidade” para este indicador y “FinanceiroVelocidade” para
ese otro indicador. En el campo “Meta” informe el valor como 1 tanto para el indicador de velocidad
del físico tanto como para el indicador de velocidad del financiero, luego haz clic en el ícono para insertar
una meta y por último haz clic en el botón "Guardar". Para crear el indicador del tipo composición no utilices
el campo "Valor de Proyecto", pero se debe marcar el campo "Composición" y luego hacer clic en
botón “Composición”, en ese momento aparecerá una ventana emergente donde deberá seleccionar los
indicadores disponibles, copiándolos de la columna de la izquierda a la columna de la derecha y aún en la pop-
debe hacerse clic en el botón "Aceptar". En el campo objetivo, debe ingresarse un valor entre 1 y 100, ya que
se trata de un indicador del tipo composición, por lo tanto el valor de la meta es diferente de lo que ocurre con

los indicadores de velocidad del físico y velocidad del financiero.

Después de crear los 3 indicadores, es necesario informar cuál será el indicador principal del proyecto.
Para isso acesse o portfólio, na tela “Detalhes do Portfólio”, e então deve-se ir no menu “Ação” e
logo em seguida “Editar Portfólio”. Na próxima tela selecione o indicador desejado no campo
“Indicador Principal” y luego haga clic en el botón “Guardar”. El sistema regresará a la pantalla de “Detalles
do Portfólio” e então ao lado do nome do portfólio passará a existir um ícone colorido em formato
rectangular, donde el color del ícono es un indicador de la situación del proyecto.

Para finalizar esta parte, aún es importante insertar valores en los indicadores, para eso basta
acessar o indicador desejado, ir no menu “Inserir” e “Valores”. Na próxima tela informe os valores e
haga clic en el botón 'Guardar'. La imagen a continuación ilustra los procedimientos explicados arriba.
 Imagen 38: creando indicadores de velocidad del físico, del financiero y del tipo composición.

13) CREANDO GRÁFICO DEL TIPO ODOMETRO

Después de crear los indicadores, es importante crear los gráficos (del tipo odómetro, donde existe un
puntero que marcará la posición de la puntuación del indicador) y paneles de indicadores para los
indicadores recém-criados, pois dessa forma é possível ter uma visão rápida, interessante e eficiente
de la situación de los indicadores. Es posible crear gráficos del tipo odómetro para cada indicador, una
lista de paineis de indicadores e uma tela de composição de painéis. Para criar o odômetro de
indicadores basta ir no menú “Gestión”, “Panel de Indicadores” y “Lista de Odómetros”. En la pantalla de
"Lista de Odômetros" haga clic en el botón "Nuevo Odómetro" ubicado en la esquina superior derecha. En ese
momento o sistema deverá estar com a tela de “Criar Odômetro”, então preencha as informações
pertinentes al odómetro. Los campos peculiares de esta pantalla son: el campo "Indicador" donde usted
deberá hacer clic en el ícono para informar cuál será el indicador en el que se creará el odómetro; el
campo “Faixas” onde você deverá informar um intervalo de valores que ficará com a cor vermelha
en el odómetro, otro intervalo de valores que tendrá el color amarillo en el odómetro y otro
intervalo de valores que quedará con el color verde en el odómetro; y el campo “Enlace Interno” donde se tiene
varias opciones como proyecto, práctica, plan de acción y que resultará en la posibilidad de cuando se
al estar visualizando el odómetro, puedes hacer clic en el nombre del odómetro y entonces el sistema abrirá la pantalla de

opción seleccionada respectiva, y después de hacer clic en el botón "Guardar" que se encuentra en la esquina superior o

canto inferior, ambos en el lado izquierdo de la pantalla. La imagen abajo ilustra los procedimientos explicados

Imagem 39: criando um gráfico de odômetro para um indicador.

14) CRIANDO PAINEL DE INDICADORES

Después de crear los indicadores, independientemente de si se han creado los gráficos en forma de
odómetro, es posible crear un panel de indicadores con su información de valores y gráficos del
tipo barra, línea y área de línea. Para crear un panel de indicadores haz clic en el menú “Gestión”
“Panel de Indicadores” y “Lista de Paneles de Indicadores”. En la pantalla de “Lista de Paneles” haz clic en
botón “Nuevo Panel” ubicado en la esquina superior derecha. En este momento, el sistema debe estar en
tela de “Criar Painel”, então preencha as informações pertinentes ao painel. Os campos peculiares
desta tela são: o campo “Link Interno” onde tem-se várias opções como projeto, prática, plano de
acción y que resultará en la posibilidad de que al visualizar el panel se pueda hacer clic en el
nombre del panel y entonces el sistema abrirá la pantalla de la opción seleccionada; el campo
“Indicador” onde você deverá clicar no ícone para informar cuál será el indicador en el que será
creado en el panel; el campo "Tipo de Gráfico" donde deberá indicar si desea que el gráfico
quédese con la forma de línea, de barra o de área de línea y luego, después de informar el indicador, haga clic en

ícono para insertarlo en el panel. Por último, haz clic en el botón 'Guardar' ubicado en la esquina superior
el canto inferior, ambos en el lado izquierdo de la pantalla.

Después de guardar el panel de indicadores, el sistema deberá abrir una pantalla con el gráfico

constando todos los indicadores que fueron insertados en el panel y con la disposición del tipo de gráfico
(línea, barra o área de línea) que fue seleccionada. Es posible verificar en esta pantalla que justo abajo
dos gráficos existe una leyenda con cada color y el nombre del respectivo indicador, donde puedes
optar por algún indicador ya no se muestre en el gráfico basta con hacer clic sobre el respectivo
indicador en la leyenda, y para volver a mostrarse el indicador solo hay que hacer clic de nuevo sobre él,
también en su leyenda.

Si necesita alterar algún detalle del indicador que se mostrará en el gráfico, haga clic en el botón.
“Editar” localizado no canto superior esquerdo e então o sistema retornará para a tela de “Editar
Panel”. Al final de esta pantalla, hay una tabla con todos los indicadores que se han insertado en
panel, and to edit some information, for example the type of chart that is currently a bar
y se pasará a usar el tipo línea, haz clic en el ícono localizado al final de esta tabla, entonces será
es posible realizar las modificaciones necesarias y después de eso se debe hacer clic en el ícono para confirmar las

modificaciones o entonces en el ícono para cancelar. Caso desee excluir definitivamente un

indicador del panel haz clic en el ícono localizado al final de esta tabla. La imagen a continuación ilustra los

procedimientos explicados.
Imagem 40: criando painel de indicadores.
15) CREANDO LISTA DE COMPOSICIÓN DE PANEL

Después de crear los gráficos en forma de odómetro y/o paneles de indicadores, es posible crear
una lista de composición de paneles, donde se pueden tener en una misma pantalla varios odómetros y
paneles de indicadores con su información de valores y gráficos del tipo barra, línea y área de
línea. Para crear una lista de composición de paneles, haga clic en el menú “Gestión”, “Panel de
Indicadores" e "Lista de Composição de Painéis". Na tela de "Lista de Composição de Painéis"
clique no botão “Nova Composição” localizado no canto superior direito. Nesse momento o sistema
deberá estar en la pantalla de 'Crear Composición de Paneles', entonces complete la información pertinente a
composición del panel. Los campos peculiares de esta pantalla son: el campo “Panel” donde se tiene la opción de
insertar uno o más paneles de indicadores que formarán parte de la composición del panel, haciendo clic en

ícono ; o campo “Odômetro” onde tem-se opção de inserir um ou mais odômetros que farão
parte de la composición del panel, haciendo clic en el ícono . Entonces por último haz clic en el botón “Guardar”
localizado o en la esquina superior o en la esquina inferior, ambos en el lado izquierdo de la pantalla.
Imagen 41: creando una composición de paneles.
16) CRIANDO CHECKLIST

Es posible crear una lista de verificación con numerosas preguntas y asociarla a un indicador en una

tarefa. Para criar uma checklist clique no menu “Gestão” e “Checklist”. Na tela de “Lista de
Checklist” clique no botão “Novo Checklist” localizado no canto superior direito. Nesse momento o
sistema deberá estar en la pantalla de "Crear Checklist", entonces llena la información pertinente a
checklist. O campo peculiar desta tela é o campo “Modelo” onde tem-se opção SIM / NÃO / NÃO
APLICABLE, ATIENDE / ATIENE PARCIALMENTE / NO ATIENDE / NO OBSERVADO y
SÍ / NO. Entonces por último haz clic en el botón “Guardar” ubicado en la esquina superior o en la esquina
inferior, ambos en el lado izquierdo de la pantalla. Después de hacer clic en el botón de "Guardar" el sistema deberá ir a la

tela de “Detalhes do Checklist” e então nessa tela clique no menu “Ação” e “Editar Perguntas”. Já
en la pantalla de "Preguntas del Checklist" escribe la pregunta en el campo "Descripción" y haz clic en el ícono

al lado de este campo para incluir la pregunta. Debajo de este campo existe la opción “Leyenda” que al
ser marcada hace que la pregunta se destaque. Después de insertar los elementos de preguntas haz clic en
botón "Ver" ubicado en la esquina superior izquierda. La imagen a continuación ilustra estos procedimientos.
Imagen 42: creando una lista de verificación.
 Después de haber creado el checklist, es necesario crear un indicador en un proyecto o en una tarea.
Para isso abra a tela de “Detalhes do Projeto” ou de “Detalhes da Tarefa” e clique no menu “Inserir”
y a continuación "Indicador". En la pantalla de "Crear Indicador" rellene la información pertinente al
indicador, marque la opción “Checklist” y haga clic en el ícono para seleccionar el checklist recién-
creado o de interés, ingresa la meta informando su valor y haciendo clic en el ícono , que para este
el ejemplo fue 100 y por último haz clic en el botón “Guardar” ubicado en la esquina superior o inferior del
lado izquierdo de la pantalla. En ese momento, el sistema debe estar en la pantalla de 'Detalles del indicador' y
entonces haz clic en el menú "Insertar" y "Valor de Checklist". En la pantalla de "Completar Checklist" informa los

valores marcando las casillas de verificación e informe una justificación o evidencia, si es el caso.
Imagem 43: informando os valores do checklist.
17) GENERANDO/CREANDO DOCUMENTOS DE NEGAPEB

O GPEx tiene un módulo para la creación de documentos constantes de la NEGAPEB (Normas

para la Elaboración, Gestión y Seguimiento de Proyectos del Ejército Brasileño). Existen
ao todo 22 tipos de documentos que podem ser gerados/criados como modelos da NEGAPEB, são
eles: DIRECTRIZ DE INICIO, ESTUDIO DE VIABILIDAD, DIRECTRIZ DE
IMPLANTACIÓN, DECLARACIÓN DE ALCANCE, ESTRUCTURA ANALÍTICA, DICCIONARIO
DA EAP, CRONOGRAMA FÍSICO-FINANCEIRO INICIAL, PLANO DO PROJETO
CRONOGRAMA, PLANEJAMENTO DE CUSTOS E DO ORÇAMENTO, PLANO DE
GERENCIAMIENTO DE RECURSOS HUMANOS, PLAN DE GESTIÓN DE
COMUNICAÇÕES, PLANO DE GERENCIAMENTO DASPARTES INTERESSADAS, PLANO
DE GESTIÓN DE RIESGOS, PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD, PLAN
DE GERENCIAMIENTO DE CAMBIOS, INFORMES DE CONTROL DE CAMBIOS,
TÉRMINOS DE ACEPTACIÓN DE PRODUCTOS/SERVICIOS, INFORME DE SITUACIÓN, TÉRMINO DE
ENCERRAMENTO, FLUXOGRAMA DO CICLO DE VIDA E STATUS DOS DOCUMENTOS.
Para generar un documento de la NEGAPEB abre algún proyecto y haz clic en el menú “Ver”, “Negapeb” y
então escolha o tipo de documento desejado dentre os 22 disponíveis, ou seja, os mesmo listados
arriba. Si el tipo elegido ya ha sido creado, debería aparecer una pantalla con el documento con

las tres opciones a continuación, además del ícono de impresión del documento localizado en la esquina superior
derecho
proyecto: al hacer clic en esta opción, el sistema regresa a la pantalla del proyecto desde donde se inició.

proceso de generación del documento de la NEGABEP;

anexar: clicando en esta opción el sistema permitirá que se adjunte algún archivo al
documento da NEGAPEB;
negapeb: al hacer clic en esta opción, el sistema abre un menú con los 22 tipos de documentos para

la elección, es decir, no es más que un atajo del procedimiento de ir al menú “Ver”, “Negapeb” visto
anteriormente.

Caso o tipo de documento escolhido ainda não tenha sido criado o sistema irá abrir a tela do
documento de la misma manera que ocurre con el tipo de documento ya creado, diferenciándose
apenas pela existência de mais uma opção, o botão “Criar” que como o próprio nome sugere, serve
para criação do tipo de documento inexistente, sendo cada tipo de documento com seu formulário e
campos específicos. Las imágenes a continuación ilustran los procedimientos explicados.
Imagem 44: gerando documentos da NEGAPEB, desde o que mesmo já tenha sido criado.

Imagen 45: se crearon documentos de la NEGAPEB, cuando no existían.

17.1) HABILITACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA NEGAPEB

Para utilizar los documentos NEGAPEB (Normas para la Elaboración, Gestión y Seguimiento de
Projetos del Ejército Brasileño) en el GPEx, es necesario habilitar este módulo.

habilitación: haciendo clic en la opción SISTEMA seguido de ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA elija la

primera opción CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA hasta PROYECTOS habilita el checkbox ANEXOS DEL
PROYECTO EN EL MODELO DEL EJÉRCITO luego guarda el cambio al final de la página.

18) INTEGRACIÓN CON SIAFI

El GPEx tiene un módulo que permite una integración con el SIAFI (Sistema Integrado de)
Administração Financeira), mas antes de mais nada é necessário que a opção “Integração com o
SIAFI esté habilitada y que la OM tenga en su registro del GPEx el código de la UASG (Unidad
Cadastradora).

Para verificar si el SIAFI está o no habilitado, haga clic en el menú "Sistema" y "Administración".
do Sistema”. Nesse momento o sistema deverá estar na tela de “Administração do Sistema” e então
haga clic en el ítem “Configuración del Sistema”, y luego en esta pantalla en el tópico “Proyectos” marque la opción

“Integración con el SIAFI” en caso de que esté desmarcada y por último haz clic en el botón “Guardar” ubicado
no canto superior o inferior del lado izquierdo de la pantalla. La imagen de abajo ilustra este procedimiento.
 Imagen 46: habilitando la opción de integración con el SIAFI.

Para verificar si el código de la UASG fue o no informado, haga clic en 'Menú' y

“Organizaciones Militares” y luego haga clic en el enlace correspondiente a la OM. En ese momento, el sistema estará en

tela de “Detalles de la Organización Militar”, verifique en esta pantalla si el campo “UASG Principal” está
prellenado, si no está, haga clic en el botón "Editar" y luego ingrese el código y por último haga clic
en el botón 'Guardar' ubicado en la esquina superior o inferior del lado izquierdo de la pantalla.

Imagem 47: inserindo o código UASG da OM, caso ainda não tenha sido cadastrado.
 Após realizar os procedimentos acima o próximo passo é importar a informação de interesse
do SIAFI para o projeto. É possível importar informações de NOTA DE CRÉDITO, NOTA DE
EMPENHO, NOTA DE SISTEMA Y ORDEN BANCARIA. Para realizar este procedimiento
accede a algún proyecto, y en su pantalla de "Detalles del Proyecto" haz clic en el menú "Acción", "Siafi" y

seleccione una de las 4 opciones anteriores para realizar la importación, que en este caso será la
opción “Nota de Crédito”. Entonces en la pantalla de “Importar Nota de Crédito” busca la fecha de la nota de

crédito y haga clic en el ícono de filtrado para que el sistema realice la búsqueda. Después de que el sistema devuelva el

resultado de la búsqueda localiza la(s) nota(s) de crédito de interés y luego selecciona la(s) misma(s)
marcando la(s) casilla(s) de selección y luego haga clic en el botón “Importar” ubicado en la esquina inferior
izquierdo de la pantalla.

Después de importar la información deseada, verifica en la parte inferior de la pantalla que hay un
tabla con la información de las notas de crédito que fueron importadas al final de cada línea, en caso de que
hayan sido importados más de un nota de crédito, una opción de insertar el valor del campo
“Alocado” ícono , opciones de mover hacia arriba o hacia abajo el ícono del crédito
es una opción de desvincular la nota de crédito del proyecto ícono .

Para visualizar esta información en el proyecto, haga clic en el botón “Volver” ubicado en la esquina
inferior derecho de la pantalla y entonces el sistema retornará a la pantalla de “Detalles del Proyecto” haz clic en la “NC”

localizada en la esquina inferior derecha para confirmar que la(s) nota(s) de crédito fue(ron) de hecho
importada(s) para el proyecto. Y para ver los detalles de la nota de crédito haz clic en su número,
es decir, el primer campo de la tabla.

La imagen de abajo ilustra los procedimientos anteriores.

Imagem 48: importando informações do SIAFI, no exemplo duas Notas de Crédito, para um projeto.
19) UTILIZANDO EL MÉTODO CANVAS

El GPEx tiene un módulo que utiliza el método canvas, lo que facilita la reunión del equipo.
del proyecto de forma remota, agilidad en la votación de las ideas presentadas, diversos informes para
verificar el progreso de los trabajos del equipo, sistema de chat integrado, vinculación con proyectos de
GPEx y agenda del canvas con integración a Outlook, Google Agenda y otras herramientas que
utilizan Icalc.

Para crear y gestionar un canvas haz clic en el menú “Gestión”, “Herramientas de Gestión”,
“Opinión Especializada” y “Lista de Proyectos Modelo Canvas”. Entonces en la pantalla de “Lista de Proyecto
Modelo Canvas” clique en el botón “Nuevo” ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla. En ese
En ese momento, el sistema deberá estar en la pantalla de "Crear Project Model Canvas" y entonces complete los datos.

básicos del canvas, ya definiendo al responsable de gestionarlo y al equipo participante. Cabe

ressaltar a importância de se registrar o campo “Pitch” (frase pequena e rápida que permite
sumarizar o projeto) e escolher o melhor nível de acesso a esse canvas, sendo recomendado o nível
“Protegido II”, donde todos pueden ver pero solo el responsable puede editar. Otro campo
pertinente es el campo “Relacionado” donde se puede elegir entre PROYECTO, PRÁCTICA, PLAN
DE AÇÃO, INDICADOR, PERSPECTIVAESTRATÉGICA, TEMA, OBJETIVO
ESTRATÉGICO, FATOR CRÍTICO DE SUCESSO, INICIATIVA eMETA. Para esse exemplo será
escolhido o tipo “Projeto”, após isso selecione o projeto clicando no ícone y luego haz clic en
ícono para añadir lo mismo. También hay otra información pertinente al canvas, que es la franja
de tiempo de apertura para la inserción de nuevas ideas y para la votación de las ideas insertadas, este

procedimento deve ser repetido para cada categoria. Após cadastrar todos os períodos clique no
botón guardar situado en la esquina superior o inferior del lado izquierdo de la pantalla.

El sistema deberá ir a la pantalla de "Detalles del Project Model Canvas" donde será posible
insertar ideas o votar en las ideas ya registradas siempre que seas parte del equipo del canvas y que
esté en la franja de tiempo. Para ello haga clic en el menú “Acción” y “Sala de Reuniones”. Ya en la pantalla de “Sala

de Reunião del Project Model Canvas” selecciona, en la esquina superior derecha, una de las categorías
abiertas para insertar ideas o votar y luego inserte sus ideas para la futura apreciación del grupo
votación subsecuente. Cabe resaltar que las votaciones solo pueden realizarse si está habilitada la
fase de votación, otro detalle importante se refiere a la herramienta de chat que permite a
comunicación entre los integrantes del canvas, la misma puede ser utilizada durante la fase de inserción
de ideas y votación. Al finalizar las votaciones, el canvas deberá estar listo con las ideas ordenadas
de más votada a menos votada. La imagen a continuación ilustra los procedimientos explicados anteriormente.
Imagen 49: creando y gestionando un lienzo.
 Siguiendo la sistemática de los otros módulos del GPEx, se puede añadir al canvas:
registros de ocurrencia; eventos en el calendario (integrado con Outlook y Google Agenda); archivos;
enlaces; foros de discusión; indicadores; planes de acción; proyectos; mensajes corporativos; actas de
reunión y pendientes. Para eso accede a la página "Detalles del Project Model Canvas" y haz clic en
menú “Insertar” y luego elige una de las opciones listadas arriba. La imagen a continuación sirve de

ilustração.

Imagen 50: la misma sistemática que otros módulos del GPEx.

Hay aún diversos informes para seguir el progreso de los trabajos, como: detalles de
próprio canvas, usuários vs ideas, usuários vs votación, puntuación por idea y chat. Para eso accede
la página “Detalles del Proyecto Canvas” y haz clic en el menú “Acción”, “Informes” y luego
Elija una de las opciones listadas arriba. La imagen abajo sirve de ilustración.
Imagen 51: diferentes tipos de informes para seguimiento.
20) ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA

20.1) Personalización de Calendario

El GPEx permite personalizar el calendario del año en curso (y si es el caso es posible
customizar también de forma anual) en relación a los feriados, otras fechas conmemorativas, inicio y
término do expediente, início e término do horário do almoço e etc. Para realizar essa customização
es necesario acceder al módulo de configuración del sistema yendo al menú "Sistema" y
“Administración del Sistema”, ya en la pantalla de administración del sistema haz clic en “Expediente”. El
el sistema deberá abrir una pantalla donde es posible verificar en la esquina superior derecha un filtro con los

seguintes opções: ORGANIZAÇÃO MILITAR, USUÁRIO: PROJETO, TAREFA, RECURSO e

CALENDÁRIO. O usuário pode customizar o calendário de expediente de acordo com o filtro
elegido. Es posible verificar que, al lado de cada filtro, existe un ícono donde el usuario deberá
clicar en el mismo para que el sistema muestre una ventana emergente y a partir de ahí sí filtrar su búsqueda,
a excepción del campo "Organización Militar" que no es necesario hacer clic en ese ícono,
como será explicado más adelante. La imagen a continuación ilustra el procedimiento para realizar la
filtración de campos y editar/customizar el calendario y el horario.

Imagem 52: realizando filtragem para customizar o calendário e o expediente.

 En el campo "Organización Militar", que es del tipo Combo Box, no hay necesidad de que el
el usuario al hacer clic en el respectivo ícono de filtrado, deberá hacer clic en el propio campo y seleccionar la

OM de interés. Cabe resaltar que la lista cargada en este campo muestra las OM's superiores. En caso de
quiero seleccionar una OMDS de una OM específica, por ejemplo seleccionar el CDS (Centro de
Desarrollo de Sistemas) es necesario antes seleccionar el DCT (Departamento de Ciencia y
Tecnología) que es la OM superior, de forma que las organizaciones queden dispuestas por niveles. A
La imagen a continuación ilustra los procedimientos para la filtración de OM.

Imagem 53: realizando filtro especificamente de OM para customizar o calendário de expediente.

Para personalizar el calendario y el horario de acuerdo con el filtro realizado, basta con hacer clic en

botão “Editar” constante daimagem xx1,realizar a customização informando o tipo de calendário ,

la fecha inicial, la fecha final, los días de la semana que estarán comprendidos en ese intervalo de tiempo y
etc, como por ejemplo añadir una fecha conmemorativa de aniversario de una OM específica
cujo expediente será das 08 às 12 horas e por último clicar no botão “Inserir”. A imagem a seguir
ilustra os procedimentos para editar o expediente de uma OM específica, de acordo com seu filtro.

Imagen 54: realizando la personalización del calendario de expediente.

 20.2) Creación de Usuario
Para crear nuevos usuarios en GPEx, solo hay que acceder a la pantalla de "Administración del Sistema", o

vaya al menú “Sistema” y “Administración del Sistema”, de la misma manera que se explicó arriba,
y entonces en la pantalla de administración del sistema haga clic en “Administración de Usuarios”. Otra
la forma de hacer este procedimiento sería ir al menú “Sistema” y “Administración de los Usuarios”, es
una forma más simple y rápida. Después de que el sistema vaya a la página de administración de usuarios
haga clic en el botón 'Nuevo', ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla y entonces se mostrará
pelo sistema a tela de “Adicionar Usuario” contendo um formulário com os mais variados tipos de
información, siendo las más importantes:
perfil de acceso: 04 perfiles disponibles;
organización militar: OM en la que el registro del usuario estará vinculado;

sistema/administrador de usuários: permite ou não ao usuário ter perfil de administrador.

Por fin haz clic en el botón "Guardar" ubicado en la esquina inferior izquierda.

Imagen 55: registrando nuevo usuario.

 20.3) Creación de Agenda Colectiva
Esta funcionalidad sirve para crear una agenda y relacionarla con un evento de una tarea
o de un proyecto. En la creación de la agenda es posible elegir quién tendrá acceso solo de
visualización o quién podrá editar la agenda. Después de que la agenda haya sido creada y relacionada a un

evento/reunión es posible verificar en la pantalla de calendario que se puede filtrar lo que deseas que
aparezca, puede optar por mostrar solo eventos, solo agendas o combinar los tipos disponibles
para consulta.

Para crear una agenda y relacionarla con un evento/reunión, solo tienes que ir al menú 'Sistemas' y
“Administración del Sistema”. Justo después, en la pantalla de administración del sistema, localiza la
opção Agenda e então clique em “Agenda Coletiva”. Na próxima tela selecione a Organização
Militar, caso a mesma não esteja selecionada, y entonces haz clic sobre el ícono de un embudo para
ejecutar el filtro de la OM. Entonces haz clic en el botón 'Nuevo' y en la siguiente pantalla dale un nombre al nuevo

agenda e entonces haga clic en el botón 'Registrar'. El sistema deberá generar un mensaje informando que
La agenda ha sido registrada y debes hacer clic en el botón “Ok”. El sistema entonces deberá regresar a la pantalla.

de “Agenda Coletiva” e então selecione no campo “Agenda” um calendário para que o mesmo seja
editado. Ya en la pantalla donde consta el nombre de la OM que fue seleccionada más el nombre de la agenda recién-

creada es posible verificar que existen cuatro campos de texto, donde los dos campos al lado
esquerdo son para seleccionar a los usuarios que están disponibles y los dos campos del lado derecho son,
uno de ellos, para que estos usuarios seleccionados sean movidos al campo donde solo "puedan
Ver la agenda y el otro campo es para que tengan 'Permiso de Editar'. Para mover los
usuarios deseados de un campo a otro solo tiene que hacer clic dos veces sobre su nombre o seleccionarlo
los e clicar no botão “Incluir>>” logo abaixo de cada respectivo campo. Por último basta clicar no
botón “Grabar” localizado en el lado izquierdo de la pantalla.

Hecho estos procedimientos, ahora es necesario crear un nuevo evento/reunión dentro de un

proyecto o de una tarea o entonces editar algún evento/reunión ya existente. El tema de creación de
el evento/reunión ya ha sido visto anteriormente, por lo que no se abordará nuevamente en este otro tema,
por lo tanto, el objetivo aquí es simplemente mostrar la capacidad de hacer que esta agenda sea
vinculada/relacionada a eventos. El relacionamiento/vinculación de la agenda al evento se hace en
detalhes do evento, mais especificamente no campo “Relacionado” (constante da Imagem 31).
Este campo es del tipo Combo Box y entonces se deberá seleccionar la opción 'Agenda', verifique que
logo después de marcar esta opción aparecerá el campo 'Agenda' justo debajo del campo 'Relacionado' y
entonces será necesario hacer clic en el ícono ao lado do campo “Agenda” para que o sistema abra uma
ventana emergente con las agendas existentes y para que entonces una de ellas sea seleccionada y el
relacionamento seja feito. Pode-se ainda escolher uma cor para diferenciar essa agenda de outros
tipos de ítems que constarán en la visualización del “Calendario Mensual”, como por ejemplo:
EVENTOS, TAREAS, PLANES DE ACCIÓN. Para efectivar la relación solo hace falta hacer clic en alguno
dos dos botones de 'Guardar' ubicados en la esquina inferior y superior izquierda de la pantalla. Es posible
aún elegir lo que debe ser exhibido en esta visualización del calendario, pues como se mencionó anteriormente
existen algunos tipos de elementos, que pueden ser exhibidos todos juntos o solo un tipo, de acuerdo
com a filtragem realizada. A imagem abaixo ilustra os procedimentos acima referentes a criação de
una agenda colectiva.

Imagem 56: criando uma agenda coletiva.

La imagen a continuación ilustra los procedimientos relacionados con la vinculación de una agenda a un evento.
Imagen 57: relacionando una agenda a un evento/reunión.