LIBROS OBLIGATORIOS El Cdigo de Comercio de Venezuela establece en su articulo 32 lo siguiente: "Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad,

la cual emprender obligatoriamente el libro diario, libro mayor y el libro de inventario. Adems podr llevar todos los libros auxiliares que considere necesarios para obtener un mejor control de sus operaciones". PERSONAS OBLIGADAS A LLEVAR LOS LIBROS DE CONTABILIDAD Personas jurdicas: Todos los libros principales y obligatorios. Personas naturales: Segn el art.65 de la ley del impuesto a la renta LIBRO DE INVENTARIO: Es un libro obligatorio que debe ser registrado y sellado en el tribunal o registro mercantil correspondiente, antes de ponerse en uso segn el artculo 33 del Cdigo de Comercio de Venezuela. CARACTERSTICAS DEL LIBRO DE INVENTARIO 1. Generalmente es un libro de tres columnas empastado y foliado. 2. En su primera pagina deber ir la nota del tribunal, en la cual queda claramente indicado el uso que se le dar al libro el nombre de la empresa y el de su dueo, el nombre de la ciudad donde fue registrado, el numero de folios o paginas que integran el libro y deber quedar sellado y firmado por las personas competentes. En los dems folios o pginas deber quedar estampado el sello del tribunal. 3. El encabezamiento que consiste en sealar el numero del inventario. El Cdigo de Comercio de Venezuela en su articulo 35 establece " Todo comerciante al comenzar su negocio y al final de cada ejercicio econmico har en el libro de inventario una descripcin de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus crditos". De acuerdo con este articulo el inventario de una empresa estar formado de la siguiente forma: 3.a.- Una relacin exacta del dinero en caja y del que se encuentra en bancos, realizando una relacin del dinero que se tiene en los diferentes institutos bancarios. 3.b.- Una relacin de los efectos y cuentas por cobrar. 3.c.- Una relacin de los bienes muebles e inmuebles. 3.d.- Una relacin de la mercanca en existencia. 3.e.- Una relacin de los otros activos que posea. 3.f.- Una relacin exacta de sus deudas y obligaciones. Estos inventarios debern ser firmados por el contador y el dueo o persona autorizada de la empresa.

LIBRO DIARIO Es un libro obligatorio llamado tambin libro de primera entrada ya que en el se registran por primera vez las operaciones mercantiles en estricto orden cronolgico. DESCRIPCIN DEL LIBRO DE DIARIO Columna de la fecha: aqu anotaremos en primer lugar el ao que se coloca una sola vez y encabeza la columna de la fecha en cada pagina. Luego se escribe el nombre del mes el cual no es necesario repetir sino cuando cambie. Seguidamente escribiremos el numero del da que siempre deber escribirse aunque se repita. 1. Para separar un asiento de otro se utilizan nmeros o letras 2. En la columna de cuenta-descripcin escribiremos el nombre de la cuenta que se carga, la cual debe escribirse muy cerca de la columna de la fecha. 3. En la columna del debe se escribir el importe del o de los dbitos de la o las cuentas que se cargan 4. En la columna del haber escribiremos el o los nombres de la o las cuentas que se abonan y debe escribirse mas hacia la derecha de la columna de la fecha. 5. En la columna del haber se escribe el importe en dinero de la o las cuentas que se abonan. 6. Despus de hecho el abono escribiremos en forma breve pero clara la descripcin de la operacin. 7. En la columna de la referencia el cual es un medio de comunicacion entre el libro diario y el libro mayor y aqu escribiremos el nmero de la pagina que corresponde a una determinada cuenta en el libro mayor.

RECOMENDACIONES PARA LA UTILIZACION DEL LIBRO DIARIO 1. Debe dejarse libre la ultima linea de cada pagina o folio para totalizar las columnas del debe y del haber. En esta linea colocaremos la palabra "VAN" en la columna de explicacion y en la siguiente pagina en la primera linea de la columna de la explicacion colocaremos la palabra "VIENEN" y el total del debe y haber de la pagina anterior. 2. En el libro diario no deben dejarse espacios en blanco. Si es notorio que una pagina esta finalizando y no nos alcanza para realizar otro asiento debemos inutilizar dichas lineas trazando una diagonal. 3. En el libro diario no debe rayarse ni tacharse. Si se formula algn asiento errado se deja as y se corrige mediante otro asiento. 4. Antes de asentar o registrar cualquier operacin mercantil se debe analizar bien, con la finalidad de no cometer errores. Es importante hacer notar que toda operacin mercantil debe estar avalada o respaldada por un documento original. LIBRO MAYOR

Es otro de los libros obligatorios que debe llevar toda empresa. En el se agrupan todas las cuentas de activos, pasivos, capital, ingresos y egresos que son utilizados en una organizacion para llevar la contabilidad. El mayor variara de una empresa a otra y su forma y contenido va a depender del sistema contable utilizado.

PASES AL MAYOR Consiste en transferir los asientos de diario, cuenta por cuenta al libro mayor, teniendo presente que las cuentas cargadas en el libro diario deben aparecer cargadas en el libro mayor y en igual forma las cuentas abonadas recordando a la vez de colocar la relacin o referencia entre ambos libros.

LIBROS AUXILIARES Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analtica y detallada los valores e informacin registrada en los libros principales. Cada empresa determina el numero de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamao y el trabajo que se tenga que realizar. En ellos se se encuentra la informacin que sustenta los libros mayores y sus aspectos ms importantes son: Registro de las operaciones cronolgicamente. Detalle de las actividades realizadas. Registro del valor del movimiento de cada subcuenta Tipos de libros auxiliares Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplia la informacin de una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta. Subcuentas: Este es el que sustenta la informacin presentada en los libro mayores y diario y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares. Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se registran en forma detallada la informacin solicitada por la administracin de impuestos. Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar. Tambin existen otros libros que tienen el resto de la informacin financiera de la empresa, como el libro de actas y registro de socios, el libro fiscal, el registro de facturacin etc.

Libros Auxiliares. Los libros auxiliares son los libros donde se registran en forma analtica y detallada los valores y la informacin registrada en libros principales. Existe la obligacin de llevarlos ya que estos deben

servir de soporte para conocer las transacciones individuales. Su nmero es ilimitado de acuerdo a las necesidades de cada ente econmico, de acuerdo con su tamao y el trabajo que se tenga que realizar, de manera que permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de contabilidad. Funcin de Libros Auxiliares. Su funcin es ampliar la recogida de informacin en los libros principales. Su estructura es muy variada y con frecuencia suelen ser archivos fotocopiados y adems pueden recogerse en cualquier soporte informtico. Es una obligacin por parte de los entes econmicos cuya actividad sea el comercio llevar registros auxiliares de inventarios de mercancas, con el fin de llevar el control de las que se destinen para la venta. Dicho libro debe contener la informacin por unidades o grupos homogneos, reuniendo por lo menos los siguientes datos: identificacin por clase y denominacin de los artculos, fecha de la operacin que se registre, nmero de comprobante que respalda la operacin asentada, nmero de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas; existencia en valores y unidad de medida, costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado y el registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparacin del inventario fsico con unidades registradas en las tarjetas de control.