Libro de Inventarios
Es un registro contable que se utiliza para llevar un control detallado de los bienes o
productos disponibles en stock en una empresa en un momento dado. Este es un libro
principal de carácter obligatorio; es decir que no puede dejar de utilizarse. Actualmente sólo
las empresas pequeñas y una que otra mediana llevan este libro a mano, los demás lo llevan
por sistemas electrónicos; es decir en computadora. En algunos países, incluso debe
enviarse digitalmente a través de plataformas oficiales.
Además, una buena gestión del Libro de Inventarios ayuda a evitar sanciones y mantiene en
regla la contabilidad de la empresa.
Registro:
Este libro registra la cantidad de cada artículo, su valor y cualquier movimiento de
inventario, como compras, ventas, devoluciones o ajustes. Es importante mantener un
registro detallado y preciso de todas las transacciones de inventario para tener un control
efectivo de los productos disponibles y su valor en el balance general.
Importancia:
El objetivo del libro de inventario es proporcionar información precisa sobre la cantidad y el
valor de los productos disponibles, lo que ayuda a la empresa a gestionar su inventario de
manera eficiente y a realizar seguimiento de su valor en el balance general
Muestra en forma ordenada y cronológica la situación del activo, pasivo y patrimonio de la
empresa. Sirve como respaldo ante auditorías y requerimientos fiscales y de Brindar
información clara y útil para la toma de decisiones administrativas y financieras.
Características:
1. Obligatorio según las leyes contables de muchos países.
2. Cronológico y ordenado.
3. Legalizado o autorizado por la entidad tributaria (dependiendo del país).
4. Debe estar libre de tachaduras o enmendaduras.
5. Incluye información sobre activos fijos, cuentas por cobrar, inventarios de mercancía,
etc.
Estructura del Libro de inventarios:
La estructura general de un libro de inventarios puede incluir:
Fecha de registro: Indica cuando se realizó la anotación.
Descripción del activo/pasivo: Detalla el tipo de bien o mercadería.
Valor de adquisición o costo: cuanto costo adquirir el activo.
Cantidad: Número de unidades disponibles.
Valor Total: total del valor del activo, que se calcula multiplicando la cantidad por el costo
unitario.
Normativa y Regulaciones:
La forma en que se llevan los libros de inventarios puede estar regulada por leyes contables
específicas que varían según el país, es esencial que las empresas cumplan con las
normativas locales para evitar sanciones.
Paso a paso para llenarlo:
1. Abrir el libro con los datos generales de la empresa: nombre, RIF/NIT, período
contable.
2. Registrar el Inventario Inicial
3. Lista de todos los activos, pasivos y patrimonio con sus valores contables.
4. Debe coincidir con el cierre del período anterior.
5. Llenar cada sección del libro según corresponda**: Ej: Inventarios de mercancía,
activos fijos, deudas, cuentas por cobrar.
6. Usar columnas bien definidas: Código, descripción del bien, cantidad, valor unitario,
valor total.
7. Actualizar periódicamente: Mensual o según lo que exija la normativa local.
8. Firmar por el responsable contable o representante legal.
Tipos de libros de inventarios:
Existen varios tipos de libros de inventarios, que pueden variar según la legislación de cada
país, pero los más comunes son:
Libro de inventarios y Balances: Registra de manera detallada todos los activos pasivos y
patrimonio de la empresa al inicio y al final de cada ejercicio contable.
Libro de inventario de existencias: Se centra en las existencias de productos y mercancías
que tiene la empresa incluyendo detalles como cantidad, valor y descripción de cada
artículo.
