INSTITUCIÓN DE EDUCACION SUPERIOR “ITFIP”

FACULTAD DE ECONOMIA, ADMINISTRACION Y CONTADURIA

PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
CONTABILIDAD

GUÍA PARA LIQUIDAR UNA NÓMINA

1. Introducción
La nómina es un documento contable y laboral en el cual el empleador registra
todos los pagos realizados a sus trabajadores, junto con los descuentos y
aportes de ley. Constituye una obligación legal y debe elaborarse conforme a las
normas vigentes del Código Sustantivo del Trabajo, el Estatuto Tributario y la
última reforma laboral en Colombia (Ley 2466 de 2025).

Según el Código Sustantivo del Trabajo (CST), la nómina es la suma total de los
pagos realizados a los empleados por concepto de salario, incluyendo
remuneración ordinaria, fija o variable, y cualquier otro pago en dinero o en
especie que el trabajador reciba como contraprestación directa de su
servicio. Esto incluye salarios, primas, bonificaciones y deducciones durante un
periodo determinado. En esencia, la nómina es un documento que detalla los
pagos y deducciones realizadas a los trabajadores.

El Auxilio de transporte 2025: monto oficial fijado por Decreto (2025) en

$200.000 COP; aplica sólo para trabajadores que ganen hasta 2 SMLV y
cumplan requisitos. En general el auxilio no integra la base para cotizaciones
a seguridad social ni para parafiscales (pero existen matices y jurisprudencia
en determinadas situaciones — revisar caso concreto).

Los Valores y porcentajes usados en el ejemplo: salud trabajador 4%,

pensión trabajador 4%, salud empleador 8.5%, pensión empleador 12%, ARL
(clase I) 0.522%, parafiscales 9%. Estas son las tasas prácticas más usadas en
2025, pero ARL depende de la clase de riesgo — ajusta según actividad.

Los Recargos dominicales/festivos: Ley 2466/2025 establece incremento

gradual (80% desde 1-jul-2025; 90% en 2026; 100% en 2027). Revisa fechas en
tu nómina y aplica el porcentaje vigente en el periodo liquidado.

La Retención en la fuente: verificar mensualmente tablas o cálculos de

porcentaje fijo, y el umbral en UVT (UVT 2025 = $49.799 según resolución).

2. Casillas o componentes de una nómina

2. ELEMENTOS DE UNA NÓMINA

Docente: Bella Nelly Cuellar Ochoa

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Una nómina está compuesta por varias secciones que detallan los ingresos y
deducciones de un trabajador. Estas partes incluyen:

 Datos del empleado y empresa: Información básica como nombre, número de

identificación, cargo, nombre de la empresa, y más.
 Periodo de liquidación: El período de tiempo al que corresponde la nómina,
como el mes.
 Devengos (percepciones): Todos los ingresos del empleado, incluyendo el
salario base, horas extras, comisiones, y otros beneficios.
 Deducciones: Montos que se descuentan del salario bruto, como aportes a la
seguridad social, impuestos, y otros descuentos.
 Líquido a percibir: La cantidad final que el trabajador recibe después de las
deducciones.
 Bases de cotización: Los valores que se utilizan para calcular las cotizaciones
a la seguridad social.
 Firma y sello: Para la autenticación de la nómina.

2.1. Datos del trabajador

 Nombre completo
 Tipo y número de documento
 Cargo
 Salario base
 Tipo de contrato
 Fecha de ingreso

2.2. Periodo de liquidación

 Quincenal o mensual (lo más común)

3. CONCEPTOS DE LIQUIDACIÓN DE NÓMINA

3.1. Devengado (Ingresos del trabajador)

En nómina, el devengado se refiere a la suma total de los ingresos que un

empleado tiene derecho a recibir por su trabajo durante un período específico,
generalmente un mes, antes de que se apliquen las deducciones.

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El devengado incluye:

 Salario base: La cantidad fija que recibe el empleado por su puesto de trabajo.
 Horas extras: El pago por horas trabajadas fuera del horario laboral regular.
 Comisiones: El pago por alcanzar metas de ventas u otros objetivos.
 Bonificaciones: El pago adicional por desempeño o resultados.
 Otros conceptos: Auxilio de transporte, recargos nocturnos, diurnos,
incapacidades, entre otros.
En resumen, el devengado es el monto total que el empleado tiene derecho a
recibir por su trabajo, antes de que se le hagan descuentos por impuestos,
seguridad social, etc.

 Sueldo básico
 Horas extras
 Recargos nocturnos
 Trabajo dominical y festivo
 Comisiones
 Auxilio de transporte (si aplica)
 Bonificaciones (si son salariales)

3.2. Deducciones

Cuando hablamos de deducciones legales en la nómina hacemos referencia a

un porcentaje que se resta a los devengos salariales. Es decir, la parte que se
deduce para obtener el salario neto del empleado. En cuanto a la nómina,
debemos tener en cuenta que en la nómina hay deducciones y percepciones.

Incluye:

 Salud (4%)
 Pensión (4%)
 Libranzas
 Embargos judiciales
 Cuotas sindicales
 Fondo de solidaridad pensional (si salario > 4 SMMLV)

3.3. Aportes del empleador (no los paga el trabajador, pero se deben
calcular)

Los aportes parafiscales son obligaciones legales que los empleadores deben
cumplir para financiar organismos públicos que brindan servicios a la población,

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y se calculan sobre la nómina de la empresa, no se descuentan directamente del

salario del trabajador.
Los aportes que el empleador debe calcular y pagar por sus empleados, pero
que no son descontados directamente del salario del trabajador, son los aportes
parafiscales. Estos aportes se destinan a financiar organismos públicos como
ICBF, SENA y las cajas de compensación familiar, y se calculan sobre la nómina
total de la empresa.

Aportes Parafiscales:

 ICBF (Instituto Colombiano de Bienestar Familiar): 3% sobre el salario de

cada empleado.
 SENA (Servicio Nacional de Aprendizaje): 2% sobre el salario de cada
empleado.
 Caja de Compensación Familiar: 4% sobre el salario de cada empleado.
 Total, de Aportes Parafiscales: 9% sobre el salario de cada empleado.
Cómo se calculan:

1. Suma de los salarios de todos los empleados: Se calcula el valor total de la

nómina de la empresa.
2. Aplica los porcentajes: Se aplican los porcentajes correspondientes a cada
aporte parafiscal (ICBF, SENA, Caja de Compensación Familiar) sobre el valor
total de la nómina.
3. Diligencia en la PILA: El cálculo de los aportes parafiscales se debe diligenciar
en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).
¿Por qué son importantes?

 Financiamiento de organismos públicos:

Estos aportes contribuyen a financiar programas y servicios de entidades como
el ICBF (atención a niños y adolescentes), el SENA (educación técnica y
tecnológica) y las cajas de compensación familiar (programas para
trabajadores y sus familias).
 Cumplimiento legal:
Las empresas tienen la obligación de realizar estos pagos según lo establecido
en la legislación colombiana.

 Salud: 8.5%

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 Pensión: 12%
 ARL: según clase de riesgo (0.522% a 6.96%)
 Cajas de Compensación: 4%
 SENA: 2%
 ICBF: 3%
 Parafiscales: 9% (no aplica para empresas con menos de 2 trabajadores
o ciertos regímenes)

3. Factores legales para el cálculo de nómina 2025

De acuerdo con la Ley 2466 de 2025, el salario mínimo legal vigente en
Colombia (SMLV) para el año 2025 es de $1.423.500, y el auxilio de transporte
es de $200.000 COP. Estos valores son la base para calcular los devengados,
descuentos y aportes en seguridad social.

4. Porcentajes de liquidación de horas extras y recargos

Según la reforma laboral 2025 (Ley 2466/2025), los porcentajes para el cálculo
de las horas extras y recargos son los siguientes:

Tipo de hora o recargo Factor (%) Horario o condición

Hora extra diurna 1.25 (25%) Entre 6:00 a.m. y 9:00
p.m.
Hora extra nocturna 1.75 (75%) Entre 9:00 p.m. y 6:00
a.m.
Recargo nocturno 1.35 (35%) Entre 9:00 p.m. y 6:00
a.m. (sin ser extra)
Hora dominical o festiva 1.80 (80%) Domingos y festivos
(ordinarias)
Hora extra diurna 2.05 (105%) Horas extras diurnas en
dominical dominicales o festivos
Hora extra nocturna 2.55 (155%) Horas extras nocturnas
dominical en dominicales o
festivos

El trabajo nocturno se considera entre las 9:00 p.m. y las 6:00 a.m. del día
siguiente, mientras que el trabajo diurno es entre las 6:00 a.m. y las 9:00 p.m.
Los domingos y festivos se pagan con recargo del 80% sobre el valor ordinario
de la hora.

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5. Pasos para liquidar una nomina

Paso 1 — Identificar la información básica del trabajador

 Salario mensual pactado (en dinero), nombre y apellidos, identificación,

cargo, tipo de contrato,
 Jornada (la Ley 2466/2025 estableció 44 horas semanales como
referencia general).
 Días efectivamente trabajados, horas extras y horas en
domingos/festivos.
 Si aplica, auxilio de transporte $200,000 (para trabajadores que ganan
hasta 2 SMLV y cumplen requisitos).

Paso 2 — Calcular valor de la hora ordinaria

 Para la reforma 2025 (jornada 44 h/sem):

Horas mensuales = 44 * 52 / 12 ≈ 190.6667
Valor hora = Salario mensual / Horas mensuales
(usar este cálculo para obtener precisión en horas extras y recargos).
Fuente: tablas y guías prácticas 2025.

Paso 3 — Calcular horas extras y recargos (multiplicadores usuales 2025)

 Hora extra diurna: +25% (multiplicador 1.25).

 Hora extra nocturna: +75% (multiplicador 1.75).
 Recargo nocturno (hora ordinaria nocturna): +35%.
 Recargo dominical o festivo (2025 — implementación gradual según Ley
2466): +80% (a partir 1-jul-2025). (Se prevé 90% en 2026 y 100% en
2027 en la Ley 2466).
 Combinaciones (ej.: nocturno + dominical) se calculan sumando recargos
aplicables o usando las reglas expresas (ej.: nocturno + dominical en
2025 -> suma de recargos aplicables según praxis).

Paso 4 — Devengados

 Total, devengado = Salario + Auxilio de transporte (si aplica) + Valor

horas extras + Recargos dominicales/festivos + Otros (comisiones,
bonificaciones, etc.).

Paso 5 — Descuentos al trabajador (retenidos en nómina)

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 Salud: trabajador 4% del salario (sobre IBC).

 Pensión: trabajador 4% del salario.
 Retención en la fuente sobre salarios: aplicar tabla anual/porcentaje fijo
(se revisa en junio y diciembre) — solo si supera umbral de retención (p.
ej. ~95 UVT mensuales). Para 2025 el umbral aproximado de retención
mensual se ha estimado por varias guías (ej. $4.730.905 (mensuales).

 Paso 6 — Aportes y costos a cargo del empleador

 Salud (empleador): 8.5%.

 Pensión (empleador): 12%.
 ARL (riesgos laborales): según la clase de riesgo; ej. clase I = 0.522%;
varía según actividad.
 Parafiscales (empleador): 9% total = SENA 2% + ICBF 3% + Caja de
Compensación 4%

Paso 7 — Provisiones de prestaciones sociales que realiza el el empleador

(mensuales aprox para aprovisionar)

 Cesantías: 8.33% del salario mensual.

 Intereses sobre cesantías: 1% anual (provisión mensual = 1%/12 o

aproximada según criterio contable; la práctica usada es 1% anual
calculado sobre cesantías para el año).
 Prima de servicios: 8.33% (se provisiona cada mes para pagar en junio y
diciembre).
 Vacaciones: 4.17% (equivalente a 15 días por año).

Paso 8 — Costo total para la empresa

 Costo total = Total devengado + Total aportes patronales + Provisiones

prestaciones (si se desea mostrar costo mensual real).

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Bibliografía

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