Manual de usuario
Sistema Prevención de obras FENIX SST
Documento preparado para ESVAL y Aguas del Valle
Autor: Pablo Vallejos
Contenido
1. Introducción ................................................................................................................... 2
2. Historial de versiones ..................................................................................................... 2
3. Definición de perfiles y permisos del sitio Fénix SST ...................................................... 3
4. Compatibilidad con exploradores de Internet ................................................................ 4
5. Como acceder al Sitio Fénix SST ..................................................................................... 4
6. Características y uso de los perfiles de SharePoint en el Sistema Fénix SST. .................. 6
7.1 Rol para propietarios ...................................................................................................... 6
7.2 Rol Contratistas .............................................................................................................. 7
7.3 Rol Prevencionista interno Esval/Aguas del Valle ......................................................... 16
P á g i n a 1 | 27
Manual de usuario – Sistema Fénix SST
1. Introducción
Este documento esta enfocado a la orientación y uso del Sistema Fénix SST, donde los usuarios podrán
comprender en detalle todas las funcionalidades.
2. Historial de versiones
Versión Fecha Descripción Responsable
1.0 18-11-2022 V1 Pablo Vallejos
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3. Definición de perfiles y permisos del sitio Fénix SST
A continuación, se definen bajo dos tablas los Grupos que definen cada perfil (A) y los permisos que entrega
a cada uno de ellos (B)
A. Grupos SharePoint en el sitio de colección
Nombre Descripción
Propietarios Además de dar los permisos a nuevos usuarios, permite eliminar
y agregar documentos, pero también registros.
Prevencionistas Permite a los usuarios informarse de las obras, solicitar y aprobar
documentos generales por periodos, aprobar documentos
legales y cerrar obras. También puede realizar inspecciones en
terreno.
Contratistas Permite a los usuarios cargar documentos generales y legales,
ver los gráficos, completar hallazgos reportados por el
prevencionista
B. Permisos de páginas (páginas dentro de la “biblioteca páginas”).
Páginas Sub-Página Permisos
Crear Obra Propietarios Fénix SST
Mis pendientes Propietarios Fénix SST, Prevencionistas
internos y Contratistas
Obras finalizadas Propietarios Fénix SST, Prevencionistas
internos
Administración Propietarios Fénix SST
Obras en Dash Board Propietarios Fénix SST, Prevencionistas
ejecución internos y Contratistas
Documentos generales Propietarios Fénix SST, Prevencionistas
internos y Contratistas
Documentos legales Propietarios Fénix SST, Prevencionistas
internos y Contratistas Fénix SST
Inspecciones en terreno Propietarios Fénix SST, Prevencionistas
internos y Contratistas
Cierre de obra Propietarios Fénix SST y Prevencionistas
internos
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4. Compatibilidad con exploradores de Internet
El explorador recomendado a utilizar es Microsoft Edge, ya que es el que
permite la disponibilidad de todas las funcionalidades de SharePoint Online y Power
Explorador Compatible No admitido
Microsoft Edge
Google Chrome (versión más
reciente disponible)
Mozilla Firefox (versión más
reciente disponible)
Internet Explorer
5. Como acceder al Sitio Fénix SST
1.- Escribir la dirección que el administrador de SharePoint le proporcionó en el email de bienvenida en el
explorador o bien dar clic directamente en él ([Link] ).
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2.- Aparecerá la ventana de autenticación, la sintaxis correcta a introducir es la siguiente:
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6. Características y uso de los perfiles de SharePoint en el Sistema Fénix SST.
7.1 Rol para propietarios
El rol de los propietarios, tienen la posibilidad de ver todas las obras y los documentos que poseen,
ellos no tienen restricción en el sistema, ya que necesitan mantener actualizada la información y el
control de todo.
Este rol tiene una opción ubicada en el menú superior llamada Administración, que tiene por objetivo
presentar todas las listas y bibliotecas principales del Sistema Fénix SST.
Las opciones que se presentan en la imagen serán explicadas en el manual de administración.
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7.2 Rol Contratistas
El usuario Contratista solamente tiene acceso a las obras que le asigna el prevencionista interno, tiene la
posibilidad de ver los gráficos, enviar documentos generales y legales, crear y cargar las nóminas de
trabajo y la posibilidad responder Hallazgos.
A continuación, se detalla una breve explicación de cómo utilizar los módulos disponibles que utilizara el
contratista:
• Obras en ejecución: En este módulo se mostrarán todas las obras disponibles que requieren
documentos e información actualizada, además se compone de 4 módulos que se detallan a
continuación:
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o DashBoard: Permite mostrar de forma gráfica la evolución mensual de las inspecciones en
terreno, sistemas documentales y control preventivo, también una vez finalizada la obra
mostrará un gráfico extra llamado evaluación global de la obra vigente.
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o Documentos generales: Permite agregar documentos que solicita o valida el prevencionista
de Esval o Aguas del valle.
Para cargar documentos, diríjase a al módulo de “Obras en ejecución” usando el siguiente
enlace [Link] luego haz
clic en la sección documentos generales, selecciona un periodo, posterior a todo esto, ya
puedes cargar un documento.
Permite mostrar el % de
documentos cargados vs los
aprobados
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Una vez realizada la carga de documentos, puedes presionar el boton notificar.
Una vez notificados, los documentos se mostrarán con una carpeta de color ( )o( ),
estos colores avisan que el prevencionista ya está validando los documentos, las azules son
las que tu ingresas.
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o Documentos legales: Permite a los contratistas realizar la carga de la nómina de trabajadores, mediante
Excel o por registro uno a uno, también puedes cargar documentos para luego enviarlos al
prevencionista interno para que los valide.
A continuación, se explican las dos opciones disponibles que podrá utilizar el contratista:
- Nómina de trabajadores: En esta opción usted podrá realizar cargas masivas de trabajadores o bien,
agregar trabajadores de forma individual utilizando el boton “+Agregar”
-
Usando este boton, puedes Adjunta el documento Excel aquí
descargar
- la plantilla para crear la y luego presiona ejecutar.
nomina de trabajadores
-
Puedes eliminar o editar un
trabajador.
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- Documentos del trabajador: Una vez ya cargada la nómina de trabajadores, usted puede cargar,
renovar documentos vencidos o rechazados con comentarios y enviarlos al prevencionista interno de
la obra.
Al presionar esta carpeta puedes ver la
documentación del trabajador.
La selección de ckecklist o multi selección te
permite agregar un archivo a múltiples
trabajadores.
o
Selecciona archivos para
o
posteriormente enviarlos al
prevencionista o
o
Guarda o envía documentos al
prevencionista
Agrega una fecha de vencimiento a los
o documentos que lo requieran
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Carga masiva documentos: Esta característica ayuda a los usuarios cargar un
documento a varios trabajadores.
Selecciona un tipo de
documento y agregaro un
archivo, para que puedas
agregar a los trabajadores
o
seleccionados.
o
o Inspecciones en terreno: Permite a los contratistas responder todos los hallazgos con
incumplimiento enviados por el prevencionista interno, este mostrara el detalle en dos
pantallas, la primera serán las inspecciones y la segunda los hallazgos de cada inspección
realizada.
1. Listado de inspección
Con esta opción puedes
exportar todos los hallazgos de
la inspección a formato PDF
Esto es el indicador donde muestra Esta opción llama lápiz, te ayudara
el % de resolución, si esta al 100% a ver todos los hallazgos.
quiere decir que todos los hallazgos
estan controlados.
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2. Listado de hallazgos
Este icono indica que el hallazgo no
se cumplió, en caso contrario es
manito arriba y de color verde.
Pinche en el ojo y podrás ver en
detalle la información del hallazgo
Presiona enviar o guardar, siempre y cuando
hallazgo completado la información solicitada por
el formulario, en caso de enviar te aparecerá el
estado del hallazgo como desviación respondida.
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• Mis pendientes
Permite a los contratistas llevar el control de las actividades pendientes según las obras seleccionadas, esta
característica te ayudara a entender las actividades que tienes que realizar en caso de que los prevencionistas
reporten o informen de los documentos u/o inspecciones realizadas.
A continuación, se muestra el siguiente ejemplo de la pantalla “Mis pendientes”.
Cada icono advierte de las actividades informadas por el prevencionista, a continuación, te mostrare el detalle e
iconos que se mostraran en esta pantalla:
Documentos generales Documentos legales Inspecciones en terreno
Cargar documentos solicitados Cargar documentación legal Responder hallazgos
realizados
No hay pendientes No hay pendientes No hay pendientes
Rectificar documentos Rectificar documentos rechazad Rectificar hallazgos
rechazados rechazados
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7.3 Rol Prevencionista interno Esval/Aguas del Valle
El usuario Prevencionista solamente tiene acceso a las obras que le asigna el propietario, tiene la
posibilidad de ver los gráficos, aprobar documentos generales y legales, Realizar inspecciones en
terreno, también tiene la posibilidad de cerrar una obra y ver sus obras finalizadas..
A continuación, se detalla una breve explicación de cómo utilizar los módulos disponibles que utilizara el
contratista:
• Obras en ejecución: En este módulo se mostrarán todas las obras disponibles que requieren
documentos e información actualizada, además se compone de 4 módulos que se detallan a
continuación:
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Manual de usuario – Sistema Fénix SST
o DashBoard: Permite mostrar de forma gráfica la evolución mensual de las inspecciones en
terreno, sistemas documentales y control preventivo, también una vez finalizada la obra
mostrará un gráfico extra llamado evaluación global de la obra vigente.
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o Documentos generales: Permite crear periodos para realizar solicitud de documentos generales
a los contratistas
Para solicitar documentos, diríjase a al módulo de “Obras en ejecución” usando el siguiente
enlace [Link] luego haz
clic en la sección documentos generales, presiona el botón periodo, completa el formulario y
presiona comenzar, posterior a todo esto, ya puedes solicitar documentos al contratista.
Una vez presiones comenzar,
podrás solicitar documentos
Este cuadro de
despliegue te ayuda
a ver los estados de
cada periodo
Puedes solicitar 1 o más documentos,
además puedes agregar un comentario
a cada documento solicitado, presiona
“Enviar” para comenzar, le llegará un
correo al contratista.
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Ya solicitados los documentos, el contratista comenzará la carga de documentos en el periodo, usa vez
finalice tal actividad, notificará mediante un correo la carga parcial o completa de los documentos.
A continuación, usted tendrá que realizar la aprobación/rechazo a cada documento (Si a podido realizar la
validación de los documentos necesarios, presione cerrar periodo, le mostrará un mensaje y presione SI),
Este boton sirve para
cerrar el periodo
definitivamente.
Presione una de las carpetas, se
desplegará un modal con los
documentos que envio el contratista
para que usted pueda aprobar o
rechazar
Estos iconos de cada documento
te permiten aprobar o rechazar, si
desea rechazar, este le mostrará
Mantenga el puntero del mouse un modal con el tipo de rechazo y
sobre el nombre del documento un comentario.
y podrá ver una visualización del
documento
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o Documentos legales: Permite a los Prevencionistas de la obra realizar la validación de los documentos
de cada trabajador.
Presiona una de las carpetas y
podrás ver la documentación Si la documentación requerida es
enviada por el contratista aprobada en su totalidad, irán
apareciendo los estados de
validación.
Estos iconos de cada documentos
te permiten aprobar o rechazar, si
desea rechazar, este le mostrará
un modal con el tipo de rechazo y
Mantenga el puntero del ratón un comentario.
sobre el nombre del documento
y podrá ver una visualización del
documento
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o Inspecciones en terreno: Permite a los contratistas responder todos los hallazgos con
incumplimiento enviados por el prevencionista interno, este mostrara el detalle en dos
pantallas, la primera serán las inspecciones y la segunda los hallazgos de cada inspección
realizada.
1. Listado de inspección
Con esta opción puedes
exportar todos los hallazgos de
la inspección a formato PDF
Esto es el indicador donde muestra
el % de resolución, si esta al 100% Esta opción llama lápiz, te ayudará
quiere decir que todos los hallazgos a ver todos los hallazgos.
estan controlados.
Presiona esta opción y podrás
iniciar una nueva inspección.
Presiona esta opción y podrás
enviar la inspección al contratista.
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2. Listado de hallazgos
Este icono indica que el hallazgo
no se cumplió, en caso contrario
es manito arriba y de color
verde.
Pinche en el ojo y podrás ver en
detalle la información del hallazgo
Selecciona una de estas opciones para crear
un hallazgo
Una vez seleccionado una de las opciones debes llenar la información del hallazgo encontrado.
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• Mis pendientes
Permite a los Prevencionistas llevar el control de las actividades pendientes según las obras asignadas, esta
característica te ayudará atender las actividades que tienes que realizar en caso de que los contratistas reporten
o informen de los documentos u/o inspecciones realizadas.
A continuación, se muestra el siguiente ejemplo de la pantalla “Mis pendientes”.
Cada icono advierte de las actividades informadas por el contratista, a continuación, te mostrare el detalle e
iconos que se mostraran en esta pantalla:
Documentos generales Documentos legales Inspecciones en terreno
Solicitar documentos Revisar nuevos documentos Enviar hallazgos al contratista
cargados
No hay pendientes No hay pendientes No hay pendientes
Cerrar periodos finalizados
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o Obras finalizadas: Al igual que Obras en ejecución se te iran mostrando todas la obras que
ya finalizaron.
o Cerrar obra: Para cerrar una obra solo tienen que dirigirse a la opción “Cierre de obra”.
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Una vez completada la información presiona cerrar obra para que finalice y congele toda la información,
posterior al cierre la pantalla se mostrara de la siguiente manera.
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o Inspecciones en terreno en dispositivo móvil: Para realizar esta opción es importante tener en cuenta
se debe de descargar como requisito la aplicación llamada Power App.
Puedes realizar la descarga usando Play store o App Store para iPhone.
Una vez descarga la aplicación, presiona abrir e inicia sesión con tu cuenta de office 365, y selecciona Todas
las aplicaciones en la parte inferior, posterior a lo realizado se mostrará un listado con las aplicaciones,
selecciona la aplicación “FENIX MOBILE - Offline”
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Presiona abrir para que comiences a realizar inspecciones en terreno, recuerda que con esta aplicación es
recomendable sincronizar en un punto de red con internet estable.
Opciones de eliminar y editar
Seleccione un tipo de
Al presionar ingresar, se abrirá un hallazgo
inspección, para crear un
una pantalla donde podrás ver
hallazgo.
el listado de inspecciones
creadas
Esta opción, le permite eliminar
la inspección con todos los
hallazgos
Al presionar ingresar, se abrirá
una pantalla donde podrás ver
el listado de inspecciones
creadas Esta opción, le permite enviar
las inspecciones con todos los
hallazgos asociados (Se punto
Al presionar Ver, podrá ver los de internet estable)
hallazgos que ha creado en
esta inspección
Proporcione información a los
hallazgos, si en esta opción
presiona mano abajo, aparecerán
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campos como, Fecha de
seguimiento y Observaciones.
