EXCEL BASICO
EXCEL BASICO.....................................................................................................................................1
Introducción Elementos de Excel (I)...........................................................................................1
Iniciar Excel2003.....................................................................................................................1
La pantalla inicial....................................................................................................................2
Introducción Elementos de Excel (II)..........................................................................................3
Las Barras...............................................................................................................................3
La barra de menú...................................................................................................................3
Comandos inmediatos............................................................................................................3
Otro menú desplegable..........................................................................................................4
Comando con ventana...........................................................................................................4
La barra de herramientas estándar........................................................................................4
La barra de formato................................................................................................................4
La barra de fórmulas..............................................................................................................5
La barra de etiquetas..............................................................................................................5
Las barras de desplazamiento................................................................................................5
El panel de tareas...................................................................................................................5
La Ayuda.................................................................................................................................6
Menú Inteligente........................................................................................................................7
Conceptos de Excel.....................................................................................................................8
Libro de trabajo......................................................................................................................8
Hoja de cálculo.......................................................................................................................9
Empezando a trabajar con Excel (I)..............................................................................................11
Empezando a trabajar con Excel...........................................................................................12
Introducir datos....................................................................................................................13
Modificar datos....................................................................................................................14
Tipos de datos......................................................................................................................15
Microsoft Excel
Excel Básico Capítulo 1 Pág.1 de 28
Instructor: Luis M. Salinas
Introducción Elementos de Excel (I)
Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con
números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta
cálculos de préstamos hipotecarios. Si no has trabajado nunca con Excel aquí puedes ver
con más detalle qué es y para qué sirve una hoja de cálculo.
Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel2003, la pantalla, las barras,
etc., para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, dónde
están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes
cómo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a
crear hojas de cálculo en el siguiente tema.
Iniciar Excel2003
Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel2003.
Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor
sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu
ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y
haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa
Desde el icono de Excel del escritorio.
Para cerrar Excel2003, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior derecha
de la ventana de Excel.
También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas
cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.
Hacer clic sobre el menú Archivo y elegir la opción Salir.
La pantalla inicial
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes
fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil
entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas
las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que
cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como
veremos más adelante.
Microsoft Excel
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Introducción Elementos de Excel (II)
Las Barras
La barra de título
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento.
Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo
guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los
botones para minimizar , restaurar y cerrar .
La barra de menú
Contiene las operaciones de Excel, agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic en
Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos
que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos
menús. Pero las cosas más habituales se realizan más rápidamente a partir de los iconos de
las otras barras que veremos a continuación. En el extremo de la derecha están los botones
para minimizar, restaurar y cerrar del libro de trabajo.
En Excel2003 la barra de menús tiene un comportamiento "inteligente", que consiste,
básicamente, en mostrar de los menús sólo los comandos
más importantes y los que el usuario va utilizando.
Los menús desplegables de la barra de menús contienen
tres tipos básicos de elementos:
Comandos inmediatos.
Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos.
Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando,
o no aparece nada o bien aparece la combinación de teclas
para ejecutarlo desde el teclado.
Por ejemplo, en el menú Insertar, el comando Columnas, o el comando Hipervínculo que se
activa pulsando al mismo tiempo las teclas Ctrl, Alt y K.
Otro menú desplegable.
Al situarse sobre éste, se abre
un nuevo menú a su lado con
más opciones para que
elijamos una de ellas.
Se reconocen porque tienen
un triángulo a la derecha.
Por ejemplo, en el menú
Insertar, Imagen.
Comando con ventana.
Al hacer clic, aparece una ventana o cuadro de diálogo en
el que nos pedirá que rellenemos algunos datos y que
tendrá botones para aceptar o cancelar la acción.
Se distinguen porque el nombre acaba en puntos
suspensivos.
Por ejemplo, en el menú Insertar, Gráfico...
Los diferentes menús de la barra de menús se pueden activar desde el teclado pulsando Alt
+ letra subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt + i para desplegar el menú
Insertar.
La barra de herramientas estándar
Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más
habituales, como Guardar , Copiar , Cortar , etc.
La barra de formato
Contiene las operaciones más comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva,
elegir tipo de fuente, etc.
Microsoft Excel
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Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento. Se identifican
porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto como el
icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color más claro.
La barra de fórmulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados.
Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero
esto lo estudiaremos más adelante.
La barra de etiquetas
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
Las barras de desplazamiento
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma
rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra
arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.
El panel de tareas.
Este elemento se ha mejorado desde la versión anterior de
Excel.
El panel de tareas es sensible al contexto, esto quiere decir que
mostrará información diferente según lo que estemos haciendo en
el momento de abrirlo.
Por ejemplo, en la imagen es el panel de tareas que aparece al
iniciar Excel nos ofrece los comandos más útiles para esa
situación: nos muestra las hojas recientemente abiertas; nos
permite crear una nueva hoja a partir de una plantilla, una gran cantidad de ayuda en línea,
etc.
Si estamos insertando una imagen, el panel de tareas será diferente y nos mostrará las
opciones más usuales en el trabajo con imágenes.
Hay disponibles otros paneles de tareas, como por ejemplo: Portapapeles, Buscar, Insertar
imagen prediseñada, Nuevo Libro. Para acceder a ellos ir al triángulo que hay al lado del
título del panel y se desplegará una lista con los paneles disponibles.
Al abrir Excel aparece el panel de tareas, si no
queremos que aparezca cada vez que abramos
Excel2003, bastará con desactivar la casilla
Mostar al inicio, que está en la parte inferior del
panel.
En cualquier momento podemos abrir o cerrar el
panel de tareas desde el menú Ver, opción Panel
de Tareas
La barra de tareas de Windows contiene el botón Inicio, iconos para arrancar algunos
programas, como Internet Explorer, etc., y también un botón por cada documento de
Excel2003 que tengamos abierto, de forma que podemos pasar de un documento a otro
haciendo clic en estos iconos (según la versión de Windows tendremos varios iconos o uno
solo que tiene asociada la lista desplegable de todos los documento de Excel abiertos). Esta
barra no pertenece a Excel2003, sino a Windows como su propio nombre indica.
La Ayuda
Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel.
Un método consiste en utilizar la Barra de Menús. Haciendo clic en el interrogante.
Podremos utilizar cualquiera de estas opciones:
- Ayuda de Microsoft Excel, nos mostrará una
pantalla en la que podremos ver la ayuda a través
de un índice, buscando por palabras en Contenido
o mediante el Asistente para ayuda que nos
permite hacer preguntas en lenguaje natural.
- Mostrar el ayudante de Office, es un gráfico
animado que nos ayuda en determinadas
Microsoft Excel
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ocasiones cuando detecta que necesitamos ayuda, por ejemplo si ve que vamos a crear una
hoja de cálculo nos ofrecerá ayuda para ello, etc.
- Microsoft Office Online, ésta es una nueva característica de Excel2003. Abre en el panel
de tarea un diálogo de búsqueda de ayuda en línea de Microsoft
Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado o el botón de la Barra de
Herramientas. Al utilizar cualquiera de estas dos formas, aparecerá una ventana de ayuda a
la derecha de la ventana, desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.
Otro método consiste en utilizar la opción de la Barra de Menús.
Para utilizar este método, hacer clic sobre el recuadro, escribir la pregunta a buscar y pulsar
la tecla INTRO en el teclado. Aparecerán diferentes enlaces con posibles ayudas
encontradas, de las cuales elegiremos la deseada
Menú Inteligente
Los menús tienen un comportamiento "inteligente" ya que se adaptan al uso de cada
usuario.
¿Cómo funcionan?
Inicialmente, cuando abrimos Excel2003 los menús contienen sólo los comandos más
utilizados, en lugar de contener todos los comandos. De esta forma los menús son más
simples.
Para acceder al resto de los comandos hay que situarse sobre el último botón y obtendremos
el menú completo, pero aquellos comandos que no aparecían antes están en un color más
claro.
Si realizamos esta operación sobre el menú Ver, éste se ampliará; si elegimos la opción
Iconos pequeños, la siguiente vez que abramos el menú Ver aparecerá el comando Iconos
pequeños incorporado.
Es decir, al utilizar un comando que no está en el menú inicial, este comando se incorpora a
partir de ese momento al menú.
Este comportamiento pretende facilitar el uso de los menús desplegables, ya que sólo
aparecen los comandos
de uso general más
frecuentes y los
comandos que va
utilizando cada usuario,
en lugar de una larga
lista con muchos
comandos que no
utilizamos casi nunca.
No obstante, si
decidimos que nos
resulta más cómodo que
los menús incluyan
todas sus opciones, no
tenemos más que ir al
menú Herramientas,
Personalizar, pestaña
Opciones y deberemos
activar la casilla Mostrar siempre los menús completos.
En esta misma pantalla, si optamos por el comportamiento "inteligente" de los menús
también podemos activar la casilla Mostrar menús completos transcurridos unos segundos
para que se despliegue el menú completo sin tener que pulsar el último botón.
Conceptos de Excel
Aquí podrás encontrar los conceptos más básicos que utiliza Excel.
Para entender mejor cada uno de los conceptos explicados te aconsejamos abrir otra
ventana con Excel y comprobarlo.
Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en
este programa se almacenará formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLS para que el ordenador los reconozca
como tal.
Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo
con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en
la Barra de título en la parte superior de la ventana verás como pone Microsoft Excel -
Libro1.
Microsoft Excel
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Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando
dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así si empezamos otro trabajo, el
nombre que se asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente.
Cuidado que el nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar los trabajos
mientras no se hayan guardado, en ningún caso significa que el archivo ya se encuentra
guardado.
Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque
el número de éstas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de
Excel encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de
la forma Hoja1, Hoja2...
Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas
las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un sólo libro.
Hoja de cálculo
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de
trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran
cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 256 columnas y 65.536 filas.
Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se
nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.
Cada fila se numera desde 1 hasta 65536 y es la selección horizontal de un conjunto de
celdas de una hoja de datos.
La intersección de una columna y una fila se denominan Celda y se nombra con el nombre
de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la
primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si
observas la ventana de Excel podrás comprobar todo lo explicado anteriormente.
Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha
celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las
demás.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna
activa, columna de la celda activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque
rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en
la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. Más
adelante veremos las distintas formas de definir un rango
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Empezando a trabajar con Excel (I)
Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, así
como manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la
creación de hojas de cálculo.
Conceptos de Excel
En caso de no tener claro algunos conceptos básicos de Excel como puede ser Libro de
trabajo, Hoja de cálculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna.
Movimiento rápido en la hoja
Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja,
la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la
pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.
Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la
hoja son:
MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA
Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se
desea ir es utilizando el cuadro de diálogo Ir a que aparece a la derecha:
Se escribe en el recuadro Referencia, la dirección de la celda a la que se quiere desplazar.
Después hacemos clic en Aceptar.
Para acceder al cuadro de diálogo Ir a podemos pulsar la tecla F5, podemos usar el teclado
con la combinación Ctrl+I ó también podemos desplegar el menú Edición y seleccionar la
opción Ir a...
Siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de
desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer
clic sobre ésta.
Empezando a trabajar con Excel
Movimiento rápido en el libro:
Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3
hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse.
En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del
libro de trabajo.
Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.
Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es
decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.
Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la
pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja.
Microsoft Excel
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Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los
botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:
Para visualizar a partir de la Hoja1.
Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.
Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.
Para visualizar las últimas hojas.
Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la
etiqueta de ésta.
Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún
efecto.
También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro
del libro de trabajo, como pueden ser:
MOVIMIENTO TECLADO
Hoja Siguiente CTRL+AVPAG
Hoja Anterior CTRL+REPAG
Introducir datos
En cada una de las celdas
de la hoja, es posible
introducir textos,
números o fórmulas. En
todos los casos, los pasos
a seguir serán los
siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que
desees introducir.
Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes
observar en el dibujo siguiente:
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te
explicamos a continuación:
INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que
se encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda
activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA
DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre
él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la
misma.
Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de
la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el
botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá
con el valor que tenía.
Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos
información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que
nos dice y aceptar la corrección o no.
Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda,
comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.
Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o
más tarde, después de la introducción.
Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede
modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la
izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla
FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda
adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos
directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.
La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.
En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma, ahora
es cuando podemos modificar la información.
Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón
Aceptar
Microsoft Excel
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Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el
contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer
clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la
celda muestra la información que ya tenía.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y
se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.
Tipos de datos
En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda.
Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.
FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se
pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /,
Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras
celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe
empezar siempre por el signo =.
Si deseas saber
más sobre las
fórmulas
Errores en los
datos
Cuando
introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error.
Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.
Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá el aspecto que ves a la
derecha:
Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o
rechazar utilizando el botón No.
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la
esquina superior izquierda tal como esto: .
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá
un cuadro como que nos permitirá saber más
sobre el error.
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic
sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo el más frecuente el que
aparece a continuación:
Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes
opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el
mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacente (por ejemplo, ésta sea una resta y
todas las demás sumas).
Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.
Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no
podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.
Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el
símbolo de la esquina de la celda.
Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO ,
siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una
fecha o una hora negativa.
#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como
puede ser sumar textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.
Microsoft Excel
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También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo
en la esquina superior izquierda tal como: . Este símbolo se utilizará como hemos visto
antes.
Básico Tipos de datos
Vamos a profundizar un poco sobre los distintos tipos de datos que podemos introducir en
las celdas de una hoja de cálculo:
Valores Constantes.
Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u
hora, o un texto.
NÚMEROS
Para introducir números puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos
especiales + - ( ) / % E e . €.
Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste
tiene que ir precedido por el signo (-).
Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo
cual es típico en contabilidad.
El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a
300000 (3 por 10 elevado a 5).
Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes.
Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal.
Si al finalizar un número se escribe €, Excel asigna formato Moneda al número y así se verá
en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.
Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de
porcentaje.
Si introduces fracciones tales como 1/4 , 6/89 , debes escribir primero un cero para que no
se confundan con números de fecha.
Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a
anotación científica.
Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.
FECHA U HORA
Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en que deseas que
aparezca.
Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas también aparecen
alineados a la derecha en la celda.
Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será necesario
introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén
comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el año completo.
Ejemplos:
1/12/99 1-12-99 2:30 PM
14:30 1/12/99 14:30 12/07/2031
TEXTO
Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto
puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la
impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.
Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su
derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda.
El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.
Fórmulas.
Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores.
Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas
operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *,+,-,Sen,Cos,etc...
En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,
operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar
siempre por el signo =.
Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son :
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OPERADORES ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo:
+ - * / % ^
OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto.
Ejemplo: &
OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y proporcionar un
valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: < > = <=
>= <>
OPERADORES DE REFERENCIA indican que el valor producido en la celda referenciada
debe ser utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser:
- Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas.
Ejemplo: A1:G5
- Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas.
Ejemplo: A1,G5
Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, cada parte de la misma se evalúa y
se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los
operadores.
Se pueden utilizar paréntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolución de
algunas partes de una expresión antes que otras.
Las operaciones entre paréntesis son siempre ejecutadas antes que las que están fuera del
paréntesis. Sin embargo, dentro de los paréntesis se mantiene la prioridad normal de los
operadores.
Cuando hay expresiones que contienen operadores de más de una categoría, se resuelve
antes las que tienen operadores aritméticos, a continuación las que tienen operadores de
comparación y por último las de operadores lógicos .
Los operadores de comparación tienen toda la misma prioridad, es decir que son resueltos
de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son:
COMPARACIÓN
Igualdad (=)
Desigualdad (<>)
Menor que (<)
Mayor que (>)
Menor o igual que (<=)
Mayor o igual que (>=)
Los operadores lógicos y aritméticos son resueltos en el siguiente orden de prioridad (de
mayor a menor):
ARITMÉTICOS LÓGICOS
Exponenciación (^) Not
Negación (-) And
Multiplicación (*) y División (/) Or
Adición (+) y Sustracción (-)
Concatenación de caracteres (&)
Cuando hay multiplicación y división en la misma expresión, cada operación es resuelta a
medida que aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando se presentan
adiciones y sustracciones en una misma expresión, cada operación es resuelta en el orden
en que aparece, de izquierda a derecha.
El operador de concatenación de cadenas de caracteres (&) no es realmente un operador
aritmético pero es prioritario respecto a todos los operadores de comparación.
FUNCIONES
Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o
valores, realiza unos cálculos con esos valores y devuelve un resultado.
Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel nos mostrará
un mensaje de error.
1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios
antes o después de cada paréntesis.
2) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
3) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";".
Microsoft Excel
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Ejemplo:
=SUMA(A1:D3) esta función equivale a
=A1+A2+A3+B1+B2+B3+C1+C2+C3+D1+D2+D3
Operaciones con archivos
Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar
como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de
trabajo de Excel.
Guardar un libro de trabajo
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra
ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre
éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina
Guardar. También cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los
cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar.
Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios métodos.
Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre :
Selecciona el menú Archivo y elige la opción Guardar como...
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de
archivo su antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de
archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si
quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar
el documento original
Tendrás que seguir estos pasos:
En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad
donde vas a grabar tu trabajo.
Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad
seleccionada.
Haz doble clic sobre la carpeta donde guardarás el archivo.
En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo.
Por último haz clic sobre el botón Guardar.
Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tenía antes de la
modificación. Para ello :
Selecciona la opción Guardar del menú Archivo.
Microsoft Excel
Excel Básico Capítulo 1 Pág.23 de 28
Instructor: Luis M. Salinas
O bien, haz clic sobre el botón Guardar de la Barra de Herramientas, se guardará con
el mismo nombre que tenía. También puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl +G.
Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que nos permitirá
darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.
Cerrar un libro de trabajo
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar
utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de
Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de
varias formas.
Una de ellas consiste en utilizar el menú Archivo
Selecciona el menú Archivo y elige la opción Cerrar.
Si esta opción no se encuentra, recuerda el botón para
ampliar el menú.
En caso de detectar un
archivo al cual se le ha
realizado una modificación no
almacenada, Excel nos avisará
de ello mostrándonos el
siguiente cuadro de diálogo:
Haz clic sobre el botón:
Cancelar para no cerrar el documento.
No para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizada desde la última vez
que guardamos.
Sí para almacenar el documento antes de salir de él.
En este último caso, si el archivo no tuviese aún ningún nombre, aparecerá el cuadro de
diálogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenará
con el nombre que tenía.
Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú, cuidado no el de la
barra de título que cerraría el programa Excel.
Empezar un nuevo libro de trabajo
Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un
libro de trabajo vacío, pero supongamos que queremos crear
otro libro nuevo, la operación se denomina Nuevo.
Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los
siguientes pasos:
Selecciona el menú Archivo y elige la opción Nuevo...
O bien hacer clic
sobre el botón Nuevo de la
barra de herramientas.
Haz clic sobre el enlace para empezar un libro de trabajo vacío. (Se
podría utilizar otra opción de la barra pero en estos casos se crearía el libro de trabajo a
partir de otros libros ya creados).
Automáticamente se abrirá un nuevo libro de trabajo.
Abrir un libro de trabajo ya existente
Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se denomina Abrir.
Existen varias formas para abrir un archivo ya existente.
Una de ellas consiste en utilizar el menú:
Microsoft Excel
Excel Básico Capítulo 1 Pág.25 de 28
Instructor: Luis M. Salinas
Selecciona la opción Abrir del menú Archivo.
O bien, haz clic sobre el botón Abrir de la Barra de Herramientas.
Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:
Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.
Se desplegará una lista con las unidades disponibles del ordenador.
Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre ésta.
En el recuadro inferior, aparecerán las distintas carpetas de la unidad elegida.
Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar.
Al abrir una carpeta, ésta se sitúa en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro
inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta.
Haz clic sobre el archivo deseado. y después sobre el botón Abrir.
Vamos a conocer y manejar con más precisión las opciones disponibles en Excel2003 a la
hora de empezar un libro de trabajo, como puede ser el uso de plantillas como modelos que
usaremos para la creación de libros de trabajo.
