Indice
Manual de Uso de O365
- Login o Inicio de Sesión
- Uso de apps
- ONEDRIVE
o Configuración
o Compartir archivos
o Descargar archivos
- WORD
- EXCEL
- POWERPOINT
- OUTLOOK
- TEAMS
o Chat en Teams
Compartir archivos
Crear una reunión
Llamadas y Videollamadas
Grabar llamadas y videollamadas
o Equipos en Teams
Crear Equipos
Equipos Privados
Equipos Públicos
Crear Canales
o Reuniones
Manual de Uso de O365
Login o Inicio de sesión
Para iniciar sesión en O365, hay que acceder a un explorador Web (no confundir nunca con el
explorador de archivos):
La url puede ser buscada en un buscador como Google o hacer clic en la siguiente y guardarla
en favoritos:
https://login.microsoftonline.com/
Una vez aquí, aparecerá la siguiente pantalla:
Aquí debemos poner nuestra cuenta de correo y hacer clic en siguiente. Al hacerlo, nos
redirigirá a la web de verificación de acceso, donde habrá que poner nuestro usuario y
contraseña:
Y accederemos a la página principal de Office 365:
Ya tenemos acceso a todas nuestras apps y archivos de O365
Uso de apps
Hay varias formas de acceder a nuestras apps de O365, a tener en cuenta que tendremos
acceso a las herramientas de forma web, pudiendo hacer cualquier tipo de acción salvo usar la
pestaña de PROGRAMADOR.
El acceso se puede hacer desde la página principal
O desde la pestaña que hay arriba a la izquierda de la pantalla
Empezaremos a describir las apps de O365 y su uso por separado.
ONEDRIVE
OneDrive es un servicio en la nube que nos permite guardar archivos y compartirlos con otros
usuarios. A su vez, nos da la opción de poder usar dichos archivos en cualquier sitio con
conectividad a internet sin necesidad de llevar siempre el mismo equipo.
Empezaremos por lo más importante, como funciona:
Como vemos en esta imagen, tenemos varios dispositivos conectados a OneDrive. Esto nos
permite poder usar archivos en cualquier dispositivo y a su vez a interactuar con el sin
necesidad de llevar siempre el mismo equipo o portátil.
También ofrece una seguridad, ya que los archivos subidos a OneDrive, tienen opciones de
restauración y backup, de tal manera que podremos recuperar archivos borrados por error o
restaurarlos de una versión anterior.
A su vez, cualquier archivo subido a la nube, nos asegura que cualquier tipo de corrupción
añadida a archivos de Excel o Word (malware, spyware y demás) y usado en sus herramientas
online, nos protege de infecciones.
Además, si el archivo estuviera corrupto o infectado, seria detectado por la nube y no
permitiría su ejecución
Configuración
OneDrive viene incorporado en todas las licencias de Office 365
Su acceso web es bastante intuitivo, desde la página principal de Office 365 o desde la parte
donde aparecen las apps en la parte de arriba a la izquierda de cualquier zona del Office 365.
Esto ya viene configurado y lo único que hay que hacer, es crear carpetas si lo deseamos o
subir archivos.
Para subir archivos, solo tenemos que arrastrarlos hasta la página web de office 365
No es necesario estar en la página de OneDrive para arrastrar archivos, siempre que sean de
Word, Excel, Powerpoint, etc.
El resto, darían este error, por lo cual solo podríamos subirlos desde la página de OneDrive. En
este caso, este error seria por subir un PDF desde la pagina principal
Al seleccionar un archivo, aparecen las siguientes opciones en la parte superior
Las opciones cambian dependiendo de si el archivo es Word, Excel, etc
Esta es la parte en la nube, ahora veremos la configuración en el equipo. Esta parte solo se
verá en la parte de OneDrive, ya que el resto de apps se utilizarán en la nube.
En los equipos con Windows 10, ya viene automáticamente OneDrive instalado, lo único que
hay que hacer es configurar la cuenta de office 365 y seleccionar que archivos o carpetas
queremos que sincronicen.
Al seleccionar la app, aparecerá la siguiente pantalla:
Aquí solo tenemos que poner nuestra cuenta de usuario y contraseña. En la siguiente pantalla
se vera la aceptación de los credenciales y la ruta donde se sincronizaran los archivos.
Esta ruta suele ser la siguiente: C:\Users\nombre_usuario\OneDrive
Donde nombre_usuario sería el nombre de nuestro usuario que utilicemos en nuestro equipo.
En mi caso sería: C:\Users\cesar.delba\OneDrive
Como vemos en la siguiente imagen, se sincronizan los archivos que ya tuviésemos:
A partir de ahí, en nuestro explorador de archivos aparecerá la pestaña de OneDrive
Aquí es donde debemos añadir los archivos que queremos que se guarden en OneDrive para
su uso posterior en la nube, o para compartirlos.
Compartir archivos
Para compartir archivos, solo tenemos que ir a la página de OneDrive y seleccionar un archivo.
Luego hacemos clic derecho o seleccionamos la opción de la barra superior y hacemos clic en
compartir:
Aparecerá la siguiente pantalla:
Al añadir un correo electrónico, aparecerá una lista de nuestros contactos empresariales y los
que tengamos guardados propios. Esto sirve para que les envíen automáticamente un enlace
de acceso a través de mail.
También podemos administrar quien lo puede ver, si lo pueden editar en línea o incluso si lo
pueden descargar:
Descargar Archivos
Se pueden descargar los archivos de OneDrive desde cualquier sitio con conectividad a
internet y a Office 365. Para descargarlo solo hay que seleccionar uno o mas archivos, hacer
clic derecho o seleccionar la opción descargar de la barra superior.
WORD
Word Online tiene las mismas características y opciones que el propio Word instalado en el
equipo o portátil. Para abrir un archivo en Word Online, primero hay que tenerlos guardado en
OneDrive o editar uno nuevo.
EXCEL
Excel Online tiene las mismas características y opciones que el propio Excel instalado en el
equipo o portátil. Para abrir un archivo en Excel Online, primero hay que tenerlos guardado en
OneDrive o editar uno nuevo.
POWERPOINT
Powerpoint Online tiene las mismas características y opciones que el propio Powerpoint
instalado en el equipo o portátil. Para abrir un archivo en Powerpoint Online, primero hay que
tenerlos guardado en OneDrive o editar uno nuevo.
OUTLOOK
Outlook Online tiene una apareciencia similar al Outlook instalado en los equipos. Las opciones
de Outlook aparecen y se cambian en el icono del engranaje arriba a la derecha al lado del
nombre de usuario.
TEAMS
Cuando accedemos a Teams Online aparece el siguiente aviso.
Podemos descargarnos la app para su uso en equipos y portátiles pero su mejor funcionalidad
está en la web, donde realmente ha sido desarrollado para su principal uso.
Hacemos clic en donde pone Utilice la aplicación web en su lugar. Al hacerlo, aparecerá un
pequeño tutorial de cómo funciona Teams
Teams tiene multiples características, como su chat, creación de grupos para chat, videollamas,
creación de reuniones. Aquí explicaremos todas.
Chat en Teams
La principal característica de Teams es su chat, ya sea de forma individual o en grupo. Para
empezar a usar el chat, solo tenemos que haer clic en el icono del chat en la pagina de Teams:
Desde aquí seleccionamos a un contacto y al hacer clic, aparecerá el modo chat:
Para crear un grupo, seleccionamos la opción que aparece abajo, como en la siguiente imagen:
Y seleccionamos nombre y añadimos usuarios o contactos.
Para iniciar un nuevo chat, con un contacto que anteriormente no tenemos en Favoritos o en
Recientes, hacemos clic en la parte superior al lado del título Teams
Y aparecerá la siguiente pantalla:
Seleccionamos el contacto en al apartado Para: de la pantalla, y empezamos el chat.
Compartir archivos
Para adjuntar archivos a un chat, solo tenemos que seleccionar y hacer clic en el icono del clip:
Y seleccionar el archivo que deseamos compartir en el chat individual o grupo. Se pueden
cargar archivos desde nuestro propio OneDrive o desde el equipo:
Crear una reunión
Podemos crear una reunión de forma individual o en grupo de chat en Teams. Para ello solo
tenemos que hacer clic en la parte de abajo, en el icono del calendario:
Al hacer clic aquí, aparecerá la siguiente pantalla
En la que podremos añadir desde el título de la reunión, participantes, canales (se hablara de
ello más adelante en Equipos), ubicaciones, etc. Una vez creada la reunión, se enviará un mail
automáticamente a todos los asistentes, con una programación para guardar en su calendario
de Outlook.
Llamadas y Videollamadas
Las llamadas y videollamadas se pueden realizar a través de Teams y del propio dispositivo que
utilicemos en ese momento. A tener en cuenta, que, para hacer llamadas telefónicas, es
necesario que la empresa tenga una cuenta de TELEFONIA IP, para hacer llamadas a contactos
que usen Teams o Skype Profesional, no es necesario esto último.
Para realizar llamadas y videollamadas, haremos clic en la parte superior derecha en el icono
de llamada o videollamada dependiendo el uso que se quiera hacer.
NOTA: si no tenemos configurado una webcam o el sistema no lo detecta, aparecerá el icono
de videollamada más oscuro, y no nos dejara acceder. Para que funcione una vez conectado
una webcam, cerrar el explorador y volver a abrir.
Al hacer clic en llamada o videollamada aparecerá el aviso de si permitimos el acceso a la web
a micrófono y videocámara. Le damos a permitir.
Las llamadas o videollamadas pueden ser para una o varias personas o grupos.
Grabar lllamadas y videollamadas
Teams permite a los usuarios grabar las reuniones haciendo clic en “Más opciones” y después
en “Empezar grabación”. La grabación se guarda en cloud con transcripciones automáticas, lo
que permite a los usuarios reproducir el vídeo o el audio, leer los subtítulos y buscar texto en
la transcripción. Estamos trabajando en actualizaciones que incluirán reconocimiento facial
para que pueda ver lo que han dicho los oradores.
Equipos en Teams
Como bien indica su nombre, esta opción de Teams está gestionada para ir un poco más allá
de los típicos grupos y crear Equipos, los cuales pueden ser gestionados y utilizados para crear
reuniones inmediatas, traspado de conocimientos, wikis, videollamadas, etc.
Todo ello pensado para equipos de trabajo que no se encuentren en el mismo lugar y
necesiten reunirse o lanzar ideas.
Ademas, dentro de un mismo equipos se pueden hacer subgrupos a los que se denominan
CANALES, los cuales pueden ser usados para distintas agrupaciones de trabajos en un mismo
proyecto.
Crear Equipos
Para crear un Equipo, se utiliza la opción Unirse a un equipo o crear uno, en la cual aparecerá
la siguiente pantalla:
Podemos crear un equipo nuevo o unirse a un equipo con un código. Cada grupo tiene un
código que se puede enviar a invitados o gente de la misma organización para añadirlos.
Si queremos crear un equipo nuevo, hacemos clic en Crear un equipo y nos aparecerá la
siguiente pantalla:
Podemos crear equipos desde grupos y/o equipo existente en Office 365 o crear un equipo
nuevo con la primera opción. En este caso veremos la primera opción.
Vemos en la siguiente pantalla que aparece si queremos que el equipo sea Privado o Público.
Explicamos que es cada uno.
Equipos Privados
Los equipos privados necesitan permiso del administrador de dicho equipo para conseguir
acceder a él, ya sea a todo el contenido o solo a un canal. Al hacer clic en la clase privado, se
mostrará la siguiente pantalla:
Asignamos un nombre al equipo, y le damos a crear.
Para cambiar las opciones, hacemos clic derecho y seleccionamos la opción Administrar
equipo.
Se puede configurar desde los permisos de los miembros, que pueden ver los invitados, ver el
código del equipo para enviarlo y que se añada más gente, etc
Equipos Públicos
En los equipos públicos puede acceder gente de toda la organización y su creación es
semejante al privado, salvo que a este grupo puede acceder toda la organización. Sus
características son semejantes en cuanto a opciones.
Crear Canales
Como hemos explicado anteriormente, los canales sirven para dividir un equipo en diferentes
categorías, al igual que un proyecto de una página web tendría diferentes posiciones
(developer, backend, frontend, sistemas y soporte).
Los canales pueden ser accesibles para los miembros del canal o solo para aquellos que se
quiera permitir acceder, de esta manera puede haber una gran organización y diferentes
entornos en un mismo equipo.
Para crear un canal, seleccionamos un equipo (da igual que sea privado o público) y hacemos
clic derecho. Tambien podemos hacer clic en los 3 puntos que aparecen al lado del nombre del
equipo. Nos aparecen estas opciones:
Seleccionamos la opción Agregar canal y emergerá la siguiente ventana:
Reuniones
En la pestaña Reuniones, aparecen todas las reuniones convocadas de los distintos chats y
equipos en los que estemos participando o hayamos sido invitados.
En dichas reuniones, aparece toda la información y detalles, además de posibles links para su
acceso.
