PREGUNTA SI NO
¿Se realiza la validación de facturas
con órdenes de compra y guías de ✔
remisión?
¿Existe segregación de funciones
entre las áreas de Compras, ✔
Logística, Contabilidad y Tesorería?
¿Los pagos a proveedores requieren
doble autorización (Tesorería y ✔
Gerencia Financiera)?
¿Se realizan conciliaciones bancarias
✔
mensuales?
¿Existe riesgo de registrar facturas
✔
sin sustento válido?
OBSERVACIONES
Control clave que evita pagos
indebidos.
Se mitiga riesgo de fraude y error.
Incrementa seguridad en la salida de
efectivo.
Garantiza la razonabilidad de saldos.
Riesgo bajo por controles
documentarios.
EJEMPLO
Antes de efectuar un pago, el sistema Planificación de Redursos Empresariales (ERP) exige la coincidencia entre la orden
de compra, la recepción del bien y la factura. Si alguno de estos documentos no coincide, el pago se bloquea
automáticamente, evitando así un desembolso no justificado.
Una persona del área de Compras solicita materiales, pero otra del área de Logística verifica que los bienes hayan llegado
realmente. Luego, Contabilidad revisa los documentos antes de registrar la factura y Tesorería realiza el pago.
Así, si alguien intenta registrar una factura falsa o duplicada, otro empleado lo detectará, evitando pérdidas o errores.
El área de Tesorería prepara una transferencia bancaria por S/ 30,000 a un proveedor.
Control aplicado:
Antes de ejecutar el pago, el sistema ERP exige que el comprobante y los documentos de respaldo (orden de compra,
guía de remisión y factura) sean revisados por Tesorería y luego autorizados por la Gerencia Financiera.
Solo después de esa doble aprobación, se libera el pago.
Resultado:
Se evita que un empleado realice transferencias sin autorización o hacia cuentas no registradas, incrementando la
seguridad en la salida de fondos.
Al cierre del mes, el área de Contabilidad compara el saldo de Cuentas por Pagar con el detalle de facturas pendientes en
el sistema ERP.
Detectan una factura pagada que aún figuraba como pendiente y corrigen el registro.
Antes de registrar una factura, el área de Contabilidad verifica que coincida con la orden de compra y la guía de remisión.
Solo se aprueban facturas con respaldo completo y conformidad del área usuaria.
Gracias a estos controles documentarios, se evitan pagos indebidos o facturas sin sustento, por lo que el riesgo de error
o fraude es bajo.
Evaluación del Sistema de Control Interno – Proces
Método: Flujograma en formato tabla
Etapa del proceso Responsable(s)
1. Emisión y envío de factura Proveedor
2. Recepción de la factura Área de Contabilidad
3. Validación documental Contabilidad + Logística
4. Registro contable en ERP Área de Contabilidad
5. Programación de pagos Tesorería
Gerencia Financiera + Jefe de
6. Autorización del pago
Tesorería
7. Ejecución del pago Tesorería
8. Conciliación bancaria y
Contabilidad + Tesorería
contable
e Control Interno – Proceso de Cuentas por Pagar
Documentos involucrados Controles internos aplicados
Factura, guía de remisión Factura debe cumplir requisitos legales y tributarios (SUNAT).
Registro preliminar con fecha y correlativo; verificación
Factura recibida (física o electrónica)
formal de recepción.
Orden de compra (OC), guía de remisión, Comparación de cantidades, precios y condiciones; si hay
factura errores → devolución al proveedor.
Comprobante contable en el sistema Clasificación correcta de cuentas, registro de impuestos y
ERP fecha de vencimiento.
Cronograma de vencimientos, flujo de Priorización según vencimiento y disponibilidad de fondos;
caja conciliación con flujo de caja.
Solicitud de pago, reporte de cuentas Doble autorización (firma o autorización digital); política de
por pagar límites de aprobación.
Pagos solo desde cuentas autorizadas; uso de contraseñas
Comprobante de transferencia bancaria
seguras; verificación previa al envío.
Conciliaciones mensuales; revisión independiente por
Extractos bancarios, mayor contable
Auditoría Interna.
Etapa del Proceso Control Existente
Recepción de facturas Verificación de validez SUNAT y registro correlativo
Validación Comparación Orden de Compra + Guía + Factura
Segregación de
Separación entre Compras, Contabilidad y Tesorería
funciones
Registro contable en
Clasificación adecuada de cuentas e impuestos
ERP
Programación de Cronograma en función de vencimientos y flujo de
pagos caja
Autorización de pagos Doble aprobación (Tesorería + Gerencia)
Uso exclusivo de cuentas autorizadas y sistemas de
Ejecución de pagos
seguridad
Conciliación bancaria Conciliaciones contables y bancarias periódicas
Auditoría Interna Revisión independiente
Riesgo Asociado si el control falla
✔ Recepción de facturas falsas o duplicadas.
✔ Pérdida o manipulación de facturas antes de registro.
✔ Pago por bienes/servicios no recibidos.
✔ Pago en exceso por errores de cantidad o precio.
✔ Fraude interno por colusión.
✔ Autorizaciones indebidas o autopagos.
✔ Errores en los estados financieros.
✔ Multas tributarias por incorrecto registro de IGV u otros impuestos.
✔ Moras o intereses por pagos tardíos.
✔ Pérdida de descuentos por pronto pago.
✔ Pagos no autorizados o a proveedores ficticios.
✔ Desvío de fondos.
✔ Desembolsos no autorizados.
✔ Desvío de dinero mediante fraude electrónico.
✔ Diferencias no detectadas entre banco y libros.
✔ Ocultamiento de pagos irregulares.
✔ Persistencia de errores o fraudes no detectados.
✔ Debilidad general en el sistema de control interno.
Riesgo Identificado
Recepción de facturas falsas o duplicadas
Pérdida o manipulación de facturas antes de
registro
Pago por bienes/servicios no recibidos
Pago en exceso por errores de cantidad o precio
Autorizaciones indebidas o autopagos
Errores en estados financieros
Multas tributarias
Moras o intereses por pagos tardíos
Pérdida de descuentos por pronto pago
Pagos a proveedores ficticios
Diferencias no detectadas en conciliación
bancaria
Persistencia de errores o fraudes no detectados
Debilidad general del sistema de control interno
Motivo que Justifica su Elección
Es frecuente que proveedores envíen documentos con errores o que, sin un control estricto, se
ingresen facturas repetidas, lo que puede generar pagos indebidos o fraude.
El proceso involucra documentos físicos/electrónicos; sin trazabilidad pueden perderse o alterarse,
afectando la integridad de la información contable.
En empresas industriales con grandes volúmenes de compras, existe alta exposición a que se facture
mercadería no entregada o servicios no prestados.
Diferencias entre lo facturado y lo realmente recibido pueden pasar desapercibidas si no hay una
revisión sistemática (ej. variaciones en toneladas de materia prima).
Si no hay revisiones jerárquicas, un empleado puede autorizar y ejecutar su propio pago, generando
riesgos de malversación.
Un registro inadecuado en el ERP (cuenta equivocada o falta de IGV) distorsiona las cuentas de gastos,
pasivos y afecta la razonabilidad de los EEFF.
En Perú, errores en el registro del IGV (por ejemplo, no aplicar detracciones o percepciones) generan
sanciones de SUNAT.
Una mala programación de vencimientos ocasiona incumplimiento con proveedores y afecta la
reputación comercial.
El no aprovechar descuentos pactados reduce la eficiencia financiera y aumenta el costo de la
operación.
Sin controles de autorización, se pueden crear cuentas bancarias no registradas a nombre de
proveedores inexistentes.
Los registros contables pueden no coincidir con extractos bancarios, ocultando fraudes o errores
sistemáticos.
Sin auditoría interna, los errores o fraudes pueden repetirse, generando acumulación de pérdidas y
afectando la credibilidad de la información financiera.
Una estructura sin revisiones independientes genera un entorno de control débil, propenso a fallas
recurrentes y pérdidas económicas.
Aspecto evaluado Análisis Nivel de Riesgo
Existen controles sólidos como el 3-way match,
Controles internos doble autorización de pagos, conciliaciones
Bajo
vigentes bancarias mensuales y revisión de auditoría
interna.
Segregación de Contabilidad, Tesorería y Gerencia Financiera
Bajo
funciones tienen roles claramente diferenciados.
Cumplimiento El ERP registra impuestos y vencimientos;
Medio
tributario verificación por contabilidad.
Riesgos de fraude y Posibilidad de facturas falsas, duplicadas o pagos
Medio
pagos indebidos no autorizados.
Un error o fraude puede generar pérdidas
Impacto financiero de
monetarias significativas, moras con proveedores Alto
los errores
o sanciones tributarias.
Los controles son adecuados y fuertes, pero
Evaluación global existen riesgos latentes por la naturaleza del Medio
proceso y el impacto que podrían generar.
Motivos
Reducen significativamente la
probabilidad de errores y fraudes en
pagos.
Disminuye el riesgo de fraude individual,
aunque no elimina la posibilidad de
colusión.
Aun con controles, errores en
clasificación de facturas o
incumplimiento de plazos SUNAT
pueden generar sanciones.
Controles mitigan, pero la colusión
interna o fallas en la verificación aún son
posibles.
El impacto es elevado, aunque la
probabilidad sea reducida por los
controles.
El riesgo es moderado: los controles
disminuyen la probabilidad, pero el
impacto de un fallo es crítico.
